費用管理制度

PAGEPAGE4費用管理制度第一章總則第一條為進一步強化財務管理，嚴格控制費用開支范圍及標準，依據(jù)集團公司《財務管理制度》的規(guī)定，結(jié)合集團各公司實際情況，特制定費用管理制度（以下簡稱“制度”）。第二條本制度所稱費用的范圍包括：銷售費用、管理費用、財務費用、營業(yè)外支出、公司開辦費用等。第三條費用支出實行分級審批的原則，除專門規(guī)定外，均須按權限經(jīng)主管領導批準后方可報銷。本條所稱“主管領導”指集團公司董事長、集團公司總經(jīng)理、集團財務總監(jiān)、區(qū)域總經(jīng)理（含主持工作的副總經(jīng)理）、各公司經(jīng)理（含主持工作的副經(jīng)理）。本條所稱“專門規(guī)定”是指本制度中的專門條款的規(guī)定、分章的規(guī)定和其他集團公司制定或批準的專門制度中的規(guī)定。第四條本制度適用于集團所屬各公司、各部門的費用管理。第二章費用審批、審核的權限和程序第五條費用報銷審批權限除專門規(guī)定外，單項開支在1萬元以上（含1萬元）的由集團總經(jīng)理批準；單項開支在3000元（含3000元）以上、1萬元以下的由區(qū)域總經(jīng)理批準，單項開支在3000元以下的各公司主管領導審批。其中：集團各部室的費用經(jīng)財務部部長審核簽字后，由集團財務總監(jiān)簽字審批；區(qū)域公司的支出由區(qū)域總經(jīng)理簽字審批；各公司的支出由公司經(jīng)理審批。本條所稱“區(qū)域公司”指區(qū)域管理機構(gòu)，區(qū)域管理機構(gòu)與實體公司合為一體的按“各公司”規(guī)定執(zhí)行。本條所稱“各公司”指具有獨立法人資格的公司及不具有法人資格但獨立核算的分公司。第六條實行事先審批制度除本制度第九條、第十條規(guī)定的費用和實行定額控制且在標準內(nèi)的費用外，凡需要報銷的費用支出，必須事先提出申請，按規(guī)定權限經(jīng)有關領導事先批準后方可辦理，否則不予報銷。須經(jīng)集團領導批準的支出，由主管領導請示有關領導同意后方可辦理，費用審批單上注明“已報集團批準”字樣。報告人和批準人均要做好書面記錄，雙方記錄不一致的，除非有其他被采信的證據(jù)，均按未批準處理。本制度要求制定標準或預算的，各公司必須按規(guī)定在每一年度目標責任制指標中確定，否則不得報銷。第七條可控費用實行定額控制制度可控費用實行定額控制制度，暫對固定電話費、移動電話費、網(wǎng)絡使用費、業(yè)務招待費實行定額控制。在定額內(nèi)的，按月度標準，憑發(fā)票經(jīng)主管會計審核后報銷。參考標準：1、固定電話費、網(wǎng)絡使用費：固定電話單機費用和網(wǎng)絡使用費不超過上年實際；人可以在發(fā)票的右下角簽字。主管領導經(jīng)辦的業(yè)務，可以由辦公室負責整理，但是主管領導必須在發(fā)票背面簽字。誰經(jīng)辦的發(fā)票必須由誰簽署經(jīng)辦人，不得代簽。2、主管領導在發(fā)票（差旅費、定額招待費、過橋費等可以在匯總憑證上簽字）右上角簽字并標注簽字日期。3、主管會計在發(fā)票右下角簽字，并標注審核日期。第十二條財務審核一、主管會計審核的內(nèi)容如下：1、取得的票據(jù)是否真實合法；2、填寫內(nèi)容是否完整、清晰，大小寫金額是否一致；3、購買實物的票據(jù)，是否附有購物清單及實物管理人員簽字的入庫驗收單。4、費用是否符合規(guī)定的支出范圍和標準，凡超過規(guī)定權限、范圍和標準的費用支出，審核時一律剔除。5、經(jīng)辦人簽字是否符合規(guī)定。二、出納報銷前的審核內(nèi)容1、主管會計審核的內(nèi)容。2、主管會計和主管領導是否審核簽字并標注了審核日期。第三章差旅費和交通費第十三條因公出差必須事先經(jīng)領導批準。一般員工出差由部門負責人提請分管領導同意后批準；部門負責人、副經(jīng)理出差由經(jīng)理批準；經(jīng)理（一把手）及以上人員出差由集團領導批準。第十四條差旅費報銷的范圍和標準：1、差旅費報銷的范圍：①直接交通費用：包括車票、隨票保險費、訂票費、行李費；經(jīng)批準的船票、機票和機票的相關費用；因安排或批準改變行程發(fā)生的退票費；②其他費用：包括必須的通訊、打印、復印等費用。2、火車票報銷的限制標準：限報D字頭二等座、Z字頭車票和其他列車的硬臥及以下車票（按本制度第八條特批的除外），超標準乘車部分自負。3、住宿費報銷的限制標準：公司部門負責人以下人員，每人每天不得超過100元；公司副經(jīng)理、區(qū)域部門負責人及以上級別人員，每人每天不得超過160元。兩人及以上同時出差的不得超標單人包房，超標準部分自負（經(jīng)集團領導特批的除外）。4、非公司所在地（指本縣市不能每天回家的）員工，每月可報銷一次回家往返長途車票。各公司應當每月集中一次辦理報銷手續(xù)。5、經(jīng)批準享受探親假的員工，探親往返車票憑探親假條可以申請報銷，標準同上（探親假必須是不能利用節(jié)假日和公休日回家的外地遠程員工才能申請，必須符合國家和集團公司的規(guī)定）。6、職工上下班的市內(nèi)必要公車交車票可以報銷，但必須合理，一月集中報一次。7、上班期間因公業(yè)務的公交車票，和事先請示的出租車票，可以報銷，但必須先由本部門負責人簽字。第十五條到集團內(nèi)部其他公司出差的，原則上在公司內(nèi)安排住宿。公司沒有住宿條件的，出差人自行參照以上標準在外住宿。第十六條員工因公出差，不能在工作單位或返回就餐，確實需要在外就餐的，根據(jù)實際誤餐天數(shù)，按以下標準領取誤餐補助費：1、市、縣（區(qū)）及以下級別地區(qū)，每人每天補助40元；2、省會城市、計劃單列市，每人每天補助50元3、直轄市、深圳特區(qū)，每人每天補助60元4、本地加班誤餐補助每餐補助10元（加班必須報告經(jīng)理批準）第十七條參加活動由舉辦方承擔餐費的，不得報銷誤餐補助。報銷招待費的，每一次招待費用減少誤餐補助20元。統(tǒng)一安排住宿的，期間不得報銷誤餐補助。第十八條差旅費票據(jù)必須符合合理性原則，主管會計應當重點審查出差路線同票據(jù)的相關性、票據(jù)本身的合理性，特別是對連號票據(jù)應當一一核實。對弄虛作假的應當取消當次全部報銷費用。經(jīng)上級部門查出票據(jù)不合規(guī)的，已經(jīng)報銷的由主管會計承擔。第十九條差旅費票據(jù)由出差人按財務部門的規(guī)定標準粘貼并填寫清楚，經(jīng)出差批準人審核簽字后，再按第十一條規(guī)定審批報銷。第四章電話費第二十條公司固定電話費和網(wǎng)絡使用費，由行政辦公室按月交納，按定額標準當月控制，超支部分由責任人交納，節(jié)約部分年終按50%獎勵。第二十一條移動通訊費，實行“標準內(nèi)據(jù)實報銷，超標自費”的原則，按月控制，節(jié)約部分不轉(zhuǎn)下月也不獎勵個人。第二十二條所有電話費報銷必須憑實際費用發(fā)票，不得使用預付費發(fā)票和收據(jù)。預付費票據(jù)只能記作“其他應收款”。第二十三條符合移動電話費報銷范圍的，有職務的工作人員必須按任職文件確定標準，無職務的工作人員按主要崗位確定標準。第二十四條凡因工作需要，特殊情況下超標準的通訊費用，須作出說明，單獨請示集團批準后報銷。第五章辦公用品第二十五條辦公用品由行政辦公室統(tǒng)一購置，采購前應當根據(jù)日常需要，書面報告公司主管領導批準。應當建賬管理辦公用品，使用人領用時必須辦理領用登記手續(xù)。各公司也可以根據(jù)實際情況制定辦公用品消耗定額進行管理。第二十六條下列用品可以由使用部門單獨申請購買或印刷：1、財務部門可以購買或印刷會計賬簿、憑證、報表、發(fā)票、收據(jù)、出入庫憑證、算盤、電算化用品等財會用品，會計檔案用品等。2、銷售、經(jīng)營部門可以辦理合同文本的印制或購買。3、技術部門可以辦理描圖、曬圖等技術部門專業(yè)用品的購置。第二十七條辦公用品符合本制度第十章規(guī)定的支出，按第十章規(guī)定執(zhí)行。第六章業(yè)務招待費第二十八條業(yè)務招待費是指在從事生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的必要的招待內(nèi)外客人的費用，包括：用餐、煙、酒、飲料、水果等。業(yè)務招待費的開支必須有利于業(yè)務活動的開展，有利于拓寬企業(yè)的業(yè)務范圍，有利于促進企業(yè)與業(yè)務關系單位和職能管理部門之間的正常交往。本著“需要、合理、節(jié)約”的原則從嚴掌握。業(yè)務招待費不得用于個人補助或獎勵，更不得用于支付營業(yè)性歌舞廳夜總會等娛樂活動費用。第二十九條一般標準公司招待客人應盡量在食堂安排用餐；確需在外用餐的應根據(jù)不同的對象確定不同的用餐標準：招待政府及職能管理部門客人：每人每餐（含煙酒）不得超過60元；招待業(yè)務關系單位客人：每人每餐（含煙酒）不得超過40元；招待集團內(nèi)部人員：每人每餐（含煙酒）不得超過30元，公司無法安排就餐時，出差人應當自行在外就餐，不得在公司外部招待集團內(nèi)部人員。特殊客人，確需超標準招待的，須請示費用定額承包的領導批準辦理。第三十條業(yè)務招待由對口業(yè)務部門或領導統(tǒng)一安排，沒有對口部門或分管領導的，由行政辦公室請示主管領導后安排，相關人員作陪，但陪同人員數(shù)量不得超過客人的數(shù)量，嚴禁不相關人員參加陪客。第三十一條公司的業(yè)務招待費支出，原則上要“一次一清”，嚴禁“合并”或“拆分”報銷。報銷時，應標注招待對象及就餐人數(shù)。報銷審核時，招待費報銷發(fā)票后必須附當次招待支出清單，清單必須加蓋飯店的公章。否則不得審核報銷。清單由財務部門單獨存檔備查。第七章車輛相關費用第三十二條公司所有機動車輛均應由行政辦公室指定專人負責管理，實行一車一駕駛員（配給個人的車輛，車輛使用人即駕駛員）方式管理，并建立出車、收車登記手續(xù)，同時，公司財務部設立單車核算，按月進行檢查與考核。有條件的公司應當建立車隊專門管理車輛及費用，鼓勵采用單車費用定額管理辦法。公司負擔費用的個人車輛必須納入公司車輛費用管理范圍，否則不予報銷費用。第三十三條車輛耗油要根據(jù)《出車登記表》載明的往返路程，按里程表反映的實際行程以及不同車型的設計耗油量計算。單車百公里耗油量超出正常值5%以上的，駕駛員要做出合理說明，理由不充分或無法說明的，超出部分應從駕駛員的工資中扣除。駕駛員報銷時應持加油發(fā)票，并詳細填寫《加油紀錄明細表》。加油發(fā)票必須一車一開。采用先付費后持卡加油方式管理的，必須一車一卡，不得一卡多車使用?？梢酝佑驼竞炗喓贤扇∮推狈绞?，一車一次加油一張油票方式控制。車輛較多的公司可以購置加油設備，統(tǒng)一采購，加油時開具出庫單。車輛有關費用應當制定預算進行管理。第三十四條通行費及停車費，必須根據(jù)《出車登記表》載明的行駛路線合理計算，并在支出票據(jù)上載明日期，按順序排列后填寫報銷憑證，多出票據(jù)，公司不予報銷。 第三十五條因違犯交通法規(guī)或不按交通管理部門規(guī)定的繳費時間交費所造成的各類罰款，公司不予報銷。第三十六條車輛修理費和裝飾，必須請示行政辦公室主任或車隊隊長，并填寫《費用審批單》；報銷時，憑維修發(fā)票、清單和《費用審批單》審核、審批。第三十七條車輛保險費由區(qū)域公司統(tǒng)一辦理，按規(guī)定交納后，費用在車輛使用單位報銷。第三十八條所有車輛費用，在報主管會計審核前，必須先經(jīng)行政辦公室（或車隊隊長）審核、登記車輛費用臺賬。第八章廣告、宣傳、展覽費支出第三十九條廣告、宣傳、展覽活動應當由集團領導統(tǒng)一安排或批準，內(nèi)容必須經(jīng)集團公司辦公室把關后方可對外公布。應當制定年度費用預算進行管理。第四十條需要外部制作的“宣傳品”應當簽訂合同，費用標準由集團領導批準。使用公司物資的，結(jié)算時憑出庫單或清單從總價中扣除。第九章會議費用第四十一條內(nèi)部會議的費用，除集團公司舉行的會議由集團領導決定費用預算標準外，其他內(nèi)容會議費用由主管領導批準，但是會議直接費用外的支出必須經(jīng)集團領導批準。本條所稱會議直接費是指：會議室租用費、會議材料費、會議茶水費、水果費、會標費、錄音錄像費、照相費及工作餐支出等。第四十二條集團公司安排的由各公司承辦的會議，費用預算由集團公司批準，報銷的票據(jù)必須經(jīng)集團財務部審核認定方可作為集團的費用。第十章行政機關的工具、物料消耗支出第四十三條工具、物料消耗性費用由主管領導批準，行政辦公室統(tǒng)一辦理領用手續(xù)。應當制定年度費用預算進行管理。第四十四條下列物品實行以舊換新：1、非一次性衛(wèi)生清理用品、廢紙簍、痰盂、臉盆，非一次性的餐飲用品、用具、茶具（易碎的除外）；2、各種測量工具、繪圖工具、文件筐、裝訂機、計算器、算盤；3、燈具及電料；鉗子、螺絲刀、錘子、電筆等工具；4、各公司認為其他需要以舊換新的。第十一章房屋建筑物的后續(xù)維修裝修支出第四十五條一萬元以上的房屋裝修、改造支出須事先報告集團領導批準。日常維修，由公司主管領導批準后辦理。第四十六條裝修改造超過1萬元以上的，必須做預算說明，并簽訂書面合同。報銷時必須憑發(fā)票、驗收合格報告；領用本公司物資的，結(jié)算時憑清單或出庫單從總價款中扣除。第十二章中介機構(gòu)費用第四十七條擬定企業(yè)驗資、資產(chǎn)評估、會計報表審計的承辦機構(gòu)前，須事先報區(qū)域領導決定或批準。稅務代理、法律咨詢業(yè)務的辦理，須事先報集團領導批準。報告的內(nèi)容包括業(yè)務內(nèi)容、服務期間、費用標準、利弊分析等?？疾靻挝徊坏蒙儆趦杉?。洽談中介服務的人員如果有利益關系必須回避。本條所稱利益關系包括：對方重要人員是家庭密切關系成員，曾經(jīng)是同事、同學、戰(zhàn)友等關系，相互擁有經(jīng)濟利益（如股份、合作經(jīng)營、供銷等），曾經(jīng)在對方工作過等。對此類業(yè)務，擁有利益關系的人員可以進行前期介紹，但不得參與洽談、合同評審等實質(zhì)工作。否則費用不得報銷。第四十八條中介費用必須簽訂合同，支付時按合同辦理。第四十九條稅務機關或發(fā)放貸款銀行指定中介機構(gòu)的，應當商定費用標準并簽訂合同，同時報集團公司備案。第十三章報刊雜志支出第五十條公司內(nèi)部各部門因工作需要訂閱報刊雜志的，應當于每年的訂閱時間報告行政辦公室，不得訂閱娛樂性報刊雜志。第五十一條行政辦公室負責匯總，報主管領導批準后統(tǒng)一辦理訂閱，并由收發(fā)員負責收發(fā)。臨時增加的報刊雜志，必須單獨報主管領導批準。第十四章職工教育培訓支出第五十二條各級單位的職工培訓計劃應當列入年度工作計劃，需要的費用預算由主管部門提報，經(jīng)主管領導批準。費用預算應當包括教材費、文印費、筆記本、筆、場地費、照相費、住宿費、講課費、外部培訓費等。交通費計入差旅費。人事部門應當制定政策鼓勵員工參加各類社會學習培訓，提高員工的綜合知識、操作水平。第五十三條除第五十三條規(guī)定外，培訓費用由主管領導審批后報銷。但是本部門職責內(nèi)的培訓，不得支付講課人員補助費用。講課補助為每天（按六小時計算）600元，即一小時100元。第五十四條需要聘請外部人員的講課費用及沒有列入年度計劃內(nèi)的內(nèi)部人員講課補助，報集團領導批準。第十五章其他支出第五十五條勞動保護費勞動保護費包括工作服、勞動保護用品等，各公司應當根據(jù)實際情況制定年度預算進行管理，其中：后勤管理服務人員每兩年換發(fā)一次工作服，生產(chǎn)人員的工作服裝原則上每次換發(fā)時間不低于一年，各公司行政辦公室建立每一工作人員的發(fā)放時間和件數(shù)等記錄。第五十六條環(huán)境綠化費用環(huán)境綠化費用包括廠區(qū)花草樹木培植、辦公室內(nèi)花木盆景的購置等支出，各公司應當制定年度費用預算，不得超過預算，也不得調(diào)整預算。第五十七條水電費各公司應當制定措施加強水電費的管理，加強用電安全管理。第五十八條其他支出按第二章規(guī)定辦理。第二章沒有規(guī)定的，按“一事一報”的原則辦理。第五十九條屬于個人違反法律、法規(guī)產(chǎn)生的罰款支出由當事人個人承擔。第十六章一般納稅人企業(yè)的特別規(guī)定第六十條在一般納稅人企業(yè)報銷的自來水費、電費、車輛加油、車輛維修等費用，應當取得增值稅專用發(fā)票。車輛加油、車輛維修費用，自2009年1月1日起，不能取得增值稅專用發(fā)票的，按扣除應當承擔的增值稅后的余額報銷。自來水費、電費，自2009年二季度起，如果不能取得增值稅專用發(fā)票的，應當承擔的增值稅由經(jīng)理個人承擔，從當月工資中減除。第六十一條運輸費用發(fā)票應當取得運費發(fā)票，自2009年1月1日起，不能取得運費發(fā)票的，按扣除應當承擔的