檔案數(shù)字化加工方案和投標書

歷史檔案數(shù)字化加工處理方案歷史檔案數(shù)字化加工處理方案東軟集團股份有限企業(yè)東軟集團股份有限企業(yè)02月TOC\o"1-3"\u1 項目建設(shè)內(nèi)容 32 歷史檔案數(shù)字化處理原則 32.1. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理原則 32.2. 照片檔案數(shù)字化原則 52.3. 聲音檔案數(shù)字化原則 62.4. 影像檔案數(shù)字化原則 62.5. 實物檔案數(shù)字化原則 63 數(shù)字化加工環(huán)節(jié) 73.1. 檔案接受 73.2. 原則目錄構(gòu)造和文獻夾建立 83.3. 建立目錄數(shù)據(jù)庫 83.4. 檔案著錄工作細節(jié) 83.5. 檔案整頓 93.6. 檔案掃描 123.7. 圖像處理 143.8. 質(zhì)檢崗位：圖像初檢和復(fù)檢(一檢、二檢) 153.9. 著錄標識一稿雙錄、人機校驗 163.10. 數(shù)據(jù)掛接 173.11. 數(shù)據(jù)成品信息精確性和完整性檢查(終檢) 173.12. 光盤制作 183.13. 數(shù)據(jù)硬盤備份 203.14. 現(xiàn)場測試和檢查 213.15. 檔案文獻目錄打印 213.16. 檔案裝訂還原 213.17. 檔案原件還庫 224. 服務(wù)成品 234.1. 成品數(shù)據(jù)技術(shù)參數(shù) 234.2. 服務(wù)效果 235. 數(shù)據(jù)檢查、驗收和備份 245.1. 數(shù)據(jù)檢查 245.2. 驗收審核 245.3. 驗收登記 245.4. 數(shù)據(jù)備份 246. 電子數(shù)據(jù)質(zhì)量原則 256.1. 圖像次序 256.2. 圖像質(zhì)量 256.3. 圖像辨別率 256.4. 圖像與目錄掛接 256.5. 防病毒 256.6. 存儲格式 256.7. 操作使用 257. 安全措施 257.1. 數(shù)字化加工管理 267.2. 檔案安全管理 277.3. 設(shè)備及數(shù)據(jù)安全管理 28項目建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)、縮微膠片、磁帶等介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子介質(zhì)（一般稱之為電子掃描、錄入）。本項目建設(shè)內(nèi)容重要是對檔案進行數(shù)字化加工，建立檔案圖像數(shù)據(jù)；對檔案案卷目錄和文獻目錄進行著錄和校對，建立對應(yīng)圖像數(shù)據(jù)案卷級和文獻級目錄數(shù)據(jù)庫，并與檔案圖像數(shù)據(jù)建立對應(yīng)關(guān)系。同步對掃描出圖像進行OCR識別，以便實現(xiàn)全文檢索。本項目共分三部分：紙質(zhì)檔案整頓、條目數(shù)據(jù)庫建立、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。歷史檔案數(shù)字化處理原則來源載體或類型原有記錄形式轉(zhuǎn)換途徑存儲格式傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)檔案紙張掃描、數(shù)碼相機拍攝Pdf、tiff、jpeg照片檔案感光材料掃描Pdf、tiff、jpeg膠片/幻燈模擬信息掃描Pdf、tiff、jpeg錄音帶磁記錄專用設(shè)備轉(zhuǎn)換wav、mp3錄像帶磁記錄專用設(shè)備轉(zhuǎn)換mpeg、avi紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理原則紙質(zhì)文獻掃描后電子文獻技術(shù)指標紙質(zhì)檔案掃描采用黑白方式。文獻格式采用TIFF格式或者TIF格式。文獻掃描辨別率不低于300dpi.電子文獻大小應(yīng)在25K/張左右掃描文獻及對應(yīng)數(shù)據(jù)庫備份存儲在硬盤及光盤中文獻名稱規(guī)定:案卷、文獻有關(guān)信息輸入《檔案管理信息系統(tǒng)》。案卷必須輸入案卷題名，案卷編號、歸檔號、歸檔日期、立卷日期、立卷人；文獻必須輸入文獻名、文獻編號、歸檔號、歸檔日期、主題詞，對于長期和永久保留檔案文獻，必須掛接有關(guān)電子文獻。電子文獻存儲時按全宗、案卷分級建立文獻夾存儲，其中每一份文獻也需要單獨創(chuàng)立目錄。紙質(zhì)檔案文獻拆分規(guī)定標頁碼精確率不低于95%；頁碼字跡不影響原文檔內(nèi)容，盡量為?。怀b訂線、訂，在有助于掃描同步，要保持原文檔完整性；有有關(guān)《檔案拆分記錄》。紙質(zhì)檔案文獻裝訂規(guī)定恢復(fù)文檔原樣，不漏頁、錯頁；裝訂案卷左下方對齊，兩邊成直角，三孔一線，裝訂線先拉緊；有有關(guān)《檔案有關(guān)記錄》；按照文檔內(nèi)卷內(nèi)目錄，校對目錄，對率達100%紙質(zhì)檔案文獻掃描規(guī)定不多掃、漏掃，保證文檔次序精確；文檔字跡清晰可認，不能過濃或偏淡；有有關(guān)《檔案掃描記錄》。紙質(zhì)檔案文獻修圖規(guī)定文檔清晰，無多出雜點；保留原文檔字跡；有有關(guān)《檔案修圖記錄》保留方式為年份一卷號。紙質(zhì)檔案文獻分件規(guī)定按照卷內(nèi)目錄對掃描文獻編號；保留方式為卷號—文獻號；分件精確率不低于98%；有有關(guān)《檔案分件記錄》。 紙質(zhì)檔案文獻錄入規(guī)定錄入對率不低于97%；記錄條清晰，格式嚴謹；有有關(guān)《檔案錄入記錄》。紙質(zhì)檔案文獻掛接規(guī)定為掃描文獻分發(fā)文獻號，便于掛接；保留方式為年份—卷內(nèi)—目錄號；有有關(guān)《檔案掛接記錄》。照片檔案數(shù)字化原則前提條件：所有要進行數(shù)字化檔案必須先進行著錄，編制好頁號。掃描方式：照片按全彩方式掃描。辨別率：所使用掃描儀光學(xué)辨別率必須不小于或等于400dpi掃描措施：對于所掃照片，以常見5寸照片大小（12.5cmX8.5cm）為參數(shù)，統(tǒng)一采用400dpi辨別率，（重要考慮在網(wǎng)絡(luò)瀏覽時其尺寸為最佳觀看效果，不須放大或縮?。τ谄渌恍∮诨虿徊恍∮?寸照片，其掃描線數(shù)可做對應(yīng)調(diào)整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上大照片，可選用300dpi；5寸如下一寸照片，必須選用600dpi。若是2—3寸黑白照片內(nèi)，必須選用400dpi或450dpi。文獻存儲類型：掃描后照片以JPG格式存儲，保留時必須選用圖像選項品質(zhì)為最佳值（12）大文獻，存入到統(tǒng)一照片數(shù)據(jù)庫。文獻存儲方式：檔案照片存儲時按全宗、目錄、相冊分級建立文獻夾保留，照片名字以照片檔案號命名。照片命名措施：每一張照片必須定義完全。包括此張照片檔案號、拍攝時間、組闡明或照片定義內(nèi)容。以上注明需在文獻名中所有打出。聲音檔案數(shù)字化原則存儲原則：聲音檔案數(shù)字化時要選用原則和通用格式。本項目規(guī)定聲音文獻存儲為：WAV或MP3。采樣頻率：聲音檔案數(shù)字化選用44.1KHZ作為聲音采樣原則。對于DVD聲音選用48KHZ。影像檔案數(shù)字化原則存儲格式：影像檔案數(shù)字化存儲有兩種原則。第一作為再運用圖像格式選用MPEG2格式。第二作為可在網(wǎng)絡(luò)上瀏覽查閱圖像格式選用MPEG4格式（常見文獻名為ASF格、RM格式）。數(shù)據(jù)傳播率：作為DVD備份保留影像檔案數(shù)據(jù)傳播率應(yīng)在于6-8Mb/S。實物檔案數(shù)字化原則1實物檔案數(shù)字化規(guī)定存儲規(guī)定：數(shù)碼相機所拍攝實物檔案存儲在計算機中格式為通用圖像格式JPEG/JPG。通過處理后，文獻保留時必須選用圖像選項中品質(zhì)為最佳值（12）大文獻，格式仍為JPEG/JPG。存儲方式：實物檔案照片存儲時按實物類別建立文獻夾，對每一張實物照片按檔案號進行保留。例：1995-JP-05前面為此實物頒發(fā)年度時間（1995），中間為實物歸類縮寫編號（獎牌），后為此實物在該類別實物中流水號（第五塊）。實物圖片后期處理原則：對圖片進行色、亮度調(diào)整，對圖片進行合適邊框裁切。2電子文獻接受來源產(chǎn)生途徑類型格式電子文件由多種辦公自動化軟件產(chǎn)生：包括文字處理軟件、電子郵件、計算機輔助設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)出版工具等由多種專業(yè)工具形成：包括某些數(shù)據(jù)庫、圖形／圖像處理軟件、多媒體工具、音頻視頻工具、數(shù)碼技術(shù)等文本文獻txt、doc、rtf、wps、pdf圖像文獻gif、jpeg、tiff、png、bmp圖形文獻cgm、dxf、dwg音頻文獻mpg/mpeg、avi、rm視頻文獻html、xml、sgml數(shù)據(jù)庫文獻dbf、wks、db、dif數(shù)字化加工環(huán)節(jié)檔案數(shù)字化加工流程重要包括檔案接受、檔案整頓和修復(fù)、案卷目錄/文獻目錄一稿雙錄、目錄建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)著錄及校對、掃描校對、圖像精細處理、圖像質(zhì)檢、光盤制作、光盤灌庫、掛庫、批量掛接、掛接校對、數(shù)據(jù)備份及備份檢查、檔案恢復(fù)、質(zhì)量監(jiān)控和檢查、安全管理、在線調(diào)檔、報表打印、數(shù)據(jù)記錄、檔案償還、提交成果數(shù)據(jù)光盤等重要加工環(huán)節(jié)。現(xiàn)對以上數(shù)字化加工流程從流程控制方式、各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容、遵照質(zhì)量原則、質(zhì)量保證措施及技術(shù)組織實行等幾方面進行深入描述。檔案接受將檔案從檔案庫房排、架上，按檔案分類次序填單、下架、清點、排列裝入有編號檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清晰記錄檔案號和箱號。保證加工過程中等案不離箱，同步做到檔案防水、防壓、運送安全，減少檔案破損和丟失。對接受檔案按分類形成其電子/紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點到盒(卷)，不出現(xiàn)漏登記或反復(fù)登記。由顧客單位和加工方專人在出庫移交清單上簽字確認。對下架接受檔案資料進行兩人以上交叉查對、檢查，與顧客提供電子/紙質(zhì)接受清單在加工方生產(chǎn)加工管理軟件檔案接受模塊中進行比對，如有錯誤之處立即核查改正，并打印出勘誤表請顧客方確認后再進行檔案整頓等工作。加工方考慮到顧客方提供加工場地空間有限，采用定期分批接受，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場加工工作有序進行。原則目錄構(gòu)造和文獻夾建立按照顧客所提供案卷目錄和文獻目錄數(shù)據(jù)庫構(gòu)造與著錄規(guī)定，規(guī)范檔案中目錄內(nèi)容。包括檔案目錄著錄字段、字段長度和內(nèi)容規(guī)定進行對著錄和校對。原則是以歷史形成檔案整頓次序編排，并與檔案實體保持一致。例如：文書檔案目錄構(gòu)造：年度+機構(gòu)+資料分類+卷+件+頁照片檔案和實物檔案目錄構(gòu)造：以歷史形成檔案整頓次序編排，并與檔案實體保持一致建立目錄數(shù)據(jù)庫重要建立案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文獻級目錄數(shù)據(jù)庫，并通過專業(yè)技術(shù)把目錄庫與加工方進行檔案數(shù)字化加工檔案加工管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，從而提高檔案數(shù)字化工作效率。檔案著錄工作細節(jié)按原目錄著錄按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)和顧客規(guī)定(即上述案卷目錄和文獻級目錄規(guī)定)進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。并將檔案影像文獻、檔案條目信息、檔案物理位置一一對應(yīng)，形成以便管理查詢完整電子檔案。自擬目錄著錄按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)和顧客規(guī)定對無目錄檔案進行分類、組件、組卷和確定目錄后再進行著錄。目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對(一稿雙錄，人機校驗)方式，對目錄數(shù)據(jù)庫建庫質(zhì)量進行檢查。查對著錄項目與否完整、著錄內(nèi)容與否規(guī)范、精確，發(fā)現(xiàn)不合格數(shù)據(jù)應(yīng)規(guī)定進行修改或重錄。一稿雙錄、人機校驗同一份檔案目錄數(shù)據(jù)由兩名不一樣錄入員分別錄入，軟件自動對兩名不一樣錄入員數(shù)據(jù)進行機器校驗，當兩者一致時跳過，若兩者不一致時軟件報警，并將這些項目識出來(顯紅)，且不讓通過。軟件提醒：“數(shù)據(jù)不一致請確認”。隨即進行人工校驗，由校驗員將軟件標識出不一致數(shù)據(jù)項目與檔案原稿進行比對，將數(shù)據(jù)修改對。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)格式檢查按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等規(guī)定，結(jié)合顧客實際需求和有關(guān)規(guī)則，規(guī)范檔案中目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄著錄項、字段長度和內(nèi)容規(guī)定。如有錯誤或不規(guī)范案卷題名、文獻名（主題名、副題名）、文號、正文、底稿、草稿、指示頁、印章頁、責任者、相對頁碼（起止頁號）和絕對頁碼（頁數(shù)）等，應(yīng)進行校對和修改。目錄冊形成和打印整頓電子目錄時，在電子文獻夾和電子文獻統(tǒng)一文獻重命名后，形成按檔案號統(tǒng)一命名文獻夾，同步形成檔案電子目錄冊(案卷目錄、文獻目錄)。對形成檔案目錄冊(案卷目錄、文獻目錄)和檔案全宗目錄也可進行打印、排版、裝訂形成檔案紙制目錄冊。檔案整頓檔案實體記錄加工方在整頓時對檔案進行排序、編頁碼、分件、擬標題和分類檢查。在整頓過程中同步記錄檔案殘、缺、漏、損頁，并記錄紙張畫幅大小和特性、檔案存儲介質(zhì)（照片、圖表等）。導(dǎo)入顧客方提供檔案電子目錄，對照檔案原件進行補充錄入和校對，并打印出勘誤表讓顧客簽字確認。對照顧客方提供檔案目錄著錄原件，對照檔案原件目錄（手寫/印刷體）進行分件、錄入和校對，建立電子文檔并保留，打印出勘誤表讓顧客簽字確認。填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整頓后每份文獻起始頁號和頁數(shù)。加工方在整頓時對檔案進行排序、編頁碼、分件、擬標題和分類檢查。在整頓過程中同步記錄檔案編研特性和法律文書特性。對檔案存儲介質(zhì)（照片等）、領(lǐng)導(dǎo)指示頁、印章頁予以記錄、分件和分類。檔案修復(fù)（可視檔案實際狀況選擇此項工作）檔案整頓前要對破損嚴重檔案進行修復(fù)，檔案修復(fù)詳細技術(shù)規(guī)定如下：修復(fù)工作規(guī)定按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-）進行操作修復(fù)過程中需要拆卷檔案，要在保證檔案原件安全基礎(chǔ)上，嚴格按照檔案拆卷流程和技術(shù)規(guī)定進行，規(guī)定資料可以還原。應(yīng)辨別看待不一樣規(guī)格和不一樣紙質(zhì)檔案。平整檔案應(yīng)根據(jù)原件詳細狀況進行錘平或壓平，不得損壞檔案，不得破壞數(shù)據(jù)記錄。檔案裁切要嚴格保持檔案原貌，不可將檔案幅面裁小，更不能裁傷字跡。切口規(guī)定整潔。裁切短邊，應(yīng)一刀完畢，裁切長邊，可分數(shù)刀完畢，但各刀口應(yīng)聯(lián)接平直，無接刀痕跡。整卷裁切檔案，規(guī)定刀口上下垂直，不得出現(xiàn)坡度。檔案裝訂應(yīng)視原件詳細狀況進行線裝、包背裝或精裝。裝訂必須在保證檔案安全前提下進行，不得遮擋任何記錄。裝訂后資料規(guī)定牢固、美觀。在檔案修裱過程中，檔案不能再次受損。要進行仔細地觀測和分析研究，使裱糊資料恢得在本來部位上。檔案裱糊所采用紙張和裱糊劑規(guī)定是安全，同步要能保證檔案長期安全寄存。掃描前整頓根據(jù)檔案管理狀況，按下述環(huán)節(jié)對檔案進行合適整頓，并視需要做出標識，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量。頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量原件應(yīng)先進行對應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。對于裝訂成冊、不便拆裝檔案做好檔案登記和記錄，以便掃描時直接用加工方專業(yè)不拆卷掃描儀直接掃描。計算機自動生成檔案頁碼。整頓電子目錄時，在電子文獻夾和電子文獻統(tǒng)一文獻重命名后，形成按檔案號統(tǒng)一命名文獻夾，同步形成檔案目錄冊（案卷目錄、文獻目錄）、“00”冊目錄和檔案全宗目錄。在顧客規(guī)定下，可以對形成檔案目錄冊（案卷目錄、文獻目錄）、“00”冊目錄和檔案全宗目錄進行打印、排版、裝訂形成檔案紙制目錄冊。根據(jù)顧客需要可以形成顧客庫存檔案多種目錄冊同步形成庫存檔案財產(chǎn)帳和記錄臺帳。通過檔案加工管理軟件，根據(jù)檔案資料整頓和電子目錄建庫形成電子文獻夾和掃描任務(wù)單。檔案整頓過程中注意細節(jié)由編頁碼、檔案拆分及標識、創(chuàng)立加工任務(wù)三部分構(gòu)成。1檔案排序、編頁碼檔案排序：根據(jù)顧客單位檔案資料分類對檔案進行排序校驗工作，查對檔案資料次序和記錄檔案物理狀況(紙張狀況、照片頁、圖表頁)，包括資料缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類接受清單和出庫登記本。編頁碼原則：以卷為掃描最小文獻夾單位，每卷按頁編頁碼。即對每個需要掃描頁以每卷文獻為單位，頁碼都是從“1”開始，依次編碼，頁碼寫于每頁文獻正面右下角，背面左下角。保證頁碼位置統(tǒng)一、整潔。此工序可保證加工中等案次序一致，并以便質(zhì)檢人員質(zhì)檢圖像及保證檔案原件完整償還。每件文獻相對頁碼次序在掃描后看圖詳細著錄中由計算機掃描系統(tǒng)自動給出。2檔案拆分及標識檔案拆分原則：在數(shù)字化加工全流程中，為防止檔案錯、亂、丟、毀，檔案盒內(nèi)資料不離盒，不進行詳細拆分和組包。檔案隨盒、盒隨工序進行數(shù)字化加工。每道加工工序結(jié)束后，將檔案放回原盒原位，一直保持檔案物理位置和邏輯位置原版原貌。對檔案進行拆分整頓，清除檔案資料中金屬物，防止掃描時金屬物損壞掃描儀。拆分后按原次序放回盒內(nèi)，保證分類檔案不離盒，以免導(dǎo)致資料混亂。3創(chuàng)立加工任務(wù)在加工軟件檔案整頓模塊中系統(tǒng)自動調(diào)用在接受環(huán)節(jié)中錄入接受信息，整頓人員只需將檔案資料分類狀況輸入到與其對應(yīng)檔案記錄中即可。軟件自動生成掃描任務(wù)電子清單，并由專人審核后上傳到服務(wù)器中指定位置。掃描任務(wù)單重要內(nèi)容是檔案編號、調(diào)案時間、總頁碼、資料分類記錄、整頓人員名等。掃描任務(wù)單可以記錄分派人、受分派人、分派時間及完畢時間等項，保證任務(wù)與責任明確，保證及時有效完畢任務(wù)。生成工作單：生成每日單班工作量，每個工作單不能跨盒跨件。生成掃描任務(wù)單：根據(jù)檔案不一樣紙張狀況生成不一樣掃描儀每日任務(wù)單。檔案掃描檔案掃描實行措施檔案通過整頓人員整頓完畢后，生成電子版掃描任務(wù)單分給掃描人員，即檔案根據(jù)任務(wù)單掃描原則。工作人員首先需要輸入“工號”和“密碼”登陸到數(shù)字化加工系統(tǒng)掃描模塊，接受到掃描任務(wù)單。登錄：掃描人員進入數(shù)字化加工系統(tǒng)掃描模塊，輸入“工號”和“密碼”進入掃描操作狀態(tài)，根據(jù)整頓時標識出檔案詳細狀況，選擇掃描儀及調(diào)整各項掃描參數(shù)。【軟件掃描界面】打開軟件生成電子版掃描任務(wù)單，查對掃描檔案檔案編號等信息，查對無誤后開始對該檔案進行掃描。掃描時按照掃描頁頁碼次序?qū)n案資料進行掃描，為保證檔案影像文獻掃描質(zhì)量，根據(jù)掃描件實際狀況選擇黑白、灰度及彩色掃描方式，調(diào)整有關(guān)參數(shù)。掃描形成圖像文獻保留到服務(wù)器中，文獻采用黑白、灰度或彩色掃描，辨別率采用300dqi，存儲為Tiff或JPEG原則格式，壓縮方式采用JPEG壓縮格式或無損壓縮（LZW）格式。掃描完畢圖像為單頁TIFF/JPEG文獻，文以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文獻檔號為據(jù)對掃描圖像建立對應(yīng)文獻夾，并對文獻夾內(nèi)圖像文獻按規(guī)定按檔號/分類號進行命名。掃描儀選擇掃描操作員對將整頓好檔案資料，根據(jù)檔案幅面大小和紙張狀況，選擇對應(yīng)掃描儀，詳細對不一樣紙張檔案掃描處理工藝如下：一般紙張：采用高速掃描儀進行持續(xù)高速掃描。破損紙張：如一般破損，將破損紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進紙為厚紙模式并采用中、低速檔進行掃描。如破損嚴重，且極不平整，則采用平板掃描儀完畢。字跡較淺（如鉛筆字）：如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)整掃描臨界值（閾值），拉大字跡與原稿反差。裝訂成冊檔案：采用PS7000高速不拆卷黑白掃描儀，節(jié)省檔案拆裝時間，防止檔案錯亂?；叶?、彩色頁：采用平板掃描儀，調(diào)整詳細模板參數(shù)，保證掃描質(zhì)量。掃描過程中注意事項不一樣年代、不一樣裝訂形式、不一樣技術(shù)規(guī)定檔案資料要采用不一樣型號掃描儀和掃描工藝。例如：1985年此前檔案，灰度、彩色頁檔案，膠封、不易拆卷檔案，需采用平板掃描儀和不拆卷掃描儀。使用掃描儀掃描圖像時，應(yīng)先進行試掃，調(diào)整掃描儀參數(shù)，以使掃描后圖像清晰，盡量無黑邊。工作時要小心謹慎，嚴禁撕毀、遺落或銷毀檔案資料，以及將檔案資料帶離現(xiàn)場。逐頁掃描時要仔細地核查檔案頁碼，如發(fā)現(xiàn)存在漏編、錯編頁號狀況，需及時補編、改編頁號。碰到因掃描儀故障導(dǎo)致紙張卡紙或撕紙，必須小心取出破損紙張，將其粘貼復(fù)原。一件資料掃描完畢后，必須及時查對首尾頁與否對，掃描圖像與原檔與否一致；對圖像出現(xiàn)歪斜、黑邊進行處理。一批資料掃描結(jié)束后，必須查對該批資料中掃描文獻份數(shù)與否與檔案資料成果一致，如不一致，要仔細查對，找出原因及時改正。較薄紙張（如信紙、便箋紙），應(yīng)在紙張下加入白色打印紙作襯，調(diào)整掃描儀進紙為厚紙模式并采用中、低速檔進行掃描；破損紙張，先進行修復(fù)再掃描。將修復(fù)后紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進紙為厚紙模式并采用中、低速檔進行掃描。對于原件破損嚴重修復(fù)資料，則采用平板掃描儀完畢。底灰較深紙張（如草漿紙、油印紙），如采用黑白二值掃描應(yīng)將掃描對比度及亮度合適調(diào)低，如采用灰度掃描，也應(yīng)注意合適調(diào)值。字跡較淺資料（如鉛筆字），如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)整掃描臨界值（閾值），拉大字跡與原稿反差，效果不理想采用灰度掃描時也應(yīng)注意調(diào)值。如紙張幅面較長但幅寬不超過A3，可采用掃描儀長紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適掃描幅長即可。如紙線幅寬超過A3，則采用寬幅掃描設(shè)備進行掃描，或者分區(qū)掃描后進行圖像拼接，拼接成一種完整圖像。掃描辨別率至少采用300DPI。若檔案原件質(zhì)量較差，應(yīng)提高掃描辨別率，以使掃描資料可以滿足計算機字符識別軟件（OCR軟件）智能識別需要。每掃描一頁圖像，保留成一種文獻。灰度掃描保留為JPG文獻或TIFF文獻，以統(tǒng)一保留格式為佳，電子文獻命名規(guī)定有明確統(tǒng)一規(guī)則。掃描文檔數(shù)量和存儲次序應(yīng)與原檔案資料數(shù)量和次序一致。圖像處理基本概念為保證每一幅掃描圖像清晰、不失真，采用自行研發(fā)圖像處理軟件(ImageWorks)進行加工處理。對掃描后形成圖像通過計算機自動處理和人工處理進行逐頁糾偏、去污、去黑邊、掃描精度、對比度、亮度調(diào)整、影像替代、插入、刪除、圖像拼接、裁邊處理、統(tǒng)一版面大小、排列次序調(diào)整，還可對圖像進行字跡銳化、清除圖像雜點、清除圖像局部臟點等處理。應(yīng)防止重張、傾斜、模糊等圖像質(zhì)量問題。對掃描完彩色和灰度圖像運用加工方專業(yè)加工處理軟件(ImageWorks)進行批量自動/單頁手工旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、去噪、線型彎曲校正、文字變形校正、中縫刪除、影像居中等處理。對于原檔案有“紅頭”，采用自行研發(fā)圖像處理軟件(ImageWorks)進行加工局部套紅技術(shù)，將影像中“紅頭”還原為紅色對劣質(zhì)圖像采用處理工藝對于不一樣圖像狀況，分別采用如下方式進行圖像處理：局部減淡：采用字跡銳化功能，清晰字跡筆畫。局部加粗：采用字跡彌補功能，彌補斷線筆畫。去污去噪：采用圖像去噪功能，清除圖像雜點，具有局部清除功能，清除圖像局部臟點、臟斑。圖像處理中應(yīng)注意幾點圖像偏度不得不小于3度，以到達視覺上基本不感覺偏斜為準。大幅面檔案進行分區(qū)掃描圖像進行圖像拼接，拼接處信息要完整，不能缺乏任何信息，以保證圖像整體性。對方向不對圖像應(yīng)時行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。保證處理完畢圖像頁面中不出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等。圖像處理應(yīng)遵照盡量展現(xiàn)檔案原版原貌原則。質(zhì)檢崗位：圖像初檢和復(fù)檢(一檢、二檢)基本概念質(zhì)檢崗位專業(yè)質(zhì)檢員采用自行研發(fā)ImageQC質(zhì)檢管理軟件對掃描完畢后檔案電子目錄和圖像進行逐盒逐件逐頁檢查，并根據(jù)狀況對圖像進行質(zhì)檢校正、記錄管理和生成返掃多種工作單。質(zhì)檢管理軟件可以對數(shù)字化加工管理流程中每個環(huán)節(jié)質(zhì)量狀況進行監(jiān)督、記錄、修改。產(chǎn)生個別質(zhì)量問題運用加工方ImageQC圖像質(zhì)檢管理軟件進行批量自動/單頁手工旋轉(zhuǎn)、糾斜、去黑邊、剪邊、居中、局部處理等所有圖像加工手段，保證圖像字跡清晰質(zhì)量優(yōu)秀。采用自行研發(fā)ExamineFile軟件對檢查掃描圖像數(shù)據(jù)信息完整性。此軟件重要功能：圖像文獻在局域網(wǎng)中傳播時也許會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象，此軟件重要用來檢查圖像文獻與否完整，保證圖像信息完整性。加工方明確檔案圖像質(zhì)檢和保證索引對性審核詳細措施，掃描流程必須通過一檢、二檢二次以上質(zhì)量審核。掃描清晰度不得低于原件清晰度。掃描和補掃流程必須建立二次質(zhì)檢制度。掃描和補掃流程必須建立二次質(zhì)檢制度。掃描加工采用看圖著錄技術(shù)、逐畫幅進行圖像處理，不采用批量圖像處理軟件，從而保證圖像百分之百掛接對率及百分之百圖像合格率。質(zhì)量檢查要點掃描資料檢查：按照掃描頁登記頁碼次序?qū)呙杷纬捎跋裎墨I進行檢查，不能有漏掃、重掃或錯序。清晰度檢查：影像文獻清晰度應(yīng)最大程度地靠近(等同于)掃描原件，掃描內(nèi)容要完整，畫面要端正，凡原件中可識別內(nèi)容(污跡除外)，在影像文獻打印成果和屏幕顯示成果中應(yīng)亦可識別。檢查通過優(yōu)化處理影像與否符合規(guī)定。為提高效率和防止加工混亂，電子文獻夾(存儲途徑)質(zhì)檢和返工所有在質(zhì)檢崗位上進行，不許其他崗位進行返工。質(zhì)檢不合格圖像根據(jù)生成返掃工作單重新進行返工掃描，直至圖像清晰質(zhì)量優(yōu)秀。在圖像補掃后進行二檢。一檢是在圖像補掃前進行。二檢在圖像補掃后，看圖著錄工序前進行。著錄標識一稿雙錄、人機校驗同一份檔案目錄數(shù)據(jù)由兩名不一樣錄入員分別錄入，軟件自動對兩名不一樣錄入員數(shù)據(jù)進行機器校驗，當兩者一致時跳過，若兩者不一致時軟件報警，并將這些項目識出來（顯紅），且不讓通過。軟件提醒：“數(shù)據(jù)不一致請確認”。隨即進行人工校驗，由校驗員將軟件標識出不一致數(shù)據(jù)項目與檔案原稿進行比對，將數(shù)據(jù)修改對。軟件長處為：通過“一稿雙錄、人機校驗、看圖著錄”，可以大大防止電子圖像和目錄著錄過程中人為誤讀、誤錄、漏錄和掛接中誤掛漏掛等錯誤，雙份數(shù)據(jù)機器比對可迅速標識出也許發(fā)生錯誤錄入項目，可大大提高校對速度和效率。不一樣種類文獻，自動設(shè)計或套用有關(guān)元數(shù)據(jù)模型，記錄和維護元數(shù)據(jù)多種元數(shù)據(jù)，并提供這些元數(shù)據(jù)作為文獻檢索入口。電子文獻提供運用時，保證其權(quán)限范圍內(nèi)文獻信息和元數(shù)據(jù)信息都可以提供運用。數(shù)據(jù)掛接匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過我企業(yè)軟件程序，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對有關(guān)聯(lián)數(shù)字圖像自動搜索、加入對應(yīng)電子地址信息等，實現(xiàn)批量、迅速掛接。數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為根據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文獻掃描所得一種或多種圖像存儲為一份圖像文獻。將圖像文獻存儲到對應(yīng)文獻夾時，要認真核查每一份圖像文獻名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文獻檔號與否相似，圖像文獻頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文獻頁數(shù)與否一致，圖像文獻總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文獻總數(shù)與否相似等。通過每一份圖像文獻文獻名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文獻檔號一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文獻批量掛接提供條件。認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后頁數(shù)，查對每一份文獻關(guān)聯(lián)后頁數(shù)與檔案整頓，掃描時填寫頁數(shù)與否一致，不一致時應(yīng)注明詳細原因和處理措施。數(shù)據(jù)成品信息精確性和完整性檢查(終檢)圖像數(shù)據(jù)信息完整性檢查采用自行研發(fā)ExamineFile軟件對檢查掃描圖像數(shù)據(jù)信息完整性。此軟件重要功能：圖像文獻在局域網(wǎng)中傳播時也許會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象，此軟件重要用來檢查圖像文獻與否完整，保證圖像信息完整性。目錄數(shù)據(jù)信息精確性檢查首先為保證案卷目錄及文獻目錄條目錄入對性、完整性，另一方面，為保證目錄及文獻圖像掛接對性、完整性。對目錄和圖像實行“一稿雙錄、人機校驗”數(shù)據(jù)錄入校驗?zāi)Ｊ?。圖像掛接精確性檢查檔案數(shù)字化加工QC系統(tǒng)通過盒與件之間唯一關(guān)系使兩者緊密聯(lián)絡(luò)。在系統(tǒng)瀏覽界面里每點擊一盒就能調(diào)出該盒對應(yīng)文獻目錄信息，通過點擊文獻目錄還可以看到該件所掛接圖像文獻。在瀏覽界面狀態(tài)條上我們還能看到對該盒目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)比對狀況，當兩者一致時正常狀態(tài)，若兩者比對不一致時系統(tǒng)立即反紅顯示，即報錯。在這種狀況下我們就要根據(jù)顯示不一樣狀況去查原件或找原因，直到兩者一致為止。對于報錯數(shù)據(jù)可以點擊右鍵將該盒/件信息添加到修改意見表里，待檢測完畢后統(tǒng)一打印報表。數(shù)據(jù)成品(圖像和目錄數(shù)據(jù)信息)完整性檢查采用自行研發(fā)ExamineFile軟件對檢查掃描圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)信息完整性。此軟件重要功能：圖像文獻和目錄數(shù)據(jù)文獻在局域網(wǎng)中傳播時也許會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象，此軟件重要用來檢查圖像文獻與否完整和目錄數(shù)據(jù)信息與否匹配，保證圖像信息和目錄信息完整性。生成檢查日志匯報每道工序、每個崗位、每個文獻形成檢查匯報由軟件自動生成。光盤制作以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文獻檔號對掃描圖像建立文獻夾，并對文獻夾內(nèi)圖像文獻以八位數(shù)次序號進行命名(命名原則顧客單位另附)。數(shù)據(jù)光盤內(nèi)文獻電子影像存儲格式為單頁TIFF格式。掃描后電子文獻需要提交DVD光盤(計算機只讀光盤)和移動硬盤。前者用于保留和查詢，后者用于數(shù)據(jù)整體轉(zhuǎn)移。光盤數(shù)據(jù)組包光盤制作軟件自動分盤、打包、記錄及生成索引項目錄、檔案電子影像目錄和光盤目錄并可以打印。光盤打包原則：軟件根據(jù)操作人員輸入信息進行自動分盤、打包。電子圖像不跨盒不跨件。軟件自動生成光盤索引目錄和光盤卷標，并可以提供打印模板。光盤索引目錄是將檔案編號、光盤號、硬盤號和檔案影像“一一對應(yīng)”。在檔案管理軟件系統(tǒng)中，光盤刻錄模塊應(yīng)預(yù)留光盤號備份字段，保證顧客單位數(shù)據(jù)升級后可以繼續(xù)補充到對應(yīng)位置。光盤刻錄和光盤質(zhì)檢1對光盤介質(zhì)規(guī)定規(guī)定制作數(shù)據(jù)光盤采用正版品牌、單片包裝盒盤片。盤盒包裝應(yīng)有對應(yīng)光盤目錄。DVD-R/CD-R介質(zhì)，應(yīng)采用正品盒裝SONY、Maxell(萬盛)、vERBATIM(威寶)等著名品牌。2對光盤刻錄時規(guī)定為了保證光盤質(zhì)量，數(shù)據(jù)加工方使用新刻錄機進行光盤刻錄。嚴禁使用工作時間較長、激光頭功率局限性刻錄機進行刻錄。DVD-R光盤，刻錄速度應(yīng)不超過8速；CD-R光盤，刻錄速度應(yīng)不超過24速?？啼浌獗P時加工方采用整盤刻錄(disk-at-oncerecording)方式，不使用多段刻錄(multisessionrecording)等方式。(使用刻錄軟件為：WINONCD3.8以上版本)對于4.7GBDVD-R,刻錄內(nèi)容不應(yīng)超過4.3GB；對于700MBCD-R，刻錄內(nèi)容不應(yīng)超過6501MB。一卷檔案影像文獻必須寄存在同一張光盤上，不容許分拆。為防止長期存儲導(dǎo)致數(shù)據(jù)意外丟失，數(shù)據(jù)加工方提供原始光盤介質(zhì)應(yīng)一式兩份。光盤制作成檔案數(shù)據(jù)目錄和影像存儲格式為單頁TIFF數(shù)據(jù)光盤。同一張光盤上編目信息應(yīng)與影像文獻完全對應(yīng)，出現(xiàn)任何不一致均需返工。專人專崗從事光盤刻錄和光盤質(zhì)檢。光盤刻錄和光盤質(zhì)檢前要通過顧客質(zhì)檢、簽字確認和監(jiān)督刻盤。光盤刻錄前要備份光盤刻錄軟件。通過加工方光盤質(zhì)檢軟件比對光盤數(shù)據(jù)與硬盤數(shù)據(jù)，以保證資料無遺漏及對性。每張光盤組包信息與計算機硬盤中成品組包信息一一對應(yīng)，當光盤出現(xiàn)問題(圖像丟、損、打不開等現(xiàn)象)可使用硬盤還原重新刻錄。在數(shù)字化加工管理軟件中，光盤制作過程將所有光盤編號、光盤內(nèi)檔案分類信息和目錄信息、所對應(yīng)檔案文獻目錄和檔案文獻目錄以及全宗目錄及質(zhì)檢信息用專用光盤質(zhì)檢報表進行記錄管理。每張光盤包括闡明文獻，文獻名：README；文獻內(nèi)容：有關(guān)本存儲載體多種信息(含歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間、文獻格式、字符文獻等)。光盤盤號編碼：由顧客提供光盤編碼原則。光盤備份將加工完畢并在多臺計算機上檢查合格成品數(shù)據(jù)刻錄到數(shù)據(jù)光盤(DVD/CD)中，一式兩份，并保證光盤讀取對，并可以檢索、打印。同步在每片光盤包裝盒內(nèi)及盤片上附光盤標簽和光盤目錄，標明光盤編號、檔案分類信息和目錄信息以及所對應(yīng)硬盤編號。打印光盤目錄、光盤標簽軟件可以按顧客規(guī)定根據(jù)分盤時生成索引項打印出光盤編號與檔案編號對應(yīng)光盤標簽。光盤索引文獻還包具有關(guān)本張光盤多種信息，包括光盤參數(shù)、光盤編號、檔案類型、文獻數(shù)量、文獻范圍、光盤制作單位、制作軟件、光盤一致性檢查單位、閱讀軟件以及軟件硬件支持環(huán)境、制作時間等。光盤恢復(fù)硬盤數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)可以將公布到光盤上檔案分類構(gòu)造、檔案目錄和電子原文恢復(fù)到檔案綜合管理系統(tǒng)中，作為數(shù)據(jù)恢復(fù)一種措施，有效保證數(shù)據(jù)安全性、完整性。數(shù)據(jù)硬盤備份將光盤組包后成品數(shù)據(jù)采用活動硬盤存儲形式進行備份，硬盤所備份數(shù)據(jù)與光盤所存儲數(shù)據(jù)保持一致，以便用于數(shù)據(jù)整體轉(zhuǎn)移。加工方保證硬盤數(shù)據(jù)備份與光盤數(shù)據(jù)是一一對應(yīng)，光盤如出現(xiàn)問題，可用硬盤還原光盤重新刻錄?，F(xiàn)場測試和檢查顧客單位可以在所有工序中隨機抽檢，加工流程培訓(xùn)軟件可逐頁定位隨時抽檢，檢查時我們同步提供現(xiàn)場抽檢日志文獻(CSV、MDB格式)可導(dǎo)入顧客單位對應(yīng)質(zhì)量檢測系統(tǒng)(QC系統(tǒng))檔案文獻目錄打印對于拆開掃描檔案，在加工完畢后將檔案進行最終排序、校驗，校驗后對所有檔案目錄進行排版和打印(所有目錄打印應(yīng)留出裝訂線)，并裝訂到案卷最前面。如有變更和勘誤應(yīng)在備考表上注明。同步，軟件自動形成全宗目錄、文獻目錄、文獻目錄同步要提供每件文獻相對頁碼和絕對頁碼。檔案裝訂還原概述拆除過裝訂物檔案應(yīng)按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有排列次序不變，案卷不掉頁、右邊和底邊整潔。根據(jù)工作單對照檔案接受整頓時原目錄清單查對次序、數(shù)量整頓對齊后再進行裝訂。裝訂時規(guī)定比照原裝訂孔及裝訂樣式，做到原接原退。如有裝訂不合格檔案將按照規(guī)范重新裝訂。案卷裝訂工作細則1裝訂規(guī)定案卷一般使用線繩按三點一線方式裝訂，裝訂要結(jié)實、整潔、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文獻、不阻礙閱讀。大張圖紙應(yīng)先折疊，后裝訂。2裝訂措施案卷碼放：將案卷文獻從卷皮中取出碼放整潔，次序由上至下為：案卷封面、卷內(nèi)目錄、檔案文獻、備考表、案卷封底。案卷沿左齊、下齊方向碼放整潔后，將案卷頂端、下端用夾子固定。打孔：按照案卷封面上裝訂孔位置用三針裝訂機打孔。穿線：截取50厘米棉線并對折，用鉤錐將棉線中端從案卷封面中間孔，由案卷正面穿到案卷背面形成線環(huán)，再將棉線兩端從案卷其他兩孔穿到案卷背面，將案卷背面向上，將線繩兩端交叉穿過中間線孔后，用力向兩邊拉緊線頭，系死扣兩次后整頓線頭，線頭長度一般不能超過3厘米。長頁面折疊：案卷裝訂后，對長頁面進行折疊，方向順應(yīng)文獻原折疊方向，折疊后紙張寬度與本卷文獻寬度保持一致，假如折疊一次后紙張仍然超寬，可再次折疊。頁數(shù)超過10頁文獻需分批折疊，每批限量5張。大圖折疊：大張圖紙需折疊成為16開幅面，裝訂位置為圖紙左上角。疊圖次序為：先由下向上、由外向里折疊，將文獻紙疊為16開高度，多出部分按此高度反復(fù)折疊成“風琴”狀；再由左向右折疊，折疊后文獻寬度為16開，如仍然有多出部分，則左邊留出25毫米裝訂邊后，由左向右折疊，如此反復(fù)折疊成“風琴”狀。案卷裝盒細則以年度為單位從1開始編卷盒流水號，用鉛筆將流水號標于卷盒頂面。將裝訂完畢案卷按照各卷封面上標注盒號裝訂入對應(yīng)卷盒，裝盒時按照卷號次序排列，小號在上，大號在下。案卷裝盒后，將卷盒按流水號次序依次排列。檔案原件還庫將加工完畢檔案分期分批進行移交，移交時應(yīng)提供書面/電子交接清單。交接清單上除有檔案出庫時所有交接項目外，應(yīng)包括提供新生成數(shù)據(jù)光盤、目錄光盤和對應(yīng)光盤編號。按照顧客單位規(guī)定提供所有檔案資料書面和電子文獻目錄、文獻目錄。由加工方專人與顧客單位指定專人進行交接，交接清點完畢后，雙方在質(zhì)檢查收清單、加工數(shù)量記錄清單上簽字確認，同步雙方在檔案資料入庫清單上簽字確認，完畢交接驗收工作。服務(wù)成品成品數(shù)據(jù)技術(shù)參數(shù)掃描圖像掃描方式：黑白、灰度或彩色規(guī)格：Tiff、Jpg或PDF辨別率：300dpi或以上壓縮方式：JPG格式或無損壓縮（LZW）格式案卷索引光盤內(nèi)為MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫聲像檔案音頻規(guī)格：*.MP3格式視頻格式MPEG-2格式紙質(zhì)檔案數(shù)字化，保證符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》國家檔案行業(yè)原則DA/T31-。服務(wù)效果通過對檔案數(shù)字化加工，加工方最終服務(wù)成品數(shù)據(jù)是將檔案目錄和檔案圖像集成為一種完整可瀏覽、檢索光盤單盤調(diào)閱系統(tǒng)。加工方掃描完畢后，顧客首先可以得到上述多種數(shù)據(jù)成品；并且可以通過光盤調(diào)閱程序?qū)庸ね戤吶我鈾n案圖像和數(shù)據(jù)進行調(diào)閱檢索，可以進行檔案圖像打印還原等一系列應(yīng)用。同步可將加工后成果導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)顧客檔案資料在線查詢和歸檔查詢等服務(wù)。通過數(shù)字化加工將顧客檔案資料在符合國家檔案局各項原則基礎(chǔ)上對檔案進行信息化處理，最終將光盤圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)掛接到既有顧客檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)原有紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化、電子檔案網(wǎng)上查詢運用。數(shù)據(jù)檢查、驗收和備份數(shù)據(jù)檢查首先成立驗收小組，驗收小組組員由顧客單位組織有關(guān)人員，加工方指定專人協(xié)助驗收。數(shù)據(jù)檢查以數(shù)據(jù)抽檢方式進行，檢查要覆蓋所有已完畢數(shù)字化轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文獻及數(shù)據(jù)掛接總體質(zhì)量。數(shù)據(jù)驗收進抽檢比率不得低于5%。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文獻掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文獻之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題，抽檢標識為“不合格”。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢合格率到達98%以上（含98%）時，予以驗收“通過”。合格率換算公式：合格率=抽檢合格文獻數(shù)/抽檢文獻總數(shù)×100%驗收審核驗收“通過”結(jié)論，經(jīng)顧客單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、加工方單位負責人雙簽字后有效。驗收登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。數(shù)據(jù)備份將經(jīng)驗收合格完整數(shù)據(jù)進行備份，數(shù)據(jù)一式三份。一份留存服務(wù)器中供查檔運用檢索，同步保留一份存儲于磁帶庫中，一份為中標企業(yè)刻錄光盤（DVD_ROM/CD_ROM）。任何一份備份完畢數(shù)據(jù)都應(yīng)進行數(shù)據(jù)檢查。備份數(shù)據(jù)檢查內(nèi)容重要包括備份數(shù)據(jù)能否打開；數(shù)據(jù)信息與否完整；文獻數(shù)量與否精確等。數(shù)據(jù)備份后形成光盤應(yīng)在對應(yīng)備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。庫房管理員處應(yīng)進行備份登記，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。電子數(shù)據(jù)質(zhì)量原則圖像次序保證電子圖像次序與原檔案中頁碼次序一致，不可顛倒、錯亂。圖像質(zhì)量必須保證電子圖像完整無缺、清晰、不失真，不增添污濁，不留文字版面外暗影，無干擾信息，黑白對比度適中、頁面端正，無圖形扭曲現(xiàn)象。圖像辨別率對檔案頁面字跡清晰、不帶插圖檔案，采用黑白二值模式進行掃描；對檔案頁面字跡清晰度差或帶有插圖檔案，采用灰度或彩色模式掃描，辨別率為200dpi。對文字偏小、密集、清晰度較差等狀況，辨別率為300dpi或更高。黑白二值模式掃描圖像文獻，采用TIFF（G4-2D）格式存儲，灰度和彩色模式掃描圖像