2015年1月國(guó)開(kāi)電大行管、中文專(zhuān)科《辦公室管理》期末考試試題及答案

PAGEPAGE42015年1月國(guó)開(kāi)電大行管、中文專(zhuān)科《辦公室管理》期末考試試題及答案一、單項(xiàng)選擇題1.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？(B)B.制造2.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？(B)B.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己3.以下文員應(yīng)遵守的電話(huà)禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？(B)B.打出電話(huà)，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下就掛電話(huà)4.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？(C)C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀5.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中(C)。C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致6.文秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該(B)。B.整理好出差過(guò)程中的單據(jù)、憑證，及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)、結(jié)算事宜7.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪個(gè)做法是錯(cuò)誤的？(D)D.如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)8.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)(D)。D.查證消息的可靠性9.接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是(D)。D.切勿感情用事10.文書(shū)立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、(A)和歸檔要求。A.歸檔時(shí)間二、判斷題11.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利予保密工作。[答案]對(duì)12.文員向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)上司信息時(shí)，應(yīng)以上司口吻把話(huà)轉(zhuǎn)達(dá)。[答案]錯(cuò)13.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話(huà)，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話(huà)，讓上司直接與對(duì)方通話(huà)。[答案]對(duì)14.介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。[答案]對(duì)15.文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。[答案]錯(cuò)16.上司和文秘人員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，或是每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃。[答案]對(duì)17.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。[答案]對(duì)18.合適的話(huà)題可以是雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題、比較高雅的話(huà)題和夸耀自己的話(huà)題。[答案]錯(cuò)19.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。[答案]錯(cuò)20.檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書(shū)。[答案]對(duì)三、筒答題21.簡(jiǎn)述文員向上司做請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。答：(1)請(qǐng)示要對(duì)口。遵守按上級(jí)分工，對(duì)口請(qǐng)示的原則。避免多頭、越級(jí)請(qǐng)示。對(duì)涉及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示，并將有關(guān)情況通報(bào)其他分管上司。(2)請(qǐng)示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項(xiàng)事務(wù)寫(xiě)在一份請(qǐng)示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。22.核稿，是擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)，要做到“六查”，請(qǐng)簡(jiǎn)述六查內(nèi)容。答：(1)查是否需要行文，以什么名義行文。(2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾。(3)查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。(4)查涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽。(5)查行文是否規(guī)范，文件格式是否符合規(guī)定。四、設(shè)計(jì)題23.上司在與客人談話(huà)，這時(shí)有某公司張總經(jīng)理來(lái)找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話(huà)？答：(1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書(shū)寫(xiě)：“某公司張總，為急事來(lái)訪，請(qǐng)他等幾分鐘，還是請(qǐng)何人代為會(huì)見(jiàn)，要問(wèn)他哪些事情？”然后將寫(xiě)好的便條對(duì)折折好。(2)走入會(huì)客室，在上司背后說(shuō)一聲：“對(duì)不起，打攪一下”。(3)上司回頭時(shí)，遞上便條與鉛筆。(4)退一步，等候指示。24.如何接受對(duì)方的名片？答：(1)在接對(duì)方名片時(shí)，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。(2)當(dāng)對(duì)方遞出名片時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭致意，雙手在平行胸部的位置接過(guò)名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。(3)雙手接過(guò)名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對(duì)方，鄭重地讀出名片上的名稱(chēng)，以確認(rèn)無(wú)誤。(4)遇到名片上有不認(rèn)識(shí)的字，不可輕率錯(cuò)讀，可誠(chéng)懇地請(qǐng)教對(duì)方：“很冒昧，可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？”對(duì)方回答后，可按對(duì)方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。五、案例分析題25.案例題一：愛(ài)達(dá)公司的丁秘書(shū)正埋頭起草一份文件，電話(huà)鈴響了，拿起電話(huà)，丁秘書(shū)聽(tīng)著對(duì)方的聲音，辨別出又是那位推銷(xiāo)員朱磊打來(lái)的電話(huà)。第一次他來(lái)電時(shí)，丁秘書(shū)聽(tīng)著朱磊的自我介紹，判斷這電話(huà)不是經(jīng)理正在等的電話(huà)，也不是緊急要事。于是她說(shuō)：“很抱歉，經(jīng)理不在。請(qǐng)你留下姓名、地址、回電號(hào)碼，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的?！笨蓪?duì)方非要找經(jīng)理本人不可。掛斷電話(huà)，丁秘書(shū)就此事匯報(bào)了經(jīng)理。經(jīng)理聽(tīng)后，告訴她，曾在一次交易會(huì)上見(jiàn)過(guò)此人，印象不佳，不想和他有生意上的來(lái)往。十天前，朱磊又來(lái)了電話(huà)，丁秘書(shū)說(shuō)：“對(duì)不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告經(jīng)理，目前他非常繁忙，這事以后再說(shuō)吧！”隨即，主動(dòng)掛斷了電話(huà)?，F(xiàn)在，朱磊第三次來(lái)電，丁秘書(shū)應(yīng)該怎么辦？問(wèn)題：(1)文秘人員接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，首先應(yīng)做些什么？電話(huà)結(jié)束后又應(yīng)該怎么做？(2)假如你是丁秘書(shū)，針對(duì)朱磊第三次來(lái)電，你怎樣說(shuō)？(3)文秘人員怎樣審查來(lái)電？具體做法怎樣？(4)文秘人員替上司審查來(lái)電的態(tài)度和技巧是怎樣的？答：(1)文秘人員接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，首先應(yīng)自報(bào)家門(mén)。掛斷電話(huà)應(yīng)遵循“誰(shuí)先打出誰(shuí)先掛”的原則。丁秘書(shū)做錯(cuò)了。(2)丁秘書(shū)在朱磊第二次來(lái)電時(shí)，就應(yīng)告知對(duì)方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來(lái)電時(shí)，丁秘書(shū)應(yīng)該說(shuō)：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過(guò)了，對(duì)你們的生意經(jīng)理無(wú)意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請(qǐng)你以后不要來(lái)電話(huà)了。如果情況有了變化，我會(huì)主動(dòng)與你聯(lián)系的。謝謝！”(3)審查來(lái)電時(shí)應(yīng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方的姓名、單位、來(lái)電事由、回電號(hào)碼，然后請(qǐng)示上司是否想與對(duì)方通話(huà)。如上司同意通話(huà)，可打回電或請(qǐng)對(duì)方再打過(guò)來(lái)；如上司不想通話(huà)，應(yīng)想辦法拒絕對(duì)方。(4)在電話(huà)中應(yīng)怎樣既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”，又不得在言語(yǔ)、行動(dòng)上失禮，冒犯對(duì)方。26.案例題二：東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還花了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒喧時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤(pán)準(zhǔn)備茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放人杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺(jué)得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能！”小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”問(wèn)題：小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿(mǎn)，使得