采購活動的關(guān)鍵控制點(diǎn)

采購活動的關(guān)鍵控制點(diǎn)采購與付款業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)是請購活動，這也是本業(yè)務(wù)的第一個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，從請購活動開始，采購活動的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有：請購活動授權(quán)審批控制、采購與付款制度規(guī)范控制、采購與付款實(shí)施過程控制、采購商品的驗(yàn)收入庫控制、采購與付款合同訂單控制、采購與付款有關(guān)記錄控制和采購與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離控制。(一)請購活動的授權(quán)審批控制請購商品和勞務(wù)是采購與付款業(yè)務(wù)的首要步驟，采購物料的使用部門或者倉庫部門負(fù)責(zé)根據(jù)企業(yè)物料的需求和庫存情況向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身的商品需求情況編制請購單交給倉庫或使用部門的請購人員，由他們進(jìn)行集中請購。一般來說，企業(yè)對正常經(jīng)營所需物資物料的采購都會進(jìn)行一般授權(quán)。例如，倉庫部門可以在現(xiàn)有庫存量達(dá)到再訂貨臨界點(diǎn)時(shí)就可以直接向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務(wù)部門也可以對零星的物料需要或正常的維修工作和類似工作的需要，直接申請采購有關(guān)物料。企業(yè)請購權(quán)限的安排要視企業(yè)的具體情況而定，一般都是由經(jīng)常發(fā)生采購業(yè)務(wù)并且采購商品價(jià)值和數(shù)量較大的部門進(jìn)行集中控制。企業(yè)會不定期發(fā)生設(shè)備或價(jià)值量較大資產(chǎn)的采購，對于這類資本性支出和租賃合同的授權(quán)審批控制屬于例外事項(xiàng)，企業(yè)的控制制度應(yīng)該作特別授權(quán)，在一般情況下只允許指定專門人員提出來購申請。提出來購申請的過程中，最重要的控制環(huán)節(jié)是請購單憑證的控制，企業(yè)的請購單可以根據(jù)管理的需要采取計(jì)算機(jī)記錄或文件記錄的形式。企業(yè)的請購活動會頻繁地發(fā)生，為了防止出現(xiàn)重復(fù)審批采購業(yè)務(wù)的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)該對請購單進(jìn)行編號控制，由于采購申請的提出分散在各個(gè)部門，很難由企業(yè)統(tǒng)一進(jìn)行編號，但是每個(gè)部門的業(yè)務(wù)授權(quán)人員都會進(jìn)行請購單的審核，所以可以將編號的責(zé)任分配給各部門有審批權(quán)的負(fù)責(zé)人，這些負(fù)責(zé)人定期將編號簿交給內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行檢查。企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該力求使采購申請業(yè)務(wù)制度化，要使采購審批制度層次化，即建立系統(tǒng)性的完備的分級分類分業(yè)務(wù)性質(zhì)的授權(quán)審批機(jī)制，明確不同類型、不同級別的請購業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。(二)采購與付款制度規(guī)范控制采購與付款業(yè)務(wù)作為企業(yè)重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)該使此業(yè)務(wù)的控制活動規(guī)范化、制度化，所以企業(yè)應(yīng)該制定有關(guān)采購與付款控制的規(guī)范和制度，作為采購與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行的行為準(zhǔn)則，在企業(yè)各部門進(jìn)行推廣。在制度和規(guī)范中，至少應(yīng)該包含以下內(nèi)容：1．企業(yè)進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)活動的控制原則采購與付款業(yè)務(wù)是由企業(yè)各個(gè)部門共同完成的，企業(yè)的控制制度不可能形成單一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就限制了各部門的創(chuàng)造性，脫離了實(shí)際。企業(yè)的規(guī)范和制度要體現(xiàn)內(nèi)部會計(jì)控制的主要理念，應(yīng)該把內(nèi)部會計(jì)控制的相關(guān)原則列入其中，這樣就能使各部門在制定自己控制規(guī)范和制度時(shí)可以把握正確的方向。2．企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的人員權(quán)責(zé)安排企業(yè)的控制規(guī)范和制度應(yīng)該說明有關(guān)人員和部門的責(zé)任和義務(wù)，這樣既有利于采購與付款業(yè)務(wù)人員明確自身的責(zé)任，開展好本職工作，又有利于員工之間進(jìn)行相互監(jiān)督，形成競爭的氛圍。企業(yè)的人員權(quán)責(zé)安排制度是分層次制定的，一般來說，重大的采購與付款業(yè)務(wù)，例如重大設(shè)備購買決策控制，是由企業(yè)的廠長或經(jīng)理層制定權(quán)責(zé)分配，而各部門的采購與付款業(yè)務(wù)是由部門經(jīng)理制定人員權(quán)限安排。3．企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的一般程序采購與付款業(yè)務(wù)具有鮮明的程序化特征，如果業(yè)務(wù)活動能夠按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，就會達(dá)到非常好的控制效果，而保證業(yè)務(wù)程序有效實(shí)施的前提是制定有效可行的業(yè)務(wù)程序規(guī)范和制度。企業(yè)在制定采購與付款業(yè)務(wù)制度、規(guī)范的過程中，應(yīng)該注意的問題有：力求實(shí)現(xiàn)控制程序的完整，將所有的重要環(huán)節(jié)都包括在內(nèi)；堅(jiān)持用最少的資源解決最多的問題的原則，注重制度和規(guī)范的執(zhí)行效率；制定過程要發(fā)揮民主決策的優(yōu)勢，充分征求各個(gè)級別管理者和普通員工的意見，這是保證制度規(guī)范有效實(shí)施和可行性的關(guān)鍵。4．企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的修正和制度的調(diào)整機(jī)制企業(yè)的采購和付款業(yè)務(wù)受外界的影響較大，特別是供應(yīng)商和市場供求關(guān)系，所以企業(yè)在規(guī)范和制度中列出的業(yè)務(wù)程序和有關(guān)規(guī)定應(yīng)該隨著外部條件的變化而進(jìn)行必要的調(diào)整和修正。企業(yè)在有關(guān)的制度和規(guī)范中應(yīng)該建立溝通條款，保證采購與付款業(yè)務(wù)程序始終有效并及時(shí)對規(guī)范和制度進(jìn)行調(diào)整。(三)采購與付款實(shí)施過程關(guān)鍵控制點(diǎn)采購與付款業(yè)務(wù)過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有：采購物料的實(shí)物控制、供應(yīng)商管理控制點(diǎn)、采購預(yù)算控制和采購業(yè)務(wù)中不相容職務(wù)分離控制。1．采購商品的實(shí)物控制采購與付款業(yè)務(wù)過程的實(shí)物控制主要有三個(gè)方面的控制點(diǎn)，第一，對于采購過程中重要物料的限制接近控制，企業(yè)的監(jiān)督部門要隨時(shí)檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行狀況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實(shí)際到貨情況，防止貨物在運(yùn)輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途采購商品進(jìn)行保險(xiǎn)；第二，企業(yè)的倉庫管理部門要加強(qiáng)庫存采購商品的控制，對于接近來購商品的人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員都不能接近來購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。同時(shí)，倉庫的驗(yàn)收部門應(yīng)該與倉庫保管部門進(jìn)行職務(wù)和崗位的必要分離，防止串通舞弊行為的出現(xiàn)，還要加強(qiáng)對退貨和退款的控制，退貨資金的使用要得到主管的審批；第三，與實(shí)物控制緊密相關(guān)的是實(shí)物資產(chǎn)的記錄控制，企業(yè)的記錄資料保管人員應(yīng)該對采購業(yè)務(wù)的重要記錄進(jìn)行限制接近控制，企業(yè)的各部門和人員在使用記錄之前，要履行有關(guān)的審批程序，否則不得接近或借閱記錄資料，如果需要借用記錄資料，應(yīng)該嚴(yán)格限定使用范圍和使用時(shí)間。特別是會計(jì)部門，要注意對采購支票的實(shí)物控制，支票的簽字人應(yīng)該負(fù)責(zé)支票的送交，不得由他人代理；尚未簽發(fā)的支票要妥善管理，防止丟失；對于已經(jīng)作廢的支票，要及時(shí)注銷，對于已付款的采購支票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該加蓋“付訖”印記，防止重復(fù)支付。2．供應(yīng)商環(huán)節(jié)的管理控制關(guān)鍵點(diǎn)對于采購與付款業(yè)務(wù)來說，供應(yīng)商的選擇、采購部門和供應(yīng)商的關(guān)系，是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，這些都是供應(yīng)商管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)。具體的關(guān)鍵控制點(diǎn)有：(1)供應(yīng)商選擇過程的控制。供應(yīng)商的選擇主要是由采購部門執(zhí)行，同時(shí)財(cái)務(wù)部門和其他有關(guān)部門也要參與談判等工作，并對供應(yīng)商選擇結(jié)果進(jìn)行評價(jià)。采購部門在采購業(yè)務(wù)開展之前，要向企業(yè)主要的供應(yīng)商索取采購商品的報(bào)價(jià)、規(guī)格、數(shù)量、信用條件等信息，并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益分析，選擇對企業(yè)最有利的供應(yīng)商，在選擇供應(yīng)商的決策中，應(yīng)該對供應(yīng)商的情況進(jìn)行綜合分析，不僅要對采購價(jià)格進(jìn)行考察，同時(shí)還要考慮運(yùn)輸條件、信用條件等。(2)供應(yīng)商選擇的組織制度控制。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行供應(yīng)商的選擇評估，這就是供應(yīng)商評估小組或?qū)ｉT委員會，企業(yè)要對評估小組進(jìn)行一定的資金和人員支持，對供應(yīng)商的各種資格和財(cái)務(wù)、信譽(yù)等情況進(jìn)行分析和評價(jià)，評估小組的成員一般包括以下部門：財(cái)務(wù)部門、采購部門、工程部門和倉庫質(zhì)量管理部門。供應(yīng)商評估小組的主要工作有：評價(jià)供應(yīng)商的主要經(jīng)營狀況，包括公司的財(cái)務(wù)狀況、歷史經(jīng)營業(yè)績、經(jīng)營信譽(yù)、管理者的品質(zhì)和生產(chǎn)規(guī)模等；供應(yīng)商的生產(chǎn)制造能力，包括生產(chǎn)能力是否充分發(fā)揮、生產(chǎn)設(shè)備更新的速度、企業(yè)員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)等；供應(yīng)商的研發(fā)能力，主要是技術(shù)研究水平和現(xiàn)有技術(shù)的先進(jìn)性、產(chǎn)品的新穎性和市場競爭力，具有較高技術(shù)研發(fā)能力的企業(yè)能提供更加優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品；二，記錄保管存貨的人員責(zé)任的履行情況，對各個(gè)倉庫管理人員形成監(jiān)督。5．采購驗(yàn)收信息的及時(shí)傳遞控制采購部門將采購商品交給驗(yàn)收或倉庫管理部門時(shí)，同時(shí)也將有關(guān)采購活動的信息通過有關(guān)的合同、憑證和單據(jù)傳遞給了企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門。企業(yè)對采購驗(yàn)收信息的控制重點(diǎn)在于：企業(yè)的各業(yè)務(wù)人員要及時(shí)將采購驗(yàn)收活動過程中形成的流程記錄和分析記錄和信息反饋到企業(yè)的其他業(yè)務(wù)部門；倉庫管理部門要將驗(yàn)收過程中的成本費(fèi)用和資金使用信息傳遞給企業(yè)的會計(jì)部門，進(jìn)行及時(shí)的核算；驗(yàn)收過程的參與人員要將需要經(jīng)過審批程序的業(yè)務(wù)活動文件交給主管部門進(jìn)行審批和記錄。(六)采購與付款業(yè)務(wù)的記錄控制采購業(yè)務(wù)過程中的記錄控制包括會計(jì)記錄控制和一般管理記錄控制兩種類型，會計(jì)記錄控制是指對于在采購業(yè)務(wù)過程中形成的企業(yè)負(fù)債和資金收付事項(xiàng)進(jìn)行會計(jì)核算的記錄。一般管理記錄是指除財(cái)務(wù)會計(jì)記錄之外的管理信息記錄，主要是企業(yè)采購活動過程中各業(yè)務(wù)程序執(zhí)行時(shí)形成的記錄。1．會計(jì)記錄控制采購業(yè)務(wù)中最重要的記錄就是應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)的會計(jì)控制，應(yīng)付賬款是記錄采購業(yè)務(wù)過程中負(fù)債和資金占用情況的主要記錄，對應(yīng)付賬款記錄控制的重點(diǎn)有：應(yīng)付賬款的記錄職務(wù)必須和采購、驗(yàn)收、請購、付款、審批、復(fù)核等職務(wù)相分離，保證采購業(yè)務(wù)的會計(jì)記錄真實(shí)、可靠；應(yīng)付賬款的有關(guān)憑證和單據(jù)必須經(jīng)過必要的審核程序才能作為登記賬簿的依據(jù)，這些原始憑證主要包括采購部門的訂單和付款通知單和驗(yàn)收部門的驗(yàn)收單等；如果供應(yīng)商為企業(yè)提供了提前付款的折扣條件，會計(jì)部門要對折扣條件進(jìn)行分析，爭取最大的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)對企業(yè)享有的折扣進(jìn)行記錄與核算；采購業(yè)務(wù)結(jié)束后供應(yīng)商會向企業(yè)發(fā)來采購商品對賬單，企業(yè)的會計(jì)人員要將有關(guān)的會計(jì)憑證、賬簿與對賬單進(jìn)行核對，檢查企業(yè)的記錄控制是否存在錯誤；企業(yè)一般都會在經(jīng)常發(fā)生交易的供應(yīng)商處存放一定的預(yù)付賬款，企業(yè)的會計(jì)部門要記錄預(yù)付賬款的使用情況。2．一般管理記錄控制企業(yè)在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)，會隨著業(yè)務(wù)程序的進(jìn)行產(chǎn)生一些憑證、票據(jù)記錄，這些資料都能夠?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)行采購業(yè)務(wù)管理提供信息。主要的記錄包括以下幾種：(1)采購申請單。采購申請單由采購商品的使用部門編制，經(jīng)過本部門主管的審批后送交到采購部門，各部門的采購單要進(jìn)行連續(xù)編號。請購單的內(nèi)容主要包括：采購商品的需求數(shù)量、庫存量、準(zhǔn)備采購數(shù)量和規(guī)格等。(2)采購訂貨單。采購部門要根據(jù)采購預(yù)算以及與供應(yīng)商簽訂的采購合同，編制訂貨單。訂貨單的主要內(nèi)容包括：所需商品的采購數(shù)量、質(zhì)量要求、規(guī)格、采購單價(jià)和有關(guān)費(fèi)用，還要對結(jié)算方式、采購截止日期進(jìn)行說明。(3)采購商品驗(yàn)收單。倉庫管理部門要根據(jù)采購商品的驗(yàn)收情況填寫驗(yàn)收單，并提出驗(yàn)收意見。驗(yàn)收單的主要內(nèi)容是：收到商品的數(shù)量、質(zhì)量、各級別商品的比例等。(4)退貨退款記錄單。采購商品經(jīng)過驗(yàn)收后，如果發(fā)現(xiàn)了購入商品存在質(zhì)量或數(shù)量等問題，企業(yè)的采購、驗(yàn)收部門要合作填寫退貨退款通知單，其主要的內(nèi)容有：采購合同編號和內(nèi)容摘要、退貨商品的數(shù)量、質(zhì)量、金額等信息以及企業(yè)提出退貨的原因。(七)采購與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離控制采購與付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)還包括不相容職務(wù)分離控制，在前面的內(nèi)容中作過簡要和分散的介紹，在此對主要的關(guān)鍵控制點(diǎn)作系統(tǒng)分析。采購與付款業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)包括：1．請購與審批企業(yè)的采購申請應(yīng)該由商品的使用部門提出，例如企業(yè)的生產(chǎn)、行政管理和銷售等部門，這些部門應(yīng)該獨(dú)立于請購業(yè)務(wù)審批部門，即采購部門，同時(shí)請購部門的負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員不得在審批部門兼職或進(jìn)行代理業(yè)務(wù)。2．采購合同的簽訂和審核、復(fù)核采購合同是由采購人員和供應(yīng)商簽訂的采購協(xié)議，為了有效制衡采購人員的行為，同時(shí)也是為了減少采購合同簽訂過程中的漏洞，企業(yè)應(yīng)該對采購合同的簽訂進(jìn)行復(fù)核或?qū)徍?。審核和?zhí)行是典型的不相容職務(wù)，所以采購合同的簽訂、談判等職務(wù)應(yīng)該與合同審核、復(fù)核職務(wù)相分離。3．采購價(jià)格的確定和供應(yīng)商的選擇企業(yè)在確定采購供應(yīng)商之前都要進(jìn)行必要的詢價(jià)過程，即向主要的供應(yīng)商征詢采購商品價(jià)格，報(bào)價(jià)的高低決定了企業(yè)采購價(jià)格和采購成本。而供應(yīng)商的選擇在很大程度上取決于報(bào)價(jià)的高低。如果將這兩項(xiàng)業(yè)務(wù)的決定權(quán)交給同一人員或部門，就可能出現(xiàn)和供應(yīng)商串通壓低報(bào)價(jià)從而獲取個(gè)人利益的現(xiàn)象。4．采購與驗(yàn)收采購人員執(zhí)行采購業(yè)務(wù)的全過程，應(yīng)該對采購商品的質(zhì)量、采購活動的經(jīng)濟(jì)效益承擔(dān)責(zé)任，而驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)對采購商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)并出具驗(yàn)收報(bào)告，從而形成了對采購業(yè)務(wù)活動的監(jiān)督。如果兩種職務(wù)集中到一起就可能出現(xiàn)采購人員降低對采購商品的質(zhì)