中職應(yīng)用文第三章第四節(jié)函

函函的概念函的種類目錄函的特點(diǎn)舉例說明病文分析練習(xí)格式和要求函與相近文種的區(qū)別概念

函是平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相商洽工作，通報(bào)情況，詢問和答復(fù)問題，征詢意見，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文。大多數(shù)函是平行公文。

上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)詢問有關(guān)情況，可以用函上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)催辦有關(guān)事宜，或者布置某項(xiàng)工作也可以用函。特殊情況上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示后，有時(shí)委托辦公廳〔室〕或轉(zhuǎn)給業(yè)務(wù)部門答復(fù)，行文時(shí)須用復(fù)函作答，不能用批復(fù)。如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于同意寧波海關(guān)升格為正廳〔局〕級(jí)直屬海關(guān)問題的復(fù)函》。注：函有時(shí)也可用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間,但多數(shù)用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間。概念特點(diǎn)1.使用廣泛性.函的使用不受級(jí)別上下,單位大小的限制,收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系.上至國(guó)務(wù)院,下至基層組織,企事業(yè)單位,社會(huì)團(tuán)體都廣泛地使用函.2.行文多向性.函可以上行,下行,但大多數(shù)函作平行文.3.用語謙敬性.不管什么類型的函,用語皆得注重謙恭有禮,尊重對(duì)方,力求得到對(duì)方更多的理解和支持.函是最注重使用文言詞匯的公文.函是公文中最富有文學(xué)性的文種.種類〔一〕、按照內(nèi)容可分為：1．商洽函。不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。2．詢問函。向不相隸屬的機(jī)關(guān)詢問有關(guān)政策、工作情況或某一問題。3．請(qǐng)批函。向無隸屬關(guān)系的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求審批事項(xiàng)。4．答復(fù)函。答復(fù)有關(guān)機(jī)關(guān)詢問的事項(xiàng)，或答復(fù)同級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)批事項(xiàng)。種類〔二〕、按照往來關(guān)系可分為1．發(fā)函。即主動(dòng)發(fā)出的函，也叫去函。2．復(fù)函。即答復(fù)函。種類〔三〕、按照格式可分為1．公函。用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來，屬于正式公文，需遵循公文一般格式。2．便函。用于日常事務(wù)性工作的處理。不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。格式和要求〔一〕、標(biāo)題

函的標(biāo)題可由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種構(gòu)成，如《××市勞動(dòng)局關(guān)于工傷確認(rèn)等問題的函》，《勞動(dòng)部辦公廳關(guān)于工傷確認(rèn)等問題的復(fù)函》。也可由事由+文種構(gòu)成，如《關(guān)于畢業(yè)生分配問題的函》.格式和要求〔二〕、正文1．開頭。寫行文的緣由、背景和依據(jù)。

發(fā)函的開頭寫清發(fā)函緣由，即商洽、詢問、請(qǐng)求批準(zhǔn)的理由、依據(jù)等。此處不必像寫私人信函那樣寫客套話，而是開門見山，直奔主題。如：“為適應(yīng)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的需要，我廠擬選派10名技術(shù)員到貴校出國(guó)人員英語強(qiáng)化進(jìn)修班進(jìn)修半年?！?/p>

格式和要求復(fù)函的開頭引用對(duì)方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來函的主題，這與批復(fù)的寫法根本相同。繼而，有的復(fù)函以“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下”等承啟語引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見。如：“你局《關(guān)于加強(qiáng)發(fā)布公眾天氣預(yù)報(bào)歸口管理的報(bào)告》〔×發(fā)〔2009〕12號(hào)〕收悉，現(xiàn)將有關(guān)問題函復(fù)如下：”格式和要求2．主體。寫需要商洽、詢問、答復(fù)、聯(lián)系、請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。發(fā)函的主體寫發(fā)函事項(xiàng)，即商洽、詢問、請(qǐng)求批準(zhǔn)的主要事項(xiàng)。這局部要求具體明確，干脆利索，切忌長(zhǎng)篇大論。復(fù)函的主體寫明答復(fù)事項(xiàng)，即針對(duì)來函商洽、詢問或要求批準(zhǔn)的事項(xiàng)一一作答。要求態(tài)度明確格式和要求⒊結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回復(fù)，那么發(fā)函的結(jié)語常用“特此函告”、“特此函達(dá)”。假設(shè)是要求對(duì)方復(fù)函的，那么用“盼復(fù)”、“望函復(fù)”、“請(qǐng)即復(fù)函”等語。請(qǐng)批函多以“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“請(qǐng)大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準(zhǔn)予××是荷”等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用“特此復(fù)函”、“特此回復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。格式和要求1.正確使用文種。特別使要注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別。2.一事一函。3.內(nèi)容簡(jiǎn)潔。開門見山，不要問候、喧寒、客套。4.用語得體。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠懇的語言。對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重、謙敬，對(duì)級(jí)別低的單位要平和，對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復(fù)函，那么態(tài)度要明朗，語言要準(zhǔn)確，防止模糊籠統(tǒng)、猶豫不定。函與相近文種的區(qū)別1、請(qǐng)批函與請(qǐng)示的區(qū)別相同點(diǎn)：請(qǐng)求批準(zhǔn)的函和請(qǐng)示都有請(qǐng)求批準(zhǔn)的功用。不同點(diǎn)：請(qǐng)求批準(zhǔn)的函是向不相隸屬機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門發(fā)出請(qǐng)求批準(zhǔn)的公文；請(qǐng)示只限于向具備隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。函與相近文種的區(qū)別2、復(fù)函與批復(fù)及答復(fù)報(bào)告的區(qū)別相同點(diǎn)：三者都有答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)的功用，都是被動(dòng)的來行文的，具有被動(dòng)性。不同點(diǎn)：復(fù)函主要用于回復(fù)平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的來函，屬平行文；批復(fù)只能用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，屬下行文；答復(fù)報(bào)告用于下級(jí)機(jī)關(guān)用來答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，屬上行文。舉例說明關(guān)于商洽委托代培涉外秘書人員的函××大學(xué)文學(xué)院：據(jù)報(bào)載，貴院將于今年9月開辦涉外秘書培訓(xùn)班，系統(tǒng)講授涉外秘書業(yè)務(wù)、公關(guān)禮儀、實(shí)用文書寫作等課程。我集團(tuán)公司新近上崗的秘書人員缺乏專門的涉外秘書知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。這個(gè)培訓(xùn)工程為我集團(tuán)公司新上崗的涉外秘書人員提供了一個(gè)難得的在職進(jìn)修時(shí)機(jī)。為能盡快提高我集團(tuán)公司涉外秘書人員的從業(yè)素質(zhì)，擬選派8名在崗秘書委托貴院代培，隨該班進(jìn)修學(xué)習(xí)。有關(guān)代培費(fèi)用及其他相關(guān)經(jīng)費(fèi)，將按時(shí)如數(shù)撥付。望函復(fù)?！痢良瘓F(tuán)〔印章〕二○○五年七月二日商洽函舉例說明XX市塑料二廠關(guān)于詢問TK一89型自動(dòng)考勤打卡機(jī)維修事宜的函××市海威企業(yè)：我廠于兩年前購進(jìn)貴公司組裝生產(chǎn)的TK一89型自動(dòng)考勤打卡機(jī)，兩年來使用情況良好，但近來發(fā)現(xiàn)打印出現(xiàn)斷痕，造成“3”、“6”、“8、“9”等字難以分辨，估計(jì)是打印頭斷針。我廠曾在我市尋找多家電腦維修站〔店〕，均無此配套的打印頭。特發(fā)函向貴公司詢問，貴公司在我市何處設(shè)有該種機(jī)型的維修部，應(yīng)如何送交維修，預(yù)計(jì)維修費(fèi)用多少，以及付款方式等。特此函達(dá)。XX市塑料二廠〔公章〕二○○一年四月二十日詢問函舉例說明請(qǐng)批函××市統(tǒng)計(jì)局關(guān)于請(qǐng)求撥款的函市財(cái)政局：我局原有132平方米磚瓦結(jié)構(gòu)車庫(平房)一處，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修復(fù)。經(jīng)測(cè)算，共需資金30萬元。因我局除財(cái)政撥款外無另外資金來源，故請(qǐng)能予臨時(shí)撥款為盼，以便解決車輛越冬之急需。特此函請(qǐng)，請(qǐng)審批?！痢潦薪y(tǒng)計(jì)局〔印章〕二〇〇六年九月八日舉例說明答復(fù)函XX市海威企業(yè)關(guān)于自動(dòng)考勤打卡機(jī)維修問題的復(fù)函××市塑料二廠：貴廠4月20日《關(guān)于TK－89型自動(dòng)考勤打卡機(jī)維修事宜的詢問函》〔X塑函〔2001〕11號(hào)〕收悉。鑒于我公司在XX市尚未設(shè)立維修網(wǎng)點(diǎn)，我公司決定派出售后效勞部經(jīng)理XXX并一名技師前往貴廠上門維修TK—89型自動(dòng)考勤打卡機(jī)。

特此函復(fù)。XX市海威企業(yè)〔公章〕二○○一年五月五日病文分析××學(xué)校關(guān)于解決進(jìn)修教師住宿的函××大學(xué)校長(zhǎng)辦公室：首先，我們以校方的名義向貴校致以親切的問候。在此，我們冒昧地請(qǐng)求貴校幫助解決我校面臨的一個(gè)難題。事情是這樣的，最近，我校為了培養(yǎng)師資，選派了五名教師到××學(xué)院進(jìn)修。因該院基建工程尚未完工，學(xué)校住宿緊張，我校幾位進(jìn)修教師的住宿問題幾經(jīng)協(xié)商仍得不到解決。在進(jìn)退維谷的情況下，我們情急生智，深曉貴校府高庭闊，物實(shí)人濟(jì)，且有樂于助人之美德。因此，我們抱一線希望，冒昧地向貴校求援，請(qǐng)求貴校救人之危，伸出援助之手，為我校進(jìn)修教師的住宿提供方便。為此，我們將不勝感謝。有關(guān)住宿費(fèi)用等事宜，統(tǒng)按貴校的有關(guān)規(guī)定辦理。以上區(qū)區(qū)小事，不值得驚擾貴校，實(shí)為無奈，望能諒解。最后，再次懇請(qǐng)予以照顧！××學(xué)?！灿≌隆场痢痢痢聊辍猎隆寥詹∥姆治?/p>

【分析】就內(nèi)容而言，這份函對(duì)事情的交代是清楚的。但行文失范，用語錯(cuò)誤，冗長(zhǎng)拖沓，違背了函的寫作要求。

病文分析××學(xué)校關(guān)于請(qǐng)求幫助解決進(jìn)修教師住宿問題的函××大學(xué)校長(zhǎng)辦公室：為培養(yǎng)師資，我校選派了五名教師到××學(xué)院進(jìn)修，但因該院基建工程尚未完工，我校進(jìn)修教師的住宿問題至今仍未得到解決。請(qǐng)貴校為我校五位教師提供幫助，解決其住宿問題。住宿費(fèi)用等事宜，按貴校有關(guān)規(guī)定辦理。 請(qǐng)予支持為荷。××學(xué)?！灿≌隆场痢痢痢聊辍猎隆寥铡钚薷母寰毩?xí)

〔一〕、填空1．向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)用〔〕，向不相隸屬機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)，用〔〕；答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問用〔〕，答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)詢問用〔〕。答案：請(qǐng)示函報(bào)告函

〔二〕、多項(xiàng)選擇1.函是機(jī)關(guān)公文的一種，亦即公務(wù)信件，它的適用范圍是〔〕。A.平行機(jī)關(guān)之間相互商洽工作B.不相隸屬機(jī)關(guān)之門詢問和答復(fù)問題C.向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)D.獎(jiǎng)懲有關(guān)人員答案：ABC練習(xí)2.在函正文的結(jié)尾處，以下哪些用語可以使用〔〕。A.速回復(fù)B.敬請(qǐng)予以大力支持C.望函復(fù)D.特此函告答案：BCD3．以下事項(xiàng)中可以用函來處理的有