工會會計檔案管理

會計實操文庫PAGE1-工會會計檔案管理工會會計檔案是指各級工會組織在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。各級工會組織的會計檔案的管理按照財政部發(fā)布的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。一檔案管理要求

（一）樹立會計檔案管理意識

各級工會組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

（二）檔案管理形式

單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

1.形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；2.使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；4.采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；5.建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6.形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。（三）會計檔案歸檔責(zé)任人

各級工會組織的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。二會計檔案的內(nèi)容

下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。常見的工會會計檔案可以包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、經(jīng)濟(jì)合同、重要審批文件、會計人員交接清單、會計檔案銷毀清冊等。

三檔案管理機(jī)構(gòu)

（一）常規(guī)情況

《會計檔案管理辦法》規(guī)定“單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案”。基層工會組織可以自行管理會計檔案或者委托所在單位檔案管理部門管理工會會計檔案。縣級以上工會組織一般自行管理本單位會計檔案。自行保管會計檔案的，應(yīng)配備財務(wù)專用檔案室（柜），專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理工會會計檔案。一般由工會主管會計負(fù)責(zé)會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱和銷毀工作。會計檔案不得私人保管。

（二）特殊情況

遇工會組織合并、撤銷、分立等情況的按照以下原則處理：

1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

3.單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。四會計檔案移交（一）移交時限

1.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。2.因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。3.單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。4.臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。（二）移交規(guī)則

1.單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。4.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接收單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。（三）檔案交接手續(xù)

會計檔案移交應(yīng)建立交接制度明確交接手續(xù)，單位內(nèi)部檔案移交按照單位內(nèi)部檔案管理制度進(jìn)行。單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。單位之間交接會計檔案手續(xù)如下：

1.移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。2.交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。3.電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。五會計檔案保管1.保管期限。

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年?；鶎庸凑账趩挝坏男再|(zhì)選擇檔案管理年限，所在單位為企業(yè)和其他組織的，保管期限按照表10-1執(zhí)行，所在單位為行政單位和事業(yè)單位的，保管期限按照表10-2執(zhí)行。工會組織為縣級以上工會機(jī)關(guān)的，保管期限見表10-2。實行工會經(jīng)費(fèi)稅務(wù)代收且相關(guān)賬簿單獨(dú)核算的，可以按照表10-2稅收會計執(zhí)行，未單獨(dú)核算的按照表10-2行政單位執(zhí)行。縣級以上工會組織涉及匯總預(yù)算、匯總決算等形成的會計檔案，按照表10-2中財政總預(yù)算中相關(guān)的檔案類別執(zhí)行。2.保管期起算點。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。3.單位會計檔案的具體名稱如有同表10-1、表10-2所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。六會計檔案調(diào)閱（一）妥善管理

單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時辦理登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

（二）謹(jǐn)慎外借單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七

會計檔案的銷毀

（一）銷毀的前置程序1.各級工會組織應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。2.會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

（二）銷毀程序經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

4.電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計