《秘書工作理論與實(shí)務(wù)》課件-第三章 通訊事務(wù)管理

——通訊事務(wù)管理秘書工作理論與實(shí)務(wù)目錄一電話管理二信件（快遞）管理三現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)事務(wù)接聽(tīng)電話流程電話管理通訊事務(wù)管理接聽(tīng)電話流程1.準(zhǔn)備好電話記錄單2.接通電話3.自報(bào)家門4.辨明對(duì)方身份5.記錄內(nèi)容6.告別掛機(jī)7.處理電話留言通訊事務(wù)管理浙江澤瑊建筑工程有限公司電話記錄單來(lái)電單位：來(lái)電人：來(lái)電時(shí)間：來(lái)電號(hào)碼：緊急程度：是否回電：來(lái)電內(nèi)容：備注（交辦、提醒等）記錄人：電話記錄單通訊事務(wù)管理1.準(zhǔn)備好電話記錄單2.接通電話3.自報(bào)家門4.辨明對(duì)方身份5.記錄內(nèi)容6.告別掛機(jī)7.處理電話留言接聽(tīng)電話流程通訊事務(wù)管理浙江澤瑊建筑工程有限公司電話記錄單來(lái)電單位：來(lái)電人：來(lái)電時(shí)間：來(lái)電號(hào)碼：緊急程度：是否回電：來(lái)電內(nèi)容：備注（交辦、提醒等）記錄人：電話記錄單撥打電話流程電話管理通訊事務(wù)管理1.厘清思維2.正確撥號(hào)3.自我介紹4.陳述內(nèi)容5.主動(dòng)復(fù)述6.禮貌告別7.檢查掛機(jī)撥打電話流程接打電話的基本要求電話管理通訊事務(wù)管理接打電話的基本要求1.表達(dá)規(guī)范、明確2.態(tài)度禮貌熱情，語(yǔ)氣清晰和婉3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔4.注意保密5.行為文明接打電話注意事項(xiàng)電話管理通訊事務(wù)管理1.注意時(shí)間2.熟悉常用的電話號(hào)碼3.反復(fù)確認(rèn)重要信息接打電話注意事項(xiàng)過(guò)濾電話電話管理通訊事務(wù)管理過(guò)濾電話1.接聽(tīng)糾纏電話通訊事務(wù)管理1.接聽(tīng)糾纏電話2.過(guò)濾恐嚇電話過(guò)濾電話通訊事務(wù)管理1.接聽(tīng)糾纏電話2.過(guò)濾恐嚇電話3.過(guò)濾嘮叨電話過(guò)濾電話代接電話電話管理通訊事務(wù)管理1.領(lǐng)導(dǎo)不方便接電話2.領(lǐng)導(dǎo)或同事不在單位3.領(lǐng)導(dǎo)或者同事不能立刻接電話代接電話通訊事務(wù)管理劉婷秘書：您好！這里是浙江國(guó)泰建筑工程有限公司辦公室，請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？工地項(xiàng)目經(jīng)理：（在劉秘書還沒(méi)有說(shuō)完之前）是小劉嗎？錢總在嗎？我這里出大事了，快點(diǎn)快點(diǎn)。劉婷秘書：您好！您先別急，有事請(qǐng)慢慢說(shuō)，請(qǐng)問(wèn)您是哪位？工地項(xiàng)目經(jīng)理：我三風(fēng)啊，快快快，出事了，出事了，你快把電話轉(zhuǎn)給錢總。劉婷秘書：是張經(jīng)理啊，您先別急，錢總正在開(kāi)會(huì)……工地項(xiàng)目經(jīng)理：我知道錢總在開(kāi)會(huì)，你馬上把電話給他，快呀！劉婷秘書：張經(jīng)理，您別急，我這就給去通知錢總，請(qǐng)問(wèn)您那里怎么了？工地項(xiàng)目經(jīng)理：工地這里出了施工事故，現(xiàn)在有兩個(gè)人被壓在一個(gè)大梁下，可能有生命危險(xiǎn)劉婷秘書：……代接電話通訊事務(wù)管理劉婷秘書：您好！這里是浙江國(guó)泰建筑工程有限公司辦公室，請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？工地項(xiàng)目經(jīng)理：（在劉秘書還沒(méi)有說(shuō)完之前）是小劉嗎？錢總在嗎？我這里出大事了，快點(diǎn)快點(diǎn)。劉婷秘書：您好！您先別急，有事請(qǐng)慢慢說(shuō)，請(qǐng)問(wèn)您是哪位？工地項(xiàng)目經(jīng)理：我三風(fēng)啊，快快快，出事了，出事了，你快把電話轉(zhuǎn)給錢總。劉婷秘書：是張經(jīng)理啊，您先別急，錢總正在開(kāi)會(huì)……工地項(xiàng)目經(jīng)理：我知道錢總在開(kāi)會(huì)，你馬上把電話給他，快呀！劉婷秘書：張經(jīng)理，您別急，我這就給去通知錢總，請(qǐng)問(wèn)您那里怎么了？工地項(xiàng)目經(jīng)理：我這里工地鋼材沒(méi)有了，項(xiàng)目施工已經(jīng)進(jìn)行了一半，如果再不來(lái)的話，工地就要停止施工了，別的配套公司在我這里催呢？劉婷秘書：……代接電話信件（快遞）管理隨著現(xiàn)代物流的快速發(fā)展，信件（快遞）寄送信函、文件以及其他物品等變得越來(lái)越便捷，因此信件（快遞）已成為單位常見(jiàn)的進(jìn)行信息傳遞的通訊方式。簽收及處理信件（快遞）管理通訊事務(wù)管理信件（快遞）簽收及處理本人簽收代簽收分送收件登記1234通訊事務(wù)管理本人簽收代簽收分送收件登記1234信件（快遞）簽收及處理通訊事務(wù)管理本人簽收代簽收分送收件登記1234信件（快遞）簽收及處理通訊事務(wù)管理浙江澤瑊建筑工程有限公司信件（快遞）簽收登記表序號(hào)日期物品/收件人簽收人備注

信件（快遞）簽收及處理通訊事務(wù)管理本人簽收代簽收分送收件登記1234信件（快遞）簽收及處理通訊事務(wù)管理本人簽收代簽收分送收件登記1234信件（快遞）簽收及處理通訊事務(wù)管理杭州澤瑊建筑工程有限公司信件（快遞）領(lǐng)取單序號(hào)物品/收件人領(lǐng)取人日期備注

信件（快遞）簽收及處理寄發(fā)信件（快遞）信件（快遞）管理通訊事務(wù)管理寄發(fā)信件（快遞）寄發(fā)申請(qǐng)登記核實(shí)部門領(lǐng)導(dǎo)簽批寄發(fā)1234通訊事務(wù)管理寄發(fā)信件（快遞）寄發(fā)快遞申請(qǐng)登記核實(shí)部門領(lǐng)導(dǎo)簽批寄發(fā)快遞1234浙江澤瑊建筑工程有限公司快遞寄發(fā)審批單寄發(fā)原因

收件單位/個(gè)人

時(shí)

間

物品名稱

數(shù)

量

部門審批意見(jiàn)

簽名：

時(shí)間：通訊事務(wù)管理寄發(fā)快遞申請(qǐng)登記核實(shí)部門領(lǐng)導(dǎo)簽批寄發(fā)快遞1234浙江澤瑊建筑工程有限公司快遞寄發(fā)審批單寄發(fā)原因

收件單位/個(gè)人

時(shí)

間

物品名稱

數(shù)

量

部門審批意見(jiàn)

簽名：

時(shí)間：寄發(fā)信件（快遞）通訊事務(wù)管理寄發(fā)申請(qǐng)登記核實(shí)部門領(lǐng)導(dǎo)簽批寄發(fā)1234寄發(fā)信件（快遞）通訊事務(wù)管理寄發(fā)申請(qǐng)登記核實(shí)部門領(lǐng)導(dǎo)簽批寄發(fā)1234寄發(fā)信件（快遞）印章的使用和管理現(xiàn)代通訊方式管理目錄一微信通訊√二釘釘會(huì)議01微信通訊建群|選擇管理員|修改群昵稱|上傳群文件1.微信建群方法一：添加聯(lián)系人建群在微信界面右上角的+號(hào)圖標(biāo)中，我們可以選擇發(fā)起群聊的功能，在點(diǎn)擊發(fā)起群聊之后，選擇需要添加到微信群的微信好友點(diǎn)擊完成群聊的創(chuàng)建。新創(chuàng)建的微信群可以修改群名稱、設(shè)置聊天背景等等，也可以在群成員處添加新的微信好友進(jìn)入微信群。1.微信建群方法二：聊天詳情頁(yè)，添加好友進(jìn)群在我們和微信好友的聊天詳情界面，在好友頭像的右方有個(gè)加號(hào)圖標(biāo)，選擇這個(gè)加號(hào)圖標(biāo)可以將微信好友拉入群聊，這個(gè)方法比較適合在給對(duì)方介紹其他微信好友時(shí)使用。2.設(shè)置管理員3.修改群昵稱4.上傳群文件注意：一定要核對(duì)發(fā)送文件的名稱是否正確注意事項(xiàng)1.如果新建的微信討論群十分重要，最好在聊天信息中開(kāi)啟保存到通訊錄的按鈕，這樣可以幫助我們?cè)谕ㄓ嶄浿锌焖僬业酱巳骸?.不轉(zhuǎn)發(fā)群中的涉密文件及內(nèi)部通知。3.不要在工作群中討論與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。4.遵守規(guī)范，不在群內(nèi)發(fā)表過(guò)激或反動(dòng)言論。5.關(guān)注群中最新的信息、通知和文件，并及時(shí)回應(yīng)。印章的使用和管理現(xiàn)代通訊方式管理目錄一微信通訊二釘釘會(huì)議√02釘釘會(huì)議釘釘建群|發(fā)起會(huì)議|1.釘釘建群2.發(fā)起會(huì)議發(fā)起釘釘會(huì)議流程視頻注意事項(xiàng)1.在