收發(fā)文管理制度

收發(fā)文管理制度收發(fā)文管理制度是指單位或組織對收到的文件、信函、資料等文書的接收、登記、分發(fā)、傳閱、清退、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)范管理。它的主要目的是確保文件信息的及時傳遞和正確處理，保證文件的完整性和安全性，避免信息遺漏或泄露。以下是有關(guān)于收發(fā)文管理制度的有關(guān)內(nèi)容，歡迎大家閱讀！

收發(fā)文管理制度11.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍：適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過程。

3.職責(zé)

3.1董事長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊。

3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批，管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理，負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的’適用性，負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負(fù)責(zé)本部門出臺的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；

3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

收發(fā)文管理制度2第一章總則

第一條為了規(guī)范公司對收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率，進(jìn)而提高公司工作質(zhì)量和工作效率，特制定本規(guī)定。

第二條公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司規(guī)章制度、請示、指示和答復(fù)問題，指導(dǎo)工作，報告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司服務(wù)。

第三條公司所收發(fā)文件由綜合部行政科統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。行政科指定專職人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文管理工作。收發(fā)文人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫收文登記表和發(fā)文登記表。行政科必須按照準(zhǔn)確、及時、安全、統(tǒng)一的原則做好公司的收發(fā)文管理工作。

第二章發(fā)文辦理

第四條發(fā)文，發(fā)文辦理是指公司對外發(fā)出的公文，首先要擬稿，稿子寫好后要送部門負(fù)責(zé)人審核，然后報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，簽發(fā)后送印，印制好校對后發(fā)出。發(fā)文辦理主要包括以下幾個工作程序：

1、擬稿：擬稿是指把領(lǐng)導(dǎo)人或公司的發(fā)文意圖條理化、顯物化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵程序之一。公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

2、核稿：核稿是指由擬稿部門負(fù)責(zé)人對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

3、會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送綜合部負(fù)責(zé)人對公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

4、簽發(fā)：工程部、總工辦的一般事務(wù)性公文送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他文件如重要請示、報告、制度及辦法等一律送總經(jīng)理簽發(fā)。

5、發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號、設(shè)計(jì)版面格式等。

6、繕?。嚎樣∈侵赴匆押灠l(fā)的文稿進(jìn)行繕寫或打印，并由相關(guān)人員負(fù)責(zé)校對。

7、用?。河糜∈侵妇C合部對已繕印號的公文進(jìn)行蓋章。

8、發(fā)文登記：發(fā)文登記是指由綜合部行政人員將待發(fā)公文登記造冊，以備存查。

9、分發(fā)：分發(fā)是指由綜合部行政人員把用過印并已登記過的公文通過適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ玎]寄、傳真、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞給收文單位。

10、注發(fā)：注發(fā)是指由綜合部行政人員對發(fā)文辦理結(jié)果予以注明。如誰經(jīng)手，發(fā)了一份什么文件，經(jīng)由什么渠道發(fā)出等。

11、存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，綜合部行政人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。

第三章收文辦理

第六條收文是指外部機(jī)關(guān)送達(dá)公司的’公務(wù)文書和材料，包括文件、電報、其他文字資料等。收文辦理是指對來自公司外部的文件所實(shí)施的處置與管理。工程管理類收文暫按工程部有關(guān)規(guī)定辦理，行政科定期對工程部的收文進(jìn)行備份存檔。收文辦理主要包括以下幾個程序：

1、簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來文，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點(diǎn)，核實(shí)來文數(shù)量、封皮編號與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤后，方可簽字、蓋章、注時。

2、收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

3、擬辦：在收文登記后，由綜合部行政人員送綜合部負(fù)責(zé)人審核，符合有關(guān)規(guī)定的，綜合部應(yīng)及時提出辦理意見和建議，送請主要領(lǐng)導(dǎo)人批示后交有關(guān)部門辦理。

4、批辦：批辦是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對收文的辦理寫出指示性意見。

5、分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送有關(guān)部門或承辦人員辦理。

6、傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱：各部門間安排主管部門先看。領(lǐng)導(dǎo)同志閱文后要簽字、注時。如有閱批意見，要按領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，做好補(bǔ)辦工作。文件傳閱前，要認(rèn)真登記，閱完后進(jìn)行檢查，隨時掌握文件的去向

7、承辦：承辦是指按照領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門或負(fù)責(zé)人具體承擔(dān)收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文—4—

件，主辦單位要主動會同有關(guān)單位協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

8、催辦：催辦是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由行政科督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。

9、注結(jié)：文件辦理完畢，應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。

第四章公文管理（立卷歸檔）

第七條無論是收文還是發(fā)文，都要按檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行科學(xué)管理。已發(fā)出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進(jìn)辦結(jié)的公文，也要妥善保管，以備隨時調(diào)用。

公文管理主要包括以下幾個程序：

1、制定立卷類目表：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的實(shí)際情況制定公司立卷類目表。

2、歸卷：按立卷類目表上規(guī)定的項(xiàng)目準(zhǔn)備卷夾或櫥柜，并隨時把已辦完的公文歸到相應(yīng)的文件夾或類目里面。

3、調(diào)用：對已經(jīng)歸卷的任何一份公文要能隨時調(diào)出，以便為公司工作服務(wù)。

4、立卷：按公文立卷的有關(guān)規(guī)定把已歸入卷夾的公文立成合乎規(guī)范的公文案卷。

收發(fā)文管理制度31.目的:

為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

2.適用范圍:

適用本公司所有文件。

3.職責(zé):

文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

工作內(nèi)容

公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經(jīng)理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于秘密以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級，并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。

文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的’范圍報送。

經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。

文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說明原因。

收發(fā)文管理制度4一、檔案歸檔制度

（一）文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2、公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10、外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

（二）歸檔范圍及保管期限

（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

（三）歸檔、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

4、檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

1、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

2、檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

3、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳。

4、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

2、、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

3、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

4、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

5、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

6、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

7、負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗