溝通計劃模版

溝通計劃模版思考一下這些溝通計劃模版：i.一個你溝通目標(biāo)的儲存庫；ii.你會怎樣實現(xiàn)那些目標(biāo)；iii.在怎樣的時間框及努力中參與滿足兌現(xiàn)那些目的；以及最后，iv.不管你是否成功的量度標(biāo)準(zhǔn)。在使用你的溝通計劃模版之時，有時會比其它的更好。例如，如果你工作在一個有著很多資源、供貨商、管理者、等等的大型項目中，你就會想有一套較為架構(gòu)性的溝通方式，這個就是你要確保每個人都需都能達成的方式。非正規(guī)溝通的需要，對于項目的成功亦是至為重要的?？紤]到那些可以與這溝通計劃模版同樣有用的工具也是很明智的，這就需要有一條線路，讓你能記得與團隊成員、持份者、以及甚至供貨商作出非正規(guī)交談。2.怎樣利用這個溝通計劃模版現(xiàn)在你應(yīng)該已經(jīng)下載了這溝通計劃卓越的模版，這是把它用在你項目上的時候了。雖然這份檔最理想是用在大型項目中，（作為溝通在小型項目中會少了些復(fù)雜性）即使你工作在小型項目中，當(dāng)你最終會管理大型項目的時候，這在處理怎樣整理及運作溝通上，還是很好的。要開始，先填上模版中以下的部份：a.背景這部份要求你描述一下你的溝通計劃，以獲得持份者及團隊成員兩者的認(rèn)同，你要在這里解決這些事情：i.愿景及目標(biāo)要很清晰為甚么要有溝通計劃，這或許有多個理由的—它們是些甚么？要確實注意到那溝通的目標(biāo)和目的，所以這從一開始就很清楚的了。ii.目的及時間框架在你詳細(xì)說明目的時，你亦想要把它們放在某段時間框架中，沒有限期就甚么事都做不成的。iii.溝通的人員及工具為了讓溝通可行，這就需要有一個擁有行為所有權(quán)的人或者小組。他們會是誰呢，同時他們會使用甚么工具來分發(fā)那些信件、電郵、短信等等呢？iv.回顧有效性如果你沒有量度成果，這就沒有方法了解到你的溝通事實上是否通過了。要有一套到位的量度標(biāo)準(zhǔn)來看看，你的溝通計劃做得有多好，并且為歷史的范例保持這些數(shù)據(jù)。v.制作計劃如果你不說你必須要有計劃，那就所有都不必說了，但這或許還是應(yīng)該要清楚及明確說出來的。你一開始沒有作出計劃，你就不會開始項目的了，所以要跟隨你自己的意見，在建立溝通行為之前，先制定計劃。vi.記錄成果作為你量度行為的一部份，在項目結(jié)束之后，要花些時間去看看這個溝通計劃整體的效果怎樣。你會學(xué)到非常多的：下次會重復(fù)些甚么，以及有甚么會改變。b.情況分析在這里你會談?wù)撛跍贤ㄓ媱澲袃?nèi)在的強項、弱點、機會、以及威脅。強項包括你團隊在善于溝通的地方，然而弱點就指出溝通不良的地方。對于機會，它們就是你找出可以改善的范圍，威脅就是可以把整個溝通行為搞跨的問題。要確保你清楚這4個范圍，并且在這里件細(xì)的記錄它們。c.學(xué)到的教訓(xùn)現(xiàn)在是時候草擬出在你公司中的溝通歷史，以了解趨勢的景像，以及怎樣支持正面的，同時擺脫負(fù)面的，以列出那些早已發(fā)生的基本溝通來開始。這些溝通是怎樣出現(xiàn)，以及它們的成功達到了甚么程度呢？最后，把在這個調(diào)查中所學(xué)到的教訓(xùn)記錄下來。d.目標(biāo)你已經(jīng)把背景概括出來了，現(xiàn)在你想轉(zhuǎn)移到未來中去，并且陳述通過這個溝通計劃，你會達成甚么。以你頂端3件對象的簡單列表來開始，要確保這些都是十分具體（Specific）、可量度（Measurable）、可執(zhí)行（Actionable）、相關(guān)（Relevant）、以及有時限（Timely）的，你可以通過縮寫S.M.A.R.T.來記住這些準(zhǔn)則。e.指引現(xiàn)在你有對象了，接著你會怎樣實現(xiàn)它們呢？幫助了解你溝通的指引是很有幫助的。制作出一份你想怎樣把訊息傳播出來的列表，那可以包括常規(guī)的反饋或者會議、在發(fā)送之前通過了審批、只溝通相關(guān)的訊息、等等。f.持份者根據(jù)他們的角色，然后是他們需要知道的數(shù)據(jù)，來制作一份項目中關(guān)鍵人物名字的清單。在這之后，你就可以指出應(yīng)該與他們溝鱊的頻率了。讓這份清單上的人來審批，以確保你能正確得到他們想要的，以及何時他們想要。g.訊息你的關(guān)鍵訊息是甚么？對于項目有些常規(guī)的溝通包括：項目狀況、項目事件、項目風(fēng)險、項目交付物、以及項目資源，這些標(biāo)記都會包括在你大部份溝通訊息中。h.交付管道你會通過甚么機制來散播你要溝通的呢？甚么是你目標(biāo)受眾的偏好管道呢？這或許會是電郵、或者短訊、或者甚至是印刷品，但要找出這究竟是甚么，并且要利用這個事實上會到達你讀者處的接觸點。i.資料收集一旦你決定了管道，你就會想要建立起一份文件，收集那些你會通過這管道發(fā)送的資料。寫上管道的名字、所要求的數(shù)據(jù)、誰是數(shù)據(jù)提供者、以及時間框架。j.溝通安排現(xiàn)在你已經(jīng)準(zhǔn)備好以日程來開始的溝通計劃了，你可以在線條圖上建立起一份日程，可視化溝通的頻率，包括會議、新聞稿、小區(qū)動態(tài)、會議、研討會、提醒、等等。k.溝通事項最后，你想要詳細(xì)描述出在你溝通日程中的事項，以幫助團隊成員能按時完成這些事項。所以，把事項編號、為它們命名、描述它們、寫下它們的目的、頻率、然后就是日期。3.完成你溝通計劃的模版溝通計劃會觸及差不多你項目的每個方面，你溝通得越好，你就更有可能帶出成功的交付物。要進一步推動你的溝通計劃，檢查一下那免費的項目管理模版吧。你會找到有助于你在項目中每個階段的工具。這里就是一些能協(xié)助你的溝通計劃的東西。a.項目計劃模版這免費的項目計劃模版，會有助于你把所有你項目計劃的部份放在一起，包括列出任務(wù)、資源、以及溝通的行為。溝通就是你怎樣把計劃交付給你的團隊，這樣他們就會知道怎樣去執(zhí)行—而且這對于你的持份者亦至為重要。他們在計劃中有著概得的利益，同時需要保持了解情況（keepintheloop）。b.RACI圖溝通是目標(biāo)，你可以清晰的在你的措詞中表達出來，但交付給了錯誤的一方，訊息就沒有用了，又或者甚至引起混亂。要知道誰要得到甚么，你就需要利用免費RACI圖的模版了。通過項目中定義為RACI的，或者負(fù)責(zé)人、咨詢?nèi)恕⒅槿?，它會有助于你確定誰需要聽到甚么。這模版列出了所有項目的人員，以及他們的部門，然后把他們的需要通過利用RACI圖的彩色編碼，使你的溝通更為精確。c.狀況報告狀況報告在一段特定時間中捕