高效會(huì)議管理培訓(xùn)課件

高效會(huì)議管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)滴分享歡迎您參加2021/5/91課程提綱：1、會(huì)議為什么缺乏效率；2、高效會(huì)議的特征；3、如何開始一個(gè)會(huì)議；4、相關(guān)人員職責(zé)；5、會(huì)議記錄和檢查跟蹤；6、個(gè)人心得與會(huì)議制度參考；7、實(shí)踐才是硬道理2021/5/92大家關(guān)心的會(huì)議管理幾個(gè)問題點(diǎn)：如何選擇籌劃會(huì)議，如何通知會(huì)議，如何做會(huì)前準(zhǔn)備，如何開始會(huì)議，如何主持會(huì)議/會(huì)議記錄，如何控制議程，如何快速?zèng)Q策（識(shí)別拖延信號(hào)），如何安排任務(wù)，如何結(jié)束會(huì)議，如何會(huì)后跟蹤；這些問題都在這本書里面：哈佛經(jīng)理會(huì)議管理.docx2021/5/93什么導(dǎo)致會(huì)議沒有效率？會(huì)議為什么缺乏效率2021/5/94個(gè)人觀點(diǎn)：

高效會(huì)議＝高效會(huì)議主持人2021/5/95首先我表明下我對(duì)管理者與員工的理解：我現(xiàn)在完全認(rèn)定，公司如果出現(xiàn)問題，肯定是管理層的問題，不是員工的問題。【比如經(jīng)營問題、管理問題、以及我們今天說的會(huì)議問題。是管理層的什么問題呢？主導(dǎo)思想，決策方向，公平公正等等。】個(gè)人觀點(diǎn)引言2021/5/96【主導(dǎo)思想：比如說穩(wěn)扎穩(wěn)打，還是突發(fā)猛進(jìn)，比如說愛因斯坦名言：人的成功＝99后天努力＋1先天聰明，但是有些人不這么認(rèn)為，認(rèn)為我生下來就沒有含著金鑰匙，所以再努力也。。?！俊緵Q策方向：年底了，老板看了下財(cái)務(wù)報(bào)表，不錯(cuò)，今年有不少利潤，明年我們投資房地產(chǎn)】【公平公正：今天員工A說工作計(jì)劃寫了跟沒寫一樣，搬運(yùn)工有人搬了給錢有人沒給，停工待料人安排去搬運(yùn)，也給錢了。個(gè)人觀點(diǎn)引言2021/5/971、欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不明確。2、欠缺議程。3、與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少)。

4、會(huì)議時(shí)間不當(dāng)。5、開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))。6、開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。7、會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)。會(huì)議前2021/5/988、會(huì)議場地設(shè)備欠佳。9、與會(huì)者無準(zhǔn)備而來。10、未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。11、會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。12、會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說要開會(huì)，無不感覺厭煩。13、向來很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過多。會(huì)議前2021/5/99比較以下會(huì)議圖片，我們?nèi)笔裁?021/5/9101、外界干擾。2、與會(huì)者發(fā)言離題。3、主持人出難題。4、讓沒有必要留在會(huì)場的人員留在會(huì)場。5、猶豫不決。6、資料不充足，卻貿(mào)然決策。7、少數(shù)人壟斷會(huì)議。會(huì)議中2021/5/9118、與會(huì)者之間交頭接耳，開小差。9、與會(huì)者不表明真正感受或意見。10、與會(huì)者之間爭論。11、與會(huì)者與主持人爭論。12、視聽器材發(fā)生故障。13、

與會(huì)者欠缺熱心。14、會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間。15、主持人未能總結(jié)會(huì)議成果。會(huì)議中2021/5/9121、欠缺會(huì)議記錄。2、不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行有效追蹤。3、不能對(duì)會(huì)議結(jié)論、成敗得失進(jìn)行檢討總結(jié)。4、不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。5、與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。會(huì)議后2021/5/913會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)不適合，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。2021/5/914高效會(huì)議的特征2021/5/915高效會(huì)議的特征2021/5/916是否要開會(huì)？首先開始的準(zhǔn)備工作2021/5/917－－摘自：哈佛經(jīng)理手冊(cè)會(huì)議只是一種管理工具；一般人對(duì)它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會(huì)議的人認(rèn)為會(huì)議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來維護(hù)自己的觀點(diǎn)；厭惡會(huì)議的人則將會(huì)議看作浪費(fèi)時(shí)間與浪費(fèi)精力的一

種活動(dòng)。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來支持自己的見解。2021/5/918－－摘自：哈佛經(jīng)理手冊(cè)會(huì)議只是一種管理工具；在這兩類人士之中，厭惡會(huì)議者似乎比熱衷會(huì)議者更多；極具諷刺意味的是：詛咒會(huì)議的人往往是些最不懂得開會(huì)，甚至是最喜歡濫開會(huì)議的人!2021/5/919無需開會(huì)的“五個(gè)如果”2021/5/920必須開會(huì)的“五個(gè)如果”要讓別人參與集思廣益2021/5/921如何有效開始一個(gè)會(huì)議2021/5/922與會(huì)者的選擇對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人【業(yè)務(wù)流程討論

】能夠因參與會(huì)議而獲得好處的人【新人培養(yǎng)】2021/5/923會(huì)議時(shí)間的選擇會(huì)議時(shí)間必須包括起止時(shí)間會(huì)議時(shí)間以不超過一個(gè)半小時(shí)為佳2021/5/924會(huì)議地點(diǎn)的選擇一般性的會(huì)議或是為時(shí)較短的會(huì)議，

原則上應(yīng)在與會(huì)者辦公室附近召開；特別重要的會(huì)議或是為時(shí)較長的會(huì)議，

則應(yīng)選擇遠(yuǎn)離與會(huì)者辦公室的地方召開。2021/5/925議程的指定按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來2021/5/926會(huì)議通知的派發(fā)(1)開會(huì)的時(shí)間(包括日期及起止時(shí)間)。

(2)開會(huì)地點(diǎn)。倘若開會(huì)地點(diǎn)并非與會(huì)者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。

(3)會(huì)議的議程。

(4)與會(huì)者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)。

(5)參會(huì)者。

2021/5/927銷售管理（含客戶關(guān)系管理、報(bào)價(jià)、分銷、多角貿(mào)易等）0.組織結(jié)構(gòu)1.國外客戶、潛在客戶接觸整理2.國外客戶報(bào)價(jià)3.國外訂單確認(rèn)4.國內(nèi)客戶、潛在客戶接觸整理5.國內(nèi)分銷6.內(nèi)銷報(bào)價(jià)流程7.國內(nèi)訂單確認(rèn)8.訂單下給客戶流程9.訂單跟單流程10.船務(wù)制單流程11.外銷出貨流程12.內(nèi)銷出貨流程13.內(nèi)外銷的退貨流程他山之石－調(diào)研會(huì)議議程2021/5/928會(huì)議場地的布置中央政治局常委（9人）來我們公司視察，您如何安排座位？2021/5/929會(huì)議主持人職責(zé)2021/5/930時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成參會(huì)者職責(zé)2021/5/931高效的必要條件－會(huì)議記錄與會(huì)議跟進(jìn)2021/5/932會(huì)議記錄者的功能2021/5/933作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)2021/5/934作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)2021/5/935公司會(huì)議個(gè)人體會(huì)與會(huì)議管理制度參考導(dǎo)讀2021/5/9361、會(huì)議主持人適當(dāng)霸道點(diǎn)：參會(huì)人員有領(lǐng)導(dǎo)，不要因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)身份而受其影響，領(lǐng)導(dǎo)也要聽從主持人會(huì)議安排，避免偏題。2、會(huì)議與頭腦風(fēng)暴的區(qū)別：我們很多的會(huì)議之所以時(shí)間長，很多不是會(huì)議，是頭腦風(fēng)暴，很多頭腦風(fēng)暴沒有提前做好相關(guān)準(zhǔn)備和資料提供，所以沒有范圍。公司會(huì)議個(gè)人體會(huì)2021/5/9373、會(huì)議之后沒有對(duì)會(huì)