新形勢(shì)下鐵路會(huì)計(jì)原始憑證的規(guī)范化問題探討

鐵路部門是我國國有企業(yè)的重要組成部分，是運(yùn)輸管理部門不可替代的一部分。鐵路會(huì)計(jì)在鐵路行業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著監(jiān)督和管理的作用。鐵路會(huì)計(jì)系統(tǒng)作為資產(chǎn)管理工作的核心，具體管理人員更要重視會(huì)計(jì)工作的功能，特別是會(huì)計(jì)核算與會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新時(shí)期，鐵路部門呈現(xiàn)出政企分開的改革模式，此時(shí)多元化、電子商務(wù)發(fā)展趨勢(shì)更加的明顯，如何在這種背景下加強(qiáng)鐵路部門原始憑證規(guī)范化控制的問題受到業(yè)界的重視，成為業(yè)界研究的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也是鐵路會(huì)計(jì)核算的重要研究課題之一，這里有必要對(duì)其進(jìn)行深入分析。一、會(huì)計(jì)原始憑證概述(一)會(huì)計(jì)原始憑證的概念所謂會(huì)計(jì)就是以貨幣為主要計(jì)量單位，采用專業(yè)的管理策略、控制方法對(duì)企業(yè)、機(jī)關(guān)單位以及其他社會(huì)組織的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全方位、連續(xù)性、系統(tǒng)性核算的過程，是反映和監(jiān)督企業(yè)管理行為的現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。具體而言，會(huì)計(jì)就是對(duì)一定主體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行核算、監(jiān)督的過程，并且向利益相關(guān)機(jī)構(gòu)、人員提供會(huì)計(jì)信息的過程。會(huì)計(jì)原始憑證也被廣泛地稱之為單據(jù)，是企業(yè)、單位以及其他社會(huì)組織在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成之后取得填制并且用于記錄、證明相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任和業(yè)務(wù)往來的文字憑據(jù)。會(huì)計(jì)原始憑證不僅是用來記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生以及完成情況的方式，更多的是用于證明經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是會(huì)計(jì)核算工作得以順利開展的重要基礎(chǔ)，也是會(huì)計(jì)管理能夠科學(xué)進(jìn)行的原始資料和依據(jù)。另外，會(huì)計(jì)原始憑證是目前會(huì)計(jì)資料中最具法律效力的一種文件，是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，任何一張會(huì)計(jì)原始憑證都必須要同時(shí)具備一定的相同內(nèi)容，這些相同內(nèi)容也被稱之為會(huì)計(jì)原始憑證的依據(jù)，并且記錄在案。(二)會(huì)計(jì)原始憑證的內(nèi)容會(huì)計(jì)原始憑證的內(nèi)容主要包含了會(huì)計(jì)原始憑證名稱、填制會(huì)計(jì)原始憑證的日期、接受會(huì)計(jì)原始憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、填制單位簽章、有關(guān)人員簽章、憑證附件等。(三)會(huì)計(jì)原始憑證的分類會(huì)計(jì)原始憑證也被稱之為會(huì)計(jì)原始單據(jù)，主要指的是用來已經(jīng)發(fā)生和完成發(fā)生的用于證明和記錄經(jīng)濟(jì)往來的相關(guān)證據(jù)。目前常見的會(huì)計(jì)原始憑證主要可以分為外來原始憑證和自制原始憑證兩種。外來原始憑證主要指的是企業(yè)同外部其他單位、機(jī)構(gòu)和人員發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系的時(shí)候，從外部單位獲取的相應(yīng)的憑證和依據(jù)。比如，購置貨物的時(shí)候取得的發(fā)貨票據(jù)、付款的時(shí)候取得的收據(jù)等。自制原始憑證與外來原始憑證恰好相反，主要是由單位內(nèi)部形成的各種原始憑證，包含了一次憑證、累計(jì)憑證、記賬編制憑證等多種。一次憑證主要指的是憑證的填寫以及編制都是一次完成的，是用來記錄一項(xiàng)或者多項(xiàng)同類性質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始憑證，這種原始憑證大部分都是一次性的，如點(diǎn)收單、費(fèi)用報(bào)銷單、工資津貼發(fā)放單以及收據(jù)等。累計(jì)憑證是一定時(shí)期內(nèi)連續(xù)記錄的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，在活動(dòng)結(jié)束之后按照累計(jì)數(shù)作為記賬依據(jù)自制形成原始憑證，這種憑證常見于重復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，如費(fèi)用登記表等。記賬編制憑證則是以實(shí)際發(fā)生或者已經(jīng)完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，由經(jīng)辦人編制填寫并且蓋章生成的原始憑證，但是通常情況下自制原始憑證均由會(huì)計(jì)人員根據(jù)入賬結(jié)果對(duì)特定經(jīng)濟(jì)事宜進(jìn)行歸類和整理，由此形成了記賬編制憑證，這種原始憑證通常都是在月末或者季末編制[1]。二、新形勢(shì)下鐵路會(huì)計(jì)原始憑證的規(guī)范化要求鐵路部門作為我國國企的重要組成，在會(huì)計(jì)核算之中必須要深入鐵路行業(yè)與其他行業(yè)之間的特殊性以及近期發(fā)展情況，確保會(huì)計(jì)工作與企業(yè)管理工作一致，存在規(guī)范性、科學(xué)性和有效性。在如今時(shí)代背景下，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的成熟，社會(huì)各行業(yè)呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢(shì)，鐵路行業(yè)當(dāng)然也不例外，此時(shí)國內(nèi)鐵道部門也實(shí)施了政企分開改革，給會(huì)計(jì)工作帶來新的挑戰(zhàn)和困擾。在新的時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)逐漸融入到財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中，原始單據(jù)的掃描上傳工作由業(yè)務(wù)人員完成，導(dǎo)致會(huì)計(jì)原始憑證出現(xiàn)了不規(guī)范問題。因此，在具體工作中需要采取以下措施。(一)原始票據(jù)的真實(shí)性無論是什么企業(yè)、哪個(gè)行業(yè)，在會(huì)計(jì)審核之時(shí)必須要檢查會(huì)計(jì)信息內(nèi)容的真實(shí)性，分析會(huì)計(jì)信息質(zhì)量是否符合行業(yè)規(guī)定和相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)。在鐵路會(huì)計(jì)原始憑證管理中，所有的憑證均是企業(yè)管理活動(dòng)的真實(shí)依據(jù)，因此相關(guān)工作人員進(jìn)行原始憑證審核的時(shí)候，需要保證操作的規(guī)范化和有效化，這不僅是基礎(chǔ)性工作，更是最佳、最有效的審核模式，不僅有助于鐵路行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，還確保了鐵路企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。可以說，在鐵路企業(yè)經(jīng)營管理工作中，只有做好會(huì)計(jì)審核工作，才能實(shí)現(xiàn)鐵路管理的科學(xué)和規(guī)范，有效規(guī)避了管理人員徇私舞弊行為的滋生，為鐵路部門的可持續(xù)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，會(huì)計(jì)原始憑證的規(guī)范化管理能夠讓所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)科學(xué)有效，有效提高了管理人員的工作責(zé)任心。因此，在具體工作中結(jié)合不同單位、不同管理模式和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)需要選取科學(xué)的原始憑證。在對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證進(jìn)行審核的時(shí)候，先對(duì)不同票據(jù)的真實(shí)性、有效性、合法性進(jìn)行觀察，分析其問題所在和不同之處。首先，在票據(jù)審核的時(shí)候要觀察票據(jù)的有效與否，要嚴(yán)格審核一般收據(jù)的使用情況，看其是否具有相應(yīng)的合同、發(fā)票等材料，在這個(gè)時(shí)候需要注意觀察個(gè)別政府部門核實(shí)發(fā)行的特質(zhì)收據(jù)，將這些收據(jù)排除在外。其次，票據(jù)真實(shí)性和合法性分析，在所有的發(fā)票中機(jī)打發(fā)票大多都是指定機(jī)構(gòu)以及電子商務(wù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來活動(dòng)中的，這類發(fā)票基本上都是真實(shí)的；電子發(fā)票影像要及時(shí)查詢發(fā)票信息是否與稅務(wù)系統(tǒng)一致以及重復(fù)報(bào)銷情況；而手寫發(fā)票主要是通過觀察發(fā)票表面的顏色和內(nèi)容，觀察字體是否潦草、顏色是否純正，如果字跡模糊、顏色不純正，則通常為假發(fā)票；另外，觀察發(fā)票的紙質(zhì)，普通發(fā)票的紙質(zhì)都是一樣的，紙張厚度均勻，如果紙質(zhì)不同、厚度不均，則為假發(fā)票。最后，觀察發(fā)票底紋、水印和防偽標(biāo)志是否齊全[2]。(二)原始憑證內(nèi)容的真實(shí)性鐵路企業(yè)的經(jīng)營管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜且業(yè)務(wù)種類較多的內(nèi)容，財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行原始憑證內(nèi)容審核的時(shí)候必須要提前了解經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)以及財(cái)務(wù)管理的基本知識(shí)，能準(zhǔn)確辨別經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)工作中存在的漏洞以及內(nèi)容真實(shí)性。在具體工作中為了保證鐵路會(huì)計(jì)原始憑證的科學(xué)有效，需要與鐵路經(jīng)營管理實(shí)際結(jié)合在一起，在總結(jié)管理業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)明確原始憑證內(nèi)容真假。首先，在工作中查看多聯(lián)式票據(jù)是否反面存在復(fù)寫的現(xiàn)象，票據(jù)填寫是否采用鋼筆、中性筆，如果存在用鉛筆或者可擦拭鋼筆填寫，則票據(jù)真實(shí)性存在疑問，要仔細(xì)辨別票據(jù)是否存在復(fù)寫紙復(fù)寫的情況，如果沒有則可能是鴛鴦票。其次，檢查票據(jù)和附件的內(nèi)容是否一致，如果有漏洞，則可能是假票據(jù)。最后，原始憑證不允許隨意涂改，觀察票據(jù)內(nèi)容書寫是否整齊，對(duì)照不同票聯(lián)的字體，觀察是否一致。(三)審核原始憑證的時(shí)效性眾所周知，所有原始憑證本身都存在一定的時(shí)間限制，為此在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生之后，相關(guān)工作人員需要及時(shí)將所取得的原始憑證要及時(shí)的送達(dá)到財(cái)會(huì)部門手中辦理報(bào)銷，避免出現(xiàn)過時(shí)的票據(jù)混入到財(cái)務(wù)報(bào)銷中。在過去工作中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)原始票據(jù)不及時(shí)報(bào)銷的現(xiàn)象，進(jìn)而影響到會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，影響了財(cái)務(wù)工作效率。為此，在進(jìn)行原始憑證審核的時(shí)候，需要從不同的方面分析原始票據(jù)的時(shí)效性，具體如下。一方面，要嚴(yán)格審核票據(jù)所載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)效性和抵扣時(shí)效性。曾經(jīng)就有員工開具專用發(fā)票未及時(shí)報(bào)銷抵扣，從而導(dǎo)致發(fā)票過期，直接造成公司經(jīng)濟(jì)損失。另一方面，科學(xué)觀察票據(jù)本身的印刷時(shí)間及給出的有效期限。要知道我國所有的本身都自帶時(shí)效性，在使用一段時(shí)間之后會(huì)更新，新的票據(jù)出來之后也就意味著過去的票據(jù)自動(dòng)失效。因此，在進(jìn)行原始憑證審核的時(shí)候需要注意各種票據(jù)的印刷時(shí)間以及給出的有效期，避免作廢票據(jù)混淆使用[3]。三、原始憑證審核的規(guī)范化技術(shù)(一)票據(jù)行業(yè)性質(zhì)審核原始憑證審核需提前檢查行業(yè)性質(zhì)是否與發(fā)票類型一致，在鐵路行業(yè)發(fā)票票種包括維修票據(jù)、銷售票據(jù)等不同的類型，這也是會(huì)計(jì)原始憑證審核中最容易出現(xiàn)混淆的內(nèi)容，如果在審核的時(shí)候出現(xiàn)發(fā)票內(nèi)容與開票單位的經(jīng)營范圍不符，則表示發(fā)票性質(zhì)不科學(xué)，在審核的時(shí)候需要注重性質(zhì)核對(duì)，確保發(fā)票信息的真實(shí)有效。(二)審核票據(jù)憑證填制的內(nèi)容原始憑證的內(nèi)容包括開票日期、客戶單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容等相關(guān)信息必須準(zhǔn)確齊全。首先，憑證信息的準(zhǔn)確是發(fā)票報(bào)銷的前提，錯(cuò)誤的發(fā)票信息會(huì)直接導(dǎo)致公司成本稅務(wù)的抵扣；其次，在票據(jù)信息填寫的時(shí)候不得出現(xiàn)漏填或者重填的行為，如只寫名稱、金額而不寫數(shù)量或者是只寫小寫不寫大寫、只寫大概不寫具體等行為要嚴(yán)格審核；再次，發(fā)票及附件是否正確加蓋發(fā)票專用章而非公章等其他印章，附件的印章內(nèi)容是否與發(fā)票聯(lián)一致；最后，在票據(jù)信息填寫的時(shí)候需要注意商品信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，如果出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確，則不予報(bào)銷。(三)審核是否超出預(yù)算在原始憑據(jù)審核的時(shí)候，如果發(fā)現(xiàn)印章模糊、字跡模糊、內(nèi)容不清晰以及不按照規(guī)定、法律和法規(guī)蓋章的行為，要觀察發(fā)票信息的真實(shí)性，這種票據(jù)存在很大的虛假性，因此，絕對(duì)不能作為報(bào)銷憑證。為了確保報(bào)銷憑證的真實(shí)性和可靠性，原始憑證必須要有經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人、審核人以及與業(yè)務(wù)相關(guān)管理人員的簽字蓋章，明確票據(jù)的真實(shí)用途，只有各項(xiàng)信息明確之后方可報(bào)銷。另外，在報(bào)銷的時(shí)候還要嚴(yán)格審核票據(jù)內(nèi)容，對(duì)于信息真實(shí)、合法的票據(jù)給予報(bào)銷，如果存在手續(xù)不完備、信息不齊全，則應(yīng)該及時(shí)退回給經(jīng)辦部門和工作人員，并且由相關(guān)工作人員補(bǔ)辦相應(yīng)的手續(xù)，對(duì)于存在涂改、偽造以及超出預(yù)算的票據(jù)，會(huì)計(jì)人員有權(quán)拒絕受理[4]。四、新形勢(shì)下鐵路會(huì)計(jì)原始憑證規(guī)范化管理策略(一)建立科學(xué)的管理流程由于我國鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)管理活動(dòng)中，所需要管理的內(nèi)容比較多，也造成了原始憑證管理中存在內(nèi)容多、范圍廣、信息復(fù)雜的特點(diǎn)，為了讓原始憑證管理能夠規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，需要在管理之前構(gòu)建系統(tǒng)、科學(xué)的管理流程，進(jìn)而提高原始憑證管理工作效率和應(yīng)用價(jià)值。首先，在管理活動(dòng)中開展之前由專業(yè)會(huì)計(jì)人員組成會(huì)計(jì)憑證規(guī)范化管理小組，對(duì)專業(yè)的鐵路會(huì)計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)，確?；A(chǔ)工作的規(guī)范有效，通過工程培訓(xùn)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、成本費(fèi)用計(jì)量等培訓(xùn)措施來提高工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。其次，在原始憑證管理的時(shí)候采用全面整理總結(jié)的模式，通過表格的方式對(duì)所有原始憑證的內(nèi)容進(jìn)行流程細(xì)分，經(jīng)過細(xì)分整理之后將這些內(nèi)容下發(fā)到工作小組手中，由小組人員根據(jù)規(guī)范流程對(duì)原始憑證逐一核實(shí)。再次，制定相關(guān)的報(bào)銷管理辦法，規(guī)范報(bào)銷流程和報(bào)銷期限，并落實(shí)執(zhí)行；審核業(yè)務(wù)人員上傳的共享影像是否與財(cái)務(wù)部的原始憑證一致；對(duì)于累計(jì)金額達(dá)到規(guī)定限額的，一律對(duì)公付款，不允許個(gè)人現(xiàn)金付款報(bào)銷。最后，建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)鐵路部門工作人員用自己的勞動(dòng)成果換取相應(yīng)的報(bào)酬，積極調(diào)動(dòng)工作人員的工作激情，提高工作參與主動(dòng)性，確保工作效率的同時(shí)，保證了原始憑證的真實(shí)與科學(xué)[5]。(二)技術(shù)審核分析原始憑證本身是一個(gè)多樣化、綜合性、多元化內(nèi)容，因此，其技術(shù)審核的時(shí)候需要對(duì)基本的內(nèi)容、邏輯關(guān)系有明確的認(rèn)識(shí)，為了確保審核效果，在工作中需要從以下角度入手。首先，觀察票據(jù)性質(zhì)與類型的匹配與否。目前我國常見的發(fā)票管理體系中存在銷售方不具備發(fā)票的現(xiàn)象，這個(gè)時(shí)候開具的發(fā)票往往都是從第三方借來的，這種做法普遍存在，但是從法律的角度分析是違法行為，應(yīng)當(dāng)追究其法律責(zé)任，為此在審核票據(jù)的時(shí)候需要保證票據(jù)性質(zhì)和票據(jù)類型的一致，避免出現(xiàn)維修費(fèi)用發(fā)票使用的是商業(yè)營銷發(fā)票的現(xiàn)象。在具體審核的時(shí)候，先明確發(fā)票設(shè)計(jì)的金額、用途等，包含對(duì)資金支出項(xiàng)目、支出數(shù)量等對(duì)比，這樣方便財(cái)務(wù)人員判斷資金的支出方向。其次，審核發(fā)票填寫內(nèi)容。對(duì)票據(jù)內(nèi)容進(jìn)行審核的時(shí)候，內(nèi)容的審核十分關(guān)鍵，其中涉及到日期、單位、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)名稱、支出數(shù)額等詳細(xì)內(nèi)容，避免出現(xiàn)了充填、忘填和漏填的現(xiàn)象，對(duì)于一些與實(shí)際不符的票據(jù)，則要追究問題產(chǎn)生的原因。比如，在工作中，一些員工故意不寫商品的名稱與數(shù)量，這種現(xiàn)象可能是因?yàn)橄腚[瞞報(bào)銷內(nèi)容，企圖渾水摸魚。因此，要正確地處理，避免不合理行為的發(fā)生，確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。最后，對(duì)比資金支出內(nèi)容和開支范圍。在原始憑證審核的時(shí)候，如果存在字跡潦草、印章不清晰、不蓋印章等現(xiàn)象，則可能存在業(yè)務(wù)不真實(shí)，這個(gè)時(shí)候要嚴(yán)格排查業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、往來明細(xì)以及相關(guān)合同明細(xì)等，在不明確實(shí)際情況的前提下不能報(bào)銷。另外，要查看憑證是否有部門主管和經(jīng)辦人的簽字，事由用途是否備注清晰，如果沒有則不予報(bào)銷[6]。(三)重視電子發(fā)票的推廣目前，電子商務(wù)在國內(nèi)各行業(yè)區(qū)域普及，在鐵路部門也廣泛地應(yīng)用。電子商務(wù)在當(dāng)前鐵路行業(yè)業(yè)務(wù)處理中占據(jù)著較大的比例，這也是未來信息時(shí)代背景下鐵路會(huì)計(jì)系統(tǒng)及工作發(fā)展的必然方向。在實(shí)際工作中，不同地區(qū)的電子商務(wù)管理流程是不同的，這也導(dǎo)致了電子商務(wù)原始憑證之間存在一定的差異。為此，在電子發(fā)票推廣和管理的時(shí)候應(yīng)當(dāng)根據(jù)各地區(qū)實(shí)際情況制定科學(xué)的規(guī)劃和管理方案。首先，完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的原始憑證掃描系統(tǒng)，通過這種系統(tǒng)來幫助辨別票據(jù)的真?zhèn)?，?shí)現(xiàn)電子化保存和管理。其次，可采用數(shù)據(jù)代碼的輸入方式，利用好稅務(wù)系