投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)檔案管理制度模板樣本

海量無(wú)償資料盡在此——投資集團(tuán)財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則第一條為了加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制訂本制度。第二條資金財(cái)務(wù)部是企業(yè)財(cái)務(wù)檔案具體負(fù)責(zé)部門(mén)。資金財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)檔案管理工作分為五大類(lèi)，包含會(huì)計(jì)檔案管理、年度匯報(bào)及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險(xiǎn)文件管理、日常往來(lái)文件及協(xié)議檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行具體分類(lèi)，如日常往來(lái)文件管理需分為企業(yè)內(nèi)部往來(lái)文件和外部往來(lái)文件兩大類(lèi)等。二、會(huì)計(jì)檔案管理第三條會(huì)計(jì)檔案管理包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)匯報(bào)等會(huì)計(jì)核實(shí)專(zhuān)業(yè)材料，是統(tǒng)計(jì)和反應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)關(guān)鍵史料和證據(jù)。具體包含：1．會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。2．會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)：總帳、明細(xì)帳(依據(jù)科目建立)、日志帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其它會(huì)計(jì)帳簿。3．財(cái)務(wù)匯報(bào)類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)匯報(bào)，包含會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說(shuō)明，其它財(cái)務(wù)匯報(bào)。4．其它類(lèi)：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，銀行余額調(diào)整表，其它應(yīng)保留會(huì)計(jì)核實(shí)專(zhuān)業(yè)資料。第四條每個(gè)月形成會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專(zhuān)員根據(jù)歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。檔案依據(jù)上述分類(lèi)，分別保留，憑證按月整理保留，年底將本年帳簿存檔。第五條資金財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案保管工作，檔案柜由專(zhuān)員負(fù)責(zé)分類(lèi)整理，檔案柜鑰匙由專(zhuān)員負(fù)責(zé)保管。第六條保留會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)企業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)同意，能夠提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。第七條資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，立即登記查閱人或復(fù)制人姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定時(shí)兩類(lèi)。定時(shí)保管期限分為3年、、、20年、25年5種。其中1．納稅人帳簿、記帳憑證等資料保留期限為。2．原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為。3．總帳(包含日志總帳)、明細(xì)帳、日志帳保管期限為。其中現(xiàn)金和銀行存款日志帳保管期限為。4．固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保留3年。5．輔助帳簿保留期限為3年。6．月、季度財(cái)務(wù)匯報(bào)保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)匯報(bào)(決算)永久保管。7．會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管，會(huì)計(jì)檔案保管及銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保留。8．銀行余額調(diào)整表保留3年。第九條會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天計(jì)起。第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求，能夠報(bào)企業(yè)總裁同意，報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局立案。第十一條保管期滿會(huì)計(jì)檔案，能夠根據(jù)以下程序銷(xiāo)毀：1．編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2．企業(yè)總裁在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3．資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁辦公室主任共同監(jiān)銷(xiāo)。4．監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)該根據(jù)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)查對(duì)所要銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上署名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況匯報(bào)企業(yè)總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)該打印出書(shū)面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保留。磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等會(huì)計(jì)檔案，要進(jìn)行備份保管。第十四條企業(yè)分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制和其業(yè)務(wù)相關(guān)會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清會(huì)計(jì)事項(xiàng)所包含原始憑證，應(yīng)該單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保留，并按要求辦理交接手續(xù)。第十五條企業(yè)合并，原單位形成會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該由合并后單位統(tǒng)一保管。第十六條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，交接雙方應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)該根據(jù)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方財(cái)務(wù)責(zé)任人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完成后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)該在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上署名或蓋章。三、年度匯報(bào)及審計(jì)等資料管理第十八條年度資料包含月、季、年度報(bào)表、審計(jì)匯報(bào)、驗(yàn)資匯報(bào)等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類(lèi)別分別由專(zhuān)員專(zhuān)柜保管。第十九條年底匯報(bào)、審計(jì)、驗(yàn)資匯報(bào)應(yīng)長(zhǎng)久保留，分別包裝，注明名稱(chēng)、截止日期、編號(hào)等。第二十條年度匯報(bào)及審計(jì)等資料標(biāo)準(zhǔn)上不予外借。如企業(yè)內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由企業(yè)總裁同意，資料保管人需統(tǒng)計(jì)發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案管理第二十一條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算和年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算實(shí)施情況等，包含收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類(lèi)保管。年度預(yù)算和決算應(yīng)永久保留。五、保險(xiǎn)文件管理第二十三條保險(xiǎn)文件作為企業(yè)關(guān)鍵文檔應(yīng)單獨(dú)給予保留。包含以下幾方面內(nèi)容：1．相關(guān)投保、續(xù)保等保險(xiǎn)往來(lái)傳真、信函等。2．保險(xiǎn)索賠文件。3．保險(xiǎn)協(xié)議條款、保險(xiǎn)單據(jù)等正本文件。第二十四條保險(xiǎn)文件應(yīng)依據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類(lèi)存檔。同時(shí)，依據(jù)保險(xiǎn)類(lèi)別進(jìn)行具體分類(lèi)，如保險(xiǎn)協(xié)議檔案可分為財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、利潤(rùn)損失險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)等。第二十五條投保、續(xù)保等往來(lái)文件應(yīng)依據(jù)時(shí)間前后存檔保管，相關(guān)保險(xiǎn)索賠文件單獨(dú)存檔。第二十六條保險(xiǎn)協(xié)議正本依據(jù)保險(xiǎn)類(lèi)別建立檔案并存放于保險(xiǎn)柜中。每十二個(gè)月度保險(xiǎn)應(yīng)分別存放，并注明年度時(shí)間，不得遺失。保險(xiǎn)單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條依據(jù)保險(xiǎn)協(xié)議復(fù)印件建立檔案，協(xié)議正本不予外借。第二十八條對(duì)每十二個(gè)月保險(xiǎn)協(xié)議做出明細(xì)表，注明保險(xiǎn)類(lèi)別、保險(xiǎn)范圍、保期、保額、保率及保費(fèi)等。第二十九條立即依據(jù)新續(xù)保協(xié)議更改明細(xì)表，對(duì)年度中相關(guān)投保續(xù)保情況作具體連續(xù)統(tǒng)計(jì)。六、日常往來(lái)文件、協(xié)議檔案管理第三十條日常往來(lái)文件分為內(nèi)部往來(lái)文件及外部文件兩大類(lèi)。其中內(nèi)部往來(lái)文件包含各子企業(yè)、各部門(mén)之間和部門(mén)內(nèi)部發(fā)放文件，包含“內(nèi)部請(qǐng)示匯報(bào)”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包含企業(yè)同外單位之間全部中國(guó)外往來(lái)文件。第三十一條日常往來(lái)內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨(dú)分類(lèi)保留，如職員福利、企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來(lái)文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來(lái)單位進(jìn)行分類(lèi)存檔，如某某企業(yè)可單獨(dú)建立一個(gè)檔案。第三十二條部門(mén)上交數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨(dú)歸類(lèi)存檔，同往來(lái)通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條部門(mén)對(duì)外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請(qǐng)示匯報(bào)，需分別注釋加以區(qū)分，不管內(nèi)部文件還是外部文件，均需分別編號(hào)，以每十二個(gè)月度為限，如〖財(cái)〗(請(qǐng))[內(nèi)]—001或〖財(cái)〗(備)[外]－001；新十二個(gè)月度進(jìn)行重新編號(hào)，如〖財(cái)〗(請(qǐng))[內(nèi)]—001或〖財(cái)〗(備)[外]—00l，依這類(lèi)推。第三十四條部門(mén)對(duì)外發(fā)放文件，除編號(hào)注釋外，還需用磁盤(pán)存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號(hào)次序單獨(dú)建檔保留，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條企業(yè)內(nèi)部往來(lái)文件或外部文件亦需依據(jù)時(shí)間次序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。第三十六條企業(yè)日常文件設(shè)專(zhuān)員專(zhuān)柜保管。注明檔案名稱(chēng)，方便查閱。第三十七條依據(jù)企業(yè)文件管理要求，國(guó)家或上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)文件正本應(yīng)由企業(yè)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門(mén)內(nèi)部留存。第三十八條依據(jù)文件復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。依據(jù)文件要求內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)存檔，如財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力等等。第三十九條依