2021年度辦公室實(shí)務(wù)第版八章練習(xí)

辦公室實(shí)務(wù)第精編版八章練習(xí)

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第七章練習(xí)

一、單項(xiàng)選取題

1、文員做會(huì)議記錄時(shí)，可

以在會(huì)議記錄中（）o

A、加入自己主觀意見

B、不記錄議題

C、與發(fā)言人用詞不一致

但意思完全一致

D、對所做內(nèi)容做評論

2、如下哪一種類型適合自

由談話，或是收集創(chuàng)意會(huì)

議。（）

A、口字型B、教師

2

型c、桌型D、

U字型

3、上司決定參加某個(gè)會(huì)議

時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)（）

A、只在便簽上寫好會(huì)議

名稱

B、除了送來資料外，也

必要收集其她上司有必要

資料

'C、如果第一次前去公司

外地點(diǎn)，要先理解場地狀

況和交通所耗費(fèi)時(shí)間

D、和上司先充分溝通,

3

避免在會(huì)議進(jìn)行中鏈?zhǔn)揭?/p>

電話聯(lián)系不便

4、會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定

把她發(fā)言一段不做記錄解

決，這時(shí)文員應(yīng)（）

A、不理睬

B、不征求主持人意見，

停止筆錄

C、征求主持人意見，停

止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)

D、征求主持人意見，停

止筆錄，關(guān)錄音機(jī)

5、文員進(jìn)行會(huì)議籌劃和準(zhǔn)

4

備時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做是（）

A、文員按照上司批示,

應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對參

加者與否以便

B、什么日期、時(shí)間召開

會(huì)議應(yīng)要考慮議題緊急限

度

C、會(huì)議場合選取，要依

照會(huì)議時(shí)間長短、耗費(fèi)多

少做決定

D、文秘人員必要配合會(huì)

議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工

作

5

6、有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文

員參加會(huì)見或會(huì)談，如下

哪些內(nèi)容不是文員任務(wù)

()

A、準(zhǔn)備資料

B、刊登意見

C、現(xiàn)場服務(wù)

D、會(huì)見或會(huì)談?dòng)涗?/p>

二、判斷題

1、代表會(huì)議依法定期召

開，與會(huì)代表必要達(dá)到法

定人數(shù)方位有效，因而文

6

員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。

（）

2、如果會(huì)議氛圍緊張,

且對上司立場不利時(shí)，文

員可借奉茶為名，態(tài)度和

藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn),

以消除緊張氛圍。（)

3、會(huì)議租用設(shè)備，文員

必要保證賓館（或其她供

應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送

過來，并在會(huì)議開始前有

足夠時(shí)間布置好，這些設(shè)

備應(yīng)由文員詳細(xì)操作和負(fù)

責(zé)。（）

4、如果上司不準(zhǔn)備參加

某個(gè)會(huì)議，應(yīng)及時(shí)將會(huì)議

告知廢棄，以免干擾其她

事情（）o

5、代表會(huì)議依法定期召

開，與會(huì)代表必要達(dá)到人

數(shù)方位有效，因而文員應(yīng)

仔細(xì)核對出席人數(shù)。（）

三、簡答題

8

1、提高會(huì)議效率可以有那

些做法?

2、文員所作完整會(huì)議記錄

應(yīng)當(dāng)涉及那些事項(xiàng)?

3、簡要闡明會(huì)議紀(jì)要有什

么作用，有哪兩種形式?

如K設(shè)計(jì)題

1、康橋賓館位于我市

南京西路45號(hào)，是個(gè)中型

賓館，有會(huì)議室、餐飲、

停車場等，某公司準(zhǔn)備在

11月15日上導(dǎo)9：00主

12：00召開全廠中層干部

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大會(huì)，討論次年產(chǎn)品發(fā)展

和銷售籌劃，地點(diǎn)就在康

橋賓館12樓會(huì)議室。這次

會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)

安排。辦公室主任讓小付

擬一種會(huì)議告知。她應(yīng)當(dāng)

考慮哪些問題？

2、某個(gè)下雨天，在利達(dá)

公司內(nèi)召開新產(chǎn)品推介會(huì)

結(jié)束了。公司大型會(huì)議室

有各種會(huì)議用品，室外有

接待處，公司還租了汽車

接送賓客，為圓滿結(jié)束這

次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)

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后應(yīng)當(dāng)做些什么工作？

3、文秘人員如何主持會(huì)

議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？

4、科達(dá)公司召開

中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參

加人員為總經(jīng)理、副總

經(jīng)理各職能部門正

副經(jīng)理、辦公室正副主

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任和職工代表等，共46

人，會(huì)議文秘人員和其

她服務(wù)人員4人，會(huì)議

時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)

議人員月平均工資為

2400元，其她收入600

元，假設(shè)一種月工作30

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天、一天工作8小時(shí)o

會(huì)議后勤費(fèi)用開支有:

文獻(xiàn)材料費(fèi)200元，飲

料費(fèi)100元，因會(huì)議緊

張安排午餐，餐費(fèi)每人

10元。請計(jì)算會(huì)議成

本。(P166)

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5、本單位為了推動(dòng)工作開

展，擬制定近二三年成中

長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定

召開某些人員參加工作研

討會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如

何準(zhǔn)備和開好這次座談

會(huì)？

五、案例分析題

1.波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在我市

市中心召開大型新產(chǎn)品訂

貨會(huì)。參加有本單位、外

單位人員。總經(jīng)理讓辦公

室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映

資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作

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演示。而公司沒有放映機(jī)。

預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)

任務(wù)交給了文員劉小姐。

劉小姐翻看了關(guān)于資料,

打電話問了某些狀況，決

定租借黎明大廈會(huì)議廳。

會(huì)議召開時(shí)間是8月9日上

午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)

間是十點(diǎn)十五分。劉小姐

打電話給租賃公司，規(guī)定

租賃公司在9日上午九點(diǎn)

四十五分必要準(zhǔn)時(shí)把放映

機(jī)送到黎明大廈會(huì)議廳。

會(huì)議揭幕前，辦公室人員

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去黎明大廈布置會(huì)場，成

果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳接近熱鬧馬

路，噪音很大。9日上午，

人們正在緊張地做著最后

準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表,

呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，

放映機(jī)還沒有送到。劉小

姐立即打電話去問，對方

回答機(jī)器已送出。眼看著

各地賓客已陸續(xù)進(jìn)場，劉

小姐心急如焚.....突然

外面一陣喧嘩，有人在大

聲嚷嚷”怎么這個(gè)地方連

停車場也沒有"

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問題：（1）如果你是劉小

姐，對接下去也許發(fā)生各

種狀況，應(yīng)當(dāng)如何解決？

⑵如果放映機(jī)在十點(diǎn)十

分尚未送到，你還應(yīng)當(dāng)做

些什么？

⑶從這件事中你得到了

什么教訓(xùn)？

2、公司經(jīng)理在星期一早上

告訴文員小劉,星期四上

午9：00到11：00召開銷

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售員會(huì)議，規(guī)定小劉告知

關(guān)于人員。小劉剛到公司

不久，不太清晰公司有多

少銷售員，她到幾種業(yè)務(wù)

部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外

出了，也沒有遇到銷售員。

接下來小劉忙于其她事

情，幾乎把告知事忘了。

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始終到星期三下午，

經(jīng)理問她會(huì)議告知了沒

有，她才匆忙在公司布告

欄里寫了如下告知：“茲定

于星期四上午在會(huì)議室召

開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要,

請務(wù)必出席?！?/p>

星期四上午30左

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右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)

議室，但會(huì)議室里沒有人

招呼，覺得會(huì)議不開了，

坐了一會(huì)就走了。9：00左

右有6個(gè)銷售員來了，什

么資料也沒帶，其中兩個(gè)

說，她們已經(jīng)約好客戶在

10：00會(huì)面。到了?10點(diǎn),

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只剩余4位銷售員，也談

不出什么東西，會(huì)議草草

結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。

公司一共有12位銷售員,

事后去問此外4位，她們

說，主線沒有看到告知。

經(jīng)理對小劉非常不滿。請

問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地

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方？對的做法應(yīng)當(dāng)是如

何？

3、為迎接兄弟單位和上級(jí)

部門衛(wèi)生檢查，某局要召

開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大

會(huì)，局長要秘書小萬寫一

份告知。小萬一邊寫一邊

想，有些部門領(lǐng)導(dǎo)從來不

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注重衛(wèi)生問題，如果她們

懂得召開是衛(wèi)生工作會(huì)議

也許自己不來而派其她人

員來了。于是她寫了如下

告知：

會(huì)議告知

經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定

于4月2日上午9時(shí)在局

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辦公大樓會(huì)議室召開各部

門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要,

請準(zhǔn)時(shí)出席。

小萬將告知下發(fā)后不

久，就接到了不少部門電

話詢問開什么會(huì)議，言談

中頗有些責(zé)怪意思。

問題一：小萬錯(cuò)在哪里？

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應(yīng)當(dāng)如何寫這份會(huì)議告

知？

過了幾天，局里召開

傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大

會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬

負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議

上，聽完報(bào)告后，進(jìn)人小

組討論。這時(shí)卻浮現(xiàn)了麻

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煩，不少代表，特別是特

邀代表和列席代表不懂得

參加到哪一組討論。由于

打印分組小組名單上，主

線沒有她們名字。一查底

稿，本來是打印人員翻重

了頁，校對也馬馬虎虎，

沒有改正。某些特邀代表

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和列席代表以為是對她們

不尊敬，紛紛離會(huì)而去，

會(huì)場上浮現(xiàn)了一陣騷亂。

問題二：作為大會(huì)組織者,

小萬錯(cuò)在哪里？針對這樣

緊急狀況，她應(yīng)采用什么

辦法？

一、單項(xiàng)選取

1、C2、C3、A4、D5、C6、B

二、判斷題

1、對2、對3、錯(cuò)4、錯(cuò)5、對

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三、簡答題

1、遵循法律法規(guī)、合理制定會(huì)議目的、擬定必要與會(huì)者、

減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)

間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。

2、會(huì)議名稱；會(huì)議記錄人姓名、蓋章；會(huì)議開始、結(jié)束時(shí)

間；會(huì)議地點(diǎn)；議題；主持人、主席；出席者名單；會(huì)議通

過情形及結(jié)論；有關(guān)資料；下次會(huì)議預(yù)定期間。

3、會(huì)議既要具備溝通狀況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一結(jié)識(shí)

指引工作作用，可以用于向上級(jí)報(bào)告會(huì)議狀況；也可以分發(fā)

給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或規(guī)定與

會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。

有兩種形式：1、決策性會(huì)議紀(jì)要；2、周知性會(huì)議紀(jì)要

四、設(shè)計(jì)題

3（1）會(huì)議名稱；（2）出席會(huì)議者姓名或組織、部門名稱；

（3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束預(yù)定期刻）；（4）地點(diǎn)：（詳細(xì)在幾

樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者聯(lián)系

處、電話號(hào)碼等；（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電

話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、與否備有餐點(diǎn)、

有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備資料等。

2、（1）要替搭車回去人安排車子，（2）在接待處暫時(shí)代為保

管衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時(shí)，牢記

務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場有無物品漏掉，（5）要為參加會(huì)議人

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員送行，（6）文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無

易燃東西，如有，則必要加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移

動(dòng)，必要還原;洗海煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃

圾；（8）攜帶進(jìn)會(huì)場資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門

窗并上鎖；（10）告知會(huì)場管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

3、文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講內(nèi)容做一種

總結(jié)構(gòu)造構(gòu)思，簡略記下發(fā)言要點(diǎn)；會(huì)議上注意自己表情和

說話語調(diào)，并控制發(fā)言時(shí)間；對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提示時(shí)

間有限；在會(huì)上可分派工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其她人意見，不

要當(dāng)眾批評某個(gè)人，最后作總結(jié)，統(tǒng)一結(jié)識(shí)；規(guī)定與會(huì)者記

筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾，

以作查證。

5、（1）座談會(huì)邀請對象必要去是對部門工作熟悉，能獨(dú)立思

考、又敢于刊登意見者；（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以

七、八人為宜；（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切

配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（5）詳

細(xì)記錄或由文秘人員在不引人注目座位上去做；（6）座談

會(huì)時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；（7）會(huì)場也可準(zhǔn)備些飲

料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氛圍輕松。

五、案例分析題

1、（1）請租賃公司告知送貨員聯(lián)系辦法，想辦法聯(lián)系送貨員；

（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理報(bào)告，請示該如何辦？

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（3）立即向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)節(jié)會(huì)議議程；

（4）得到總經(jīng)理批示，也許把資料放映時(shí)間往后推移半個(gè)小

時(shí)或一小時(shí)；

⑸聯(lián)系新租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)〈或原租賃公司再送

一臺(tái)）；

（6）召開大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，涉及音響、電子類裝置

應(yīng)至少提前一天安排；

（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，涉及噪音問

題、停車場等；

⑻不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；

（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。

2、答案：1、（1）應(yīng)當(dāng)弄清銷售員人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名

單；（2）打印好書面告知⑶在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放告知或電

話告知到名單上每個(gè)人；（4）告知不能寫在布告欄里，也許

不被人注意；（5）告知上應(yīng)寫清會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；（6）應(yīng)詳

細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（7）應(yīng)提前到會(huì)議室做

好準(zhǔn)備，做好簽到工作

3、問題一：會(huì)議告知缺少主題（議題），時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)

到幾點(diǎn)，請哪些人出席不明確，發(fā)放會(huì)議告知要交到會(huì)議出

席手上，可進(jìn)行闡明解釋。如本人不在，應(yīng)請代收人簽字，

打電話確認(rèn)與否出席。

問題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。小萬沒

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有認(rèn)真校對材料，最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料，加以

改正。補(bǔ)救辦法可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭

離會(huì)特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作

了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按本來小組劃分

展開了討論。此辦法是其中一種。

第八章練習(xí)

一、單項(xiàng)選取題

1、在某些狀況下，文員在

安排日程籌劃表時(shí)也許獲

得上司完全信任，取決于

兩點(diǎn)：一是掌握足夠知識(shí),

理解業(yè)務(wù)輕重緩急；另一

種是具備（）,理解規(guī)

定約會(huì)者心理。

A、社交能力

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B、說話技巧

C、聽話能力

Dv聽寫能力

2、如下關(guān)于確認(rèn)上司日程

安排籌劃行為中，哪一項(xiàng)

是不適當(dāng)（）o

A、以電話方式?jīng)Q定面談

或開會(huì)仲要預(yù)定籌劃，不

再用以書面形式確認(rèn)

B、上司和文員必要在周

末核對下周行動(dòng)籌劃,4、

天早上核對當(dāng)天行動(dòng)籌劃

C、如果會(huì)議主辦者是上

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司，就要確認(rèn)（至少在舉

辦日二、三、天前）會(huì)議

室

D、會(huì)議、面談所必須文

獻(xiàn)及資料，要在前一天就

準(zhǔn)備好

3、文員依照上司批示，向

對方規(guī)定約會(huì)時(shí)，如下哪

些做法是錯(cuò)誤（

A、如果用寫信方式，在

預(yù)計(jì)對方收到信后，再打

電話確認(rèn)

B、告知你或上司聯(lián)系電

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話，以便有變化時(shí)可及時(shí)

告知

C、對