制作Excel表格簡易教程

制作Excel表格簡易教程賈慶山2023年8月10日 本教程重要講授使用MicrosoftExcel2023進(jìn)行基本的表格制作。本教程圖文并茂，讀者可以對照學(xué)習(xí)使用。鑒于MicrosoftExcel系列軟件的兼容性和界面的一致性，本教程對于使用其他版本的MicrosoftExcel軟件也有一定的參考價值。第1章：引言 制作Excel表格，將表格實(shí)現(xiàn)電子化，可以方便數(shù)據(jù)的保存與記錄，極大提高辦公的效率，是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)技術(shù)。MicrosoftExcel軟件的功能是強(qiáng)大的，但是本教程集中介紹最基礎(chǔ)的部分。使用這些基礎(chǔ)功能，已經(jīng)可以滿足目前辦公自動化中的大部分需求。下文從兩方面介紹：如何創(chuàng)建一個最簡樸的表格，如何運(yùn)用Excel的記錄功能。每個功能的實(shí)現(xiàn)都分步列出，同時給出相應(yīng)的操作示意圖，方便讀者對照執(zhí)行。第2章：創(chuàng)建表格 一方面需要安裝MicrosoftExcel2023。之后運(yùn)營該軟件。方法：從開始菜單的程序列表中可以找到MicrosoftExcel（圖2.1）。單擊鼠標(biāo)右鍵運(yùn)營。此時程序自動創(chuàng)建一個空白表格（圖2.2）。圖2.1：運(yùn)營MicrosoftExcel2023。圖2.2：程序自動創(chuàng)建的空白表格。圖2.3：保存Excel表格。 一個表格由許多行（用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記）和列（用英文字母標(biāo)記）組成。每個小格子叫做單元格。用鼠標(biāo)左鍵單擊選中某一個單元格，就可以直接在其中輸入文字或者數(shù)字。第二步，保存表格。方法：在窗口上部菜單欄中選擇“文獻(xiàn)”－“保存”，然后會彈出一個對話框，規(guī)定輸入保存的位置和文獻(xiàn)名（圖2.3）。選擇合適的文獻(xiàn)名和位置后選擇“保存”，就完畢保存當(dāng)前的表格了。第三步，調(diào)整單元格大小。在表格中，有的格子比較大，用來保存較長的文字或數(shù)字；有的格子和其他幾個格子同樣寬（例如標(biāo)題欄）。而自動生成的表格中每個單元格的大小都是完全相同的。要調(diào)整單元格的大小，操作起來非常簡樸。方法：如要調(diào)整單元格的寬度，將鼠標(biāo)移動到英文字母（A,B,C…）標(biāo)記欄中相鄰兩列之間，會看見鼠標(biāo)變成一個橫的雙向箭頭中間有一個豎杠。此時按住鼠標(biāo)左鍵，左右拖動，可以調(diào)整一列的寬度，至合適的位置時放開鼠標(biāo)左鍵，則一列中所有單元格的寬度就被調(diào)整至所需的大小了（圖2.4）。類似的，將鼠標(biāo)移到窗口左側(cè)的數(shù)字標(biāo)記欄中相鄰兩行之間，會看見鼠標(biāo)變成一個豎的雙向箭頭中間有一個橫杠。此時按住鼠標(biāo)左鍵，上下拖動，可以調(diào)整一行的高度，至合適的位置時放開鼠標(biāo)左鍵，則一行中所有單元格的高度就被調(diào)整至所需的大小了（圖2.5）。圖2.4：調(diào)整單元格的寬度。下面介紹如何調(diào)整一個單元格的寬度、高度到其他幾個單元格寬度、高度之和。這項(xiàng)功能一般用于表達(dá)表格中一項(xiàng)內(nèi)容可以包含幾個小項(xiàng)（例如：一個季度的收入可以提成三個月的月收入）。這時，需要通過合并幾個小的單元格為一個大單元格來實(shí)現(xiàn)。方法：選中希望合并的單元格，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單列表中選擇“設(shè)立單元格格式”（圖2.6）。在彈出的對話框中選擇“對齊”，然后在設(shè)立欄中選中“合并單元格”（圖2.7），選擇“擬定”即可將原先選中的單元格合并成一個單元格（圖2.8）。圖2.5：調(diào)整單元格的高度。 圖2.6：設(shè)立單元格格式。圖2.7：合并單元格。圖2.8：合并單元格后第一行的左邊三個單元格合并成一個大單元格了。有時需要對一個制作中的表格進(jìn)行修改，例如要插入或者刪除某行、某列、某單元格。假如只是刪除單元格中的內(nèi)容，只需用選中相應(yīng)單元格后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“清除內(nèi)容”即可。假如要刪除某行、某列、或者某單元格，只需選中那一行、列或者單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“刪除”，會彈出一個對話框規(guī)定擬定是刪除一行、一列、還是一個單元格（圖2.9）。假如刪除單元格，需要選擇刪除后對本來表格的修改方式。有兩種選擇。其一是讓該單元格右側(cè)的單元格順次左移一列；另一種是讓該單元格下方的單元格依次上移一行。按照需要選擇即可。插入和刪除的操作類似，這里不再贅述。圖2.9：刪除一個單元格。 有時需要調(diào)節(jié)一個單元格的邊框的顏色、寬度等等。這個也可以在“設(shè)立單元格格式”中通過選擇“邊框”然后挑選合適的樣式來實(shí)現(xiàn)。這里不再具體介紹。至此我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了如何制作一張Excel表格。需要說明的是，一個Excel文獻(xiàn)中可以包含多張表格。請注旨在窗口下方有“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”等，這些分別表達(dá)“表一”、“表二”、“表三”。用鼠標(biāo)左鍵單擊選中不同的表格就可以顯示相應(yīng)的內(nèi)容。還可以通過雙擊表名來修改表格名稱。例如在圖2.9中一個Excel文獻(xiàn)中就包含了“所有工業(yè)總產(chǎn)值”、“重要工業(yè)產(chǎn)品產(chǎn)量”、“農(nóng)業(yè)”、“教育”和“衛(wèi)生”五張表。第3章：基本記錄方法3.1. 四則運(yùn)算 Excel表格的一個重要功能是記錄功能。在本章我們從常用的四則運(yùn)算入手介紹一種通用的運(yùn)用Excel表格進(jìn)行計算的方法。表格記錄中的一項(xiàng)常用計算是求和。下面我們用一個例子來說明。例如，在圖2.9所示的表格中我們想記錄從1989年到2023年一共生產(chǎn)了多少萬件服裝（就是表格中最后一列中數(shù)字之和）。方法：選中最后一列中的相應(yīng)數(shù)字，然后點(diǎn)擊屏幕上方工具欄中的S符號，就可以在最后一列最后一行下面的單元格中出現(xiàn)一個數(shù)字21041。這就是所規(guī)定取的總和。選中這個單元格，可以在窗口上部的函數(shù)欄（fx）中看見一個表達(dá)式=SUM(I3:I16)（圖3.1）。這其實(shí)就是Excel表格通用的計算方法——用表達(dá)式來計算。只但是對于常用的計算，MicrosoftExcel軟件已經(jīng)集成為不同的函數(shù)。這里使用的對不同列求和的函數(shù)就是SUM（）函數(shù)。括號中的I3和I16表達(dá)第I列的第3行和第16行，中間的冒號表達(dá)從第3行到第16行。所以，合在一起SUM（I3:I16）表達(dá)對第I列從第3行到第16行的數(shù)字求和。圖3.1：在Excel表格中求和。另一個常用的函數(shù)是求平均函數(shù)AVERAGE（）。例如，我們可以選中第I列第17行的單元格（用I17）表達(dá)。然后再在窗口上部的函數(shù)欄中輸入=AVERAGE(I3:I16)，這樣就可以求第I列從第3行到第16行的所有數(shù)字的算術(shù)平均值，并將結(jié)果保存在I17單元格中。 運(yùn)用這種表達(dá)式的方式可以對Excel表格中任意元素進(jìn)行四則運(yùn)算，并且將結(jié)果保存在任意指定的單元格中。只需先選中欲保存計算結(jié)果的單元格，然后輸入等號，此時就進(jìn)入函數(shù)欄輸入狀態(tài)。輸入想計算的表達(dá)式，按回車就可以得到結(jié)果。在輸入表達(dá)式時，每個單元格用“列字母行數(shù)字”的格式表達(dá)?？梢灾苯釉诤瘮?shù)欄中輸入代表某個單元格的“列字母行數(shù)字”，也可以直接用鼠標(biāo)選中相應(yīng)單元格，就會在函數(shù)欄中出現(xiàn)相應(yīng)的“列字母行數(shù)字”。3.2. 排序 除了四則計算，另一種常用的記錄方法是排序。例如：我們需要將圖2.9中的表格按照每年的服裝產(chǎn)量進(jìn)行排序。方法：選中表格中任意一個單元格，選擇窗口上部菜單欄中“數(shù)圖3.2：排序。圖3.3：按每年服裝產(chǎn)量升序排序結(jié)果。據(jù)”－“排序”，然后會彈出一個對話框（圖3.2），規(guī)定選擇“重要關(guān)鍵字”、“第二關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”。這里關(guān)鍵字只按照什么來排序。而第二關(guān)鍵字是為了在重要關(guān)鍵字取值相同時來進(jìn)一步區(qū)分不同年份。第三關(guān)鍵字依次類推。選擇合適的關(guān)鍵字后，按擬定，就可以得到按照規(guī)定排序的結(jié)果。例如，我們把按照每年服裝產(chǎn)量排序的結(jié)果顯示在圖3.3中。作圖Excel表格提供了非常簡樸的作圖工具，可以畫折線圖、直方圖、餅圖等。這里我們介紹一般環(huán)節(jié)。例如：我們想繪制出圖2.9中從1989年到2023年2023間每年服裝產(chǎn)量的變化折線圖。方法：一方面，我們選中這2023的服裝產(chǎn)量，就是第I列從第3行到第16行的數(shù)字。然后選中窗口上部工具欄中的一個小直方圖圖標(biāo)，就可以彈出一個對話框——圖表向?qū)В▓D3.4）。在圖表向?qū)е辛谐隽瞬煌膱D表類型和子類型。這里我們選擇“折線圖”，并且圖3.4：用圖表向?qū)ё鲌D。選擇了一種子類型。然后按“完畢”，可以產(chǎn)生相應(yīng)的折線圖（圖3.5）。 下面我們給這幅圖加上坐標(biāo)名稱和整幅圖的標(biāo)題。方法：用鼠標(biāo)右鍵選中該圖，在彈出的菜單列表中選擇“圖表選項(xiàng)”，之后可以彈出圖表的細(xì)節(jié)選項(xiàng)（圖3.6）。在相應(yīng)位置輸入“圖表標(biāo)題”以