事務管理1教材

國家秘書資格考證培訓事務管理講授：文學院秦蓮紅電話子郵件：qlhng@163.com事務管理一、辦公環(huán)境管理二、辦公室日常事務管理三、辦公用品和設(shè)備管理四、信息管理一、辦公環(huán)境管理

辦公環(huán)境，或稱辦公室環(huán)境。廣義是指一定組織機構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境。狹義是指一定組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境。辦公環(huán)境包括硬環(huán)境、軟環(huán)境兩大要素。硬環(huán)境包括辦公室（含會客室、接待室）內(nèi)的空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及室內(nèi)布置等外在條件。要求：1、在會客室或辦公室擺放一些鮮花或綠色植物；2、做好室內(nèi)通風和溫濕度的調(diào)節(jié)；3、防止光線太弱或過強；4、保持室內(nèi)整潔和安全.（1）保持臺面、地面、辦公設(shè)備、家具、窗簾、墻壁及門窗等處清潔；（2）保持辦公桌面整潔、美觀，不放置個人生活用品；（3）電話按鍵與聽筒及電腦鍵盤經(jīng)常用酒精消毒；（4）保持電腦、電話等辦公自動化設(shè)備的線路安全整齊；（5）及時清理來訪者用過的茶具并重新擺好;（6）報刊、資料、文件要及時分類整理，文件夾要貼上標簽，保密文件和不常用文件應放置于文件柜中；（7）下班前檢查電腦等是否關(guān)閉電源，抽屜、文件柜、門窗是否鎖好。軟環(huán)境包括秘書等工作人員的個人素養(yǎng)，團隊的工作氣氛，人與人之間的協(xié)作精神等內(nèi)在因素。學習目標：1、布置辦公室方法；2、了解辦公環(huán)境安全隱患；3、掌握排除隱患方法；4、正確選擇辦公的模式；5、合理進行辦公室的布置。情景敘述

宏遠公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。

根據(jù)以上情景敘述，我們可以對高葉的工作環(huán)境、出如下判斷：

1．辦公室內(nèi)缺少綠色植物，錯；

2．辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強光，對；

3．將電腦、打印機等用電設(shè)備放置在一起，便于電源接線和管理，對；

4．辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，錯；

（一）合理布置辦公室

1、布置辦公室的基本要求P1072、布置辦公室的三大原則P1083、辦公室布置的具體要求P109（二）營造健康、安全的辦公環(huán)境一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。在維護和建設(shè)良好的工作環(huán)境中，要遵循“安全第一，預防為主”的方針。1．安全檢查內(nèi)容P1121）識別隱患并在職權(quán)范圍內(nèi)排除；2）發(fā)現(xiàn)工作場所有異常情況或險情，應向行政主管報告；3）發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應填寫“設(shè)備故障登記表”；發(fā)現(xiàn)隱患，應填寫“隱患記錄表”。2．辦公環(huán)境中常見隱患1）離開辦公室前不鎖門；2）光線不足或光線耀眼；３）拖曳的電話線或電線；４）滅火器前堆放物品。5）擋住通道的紙箱、家具或其它物件。３、健康、安全辦公環(huán)境的基本要求P114注意：1）安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。2）區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用。單項選擇題辦公室中適合的溫度應該在（）。Ａ．16－20℃Ｂ．18－22℃Ｃ．20－25℃Ｄ．22－28℃答案：Ｃ多項選擇題健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求包括（）。A．建筑堅固安全B．室內(nèi)光線充足C．飲水符合健康D．座位空間適當答案：ABCD多項選擇題秘書在進行安全檢查時，如果發(fā)現(xiàn)隱患，以下描述正確的是（

）A．自己負責給予解決B．在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險C．只要發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告相關(guān)人員，跟進，直至解決D．自己能解決，視為自己的職責答案：BC多項選擇題辦公環(huán)境和辦公設(shè)備出現(xiàn)不安全的隱患時，秘書應填寫（）A．《隱患記錄及處理表》B．《事故情況調(diào)查記錄表》C．《工傷情況報告表》D．《故障記錄及處理報告》答案：AD多項選擇題辦公室的光線應達到的要求是（

）。A．局部照明清晰B．燈光不閃爍C．光線直射計算機屏幕D．向陽的窗戶安裝窗簾

答案：ABD多項選擇題辦公室中的安全隱患有（）A．辦公室擺放檔案柜B．地面上有電話線拖曳C．站在旋轉(zhuǎn)椅上取東西D．消防栓放置在文件柜后

答案：BCD（三）正確選擇辦公的模式1、辦公模式的種類（1）在家工作：適合于研發(fā)部門科技人員以及與客戶接觸較少的人員。（2）遠程工作：作為提供靈活工作時間和激勵員工的方式。安排彈性時間要注意避免節(jié)假日前夕或周末下午出現(xiàn)無人現(xiàn)象?？刹捎檬止ず灥健C器計時、刷卡、記錄日志等形式記錄員式工作時間。（3）虛擬辦公室（4）臨時辦公室（5）彈性時間（6）兼職工作：兼職的期限、任務、費用，要以合同形式確立。（7）合同工作（8）交叉（交替）工作（9）項目團隊2、導致辦公模式變化的原因（1）辦公場地費用過高；（2）城市交通擁擠；（3）通信技術(shù)改變；（4）企業(yè)自身發(fā)展需靈活聘用人員；（5）企業(yè)競爭加劇需壓縮人工成本；（6）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)改變；（7）人們最大發(fā)揮潛能的需要。單項選擇題目前許多企業(yè)常用來激勵員工的模式是（）。Ａ．彈性工作時間Ｂ．集中工作Ｃ．遠程工作Ｄ．兼職工作答案：Ａ按新的辦公模式要求，不需要與其他員工或客戶有太多的接觸，可安排在家完成工作內(nèi)容的人員是（）。Ａ．行政事務人員Ｂ．研發(fā)部門的科技人員Ｃ．銷售人員Ｄ．財務人員答案：Ｂ單項選擇題迫于辦公場所擁擠的壓力，為了減少花在交通上的時間和減少交通環(huán)境問題，一些單位采用的工作模式是（）。Ａ．彈性時間Ｂ．在家工作Ｃ．遠程工作Ｄ．虛擬辦公室答案：Ｂ單項選擇題交替工作模式的缺點是（）。Ａ．難以留住有特殊技能的工作人員；Ｂ．工作模式不靈活，不便激勵員工；Ｃ．員工交流少，不能得到充分的信息；Ｄ．難以保證工作的連續(xù)性．答案：Ｄ單項選擇題導致工作模式發(fā)生變化的原因不包括（）。Ａ．個性發(fā)展要求Ｂ．高科技的發(fā)展Ｃ．企業(yè)間競爭加劇Ｄ．城市交通壓力答案：Ａ單項選擇題一個人擁有管理、記賬和IT技能，又同時將這種技能提供給不同單位，這種工作模式屬于（）。Ａ．臨時辦公桌Ｂ．兼職工作Ｃ．合同工作Ｄ．交叉工作答案：Ｂ多項選擇題遠程工作模式的人（）。Ａ．企業(yè)監(jiān)督管理困難；Ｂ．需要企業(yè)投資工作設(shè)備；Ｃ．缺乏同事間聯(lián)系和團隊活動；Ｄ．不屬于企業(yè)的員工．答案：ＡＣ多項選擇題（）的人員在企業(yè)中沒有固定的辦公桌。Ａ．在家工作Ｂ．遠程工作Ｃ．彈性時間工作Ｄ．兼職工作答案：ＡＢＣＤ示例分析：Ｐ101銷售人員：彈性時間、遠程工作模式。新產(chǎn)品設(shè)計人員：兼職工作、定期合同制工作。3、選擇辦公模式的程序Ｐ1024、選擇辦公模式的注意事項（1）要適宜企業(yè)經(jīng)營和運作的需求。（2）要建立與之相適應的管理措施。ＳＯＨＯ——小型家居辦公室，目前非主流工作模式。VPN——虛擬專網(wǎng)（四）辦公室布局1、辦公室布置的種類（1）開放式辦公室辦公空間開放式設(shè)計，也稱“辦公室美化布置”或“辦公室模式設(shè)計”。其特點：Ａ．不設(shè)個人專用辦公室Ｂ．組合工作間的材料豐富多樣Ｃ．不設(shè)傳統(tǒng)領(lǐng)導席位（2）封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個相對獨立的辦公室。2、開放式、封閉式辦公室優(yōu)缺點比較Ｐ1053、設(shè)計辦公布局需要考慮因素Ｐ107單項選擇題承擔大量現(xiàn)金與支票的交流及保管的公司財務部門，應設(shè)置在（）中操作。Ａ．封閉式辦公室Ｂ．半封閉式辦公室Ｃ．半開閉式辦公室Ｄ．全開放式辦公室答案：Ａ多項選擇題開放式辦公室的特點是（）。Ａ．不設(shè)個人專用辦公室Ｂ．組合工作間的材料豐富多樣Ｃ．不設(shè)傳統(tǒng)領(lǐng)導席位Ｄ．易于員工集中注意力答案：ＡＢＣ多項選擇題辦公室進行合理布局的作用是（）。Ａ．形成有效率的工作流程Ｂ．有利于員工的工作分配Ｃ．有利于工作順利完成Ｄ．有利于協(xié)調(diào)人際關(guān)系答案：ＡＢＣ示例分析Ｐ105產(chǎn)品展廳：開放式辦公室銷售辦公區(qū)：半開放式辦公室或獨立辦公區(qū)。財務部：封閉式辦公室計劃辦公室裝飾時應考慮：顏色、植物、圖片辦公室溫度：20－25℃?zhèn)渫洶l(fā)自：行政經(jīng)理蘇明發(fā)給：秘書高葉日期：2006年3月25日內(nèi)容：公司擬在上海成立分銷公司銷售本公司產(chǎn)品，準備設(shè)置一個銷售廳，同時設(shè)立銷售科、財務科、辦公室三個部門，請你列出設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素供我參考，以便做出最后設(shè)計方案。另外，請你幫我考慮一下銷售廳和財務科應當采用的辦公結(jié)構(gòu)布局類型，并說明理由。參考答案：1、設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素：P1072、我選擇的銷售廳和財務科的辦公結(jié)構(gòu)布局類型：（1）銷售大廳的辦公結(jié)構(gòu)布局類型用全開放式辦公室，充分利用大廳面積銷售產(chǎn)品，節(jié)省費用，能容納更多人員。（2）財務科的辦公結(jié)構(gòu)布局類型用封閉式辦公室，這樣安全、保密，便于集中精力。二、辦公室日常事務管理學習目標:1、了解印章和介紹信管理與使用；2、掌握值班工作方法；3、掌握零用現(xiàn)金管理及辦理報銷手續(xù)；4、日常事務工作處理。（一）管理印章和介紹信印章和介紹信是組織對外聯(lián)系的標志和行使職權(quán)的憑證管理。三、印信工作印章的樣式樣式：質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸尺寸：國務院公章，直徑6厘米；省、部級政府機關(guān)公章，直徑5厘米；地、市、州、縣機關(guān)公章，直徑4.5厘米；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章，直徑4.2厘米（包括邊框）。1、使用印章、介紹信，一般應經(jīng)本單位領(lǐng)導人批準，辦理簽批手續(xù)，秘書不得擅自作主。2、秘書部門掌管的印章主要有三種：1）單位印章2）單位領(lǐng)導人“公用”的私章3）秘書部門的公章3、印章的作用1）標志作用2）權(quán)威作用3）法律作用4）憑證作用4、印章的管理與使用要求1）專人負責；2）確保安全；3）防止污損。5、介紹信有時限要求，加蓋騎縫章6、印章的使用程序：申請—填寫用印申請單—專人審核簽名—用印—登記7、印章的停用與銷毀：多項選擇題秘書要認真保管好企業(yè)的印章，用印對文件起到（

）作用。A．法規(guī)B．憑證C．密級D．標志答案：BD（二）安排值班工作值班工作中，值班人員工作內(nèi)容可能是接受、傳達上級機關(guān)、領(lǐng)導指示，處理突發(fā)性事件，完成領(lǐng)導臨時交辦事項。1、值班工作的任務與要求1）辦理上司交辦事項；2）上傳下達，溝通內(nèi)外；3）認真處理來函、來電；4）負責接待工作；5）掌握上司的外出活動情況；6）協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。2、值班工作規(guī)范1）堅守值班崗位：人不離崗，人不離機；2）認真處理事務；3）做好值班記錄：值班電話記錄、接待記錄、值班日記。4）熱情接待來訪者；5）加強安全保衛(wèi)。3、注意事項P1261）值班實務處理的方法與技巧；2）值班安排表的制作；3）值班內(nèi)容的記錄。

多項選擇題秘書在值班時，其任務是（）A．編好值班管理規(guī)定B．登好值班電話記錄C．做好值班來訪記錄D．記好值班工作日志答案：BCD多項選擇題秘書在值班時，經(jīng)常遇到并要處理的是（

）A．領(lǐng)導臨時交辦的事情B．企業(yè)內(nèi)部的突發(fā)事件C．上級單位的電話指示D．接待未預約的來訪客人答案：ABC多項選擇題秘書值班時要做好（）A．

電話記錄B．

來訪記錄C．

工作日志D．

值班日記答案：ABD多項選擇題秘書為某會議編制會議值班表時，表中內(nèi)容應包括（）A．

帶班人員B．

值班人員C．

參會人員D．替班人員答案：ABD某公司的汽車發(fā)生了嚴重交通事故，司機立即電話告訴值班室秘書，假如你是值班秘書，應該怎么辦？

答案要點：Ａ．將事故地點、大致情況報告領(lǐng)導，聽取指示。Ｂ．根據(jù)領(lǐng)導意見通知有關(guān)部門處理。Ｃ．組織去現(xiàn)場。Ｄ．與事故有關(guān)單位取得聯(lián)系。必要時需與事故當?shù)氐尼t(yī)療、交通管理部門取得聯(lián)系，求得援助。

（三）管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù)零用現(xiàn)金也稱備用金。是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金。以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。1、零用現(xiàn)金的管理要求。P1352、報銷手續(xù)的要求。P1353、商務費用報銷工作步驟。P136

選擇題秘書保管的零用現(xiàn)金不可以用于（

）的支出。A．

停車費B．

機票費C．

快件費D．

茶點費

選擇題秘書保管的零用現(xiàn)金是（）A．

秘書個人墊付的現(xiàn)金B(yǎng)．

企業(yè)為辦公室設(shè)立的備用金C．

辦公室用支票兌現(xiàn)的現(xiàn)金D．

企業(yè)為辦公室設(shè)立的周轉(zhuǎn)現(xiàn)金答案：BD單項選擇題秘書在報銷差旅費時，應（）A．將發(fā)票用膠水粘貼在差旅費報銷單背面B．將發(fā)票用大頭針別于差旅費報銷單正面C．將發(fā)票裝入信封后，附于差旅費報銷單背面D．將收據(jù)用答案：A（四）安排上司的差旅事務1、差旅準備的要求；2、制定旅程計劃表；3、制定商務旅行計劃與旅程表；4、辦理出國手續(xù)；5、秘書在上司旅行前、旅行中、旅行后的工作。（五）完成上司臨時交辦事項1、上司臨時交辦事項特點：廣泛性、臨時性、具體性、緊迫性2、上司臨時交辦事項范圍P1463、辦理上司臨時交辦事項原則P1474、文字記錄（六）管理時間，提高工作效率用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級有效利用時間，事半功倍

注意：秘書在工作中要服從上司的要求，上司交辦的工作，無論理解還是不理解都要按照要求完成。1、ABCD法則；2、工作日志的內(nèi)容與編寫要求；3、編制工作時間表；4、其他時間管理工具。單項選擇題對上司交辦的緊急工作，秘書（）。A．在做完自己的計劃工作后就要立即去辦B．不理解先不要辦C．理解或不理解都要去辦D．理解以后就可以去辦答案：c單項選擇題區(qū)別重要和緊急的任務，通常按（），以安排好工作的優(yōu)先次序。Ａ．承辦時限規(guī)定Ｂ．緊急程度Ｃ．承辦周期制度Ｄ．ABCD法則答案：D時間表的編制時間管理輔助手段有助于秘書有效地分配和管理時間。它們包括：效率手冊、時間表、待辦文件夾、墻上計劃板、商務通、值班表、布告板等。多項選擇題有助于秘書有效地分配和管理時間的輔助手段有（）。A．效率手冊B．交叉參照卡C．值班記錄D．墻上計劃板答案：ＡＤ管理自己和上司的工作日志1、工作日志填寫的信息內(nèi)容2、處理工作日志的變化和調(diào)整情況變化應立即更新日志并做好相應工作單項選擇題秘書要管好自己和上司的工作日志，當對方接待上司的活動變更時，秘書應（）A．立即更改上司的日志，并告知上司出現(xiàn)的變化B．

立即更改自己和上司的兩本日志，并告知上司出現(xiàn)的變化C．

告知上司出現(xiàn)的變化，提醒上司注意。D．

告知上司出現(xiàn)的變化，并立即更改自己的日志

答案：B多項選擇題秘書為上司填寫的工作日志內(nèi)容中應包括（）等基本信息。A．上司參加內(nèi)部會議B．秘書為上司準備開會資料C．上司外出拜訪客戶D．秘書為上司預約接待客戶答案：ACD多項選擇題下面（）內(nèi)容，應記錄在秘書為上司填寫的工作日志中。A．下午3點前落實上司舉辦的晚宴人數(shù)B．上司下午4點看望住院員工C．上司要求秘書今天完成統(tǒng)計表D．醫(yī)院約上司上午9點去看牙醫(yī)答案：BD三、辦公室日常事務工作內(nèi)容與操作技巧（一）改進辦公室日常事務工作1、改進辦公事務工作基本思路：重新安排修改替換合并精簡2、改進辦公事務工作程序P1093、改進辦公事務工作流程注意事項：Ｐ110流程應由職權(quán)明確的專人負責各流程即相互獨立又相互依存流程本身要有不斷改善的空間單項選擇題日常辦公事務工作流程應由（）負責。Ａ．職權(quán)明確的專人Ｂ．辦公室主任Ｃ．機關(guān)主管領(lǐng)導Ｄ．業(yè)務主管答案：Ａ單項選擇題改進辦公室日常事務工作流程的正確步驟是（）。Ａ．定義→評價→分析→改進→實施Ｂ．評價→分析→改進→實施→評估Ｃ．定量→分析→改進→實施→評估Ｄ．調(diào)查→分析→改進→實施→評估答案：A（二）處理突發(fā)事件1、突發(fā)事件的種類（1）火災（2）傷害（3）疾?。?）炸彈威脅或恐嚇2、處理突發(fā)事件的原則（1）快速反應，控制事態(tài)發(fā)展；及早發(fā)現(xiàn)，及時應對，是處理突發(fā)事件的第一要務。危機階段：突發(fā)期、擴散期、爆發(fā)期、衰退期．（2）以人為本，保護公眾利益；（3）公開透時，真誠面對公眾；（4）重塑形象，置之死地而后生。3、事故情況記錄表《事故情況記錄》《工傷情況報告表》4、處理突發(fā)事件的工作流程Ｐ117單項選擇題任何危機事件的發(fā)生和發(fā)展過程均可表現(xiàn)為順序發(fā)展的（）四個階段。Ａ．爆發(fā)期、突發(fā)期、擴散期、衰退期Ｂ．突發(fā)期、爆發(fā)期、擴散期、衰退期Ｃ．突發(fā)期、擴散期、危害期、衰退期Ｄ．突發(fā)期、擴散期、爆發(fā)期、衰退期答案：Ｄ多項選擇題處理突發(fā)事件應遵詢的原則有（）。Ａ．快速反映，控制事態(tài)發(fā)展Ｂ．以人為本，保護公眾利益Ｃ．保守秘密，防止信息外泄Ｄ．重塑形象，置之死地而新生答案：ABD（三）完成督促檢查工作秘書要圍繞中心，突出重點，根據(jù)上司的工作習慣和重視程度來確定督查工作任務。1、督查工作的特點：（1）復雜性（2）原則性（3）時限性（4）權(quán)威性（二）督查工作的原則P1201、實事求是的原則2、主動性原則3、分層落實原則4、時效性原則3、督查工作的方法（1）書面督查：適用于常規(guī)性工作。內(nèi)容比較重要，形式比較規(guī)范，權(quán)威性比較強。（2）電話督查：用于情況比較緊急而內(nèi)容比較簡單的督查事項。（3）專項督查：用于上司批示或交辦的重要事項。（4）會議督查：適用于督查事項比較多且復雜，涉及單位也比較多。（5）調(diào)研督查：高層次督查工作。4、督查工作的程序交辦→立項→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔單項選擇題秘書要圍繞工作中心，突出重點，根據(jù)（）來確定督查工作任務。Ａ．工作性質(zhì)Ｂ．上司的工作習慣和重視程度Ｃ．工作計劃Ｄ．同級部門的要求答案：B多項選擇題通過督查促進決策和上司指示的落實，是督查工作的（）。Ａ．本質(zhì)要求Ｂ．基本目的Ｃ．出發(fā)點Ｄ．歸宿答案：ABCD多項選擇題電話督查適用于（）等督查事項。Ａ．內(nèi)容比較重要Ｂ．情況比較緊急Ｃ．內(nèi)容比較簡單Ｄ．時間比較集中答案：BC（四）制定工作計劃1、計劃的種類P126注意：（1）企業(yè)編制的長期計劃至少為2年，普遍為3－5年。（2）政策型計劃是所有計劃中最為廣泛的計劃。2、制定工作計劃的方法注意：（1）通常將制訂的計劃用表格顯現(xiàn)。（2）用ABCD法則區(qū)分計劃的重要性和緊急性。（3）明確工作進展中出現(xiàn)問題向誰報告，何時報告。3、計劃的內(nèi)容與要求P128注意：（1）行動計劃是用于管理時間和工作任務的文件。（2）行動計劃、計劃表與時間表都從起始時間、階段時間和最終時間對任務做出要求。（3）制訂計劃要事實求是。4、制定工作計劃的程序估量機會→確定目標→確定工作計劃的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬訂分計劃→編制預算。注意：（1）選擇方案是很關(guān)鍵的一步，也是決策的實質(zhì)性階段。（2）計劃工作的最后一步是把計劃轉(zhuǎn)化為預算，使之數(shù)字化。預算實質(zhì)上是資源的分配計劃。（3）所有子計劃、部門計劃、派生計劃必須與組織的總計劃一致。（4）短期計劃要與長期計劃相結(jié)合。多項選擇題以幅度和范圍為標準，可將辦公室工作計劃分為（）。Ａ．政策型計劃Ｂ．長期計劃Ｃ．短期計劃Ｄ．程序型計劃答案：AD多項選擇題計劃表主要是從（）上對任務做出要求，并用其進行管理。Ａ．準備時間Ｂ．起始時間Ｃ．階段時間Ｄ．最終時間答案：BCD多項選擇題在制定計劃表時，應明確工作進展的情況和出現(xiàn)的問題（），以確保計劃的順利實施。P128Ａ．何時報告Ｂ．采取何措施Ｃ．向誰報告Ｄ．變更何計劃答案：ABC多項選擇題行動計劃是用于（）的文件。Ａ．管理時間Ｂ．管理工作任務Ｃ．目標管理Ｄ．階段管理答案：AB（五）確定承辦期限承辦期限是指企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規(guī)定。承辦期限制度中量化標準是企業(yè)的一種管理方法，是組織管理決策的一個方面。單項選擇題確定同一類任務而緊急情況不同的承辦時間（）。Ａ．應該更長Ｂ．視情況而定Ｃ．必須相同Ｄ．亦應不同答案：D單項選擇題在企業(yè)中，對同一項任務視具體情況要求而制定的承辦周期有所不同，例如（）承辦時限不同。Ａ．接發(fā)電子郵件，緊急情況和日常情況Ｂ．文件歸檔保存，秘書處和生產(chǎn)車間Ｃ．接到客戶的電話投訴和信件投訴Ｄ．收到電子郵件，內(nèi)部客戶和外部客戶答案：C（六）對辦公室工作進行評估對辦公室工作進行評估實質(zhì)上就是對辦公室工作進行目標管理。注意：1、上下級的目標之間通常是“目的—手段”的關(guān)系。2、辦公室量化管理的方法有預測、概率估算、實測、預定動作時間法等。3、優(yōu)化勞動組合的關(guān)鍵是用人問題。4、數(shù)量目標評估是使目標可以考核的最簡單方法。多項選擇題量化管理辦公室工作可運用的科學方法有（）等。Ａ．ABCD法則Ｂ．概率估算法Ｃ．預定動作時間法Ｄ．頭腦風暴法答案：BC四、辦公用品管理（一）辦公用品與設(shè)備的采購程序1、獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購買、租用多項選擇題通過購買方式獲得設(shè)備的使用權(quán)，其特點有（）。Ａ．一次性付款費用較高Ｂ．設(shè)備歸購買者所有，使用方便Ｃ．可以隨時更換和升級設(shè)備Ｄ．設(shè)備很可能很快過時答案：ABD2、政府采購政府采購是指各級國家機關(guān)，實行預算管理的事業(yè)單位和社會團體以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取貨物、工程和服務的行為。政府采購工作程序（1）提出購買申請（2）審批、落實經(jīng)費（3）招標、選擇供應商（4）簽訂供貨合同（5）貨物入庫（6）支付貨款注意：（1）政府采購應當遵循公開、公平、公正、效益及維護公共利益的原則。（2）政府采購的主體包括采購機關(guān)和供應商。（3）政府采購的方法主要有：公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源。（4）國家財政部及省（自治區(qū)、直轄市）級政府部門為政府采購機關(guān)。（5）支付貨款應對照交貨單、入庫單和訂購單，經(jīng)財務主管簽字批準。（二）采購預算方案的制定1、采購預算方案制定的原則P143（1）真實性原則（2）重點性原則（3）目標相關(guān)性原則（4）經(jīng)濟合理性原則2、編制采購預算的程序（1）確定預算的核算基數(shù)（2）進行市場調(diào)研（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格（4）編寫預算方案（5）征求意見，完善方案注意：（1）傳統(tǒng)預算和零基預算法的區(qū)別。（2）預算方案包括效益目標、技術(shù)標準、公共資源、測量依據(jù)等內(nèi)容。單項選擇題招標人以招標公告的形式邀請投標人投標的采購方式稱為（）。Ａ．公開招標采購Ｂ．引導招標采購Ｃ．詢價招標采購Ｄ．計劃招標采購答案：A單項選擇題政府采購的管理機關(guān)是（）。Ａ．政府財政部門Ｂ．政府物資部門Ｃ．政府審計部門Ｄ．政府商業(yè)部門答案：A單項選擇題制定采購預算方案首先要（）。Ａ．確定采購產(chǎn)品種類及型號價格Ｂ．編寫需求方案Ｃ．確定預算的核算基數(shù)Ｄ．征求技術(shù)人員的意見答案：C多項選擇題采購預算方案制定的原則主要有（）。Ａ．真實性Ｂ．重點性Ｃ．目標相關(guān)性Ｄ．經(jīng)濟合理性答案：ABCD多項選擇題我國政府采購的方式有（）。Ａ．公開招標Ｂ．邀請招標Ｃ．競爭性談判Ｄ．單一來源答案：ABCD單項選擇題承襲上一年度的經(jīng)費，再加上一定比例的變動的預算方法稱為（）。Ａ．傳統(tǒng)預算法Ｂ．零基預算法Ｃ．增效預算法Ｄ．比例預算法答案：A多項選擇題零基預算法的優(yōu)勢主要有（）。Ａ．能夠避免內(nèi)部各種隨意性費用的支出Ｂ．有利于將組織的長遠目標和具體目標以及要實現(xiàn)的效益有機結(jié)合起來Ｃ．可以節(jié)約大量的人力、物力和時間Ｄ．有利于提高主管人員的控制與決策水平答案：ABD多項選擇題在編寫預算方案時，應包括（）等內(nèi)容。Ａ．效益目標Ｂ．支出標準Ｃ．測算依據(jù)Ｄ．技術(shù)標準答案：ABCD（三）調(diào)配辦公資源辦公資源包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源的管理一般由單位的行政部門負責。辦公資源檔案和運行記錄是進行辦公資源管理的核心。各類辦公資源中的每一項都要建檔，并記錄其應用狀況。單項選擇題在對辦公設(shè)備建檔時，設(shè)備的購買日期、設(shè)備編號、供應商等信息應該歸入設(shè)備的（）中。Ａ．購買信息Ｂ．維護合同Ｃ．日志記錄Ｄ．基本信息答案：D多項選擇題各類辦公資源調(diào)配管理軟件對日常辦公用品的管理一般包括（）等模塊。Ａ．登記Ｂ．領(lǐng)用Ｃ．盤存Ｄ．人員管理答案：ABC單項選擇題辦公資源的管理方式，依據(jù)單位規(guī)模大小而有所不同，一般而言，規(guī)模較小的單位主要由（）來負責。Ａ．經(jīng)理Ｂ．秘書Ｃ．財務主管Ｄ．人事主管答案：B情景錄像高葉：宏遠公司總經(jīng)理秘書小沈：行政部秘書小王：區(qū)土地管理局工作人員小王：“你在答錄機上的留言我們知道了，現(xiàn)在還缺你們公司辦公地點的房屋租賃證明，請盡快傳真過來，我抓緊辦。”高葉：“好的。我這就傳真過去，你的傳真號多少？”他隨手拿起一張報紙，邊聽邊在報沿的空白處記錄。高葉掛了電話，開始翻閱辦公桌上一個個沒有貼標簽的文件夾，并自言自語：“證件文件夾……稅務文件夾……終于找到了……傳真號寫在哪了呢？……”他撕下報紙邊沿上的傳真號，正欲出門，小沈走了進來。小沈：“高葉，新產(chǎn)品發(fā)布會的籌備計劃做出來了。您給看一下。”高葉：“好的。小沈，工作計劃一定要明確承辦人和負責人，這樣才好監(jiān)督檢查。否則，怎么安排階段檢查呀？你再加上負責人一列?！毙∩颍骸昂?，我給補上。”高葉：“新產(chǎn)品宣傳冊已經(jīng)定稿，一定要及早送印刷廠，不能等領(lǐng)導發(fā)言稿定稿后再一起送。”小沈：“可是如果分兩次送的話不是多一道手續(xù)嗎？”高葉：“新產(chǎn)品宣傳冊頁數(shù)多，要彩色印刷，又要塑封。你要估算一下印刷時間，保證按期完成任務。”小沈：“這點我沒有考慮到。”高葉：“做工作應該分輕重緩急，不然就很難完成任務?！毙∩颍骸昂玫模乙欢ǘ嘞蚶蠁T工學習。對了，您再看看這個，這是今天早上三車間出的事故，兩個工人被燙傷。這是我填寫的，您看對嗎？”高葉：“你知道該填什么表嗎？”小沈：“知道，填寫《事故情況記錄表》?！备呷~：“不對?！妒鹿是闆r記錄表》是車間安全員填的。你應該填《工傷情況報告表》?！毙∩颍骸芭?，我填錯了。我回去再填寫一份。安全員那里我