人事檔案管理上墻制度

人事檔案崗位職責(zé)貫徹執(zhí)行黨和國家干部、人事工作的路線、方針、政策、法令、法規(guī)，貫徹落實關(guān)于人事檔案工作的有關(guān)規(guī)定；負(fù)責(zé)所管人員檔案材料的收集、鑒別工作，將符合要求的材料及時歸檔；負(fù)責(zé)及時做好經(jīng)常性的人事檔案材料的整理工作，做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用的要求；負(fù)責(zé)做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；負(fù)責(zé)加強(qiáng)與人事管理、調(diào)配、人才交流部門的聯(lián)系，做好檔案的轉(zhuǎn)遞工作；負(fù)責(zé)本科室超過保管期限檔案的清理造冊、提供鑒定及審批后的各項實施工作；負(fù)責(zé)本單位檔案工作計劃、報表、檔案利用效果實例等材料的編制上報工作；負(fù)責(zé)辦理其他有關(guān)事項；負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)工作。人事檔案保密制度1．人事檔案管理部門的閱檔室要張貼、懸掛、擺放閱檔要求和注意事項，閱檔室要靠近辦公室，以便于檔案人員的監(jiān)護(hù)工作。2．檔案人員在檔案管理工作中要做到：(1)不該說的機(jī)密，絕對不說；(2)不該問的機(jī)密，絕對不問；(3)不該看的機(jī)密，絕對不看；(4)不該記錄的機(jī)密，絕對不記錄；(5)不在非保密本上記錄機(jī)密；(6)不在私人通信中涉及機(jī)密；(7)不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；(8)不在不利于保密的地方存放檔案及檔案材料；(9)不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項；(10)不準(zhǔn)攜帶檔案及檔案材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。3．檔案人員在工作中形成的廢紙不得亂扔，一律按保密紙銷毀。4．嚴(yán)禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》的，要依法處理。

人事檔案材料收集與歸檔制度人事檔案管理部門要按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，及時、全面地將反映“德、能、勤、績、廉”的材料收集歸檔。1．建立材料收集網(wǎng)絡(luò)，確定送交材料聯(lián)系人。檔案工作人員要在形成人事檔案材料的組織、干部、人事、教育、團(tuán)委、工會、紀(jì)檢、監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)等部門確定一名送交歸檔材料聯(lián)系人，并將歸檔材料的范圍、要求和送交檔案材料登記本送到聯(lián)系人手中，聯(lián)系人在材料形成之日起一個月內(nèi)，按要求將材料送交人事管理部門歸檔。2．檔案工作人員，應(yīng)掌握形成人事檔案材料的信息，主動工作，不失時機(jī)地向有關(guān)部門收集新形成的人事檔案材料。3．開展重點收集工作。檔案工作人員要根據(jù)某些人事檔案中缺少的材料，進(jìn)行登記，采用查找、補(bǔ)充收集等方法，將缺少的材料收集歸檔。4.凡新錄用人員(大中專畢業(yè)生、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)軍人)，都應(yīng)填寫“員工登記表”或“干部履歷表”，審核后，補(bǔ)充進(jìn)人事檔案。5．把好人事檔案材料“入口關(guān)”。對送交的材料要嚴(yán)格審查，隨送隨審，凡不屬于歸檔范圍的材料不得接收；對不符合歸檔要求的材料，退回材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)，防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入檔案。6．嚴(yán)格履行登記制度。送交歸檔材料，必須在“送交歸檔材料登記本”上登記；接收材料的單位，必須在“接收歸檔材料登記本”上登記，交接材料時，交接人要在登記本上簽字。7．人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開（190X260mm）規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2—2.5公分裝訂邊，材料內(nèi)容寬度控制在15.5公分，高度控制在22公分。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)色和復(fù)寫紙書寫。人事檔案鑒別與整理制度1．判定材料是否屬于所管人員和應(yīng)歸入檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)同名異人或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出去。對其中有保存價值的文件、資料，可轉(zhuǎn)文書檔案或有關(guān)部門保存。比較重要的證件、文章等應(yīng)退給本人。無保存價值又不宜退給本人的材料，應(yīng)詳細(xì)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。2．審查材料是否齊全、完整。屬于成套的材料必須齊全，每份歸檔材料必須完整。對頭尾不清、來源或時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。3．審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需要組織蓋章的材料，要有組織蓋章。要求本人簽署意見的材料,應(yīng)有本人簽署的意見或組織注明經(jīng)過本人見面。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，要及時通知形成材料的部門重新制作和補(bǔ)辦手續(xù)后再歸檔。4．審查中發(fā)現(xiàn)涉及政治歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入人事檔案，應(yīng)交組織部門處理。5．鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，要及時進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。6.整理室要做到安全保密，便于工作。無關(guān)人員不得隨意出入7.整理人員不得隨意談?wù)摶蛐孤n案內(nèi)容，不得丟失、折皺或損壞檔案材料。8．整理檔案須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。9．在整理中對破損、卷角、褶皺和大于或小于16開規(guī)格的材料，應(yīng)進(jìn)行裱糊、壓平、折疊和剪裁。經(jīng)過整理的檔案，目錄無粘貼涂改、材料與目錄相符、材料形成時間填寫無誤、材料份數(shù)與頁碼計算準(zhǔn)確。檔案材料裝訂后，表面平整、四邊整齊、無脫頁漏裝、無損壞文字材料。10、整理后的檔案進(jìn)行驗收合格后方可入庫。人事檔案核對與統(tǒng)計制度1．人事檔案管理部門要建立檔案業(yè)務(wù)登記臺賬。即人事檔案名冊、查（借）閱檔案登記、轉(zhuǎn)遞檔案登記、轉(zhuǎn)遞材料登記、缺少材料登記、剔出材料登記、銷毀材料登記等。各項業(yè)務(wù)工作應(yīng)如實、及時地登記，以備查考。2．檔案員應(yīng)主動與人事管理部門保持聯(lián)系，隨時掌握人員變動情況并及時轉(zhuǎn)遞人事檔案，每季度核查一次檔案庫房，年底全面清查，確保檔案與所管人員相符。發(fā)現(xiàn)“有檔無人”或“有人無檔”的情況，要積極與有關(guān)部門聯(lián)系，及時查轉(zhuǎn)。3.凡收集的人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。4．在檔案核對中發(fā)現(xiàn)錯收的材料，應(yīng)及時加以糾正，發(fā)現(xiàn)缺少的材料，做好情況登記，及時通知有關(guān)部門以便繼續(xù)收集和補(bǔ)充。5.錄入人力資源系統(tǒng)檔案管理模塊的信息必須與人事檔案材料相一致。6．人事檔案的各項業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計，數(shù)據(jù)截止日期為每年的十二月三十一日，各單位應(yīng)認(rèn)真填寫人事檔案統(tǒng)計報表（包括電子報表），于次年1月31日前上報油田公司人事處。人事檔案保管與保護(hù)制度1.為安全、保密、科學(xué)地保管人事檔案，根據(jù)規(guī)定，管理檔案1000卷以上的單位，分別配備檔案庫房、閱覽室、辦公室，即“三室分開”。2.人事檔案管理部門，要建立堅固、防火、防潮的專用檔案庫房，管理1000卷檔案，庫房面積不少于20-25平方米。使用鐵質(zhì)檔案柜存放檔案。3.檔案庫房內(nèi)防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”設(shè)施應(yīng)齊全。配備滅火器、去濕器、加濕器、滅菌殺蟲設(shè)備及藥品、防盜門窗、報警器、防光窗簾、空調(diào)機(jī)等設(shè)備。4.保持庫房的清潔和適宜的溫濕度，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-65%的范圍內(nèi)，做好庫房溫濕度記錄。5.檔案庫房嚴(yán)禁煙火。不得存放任何易燃易爆、易污染和易引起蟲、鼠的物品。6.不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案保管的科學(xué)化、和現(xiàn)代化。人事檔案查（借）閱制度1.堅持“五不查”、“四不借”，即無介紹信不給查，非正式中共黨員不給查，本人不給查，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不給查，牽涉到親屬的不給查；領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借。經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱、借閱的檔案，檔案收回后，重點查看“三齡兩歷”是否有涂改痕跡，如發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)反映、及時糾正，并對有關(guān)人員作出嚴(yán)肅批評，直至給予必要的組織處理。2.查閱人事檔案，應(yīng)有兩名中共黨員，憑所在單位介紹信和本人工作證到人事組織部門申請辦理，按規(guī)定履行審批手續(xù)后查閱。禁止查閱本人或其直系親屬的檔案，不得越級查閱人事檔案，辦理個人事項一般不得查閱人事檔案。3.人事檔案管理部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定是否準(zhǔn)予查閱和查閱什么材料。查閱時檔案管理人員必須始終在場監(jiān)督，嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、批注、折疊、抽取、撤換檔案材料。嚴(yán)禁通過電話、傳真、信函等形式或不出具介紹信查閱人事檔案。4.人事檔案一般不借出。因特殊需要（死亡、辦理退休、商調(diào)等）須按查（借）閱人事檔案的，要履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，出具由借檔單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字的《借閱人事檔案審批單》，寫明詳細(xì)的借閱理由，報人事組織部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批，借出時由檔案管理部門密封，歸還時由使用單位密封，檔案管理人員對歸還檔案仔細(xì)核對后再入庫。借出的檔案要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還，借閱時間不得超過15天。5.查(借)閱人事檔案的單位或個人，未經(jīng)檔案主管部門同意，不得擅自摘抄、拍攝或復(fù)制檔案內(nèi)容。確需從檔案中取證的，應(yīng)征得人事檔案主管部門批準(zhǔn)并在其指導(dǎo)下摘抄、拍攝或復(fù)制，摘錄的材料要細(xì)致核對，檔案管理部門注明材料出處和日期，加蓋管檔單位印章后，方可使用。6.查(借)閱檔案的單位或個人，必須嚴(yán)格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。7.查閱人事檔案時，嚴(yán)禁吸煙、喝水，以防污染、損壞檔案材料。8.人事檔案管理部門對查(借)閱人事檔案的情況，要進(jìn)行詳細(xì)登記。人事檔案轉(zhuǎn)遞制度1．工作調(diào)動或職務(wù)變動改變主管單位后，其人事檔案應(yīng)在十五天內(nèi)轉(zhuǎn)給新的主管單位，包括檔案副本及電子信息。2．轉(zhuǎn)出的檔案必須按規(guī)定認(rèn)真審核整理裝訂，并且保證材料齊全，不準(zhǔn)扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。整理不規(guī)范或有零散材料的檔案不得轉(zhuǎn)遞，接收單位對不符合要求的檔案可拒絕接收。3．接收人事檔案，應(yīng)核對是否屬于本單位所管人員的，有無缺少、涂改、損毀材料的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4．收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，要及時登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回執(zhí)的，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)寫信催問，以防丟失。5．轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或由組織派專人送取，嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶。6．為使檔案能夠及時轉(zhuǎn)遞，調(diào)配、人才交流、干部管理部門應(yīng)根據(jù)任免、調(diào)動等情況及時通知檔案管理部門，以利于檔案轉(zhuǎn)遞前的材料收集和整理。7．人事檔案工作人員每個季度要與調(diào)配報表進(jìn)行核對，以防“有檔無人”、“有人無檔”的情況產(chǎn)生。對“無頭檔案”要認(rèn)真查轉(zhuǎn)，對確屬查不到下落的，應(yīng)妥善保管。人事檔案檔案材料銷毀制度1.銷毀人事檔案材料，是指按照有關(guān)規(guī)定在對收集歸檔的材料進(jìn)行鑒別的過程中，清除出來的不符合要求、情況不實、無保存價值和重復(fù)多余的材料進(jìn)行銷毀的工作。2.根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對于不屬于歸檔范圍的材料。要進(jìn)行鑒別，并分別情況予以處理。3.凡不符合要求，手續(xù)不全的材料，應(yīng)退還給材料形成單位，補(bǔ)辦手續(xù)，限期交還歸檔。4.對不應(yīng)歸入檔案，屬于個人的材料，如各類證件、信件、日記本等，退還給本人。對于不屬于歸檔范圍但有保存價值的材料，轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。5.對應(yīng)轉(zhuǎn)出的材料，要詳細(xì)鑒別，登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，辦理交接手續(xù)，由接收人簽名蓋章。6.對不宜退給本人的材料，應(yīng)詳細(xì)登記，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，予以銷毀。對應(yīng)銷毀的材料，要逐份逐頁登記造冊，寫清銷毀的理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能銷毀。銷毀時必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在登記冊上簽字。7.任何個人不得私自銷毀人事檔案材料人事檔案審核人員要求1.嚴(yán)格遵守人事檔案工作的保密規(guī)定和人事檔案的各項制度，要保證人事檔案的安全，做到提檔案有登記，還檔案有注銷，審核有記錄，確認(rèn)有審批。2.嚴(yán)格按規(guī)定程序?qū)徍藱n案，在審核工作中要嚴(yán)格按中組部和中油集團(tuán)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，認(rèn)真、細(xì)致嚴(yán)格的逐卷逐頁的審核每一卷檔