4.1辦文認知 課件

模塊四文書擬寫與處理蓋文章，經國之大業(yè)，不朽之盛事

——曹丕在現代社會里，光靠口說是不夠的，處處需要動筆寫。動筆寫文章應該是人人必須具備的一種技能。

——葉圣陶職場名言素質培養(yǎng)目標教學模式教學形式1.領悟秘書辦文工作的獨特性，培養(yǎng)細致嚴謹的工作態(tài)度2.

理解秘書辦文工作的艱辛，培養(yǎng)吃苦耐勞的精神

3.能自覺培養(yǎng)閱讀的習慣，注重資料的收集，勤于寫作，養(yǎng)成高效的作風行動導向，項目實施。1.

實例演練2.情境模擬3.課外調研1.運用職場典型案例指導學生擬寫和處理文書;2.在文書報寫的基礎上，組織學生模權文書處理情境3.開展課外調研，收集職場文書報寫和處理材料4.運用現代辦公設備，開展文書擬寫與處理訓練文書擬寫與處理是秘書的重要工作職責，本模塊緊密結合現代企業(yè)秘書從事文書擬寫與處理的工作內容，運用案例分析、實例演練、角色扮演、情境模擬等教學方法，指導學生正確認知秘書辦文的內容、特點和要求，掌握常用文書的寫作技巧和方法，熟知收發(fā)文處理的程序和操作要求，掌握文檔管理的方法和技能。通過本模塊的學習，學生能夠運用文書擬寫與處理的知識和方法，把辦文和辦事、辦會相結合，有效處理秘書工作。知識能力目標1.準確認知文書工作的內容、特點和要求2.熟練掌握文書擬寫的技巧和方法3.能夠運用文書處理的知識做好收文辦理和發(fā)文辦理工作4.熟練掌握文檔管理的方法和技能模塊導讀項目/PROJECT辦文認知文書擬寫收文辦理發(fā)文辦理文檔管理綜合實訓辦文認知01案例導入：小胡的抱怨05小胡是正方光電科技有限公司新招聘的行政部秘書，主要負責公文處理工作。公文處理比較繁雜，頭緒多，工作很具體。比如發(fā)一個文件，除了要經過起草、校核、簽批這些環(huán)節(jié)外，還要打印、校對、蓋章、裝文件袋、打文件包等等。小胡總是抱怨，認為這些工作很瑣碎很平凡，不引人注目，一年忙到頭，數不出幾件叫得響的事情。公文處理又是一種“流水作業(yè)”，工序多，參與的人也多。一件公文從起草到完成，要過很多人的手，整個任務的完成融合了許多人的勞動，小胡作為單個的參與者來說，究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很難算得清，道得明，她對自己工作的價值產生疑惑，認為文字秘書的崗位太普通，太平凡，做不出什么大的成績。她整天愁眉苦臉地抱怨，由于工作態(tài)度不認真，工作拖拉，公文處理工作經常出現差錯，為此多次受到行政部經理的批評。行政部秘書小胡為什么總是抱怨？你如何認識文書擬寫與處理工作的意義？案例思考案例分析她認為文字秘書的崗位太普通，太平凡，對自己工作的價值產生疑惑。的確，文字秘書的崗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但這并不能說明文字秘書的工作不重要，更不能說文字秘書不能有大的作為。作為領導與職工、領導與各部門之間聯(lián)系的橋梁，秘書的一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。知識平臺06秘書機構是一個單位的行政指揮中心，擔負著參與政務、管理事務、綜合服務的任務。大到各項方針政策的制定，小到每項具體工作的組織實施，都離不開辦文工作。制發(fā)文件、擬寫調研報告、起草活動計劃、寫作活動總結等等，這些筆頭工作一般都由秘書承擔，因此，選擇了秘書工作，也就選擇了辦文的差事。秘書與辦文辦文工作內容豐富，包括公務文書的形成、處理和管理等一系列互相銜接的文書工作。圍繞辦文工作，有對秘書人員撰制文書的要求，有收、發(fā)文書的處理程序，有明確的行文規(guī)則，因此辦文具有相對獨立的工作系統(tǒng)。秘書從事辦文工作，就是承擔秘書自身的職責。秘書從業(yè)人員應熟知辦文工作的內容，了解辦文工作的特點，深刻認識辦文工作的作用，熟練掌握辦文工作的方法。秘書辦文工作的內容01文書形成文書制作過程包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、蓋章等環(huán)節(jié)，還包括對各種會議、匯報、電話、重大活動的記錄及整理等環(huán)節(jié)。02文書處理文書的處理過程包括文書的傳遞和辦理等環(huán)節(jié)。文書制作形成后，除了存本和定稿直接歸檔保存外，其他文本都要進行傳遞，包括文書的收發(fā)、登記、分發(fā)和傳遞等。文書的辦理包括對文件的擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等環(huán)節(jié)。03文書管理文書管理是一個動態(tài)的過程，必須對文書處理全過程進行監(jiān)督和管理，既包括文書的保管、保密等工作，也包括文書的整理歸檔或銷毀工作。把有保存價值的文書，按一定的方法和要求整理歸檔，作為歷史憑據以供查考、研究和利用，沒有保存價值的文書應按一定程序予以銷毀。秘書辦公文書的特點秘書辦文工作既有與其他秘書工作相似的地方，也有自己特有的要求。時效性秘書辦文要注重時效，只有注重時效，才能提高工作效率。03規(guī)范性秘書辦文是一項講究規(guī)范化的工作，不但辦文質量標準很高，辦文流程要求也很嚴。02目的性秘書辦文是輔助領導工作、履行崗位職責的行為，具有鮮明的目的性。01秘書辦文工作的作用13秘書辦文是展示組織形象的窗口秘書辦文不僅可以反映該組織處理日常工作的質量與水平，還可以表現出秘書個人的基本素質。秘書辦文是組織溝通聯(lián)系的橋梁秘書辦文是溝通上下的渠道，聯(lián)系左右的橋梁，它把上下左右聯(lián)系在一起，使之形成統(tǒng)一的整體，從而推動各項工作有序進行。秘書辦文是上級組織實施管理的工具在管理過程中，秘書的辦文能力起著重要作用，沒有秘書準確的文字表述，擬制的文書就很難貫徹領導的管理意圖。秘書辦文是展示組織形象的窗口秘書在辦文過程中留存的所有文書，見證了一定時期的工作。案例導入：秘書辦文工作無小事05正方光電科技有限公司搬遷新的辦公地點，行政部負責處理搬遷工作有關事宜。行政部經理要求秘書小胡擬寫一份搬遷啟事，小胡把“啟事”寫成了“啟示”幸好這一疏忽被行政部經理及時發(fā)現，否則將會影響公司形象。秘書小胡在辦文工作中出現低級錯誤的原因是什么？“啟事”為什么不能寫成“啟示”？案例思考案例分析秘書小胡在辦文工作中粗心大意，不注意規(guī)范用語，一個公司對外使用的文書要反復斟酌，避免語言出現文字錯誤，這是辦文工作最基本的要求，寫錯別字會破壞自己和公司的形象。啟事的標題要注意不能誤寫為“啟示”，啟事是陳述事項的意思，而“啟示”是啟發(fā)、啟迪的意思。目前把“啟事”寫成“啟示”的人很多，甚至在報刊上也經常見到，這在一定程度上形成了誤導。文書寫作四要素主題是客觀事物和作者的主觀評價在文章中的高度統(tǒng)一。主題材料是作者搜集的能夠表現文章主題的有關情況、理論、事實和具體數據等。材料文書的結構，是指對文書的內容進行安排，是文書的內部組織形式和構造。結構文書的語言以實用為目的，要培養(yǎng)文書的語言表達能力。語言秘書辦文如何確立主題0701020304正確文書的主題要符合黨和國家的方針政策和法律發(fā)令，符合單位的基本要求和主張，主題能反映事物的本質，符合客觀事物發(fā)展的規(guī)律，具有科學性鮮明文書要明確表明作者的基本態(tài)度、文章的基本思想，包括對問題的認識，對事物的評價等。文書涉及的各類問題，必須有明確的觀點立場，應該怎么做，解決什么問題，達到什么目的，都要明確地表達出來，不能模棱兩可。深刻

在主題正確鮮明的基礎上，文書的主題要有思想深度，要揭示事物的本質及其內部規(guī)律，闡明事物之間的必然聯(lián)系，具有深刻的思想意義和豐富的內涵。。集中文書的主題具有單一、集中的特點，切忌一文數事，內容混雜，這樣才利于統(tǒng)一認識，更有利于解決問題。秘書辦文如何選擇材料07切題材料要有針對性，能說明主題。材料形成主題，而主題支配材料的選擇、使用和安排。主題要靠材料來支持，材料要為表現主題服務。寫作文書不能堆砌材料，要選擇有代表性有說服力的典型材料，這些材料能夠表現和說明同類事物的實質及其發(fā)展規(guī)律。典型材料可以起到以一當十的作用，能夠揭示出事物的本質和規(guī)律。寫入文書中的材料必須是客觀存在的事實，必須是真人真事，包括時間、地點、人物姓名、企業(yè)名稱、數字、事件經過、原因、結果、引文等等，材料都要經過核實才能使用。新穎的材料是指那些反映新事物、新情況、新問題和新經驗的材料。新穎的材料具有強烈的時代感，能給讀者新鮮感，有吸引力，從而達到寫作目的。典型真實新穎秘書辦文如何安排結構07文書的開頭一般開門見山，直入主題。常用概述式、根據式、目的式、原因式、引文式、表態(tài)式等開頭方式。開頭部分主體部分主體部分要注意文章內容之間的關系和次序，體現作者思路展開的邏輯步驟。一般有以下幾種形式：總分式、分條列項式、遞進式、并列式、因果式和圖表式。文書的結尾既要符合文種要求，又要做到語言簡潔，意盡言止。常見的方式有：總結式、號召式、說明式和祈請式。結尾部分秘書辦文如何表達語言070104020503準確準確就是指文書的語言要恰如其分地表達內容，使人一看就知道文書的主要內容和觀點。語言準確首先要求實事求是，所涉及到的人與事，一定要確有其人其事，情節(jié)、細節(jié)、數字都不能虛構。在文字表述上，要做到準確鮮明，簡練暢達，直白而不含蓄，不能有歧義。簡練簡練即語言簡潔、精練，用盡可能少的文字，濃縮大量的信息，盡量將可有可無的字、詞、句、段和空話、套話刪去，做到言簡意賅。平實平實就是平易、樸實。文書的價值在于實用，首先，語言平實要反對假、大、空、浮。應盡量不用或少用修飾語，爭取做到用語樸素實在。其次，就筆法而言，盡量做到平直，敘述問題采用直陳的方式，不要在語言上嘩眾取寵。莊重秘書辦文實用性強，在運用語言時必須莊重得體，多使用書面語，不用或少用口語、俗語。措辭時要嚴格掌握用詞尺度和界限。規(guī)范秘書辦文要注意語言規(guī)范性，即注意標準性、規(guī)定性和統(tǒng)一性。如行政公文要按國家規(guī)定的統(tǒng)一標準寫作，如格式、用紙、撰擬程序、立卷存檔乃至數字、簡稱、修改符號、計量單位等的使用，都應符合國家統(tǒng)一規(guī)定的標準。淺談如何做好文書工作030201文書工作的重要性做好文書工作的要求提高文書水平的方式文書工作是企業(yè)行政工作的重要組成部分，是及時傳達企業(yè)信息、互通情況、處理問題、交流經驗的重要工具。文書工作的重要性25第一第二第三

文書工作記載了一切企業(yè)活動，及時性、指導性、廣泛性、連續(xù)性是文書的四個特點，它決定了文書工作是企業(yè)實施管理的重要手段。其中及時性、指導性這兩個特點在通信企業(yè)的發(fā)揮最為突出。文書工作是協(xié)調企業(yè)內外、上下左右關系的橋梁和紐帶。文書工作直接影響企業(yè)檔案管理的質量。企業(yè)檔案是生產經營、管理政務和各種活動的真實記錄。而文書是檔案的基礎，文書工作直接影響企業(yè)檔案管理的質量。做好文書工作的要求25第一第二第三要有文化基礎。文書工作主要與文字、文章打交道，所涉及的內容包羅萬象，因此，文職人員和管理人員要做好文書工作，不僅要有文字上的功底，還要求加強對企業(yè)管理、經濟、法律等學種的學習，另外，還要了解社會時事。要有業(yè)務基礎。業(yè)務基礎又分為文書專業(yè)業(yè)務基礎和企業(yè)業(yè)務基礎。文書專業(yè)業(yè)務基礎：是指公文寫作與處理、檔案管理等相關學科的知識，以及對辦公自動化設備的熟練運用。要有較高的道德修養(yǎng)。要嚴謹精細、遵守紀律、嚴守秘密。提高文書水平的方式25第一第二培訓。各部門可以通過文職人員主講文書專業(yè)知識，各部門主管人員參加的方式，同時提高文職人員和管理人員的文書專業(yè)基礎知識水平互助學習和實踐。管理人員和文職人員要互相幫助，共同提高文書水平。文職人員可以利用工作以外的時間多參加一線的維護、搶修，對相關維護資料多學、多鉆、多向維護人員請教，這樣，我認為能在短期內對公司業(yè)務有基本的了解。管理人員要多親自動手起草文件，提高文字功