煤化集團公司文件管理制度

煤化集團公司文件管理制度檔案管理辦法1.為了加強檔案工作的科學(xué)管理，根據(jù)國家《檔案法》、《檔案工作目標管理文件選編》的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，特制定本辦法。2.本公司檔案室是檔案管理工作部門，負責集中統(tǒng)一管理本公司的全部檔案（包括各種部門類和載體的檔案），積極提供利用、切實為公司工作和社會及其它工作服務(wù)。各科室部門設(shè)兼職檔案員分工負責，各司其職，確保檔案的完整與齊全。3.本公司檔案工作人員接受上級機關(guān)檔案管理機構(gòu)的監(jiān)察和指導(dǎo)，本公司檔案管理工作規(guī)章制度納入本公司制度管理體系。4.檔案室職責4.1貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策。4.2統(tǒng)一收集、整理、保管、統(tǒng)計本公司全部檔案，并積極有效地開發(fā)利用和編研工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。4.3監(jiān)督和指導(dǎo)本公司各科室的檔案材料的立卷歸檔工作。4.4要求檔案人員政治可靠、責任心強、身體健康，具有大專以上文化程度。4.5檔案工作人員實行崗位目標責任制。文件材料的收集、立卷歸檔納入各專、兼職檔案員考核目標。4.6檔案工作人員在評定職稱時享有同等條件的其他干部相同待遇。對忠于職守，努力鉆研業(yè)務(wù)、工作成績顯著的檔案干部，給予表彰獎勵；檔案工作人員并享受一定數(shù)量的補貼。4.7檔案室要按照規(guī)定，做好文件材料收集、立卷歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。4.8歸檔后的檔案，應(yīng)在卷宗封面右上角蓋“歸檔”章，同時根據(jù)類別、年度、密級、保管期限登記目錄和檢索卡片。4.9檔案員根據(jù)檔案的情況編制科學(xué)的檢索工具，以提高工作效率和工作質(zhì)量。4.10本公司工作人員因工作需要借閱檔案，持科室領(lǐng)導(dǎo)簽字的借閱單，借出的檔案應(yīng)按規(guī)定期歸還。檔案員調(diào)動時，應(yīng)向公司辦公室辦理交接手續(xù)。4.11上級有關(guān)人員借用檔案持正式介紹信和工作證（身份證），經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準辦閱卷手續(xù)，并限期歸還。4.12外單位查閱檔案，須持有區(qū)、同級以上（本區(qū)的應(yīng)持鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、局以上）介紹信，按有關(guān)外調(diào)規(guī)定辦理，涉及國家機密、個人隱私和對社會不良影響的案卷，不得查閱。4.13案卷利用人對借出、查閱的檔案，不得拆封、抽印、涂改、勾畫、污損。4.14查閱檔案應(yīng)當在閱覽室內(nèi)，以便于保密和監(jiān)督。4.15檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守國家機密，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。4.16對保管期限已滿的檔案，應(yīng)定期進行鑒定，鑒定工作按有關(guān)規(guī)定辦理。4.17積極改善檔案保管的物質(zhì)條件，建造可容納全部檔案的專用庫房，購置必要櫥柜和物品。庫房嚴禁存放危害檔案安全的易燃、易爆物品。4.18文書檔案按年度——問題分類，會計檔案按年度——形式分類，科技聲像檔案按有關(guān)規(guī)定保管。4.19檔案按年度、類別、案卷號、檔案號的順序由左到右，由上到下裝柜保管，在柜上標有檔案起止號，以便于查找利用，絕密檔案指定專人保管。4.20檔案室每半年應(yīng)對檔案進行認真的檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補救措施，及時解決，以確保檔案的完整與安全。外借檔案要及時歸還，以防丟失。4.21檔案庫房認真落實防火、防盜、防蟲、防汛、防高溫、防光、防塵等措施。每月或每季度應(yīng)進行認真仔細的安全檢查。4.22檔案室要認真做好檔案統(tǒng)計工作，數(shù)據(jù)要準確，內(nèi)容要完整，上報要及時。計量單位以卷（件）長度分別統(tǒng)計，不得混淆。立卷歸檔制度為維護我公司工作的歷史真實面貌，確保應(yīng)歸檔的文件材料完全完整，便于保管和利用，特制定本制度。1.立卷歸檔范圍1.1凡本公司在工作中形成、辦理完畢，并有查考和保存價值的文件、照片、音像資料，均由本公司各科室兼職檔案員或指定專人負責收集、整理立卷。1.2公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交有關(guān)部門整理立卷。1.3凡本公司召開的工作會議及重要的業(yè)務(wù)會議，會議結(jié)束后，由有關(guān)科室及時整理立卷。2.立卷歸檔時間2.1文書檔案：當年形成文書材料的，第二年四月份前完成立卷。2.2會計檔案：由財務(wù)部門整理立卷。當年的會計檔案在年度終了后，可在本部門保管二年，期滿后，由財務(wù)部門移交檔案室。2.3案件在案件結(jié)束后由辦案人員整理立卷，于次年三月底移交綜合檔案室。3.歸檔案卷的質(zhì)量要求3.1遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)別不同價值、不同級別、分類整理立卷。案卷標題簡明確切，便于保管和利用。3.2交接檔案雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽訂手續(xù)。3.3對不符合質(zhì)量要求的案卷責成原部門調(diào)整、修改，重新立卷后再履行簽字手續(xù)。檔案保密制度1.檔案人員必須嚴格執(zhí)行保密法，嚴守國家機密，認真管理好各種檔案資料，定期對檔案有關(guān)人員進行教育。2.嚴格檔案借閱手續(xù)，對有密級的檔案資料利用，要有審批手續(xù)，在檔案室閱覽，閱后要進行審查，不準無關(guān)人員借閱。嚴防失密、泄露。3.不準攜帶檔案回家、出入公共場所，不得在私人通信談話中涉及檔案機密，不準在庫房會客。4.檔案員離崗時，檔案柜、庫房、辦公室要及時上鎖，桌上不得散存檔案。5.定期對檔案的保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及解決。檔案保管制度1.對接收的檔案要分類加工整理，編制各種檢索工具，妥善保管，存放有序。對不同載體的檔案，要特殊保管。2.檔案存放必須設(shè)置專門庫房，檔案庫房必須堅固、專用，不得存放與檔案無關(guān)的物品。嚴格在檔案室周圍存放易燃易爆物品，嚴防事故發(fā)生。3.庫房要做到七防，應(yīng)配有防蟲藥、防鼠藥、滅火器、鐵皮柜、防光窗簾，保持清潔、整齊、通風，保持庫內(nèi)適宜的溫濕度。4.無關(guān)人員不得隨意進入庫房，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、生火爐、使用電爐及其它家用電器，做到人走鎖門，切斷電源。5.檔案人員對檔案保管狀況每季度檢查一次，對全部檔案清點記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取措施，保護檔案的安全。對破損或變質(zhì)的檔案，要及時進行復(fù)制和修補。6.檔案人員調(diào)動工作時，必須在離職前將保管的檔案寫出書面移交材料并在主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下，認真履行交接手續(xù)。檔案庫房管理制度為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的壽命，加強檔案庫房的科學(xué)管理，特制定制度如下：1.各庫房由管理人員每天班前打掃庫房衛(wèi)生，以保整潔干凈，每月打掃一次，遇節(jié)假日徹底清掃。2.庫房內(nèi)安裝溫濕度計，庫房最適宜的溫度應(yīng)為14—18，最適宜的相對濕度為50—65%，我們應(yīng)盡可能改善保管條件，達到所要求的標準溫濕度。3.庫房內(nèi)一定要防止火種入內(nèi)，嚴禁吸煙，禁止存放易燃易爆物品。4.庫房內(nèi)配有窗簾、滅火器工具，每月檢查一次滅火器具。5.下班前關(guān)好門窗，切斷電源。檔案借閱制度1.借閱利用檔案必須履行借閱的手續(xù)。本室所存檔案，主要供本公司利用。有密級的檔案僅供有關(guān)人員借閱，并總經(jīng)理批準。外單位借閱需經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.查閱一般只在閱覽室，確因工作需要，特殊情況方可借出，并限期歸還，不得轉(zhuǎn)借、丟失。3.借閱檔案時不準抽煙、喝水，不得在檔案材料上勾、抹、涂、畫、拆，更不準有裁剪和篡改的違法行為，違者要追究法律責任。4.不準隨意拍照、復(fù)印、摘抄檔案資料，確需復(fù)制經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準方可。不得翻閱和查找與內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。5.借閱者利用完檔案后，要及時填寫利用登記和利用效果登記。6.檔案管理人員對借出檔案歸還后要認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時查處。檔案登記統(tǒng)計制度1.檔案室必須按照規(guī)定填寫檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、保管數(shù)量、檔案利用等情況。2.準確編報檔案工作情況統(tǒng)計年報，按時上報有關(guān)部門。3.對檔案基本情況進行定期統(tǒng)計，每半年進行一次。檔案人員必須做好平時的數(shù)字累計工作，統(tǒng)計數(shù)字要做到實事求是，如實反映情況，不得虛報、瞞報。4.檔案室應(yīng)編制各種檢索工具，便于迅速查找。5.檔案人員要熟悉檔案情況，主動了解部門各項業(yè)務(wù)開展情況，積極做好檔案的開發(fā)利用工作。檔案鑒定銷毀制度1.保管期已滿的檔案鑒定銷毀要成立有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和檔案人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，做好檔案鑒定銷毀工作。2.鑒定人員根據(jù)檔案保管期限表審定案卷保管期限，對確無保存價值的檔案，提出銷毀意見，主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。銷毀時，要專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。3.對已過保管期限的檔案，由檔案部門和主管部門共同審定，對檔案的利用價值、存毀、保管提出鑒定報告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后列出清冊進行銷毀。4.會計檔案保管期限已滿，由檔案人員提出銷毀意見，與會計部門共同審查鑒定，編寫銷毀說明，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，上報主管部門批準后，方可銷毀，并書面情況報告本公司主管領(lǐng)導(dǎo)。5.由于某種原因確未了結(jié)的原始憑證，不到保管期限，不得銷毀。6.銷毀清冊要作永久案卷保存。公文處理實施細則1.總則1.1為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、，提高公文質(zhì)量和工作效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展建設(shè)服務(wù)，根據(jù)河北省人民政府2000年1.2公文是在公司管理過程中形成的具有法定效力的規(guī)范體制公務(wù)文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，實施措施，交流經(jīng)驗的重要工具。1.3公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。1.4公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則做到及時、準確、安全。1.5公文處理必須嚴格招待國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。1.6公司辦公室是公司公文處理的管理機構(gòu)，主管公司所有的公文處理。2.種類2.1公文種類主要有：2.1.1命令適用于宣布施行重大強制措施，嘉獎有關(guān)單位及人員。2.1.2決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，任免人員、獎懲有關(guān)單位及人員的事項。2.1.3通知適用于發(fā)布規(guī)章制度，要求各部門力理和需要周知或共同執(zhí)行的事項。2.1.4通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。2.1.5報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。2.1.6適用于向上級請示、批準。2.1.7批復(fù)適用于答復(fù)下級相關(guān)的請示事項。2.1.8意見適用于重要問題提出見解和處理辦法。2.1.9函適用于相互之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請示批準和答復(fù)審批事項。2.1.10會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。3.公文格式3.1公文格式一般由眉首、主體和版記三部分組成。3.1.1公文眉首包括發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、上行文的簽發(fā)人等。3.1.1.1發(fā)文單位標識應(yīng)當使用發(fā)文單位名稱或者規(guī)范化簡稱。3.1.1.2發(fā)文字號包括機關(guān)代字、年份和序號。年份應(yīng)當用全稱，用六角括號“[]”括入，序號不編虛位，不加“第”字。3.1.1.3上報的公文，應(yīng)當在首頁注明簽發(fā)人的姓名，簽發(fā)人姓名標于發(fā)文字號同行右側(cè)適當位置。3.1.2主體部分包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明。成文日期、附件等。3.1.2.1公文標題一般由發(fā)文單位名稱、內(nèi)容和公文種類三部分組成。標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。要根據(jù)字數(shù)多少合理分行排列。除印發(fā)規(guī)章制度類公文加書名號外，標題中一般不標符號。3.1.2.2主送單位是指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。除會議紀要外，公文必須標明主送單位。主送單位一般應(yīng)當位于標題之下，在正文上方頂格寫。命令、決定類公文，主送單位可置于版記部分抄送欄之上。3.1.2.3公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。附件標題置于正文之后、成文時間之前。3.1.2.4公文如有附注，應(yīng)列成文時間之下左側(cè)，用圓括號括起來。3.1.2.5成文日期，以負責人簽發(fā)日期為準。3.1.3版記包括抄送單位、印發(fā)單位、和印發(fā)份數(shù)等。3.1.3.1版記應(yīng)設(shè)置于公文末頁下端。3.1.3.2抄送單位指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。3.1.4文字從左至右橫寫、橫排。3.2公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準標準執(zhí)行。4.行文規(guī)則4.1公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可以向上級單位行文，業(yè)務(wù)部門代公司發(fā)文，如果涉及其他部門或單位業(yè)務(wù)有關(guān)的問題，應(yīng)當與有關(guān)部門或單位會鑒，協(xié)商一致，方可印發(fā)。4.2一般不得越級行文，必須越級行文時，應(yīng)抄送被越過的上級單位。4.3屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。4.4公司發(fā)文一般只發(fā)至直屬單位，不直接發(fā)至這些單位的下級單位。4.5向下級單位的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。4.6“請示”應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送單位，涉及幾個部門協(xié)調(diào)解決的事項，一般也只寫一個主送部門，其他部門用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。4.7“請示”、“報告”不能混用、并用，“報告”中不得夾帶請示事項。5.收文處理5.1收文辦理一般包括簽收、登記、擬力、批力、分發(fā)、承辦、催力、督辦等程序。5.2除領(lǐng)導(dǎo)親啟文件外，凡公文均由辦公室負責簽收、拆封，他人不得簽收、拆封。領(lǐng)導(dǎo)新啟外，如需辦理，按正常收入手續(xù)辦理。外出開會人員帶回的文件資料，統(tǒng)由辦公室負責登記、簽收，任何個人不得私存歸檔的公文。5.3公文分辦件和閱件兩種辦件是指需要收文單位辦理的公文。閱件是反映應(yīng)當由收文單位了解來文內(nèi)容的公文。5.4收到各部門上報的需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當進行審核，審核是否符合行文規(guī)則，文種使用、公文格式是否規(guī)范等。5.5經(jīng)審核，對符合本實施細則規(guī)定的公文，文秘人員應(yīng)當及時登記，由辦公室主任提出擬辦意見，文秘人員根據(jù)批示分送領(lǐng)導(dǎo)或交承辦單位處理，緊急公文，應(yīng)提出辦理時限。5.6需幾個部門辦理的文件，在閱批時，要明確主力部門和協(xié)辦部門，如主辦、協(xié)辦單位意見不能一致時，就通過辦公室立即報告領(lǐng)導(dǎo)批示處理，防止扯皮。5.7承辦單位應(yīng)當抓緊辦理，不得延誤推諉。以示屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜不本單位辦理的，應(yīng)當迅速退回交辦部門并說明理由。5.8領(lǐng)導(dǎo)批示有關(guān)部門辦理的公言語，由辦公室催辦、查辦、督辦，并及時了解和反饋執(zhí)行情況。5.9閱件應(yīng)分送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員閱讀。傳閱公文要做好登記工作，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。5.10傳遞秘密公文，按有關(guān)保密規(guī)定辦理。6.發(fā)文辦理6.1發(fā)文辦理一般包括擬稿、會簽、簽發(fā)、編號、打字、校對、印刷、用印、分發(fā)程序。6.2起草公文應(yīng)當使用統(tǒng)一的發(fā)文稿紙，所有筆墨必須符合存檔要求，書寫應(yīng)當工整，并按發(fā)文稿約首頁規(guī)定的項目逐項填寫。6.3草擬公文應(yīng)當做到：6.3.1符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。6.3.2情況確定，觀點明確，條理清楚，文字精煉，標點準確，篇幅力求簡短。6.3.3公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)與主送單位的行文關(guān)系確定。6.3.4人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。6.3.5結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（16.3.6必須使用國家規(guī)定計量單位。6.3.7用詞、用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當先用全稱，并注明簡稱。6.3.8公文中的數(shù)字，除成言語日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。6.4草擬公文應(yīng)當先由起草部門領(lǐng)導(dǎo)簽署具體意見，然后與有關(guān)部門進行會簽，會簽部門如有不同意見，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。如仍有分歧，報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商并裁定。6.5公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，應(yīng)先由辦公室進行核稿。核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本實施細則的規(guī)定等。對不需要行文的報請領(lǐng)導(dǎo)同意后，退回起草部門。6.6公文由制發(fā)部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)過的文搞，核稿人員除對明顯的技術(shù)性錯誤作必要的修正外，一般不應(yīng)再作改動。6.7公文正式印制前，辦公室應(yīng)當進行復(fù)核。，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。如需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。6.8送印公文文稿應(yīng)先發(fā)文序號，確定印刷份數(shù)。印刷版面整潔，裝訂整齊。6.9校對必須按送印文稿進行，不得擅自改動。如發(fā)現(xiàn)送印文稿有錯誤時，應(yīng)及時糾正。7.公文歸檔7.1公文處理完畢后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。7.2歸檔范圍的公文，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔的公文的齊全、完整。7.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主力部門整理（立卷）、歸檔。7.4歸檔范圍的公文按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。7.5不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)有關(guān)負責人批準，可以銷毀。7.6部門合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后，按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。8.附則8.1除絕密和注明不準翻印的