泛微協(xié)同辦公平臺E-cology8.0版本前端使用手冊(8)-公文

WeaverSoftware中國上海耀華支路泛微軟件大廈WeaverSoftware中國上海耀華支路泛微軟件大廈郵政編碼：200122：+862150942228：+862150942278泛微協(xié)同辦公平臺E-cology8.0版本前端使用手冊(8)--公文僅限閱讀請勿傳播當您閱讀本方案時，即表示您同意不傳播本方案的所有內(nèi)容版權說明本手冊以及相關的計算機軟件程序僅用于為泛微協(xié)同管理平臺最終用戶提供信息，上海泛微網(wǎng)絡科技股份有權。本手冊是上海泛微網(wǎng)絡科技股份的專有信息，并受中華人民共和國版權法和國際公約的保護。未得到上海泛微網(wǎng)絡科技股份明確的書面許可，不得為任何目的、以任何形式或手段輔助或傳播本手冊的任何局部內(nèi)容。本手冊內(nèi)容假設有變動，恕不另行通知。本手冊中例子中所引用的公司、人名和數(shù)據(jù)假設非特殊說明，均屬虛構。本手冊以及本手冊所提及的任何產(chǎn)品的使用均受適應的最終用戶許可協(xié)議限制。本手冊由上海泛微網(wǎng)絡科技股份制作。本手冊中提及的所有商標、商標名稱、效勞標志及徽標均歸其各自公司所有。目錄前言 6一、 關于本手冊 6二、 手冊結構 6三、 針對用戶 6四、 更多資源 6第1章 公文管理概述 7一、 概述 7二、 公文用途 7三、 公文在系統(tǒng)中的表達 7第2章 公文流轉-發(fā)文 8一、 發(fā)文管理 8概述 8、發(fā)文管理的步驟 8、系統(tǒng)中的發(fā)文菜單 8二、 待辦發(fā)文 9、概述 9、待辦發(fā)文頁面 9、待辦公文流程 9三、 發(fā)文擬稿 9、概述 9、擬稿操作 10四、 已辦發(fā)文 12、概述 12、查看已辦流程 12五、 我的發(fā)文 12、概述 12、我的發(fā)文查詢 13六、 發(fā)文查詢 13、概述 13、查詢頁面 13七、 發(fā)文監(jiān)控 15、概述 15、監(jiān)控操作 15八、 發(fā)文庫 16、概述 16、查閱公文 16第3章 公文流轉-收文 18一、 收文管理 18、概述 18、收文管理步驟 18、系統(tǒng)收文菜單 18二、 待辦收文 20、概述 20、待辦收文操作 20三、 收文登記 20、概述 20、收文登記操作 20四、 已辦收文 21、概述 21、已辦收文 21五、 我的收文 22、概述 22、查閱我的收文 22六、 收文查詢 23、概述 23、查詢頁面 23七、 收文監(jiān)控 23、概述 23、監(jiān)控操作 24八、 收文庫 25、概述 25、收文庫查詢 25前言關于本手冊本手冊是泛微協(xié)同管理平臺E-cology8.0根底版本的系統(tǒng)維護手冊，主要為了指導用戶管理員使用本產(chǎn)品而編寫。手冊結構本手冊針對管理員管理泛微協(xié)同管理平臺E-cology進行詳盡描述。以下是關于本手冊的根本結構公文管理概述公文流轉-發(fā)文公文流轉-收文針對用戶本手冊針對泛微協(xié)同管理平臺E-cology的最終用戶的系統(tǒng)管理員及模塊功能管理員，模塊管理員必需具備根本的計算機操作技能，熟悉Windows操作環(huán)境并且已經(jīng)掌握根本的軟件操作方法，掌握InternetExplorer瀏覽器的根本使用，系統(tǒng)管理員還必須對數(shù)據(jù)庫有根本的了解。更多資源本手冊涵蓋泛微協(xié)同管理平臺E-cology系統(tǒng)功能的后臺維護和配置操作指導，如果您能夠詳細的閱讀本手冊，就可以對泛微協(xié)同管理平臺E-cology進行日程的維護工作。同時向用戶提供多種幫助資源，以便您能夠熟練使用本產(chǎn)品，從而感受到它的快捷易用。您可以根據(jù)實際情況，選擇其中適應的方式。應用培訓期刊泛微定期通過電子郵件發(fā)送《泛微應用培訓期刊》向用戶介紹使用泛微軟件過程中可能遇到的問題和泛微軟件功能應用技巧，提升客戶的泛微軟件應用水平，加強與泛微客戶的廣泛交流。培訓針對大規(guī)模企業(yè)用戶，泛微軟件可為其組織上門培訓，培訓內(nèi)容包括：產(chǎn)品功能使用、系統(tǒng)管理員培訓、系統(tǒng)應用推廣、產(chǎn)品使用技巧等。用戶可以自行選擇培訓時間和內(nèi)容。：021－50942228轉客戶效勞部公文管理概述概述公文是黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和標準體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文用途公文是機關團體、企事業(yè)單位等依法成立的社會組織用來辦理公務、有一定格式的應用文。公文辦理公務，就是以文字的形式實施管理。公務，應該包括內(nèi)務即內(nèi)部管理和外務即處理其他社會組織的關系。公務還分為政務和事務：政務是社會組織領導所主管的人員安排和組織開展的大事；事務是社會組織全體成員從事的業(yè)務性、日常性的工作。公文在系統(tǒng)中的表達公文在E-cology中包含了公文的起草、審批、發(fā)布、接收、查閱、歸檔等全套過程，是流程與文檔兩個功能集成應用的典范。公文流轉-發(fā)文發(fā)文管理概述公文管理從大的方面可以分為發(fā)文和收文，發(fā)文管理是指機關單位為制發(fā)公文所進行的擬制、處置與管理等活動。、發(fā)文管理的步驟發(fā)文辦理的一般程序為：擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)，套紅、簽章、打印、分發(fā)、查收，根據(jù)機關和單位的實際使用情況，可以做一定的調(diào)整。、系統(tǒng)中的發(fā)文菜單在前端發(fā)文管理菜單如圖1所示，根據(jù)發(fā)文過程中公文的狀態(tài)、與當前操作者的關系進行了分類。圖1待辦發(fā)文、概述待辦發(fā)文是用來處理除擬稿環(huán)節(jié)外所有公文審批環(huán)節(jié)流程，在這里用戶可以查看所有自己需要參與的公文流程，如圖1所示圖1、待辦發(fā)文頁面1、如圖1中所示，待辦發(fā)文默認顯示的是全部待辦的公文流程，但是我們可以根據(jù)公文流程所處的環(huán)節(jié)，來對公文流程進行分類查看處理，分類的方式是由流程管理員在后臺進行維護的，可以根據(jù)需要自定義設置。比方點擊擬稿，就是只顯示處于擬稿環(huán)節(jié)的待處理公文流程。2、在每個流程的列表菜單中只有【轉發(fā)】和【打印】兩個按鈕，點擊轉發(fā)就是將當前待辦流程轉發(fā)給其他用戶，點擊打印就會打印公文流程的表單內(nèi)容。、待辦公文流程發(fā)文擬稿、概述擬稿即一般意義上的公文撰寫，經(jīng)過對有關信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地記錄有用信息，使機關的意見形成詣文字，草創(chuàng)供進一步完善的原始文稿。在系統(tǒng)中，擬稿是發(fā)起公文審批流程的第一步。、擬稿操作1、點擊【發(fā)文擬稿】后顯示如圖1所示，右側為允許發(fā)起擬稿程序的公文流程類型和流程，紅色文頭是發(fā)文流程的分類，不是公文的分類；中間的才是公文流程，一個公文流程至少代表了一個公文種類。圖12、點擊需要擬稿的公文流程標題，顯示如圖2所示，看到的是公文的行文單，根據(jù)公文的類型不同，樣式可以由流程管理員進行設定，在公文單中根據(jù)公文的要求進行填寫，其中最重要的是公文本身，點擊圖2中正文后面的【新建】按鈕，顯示如圖3所示，是一個Word文檔〔系統(tǒng)也支持WPS做為公文正文編輯器，需要額外購置〕這里編輯的公文都是正文局部的內(nèi)容，不涉及紅頭樣式、印章和排版，用戶只要將正文局部的內(nèi)容編輯好后保存，就可以提交流程了，提交流程后擬稿的步驟完成；我們可以在本地先編輯好正文，點擊好左上角的【文件】菜單，點擊【翻開本地文件】，選擇在本地編輯好的正文文件，系統(tǒng)會將文件的內(nèi)容完整的引入當前的系統(tǒng)正文編輯中去，節(jié)省了在線編輯的時間；【文件】菜單中的簽名印章是指在公文的正文中加載印章，這個通常不建議操作，尤其是在公文擬稿環(huán)節(jié)，后續(xù)公文流程中通常是會有專門的用印節(jié)點的，只有領導簽發(fā)并完成了套紅之后才需要蓋章。圖2圖3已辦發(fā)文、概述已辦發(fā)文中查看的是已經(jīng)處理過的公文流程，在這里主要是起查閱跟蹤作用。、查看已辦流程點擊【已辦流程】菜單，顯示如圖1所示，展示的是已辦公文流程列表，上面有分類顯示按鈕，未歸檔：展示流程未結束的公文流程；歸檔：展示流程已經(jīng)結束的公文流程；反應：展示上次查看后有新的意見或狀態(tài)變化的流程，注意，這里必需是系統(tǒng)開啟了反應功能之后才會顯示。圖1我的發(fā)文、概述我的發(fā)文中展示的是當前操作者自己擬稿發(fā)起的公文流程，是為了便于擬稿人跟蹤自己創(chuàng)立的發(fā)文狀態(tài)的，這里列出的還是公文流程，并非最終發(fā)布的公文。、我的發(fā)文查詢點擊【我的發(fā)文】菜單顯示如圖1所示，列出的是當前操作者發(fā)起的公文流程。圖1發(fā)文查詢、概述發(fā)文查詢功能是用來查詢公文流程的，所有的查詢條件都是公文流程流轉屬性的字段，不能通過公文正文或公文流轉單進行查詢。、查詢頁面1、如圖1是發(fā)文查詢的，主要通過公文流程流程狀態(tài)及創(chuàng)立人、創(chuàng)立日期進行查詢。圖12、輸入查詢條件之后，顯示如圖2，以列表的方式展示符合條件的發(fā)文工作流，與之前的我的發(fā)文、待辦發(fā)文的區(qū)別在于，此列表中的流程沒有操作列表，也就是不能直接對流程進行操作，必須點擊流程標題后查看流程的公文流轉單之后才能操作。圖2發(fā)文監(jiān)控、概述發(fā)文監(jiān)控是給擁有監(jiān)控權限的用戶來維護系統(tǒng)中所有公文流程的一個頁面，通過此頁面用戶可以監(jiān)控所有正在流轉中的公文流程及其公文正文，但是不能參與到流程中去。、監(jiān)控操作1、如果要點擊【發(fā)文監(jiān)控】菜單，必須擁有【公文監(jiān)控】這個系統(tǒng)權限。2、監(jiān)控頁面如圖1所示，可以根據(jù)頂部的時間條件對監(jiān)控的流程進行過濾圖13、在展示出的流程列表中可以對流程進行操作刪除：刪除所選的這條公文流程；暫停：暫停當前的公文流程，暫停后的流程可以在我的發(fā)文和已辦發(fā)文中看到，但是不能操作，如果希望重新流轉，還要到監(jiān)控中點擊啟用后才可以，必須由公文管理員操作；撤銷：只能在監(jiān)控中看到了，其它菜單包括搜索都無法找到這條流程，如果需要重新流轉，需要到監(jiān)控菜單中找到這條流程啟用才可以操作；啟用：只有暫停/撤銷狀態(tài)的流程才會顯示此按鈕，點擊【啟用】后流程回到暫停/撤銷之前的狀態(tài)，可以繼續(xù)流轉，而不是回到創(chuàng)立節(jié)點重頭開始；強制歸檔：將流程強制結束，無論中間還有多少個環(huán)節(jié)，強制歸檔的流程是不會改變公文正文狀態(tài)的，而且一旦歸檔后就不能修改公文流程了；強制收回：將流程強制退回到上一個操作環(huán)節(jié)，如果是多人會簽的節(jié)點，一旦收回后已經(jīng)處理過的意見和建議也會取消掉。流程干預：將流程干預到除歸檔節(jié)點外的任意節(jié)點，但是已經(jīng)處理過的環(huán)節(jié)和意見都會保存，從干預到的節(jié)點繼續(xù)跟著流程審批環(huán)節(jié)繼續(xù)流轉。4、查詢?nèi)绻O(jiān)控的內(nèi)容很多，可以點擊右上角的高級查詢按鈕，通過公文流程的流程屬性進行查找流程，如圖2所示圖2發(fā)文庫、概述在發(fā)文管理中其它菜單都是針對公文流程的，而發(fā)文庫列出的是已經(jīng)發(fā)布并可以查閱的公文。、查閱公文1、點擊【發(fā)文庫】之后顯示如圖1所示，公文以紅頭文件的樣式展示；圖12、如圖2所示，每篇公文除了展示公文的標題外，還顯示了文號和簽發(fā)人，當鼠標移動到公文標題上的時候，可以編輯、刪除、共享這篇文檔，當然這需要相關的權限才可以操作。圖23、點擊右上角的查詢，顯示如圖2所示，這里搜索的對象已經(jīng)不是公文流程，而是公文了，而且搜索條件也變成了文檔的搜索條件。圖3公文流轉-收文收文管理、概述收文指收進外部送達本機關、單位的公務文書和材料，包括文件、電報、信函、內(nèi)部刊物、資料，其他文字資料。收文是對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理，需要注意，收文一定是來自外部的公文。、收文管理步驟收文管理步驟通常分為收文、傳閱或辦理兩個步驟，其中收文是指將外部的公文簽收后登記到系統(tǒng)中，傳閱或辦理根據(jù)收文的性質(zhì)不同，有些收文僅僅是通告性質(zhì)的，只要傳閱就可以了，而更多的收文是需要辦理的，這就需要收文單位內(nèi)部進行工作分配并進行辦理，直到任務辦理完成。、系統(tǒng)收文菜單系統(tǒng)收文菜單如圖1所示。圖1待辦收文、概述待辦收文指待辦的收文流程，并非指收文中指定的任務，收文中的任務不會直接在系統(tǒng)中直接表達，需要用戶另外通過會議、日程的方式進行表達。、待辦收文操作點擊【待辦收文】菜單如圖1所示，以列表的方式展示所有的待辦收文流程，可以通過上方的收文環(huán)節(jié)進行過濾，收文節(jié)點是管理員可以在后臺自由設定的。圖1收文登記、概述收文登記是收文管理中的第一步，在系統(tǒng)中表達為創(chuàng)立收文流程。、收文登記操作點擊【收文登記】菜單后顯示如圖1所示，與發(fā)文一樣，紅色標題是收文流程的分類名稱，黑色的是收文流程。點擊后可以創(chuàng)立收文流程。圖1已辦收文、概述已辦收文是指用戶已經(jīng)處理過的收文流程，而不是指收文后指定辦理的任務。、已辦收文點擊【已辦收文】菜單后，顯示如圖1所示，顯示的是已經(jīng)處理過的收文流程，可以查看流程狀態(tài)。圖1我的收文、概述我的收文中列出的都是由當前登錄用戶發(fā)起的收文流程，或者說是由當前收文進行登記的收文。、查閱我的收文點擊【我的收文】之后顯示如圖1所示，與已辦收文樣式類似，只是展示的是我創(chuàng)立的收文流程。圖1收文查詢、概述收文查詢功能是提供應用戶查詢收文流程用的，而非查詢收文的原文件。、查詢頁面1、點擊【收文查詢】如圖1所示，列出的都是工作流根本屬性的查詢條件圖12、收文查詢的結果同樣只能查看收文流程的信息，如果要操作收文流程必需點擊進入收文流程表單之后才能操作。收文監(jiān)控、概述收文監(jiān)控是擁有【公文監(jiān)控】權限的用戶對