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CorporationstandardizationofficeQSQHHHHGXQGNHHJ8外文書使用的要求，不要用錯。如外長和外交代表使用外交代表機構(gòu)使用對外函件照會、外交函件、電報均是以簽署式照會中，一般不用“我們”一詞稱人、單位對單位。如：正位。在個人對個人的外交文理對總理，外長對外長。但代表可對外長、總理、元首用作個人函件中的開頭語，非外交機關發(fā)的語，照會結(jié)尾的致敬語使用時要注意與雙方適應。如，致代辦處的文書一般用“順致敬使館的文書則一般用“文書，亦用“順致崇高的敬意”。等要全稱，文中第一出現(xiàn)職銜、姓均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時用全有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共或其他原因，國名可能改變，須隨時字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好(有的國家譯文本上注有“非正式譯文“字樣)。各國套語用法以及行文格式與中文不同

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