合同歸檔期限管理制度

合同歸檔期限管理制度合同編號(hào)：__________甲方：__________地址：__________聯(lián)系人：__________聯(lián)系電話：__________乙方：__________地址：__________聯(lián)系人：__________聯(lián)系電話：__________鑒于甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則基礎(chǔ)上，就合同歸檔期限管理事項(xiàng)達(dá)成一致，為確保合同的履行，特制定本制度。第一條歸檔范圍1.1本制度適用于甲乙雙方簽訂的所有合同文件，包括但不限于書面合同、電子文檔、附件、補(bǔ)充協(xié)議等。第二條歸檔期限2.1甲方應(yīng)在合同簽訂后七個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、附件及相關(guān)證明材料送交乙方歸檔。2.2乙方應(yīng)在收到合同文件后五個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。第三條歸檔要求3.1歸檔文件應(yīng)確保完整、真實(shí)、有效，包括合同正本、附件、簽字蓋章頁(yè)、相關(guān)往來(lái)郵件、審批文件等。3.2歸檔文件應(yīng)按照合同類型、簽訂日期等進(jìn)行分類，并編制目錄，便于查找。第四條歸檔保管4.1乙方應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)合同歸檔工作，確保歸檔文件的安全、保密。4.2歸檔文件應(yīng)存放于安全可靠的場(chǎng)所，防止丟失、損壞、篡改等。4.3歸檔文件如需借閱，應(yīng)經(jīng)過(guò)乙方負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確保按時(shí)歸還。第五條歸檔查詢5.1甲乙雙方有權(quán)按照約定查詢歸檔文件，乙方應(yīng)予以配合。5.2查詢?nèi)藨?yīng)遵守保密原則，不得泄露歸檔文件內(nèi)容。第六條違約責(zé)任6.1甲乙雙方應(yīng)嚴(yán)格按照本制度履行歸檔義務(wù)，如一方未按約定歸檔，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。6.2違約方應(yīng)賠償對(duì)方因此造成的損失，并支付相應(yīng)的違約金。第七條爭(zhēng)議解決7.1本制度的解釋和執(zhí)行均適用中華人民共和國(guó)法律。7.2甲乙雙方在履行本制度過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，應(yīng)通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第八條合同變更和解除8.1本制度一經(jīng)簽訂，甲乙雙方應(yīng)嚴(yán)格履行。如因客觀情況發(fā)生變化，需變更或解除本制度的，應(yīng)經(jīng)甲乙雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議。8.2變更或解除本制度不得影響甲乙雙方已經(jīng)享有的權(quán)益和承擔(dān)的義務(wù)。第九條附則9.1本制度自甲乙雙方簽字蓋章之日起生效。9.2本制度一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.合同正本2.合同附件3.簽字蓋章頁(yè)4.相關(guān)往來(lái)郵件5.審批文件6.合同履行過(guò)程中的其他證明材料二、違約行為及認(rèn)定：1.未按約定歸檔：指甲方未在七個(gè)工作日內(nèi)將合同文件送交乙方歸檔，或乙方未在五個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔文件不完整：指歸檔文件缺少合同正本、附件、簽字蓋章頁(yè)、相關(guān)往來(lái)郵件、審批文件等關(guān)鍵材料。3.歸檔文件不真實(shí)：指歸檔文件中的信息與實(shí)際簽訂的合同內(nèi)容不符，存在篡改、偽造等情況。4.歸檔文件無(wú)效：指歸檔文件因未遵守法律法規(guī)或合同約定，導(dǎo)致合同無(wú)效。三、法律名詞及解釋：1.合同歸檔：指將合同文件正本、附件、簽字蓋章頁(yè)、相關(guān)往來(lái)郵件、審批文件等材料整理齊全，并按照規(guī)定程序進(jìn)行保存的過(guò)程。2.違約金：指違約方按照合同約定向守約方支付的賠償金。3.損失賠償：指因違約行為導(dǎo)致守約方遭受的實(shí)際損失，包括直接損失和間接損失。4.友好協(xié)商：指合同雙方在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，通過(guò)相互溝通、協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)的方式。四、執(zhí)行中遇到的問(wèn)題及解決辦法：1.問(wèn)題：歸檔文件丟失或損壞。解決辦法：及時(shí)補(bǔ)充丟失或損壞的文件，確保歸檔文件的完整性。2.問(wèn)題：歸檔文件泄露。解決辦法：加強(qiáng)歸檔文件的保密措施，限制借閱權(quán)限，確保歸檔文件的安全。3.問(wèn)題：歸檔查詢不便。解決辦法：優(yōu)化歸檔文件檢索系統(tǒng)，提高查詢效率。4.問(wèn)題：甲方未按約定歸檔。解決辦法：提醒甲方履行歸檔義務(wù)，必要時(shí)依法要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。5.問(wèn)題：乙方歸檔不及時(shí)。解決辦法：提醒乙方履行歸檔義務(wù)，必要時(shí)依法要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。五、所有應(yīng)用場(chǎng)景：1.適用于甲乙雙方簽訂的所有合同文件。2.適用于各類合同類型，