高效會議管理培訓(xùn)課件

高效會議管理知識與經(jīng)驗點滴分享歡迎您參加2021/5/91課程提綱：1、會議為什么缺乏效率；2、高效會議的特征；3、如何開始一個會議；4、相關(guān)人員職責(zé)；5、會議記錄和檢查跟蹤；6、個人心得與會議制度參考；7、實踐才是硬道理2021/5/92大家關(guān)心的會議管理幾個問題點：如何選擇籌劃會議，如何通知會議，如何做會前準(zhǔn)備，如何開始會議，如何主持會議/會議記錄，如何控制議程，如何快速決策（識別拖延信號），如何安排任務(wù)，如何結(jié)束會議，如何會后跟蹤；這些問題都在這本書里面：哈佛經(jīng)理會議管理.docx2021/5/93什么導(dǎo)致會議沒有效率？會議為什么缺乏效率2021/5/94個人觀點：

高效會議＝高效會議主持人2021/5/95首先我表明下我對管理者與員工的理解：我現(xiàn)在完全認定，公司如果出現(xiàn)問題，肯定是管理層的問題，不是員工的問題?！颈热缃?jīng)營問題、管理問題、以及我們今天說的會議問題。是管理層的什么問題呢？主導(dǎo)思想，決策方向，公平公正等等?！總€人觀點引言2021/5/96【主導(dǎo)思想：比如說穩(wěn)扎穩(wěn)打，還是突發(fā)猛進，比如說愛因斯坦名言：人的成功＝99后天努力＋1先天聰明，但是有些人不這么認為，認為我生下來就沒有含著金鑰匙，所以再努力也。。。】【決策方向：年底了，老板看了下財務(wù)報表，不錯，今年有不少利潤，明年我們投資房地產(chǎn)】【公平公正：今天員工A說工作計劃寫了跟沒寫一樣，搬運工有人搬了給錢有人沒給，停工待料人安排去搬運，也給錢了。個人觀點引言2021/5/971、欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不明確。2、欠缺議程。3、與會人選不當(dāng)(與會者太多或與會者太少)。

4、會議時間不當(dāng)。5、開會通知時間不當(dāng)(太早通知開會或太晚通知開會)。6、開會通知內(nèi)容欠周詳。7、會議地點不當(dāng)。會議前2021/5/988、會議場地設(shè)備欠佳。9、與會者無準(zhǔn)備而來。10、未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當(dāng)。11、會議不能準(zhǔn)時開始。12、會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。13、向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。會議前2021/5/99比較以下會議圖片，我們?nèi)笔裁?021/5/9101、外界干擾。2、與會者發(fā)言離題。3、主持人出難題。4、讓沒有必要留在會場的人員留在會場。5、猶豫不決。6、資料不充足，卻貿(mào)然決策。7、少數(shù)人壟斷會議。會議中2021/5/9118、與會者之間交頭接耳，開小差。9、與會者不表明真正感受或意見。10、與會者之間爭論。11、與會者與主持人爭論。12、視聽器材發(fā)生故障。13、

與會者欠缺熱心。14、會議超出預(yù)定時間。15、主持人未能總結(jié)會議成果。會議中2021/5/9121、欠缺會議記錄。2、不能對決議事項進行有效追蹤。3、不能對會議結(jié)論、成敗得失進行檢討總結(jié)。4、不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組。5、與會者對會議感到不滿。會議后2021/5/913會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點不適合，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。2021/5/914高效會議的特征2021/5/915高效會議的特征2021/5/916是否要開會？首先開始的準(zhǔn)備工作2021/5/917－－摘自：哈佛經(jīng)理手冊會議只是一種管理工具；一般人對它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會議的人認為會議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來維護自己的觀點；厭惡會議的人則將會議看作浪費時間與浪費精力的一

種活動。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來支持自己的見解。2021/5/918－－摘自：哈佛經(jīng)理手冊會議只是一種管理工具；在這兩類人士之中，厭惡會議者似乎比熱衷會議者更多；極具諷刺意味的是：詛咒會議的人往往是些最不懂得開會，甚至是最喜歡濫開會議的人!2021/5/919無需開會的“五個如果”2021/5/920必須開會的“五個如果”要讓別人參與集思廣益2021/5/921如何有效開始一個會議2021/5/922與會者的選擇對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻的人【業(yè)務(wù)流程討論

】能夠因參與會議而獲得好處的人【新人培養(yǎng)】2021/5/923會議時間的選擇會議時間必須包括起止時間會議時間以不超過一個半小時為佳2021/5/924會議地點的選擇一般性的會議或是為時較短的會議，

原則上應(yīng)在與會者辦公室附近召開；特別重要的會議或是為時較長的會議，

則應(yīng)選擇遠離與會者辦公室的地方召開。2021/5/925議程的指定按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來2021/5/926會議通知的派發(fā)(1)開會的時間(包括日期及起止時間)。

(2)開會地點。倘若開會地點并非與會者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。

(3)會議的議程。

(4)與會者須事先準(zhǔn)備的事項。

(5)參會者。

2021/5/927銷售管理（含客戶關(guān)系管理、報價、分銷、多角貿(mào)易等）0.組織結(jié)構(gòu)1.國外客戶、潛在客戶接觸整理2.國外客戶報價3.國外訂單確認4.國內(nèi)客戶、潛在客戶接觸整理5.國內(nèi)分銷6.內(nèi)銷報價流程7.國內(nèi)訂單確認8.訂單下給客戶流程9.訂單跟單流程10.船務(wù)制單流程11.外銷出貨流程12.內(nèi)銷出貨流程13.內(nèi)外銷的退貨流程他山之石－調(diào)研會議議程2021/5/928會議場地的布置中央政治局常委（9人）來我們公司視察，您如何安排座位？2021/5/929會議主持人職責(zé)2021/5/930時間參會者的責(zé)任開會前根據(jù)個人的觀點研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理準(zhǔn)備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開會后會議達成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成參會者職責(zé)2021/5/931高效的必要條件－會議記錄與會議跟進2021/5/932會議記錄者的功能2021/5/933作為參會者的會后跟進2021/5/934作為主持人的會后跟進2021/5/935公司會議個人體會與會議管理制度參考導(dǎo)讀2021/5/9361、會議主持人適當(dāng)霸道點：參會人員有領(lǐng)導(dǎo)，不要因為領(lǐng)導(dǎo)身份而受其影響，領(lǐng)導(dǎo)也要聽從主持人會議安排，避免偏題。2、會議與頭腦風(fēng)暴的區(qū)別：我們很多的會議之所以時間長，很多不是會議，是頭腦風(fēng)暴，很多頭腦風(fēng)暴沒有提前做好相關(guān)準(zhǔn)備和資料提供，所以沒有范圍。公司會議個人體會2021/5/9373、會議之后沒有對會