酒店賓館采購控制程序

***賓館質量與環(huán)境管理體系手冊采購控制程序章節(jié)7.4頁碼1/4版本A/0修改時間1目的對賓館服務物資采購、勞務服務提供及供方進行控制，確保采購的物資和提供的勞務服務符合規(guī)定要求，以保證服務質量。2適用范圍適用于賓館對影響服務質量的物資采購、勞務外包及其供方的控制。3職責3.1財務部負責賓館服務所需物資的采購及對供方的評價。3.2辦公室負責對外包服務的供方進行評價控制。3.3商場負責對銷售商品的采購進行控制，對商品供方進行評價。3.4餐飲部負責食品采購進行控制，對供方進行評價。3.5管理者代表負責對合格供方名錄進行審核。3.6總經(jīng)理負責批準合格供方4程序4.1賓館服務物資的采購（不含商場銷售的商品）4.1.1采購物資分類：a)重要物資——對服務質量會產(chǎn)生重大影響的物資，如所有食品、日常服務所用客房用品、保安消防器材、清潔用品等；b)一般物資——對服務質量產(chǎn)生一般影響的物資，如維修工具、檢測設備等；c)財務部按采購物資分類，對服務所需的采購物資填寫《采購物資分類明細表》。4.1.2合格物資供方的條件：a)應是工商部門注冊的合法經(jīng)營者；b)具備提供合格商品的能力；c)具備良好的供應物資業(yè)績；d)具有質量保證能力的證明；e)價格合理；f)服務良好。4.1.3合格物資供方的評價與選擇：a)對采購物資供方的控制程度和方式，取決于物資類別極其對服務質量的影響；b)對重要物資采購的供方，由財務部會同使用部門及企劃部共同評價，填寫《供方評價記錄表》。對于同類物資，一般根據(jù)物資的質量、價格、服務等情況選擇2~3家供方；c)對零星采購或一般物資采購，檢驗人員對采購物資的驗證即為對供貨商的評價；d)經(jīng)評價合格的供方，由財務部填寫《合格供方名錄》，報管理者代表審核，總經(jīng)理批準，財務部建立相應的檔案，記錄其質量情況。4.1.4合格供方的定期評價財務部對所選用的合格供方，每年組織使用部門及企劃部進行一次再評價，并填寫在《供方評價記錄表》的“年審意見”攔內，依此更新《合格供方名錄》。4.1.5對重要物資的供方，如連續(xù)兩次出現(xiàn)質量問題，財務部應填寫《糾正和預防措施處理單》通知供方采取糾正措施，如果沒有改進，則應取消其供貨資格。***賓館質量與環(huán)境管理體系手冊采購控制程序章節(jié)7.4頁碼2/4版本A/0修改時間4.1.6采購實施4.1.6.1采購計劃財務部根據(jù)各部門需要及庫存情況，編制《月采購計劃》，經(jīng)財務部經(jīng)理審核、報總經(jīng)理批準后實施采購。對于臨時采購的物資，相關部門填寫《臨時采購要求單》，報總經(jīng)理批準，交財務部實施。200元以內的臨時采購，報財務部經(jīng)理審批即可。4.1.6.2采購a)財務部根據(jù)批準的《月采購計劃》、《臨時采購要求單》，按照采購物資技術標準在《合格供方名錄》中選擇供方進行采購；b)第一次向合格供方采購重要物資和批量的一般物資時，應簽定采購合同，明確品名規(guī)格、數(shù)量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等；c)財務部根據(jù)需要將相應的技術要求作為合同附件提供給供方；d)采購員應該核實提供給供方技術要求是否有效，將《采購單》確認以后實施采購。4.2商場的商品采購4.2.1各商品組根據(jù)銷售和庫存情況，制定采購計劃，由商品組長審批并執(zhí)行采購。4.2.2對重點監(jiān)控商品，包括：黃金、珠寶、食品、化妝品、電工產(chǎn)品、進口商品、可能投訴率高的商品，及與商場簽定長期合同的商品，由商場統(tǒng)一制定采購計劃，安排采購。4.2.3商場統(tǒng)一負責對供應商品的供方進行評價和控制，執(zhí)行4.1條款的有關規(guī)定。4.3餐飲部對食品的采購廚房主廚根據(jù)次日食譜及庫存情況，制定第二天的生鮮食品采購計劃交倉庫管理員核實后，報餐飲部經(jīng)理審批，有餐飲部采購員實施采購。餐飲部經(jīng)理負責組織對物質供方評價并批準《合格供方名錄》，執(zhí)行4.1條款的有關內容。4.4對服務外包的控制4.4.1賓館目前服務管理工作中有如下外包服務項目：a)公共區(qū)域清潔、排污；b)部分重要設備、設施維修、保養(yǎng)；c)綠化；d)房屋維修、保養(yǎng)；e)外勤保安。4.4.2合格外包服務供方的條件：a)服務項目供應方是工商部門注冊、具有法人資格的經(jīng)濟實體；b)有從事過類似服務項目的優(yōu)良業(yè)績；c)良好的質量保證能力；d)有承擔相應服務項目的工作條件和實力。4.4.3對首次承擔服務項目外包供方的評價外包服務供方在提供服務之前，應向辦公室提交對承包服務項目的服務報告，報告內容必須有服務供方責任人、服務標準、分包服務方案、完成時間、質量***賓館質量與環(huán)境管理體系手冊采購控制程序章節(jié)7.4頁碼3/4版本A/0修改時間保證條款等。賓館辦公室應組織接受服務部門及企劃部對其服務項目進行考察、試用、取證、評價，填寫《供方評價記錄表》。4.4.4對長期服務項目外包供方的定期評價辦公室負責每年一次組織服務接受部門及企劃部對其相應服務項目承包方進行再評價，填寫在《服務供方評價記錄表》中“年審意見”欄內。其他各項要求，均參考4.1條款對供方控制的有關要求執(zhí)行。4.4.5服務承包合同的簽定由辦公室確定相應分包服務方式，按授權范圍簽定《服務項目分包合同》，合同應包括服務項目、完成時間、質量標準、應負責任等。4.5物資采購的信息4.5.1應包括物資采購的信息：a)對物資的質量要求（各類標準或規(guī)范、圖樣等技術文件）；b)對物資的驗收要求；c)其他要求，如價格、數(shù)量、交付等。4.5.2適當時還包括：a)對供方的產(chǎn)品、程序、過程、設備、人員提出有關批準或鑒定的要求，如產(chǎn)品的安全認證、委托檢測等。b)適用的質量管理體系要求。4.5.3賓館的物資采購文件應充分反映采購物資的信息，它包括：《月采購計劃》、《臨時采購要求單》、《采購物資分類明細表》、《采購單》、《采購合同》及附件等，由財務部保管。采購文件發(fā)放前，應由相應的發(fā)放部門負責人對其要求是否適當進行審批。4.6服務外包的信息辦公室應對每一個合格的服務供方建立檔案，包括如下信息：a)法人資格證明文件；b)服務業(yè)績證明材料；c)相關部門提供的服務質量報告；d)對供方的評價記錄。4.7采購物資的驗證4.7.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：a)由企劃部進行進貨驗證；b)由賓客現(xiàn)場驗證（如鮮活食品的驗證等）；c)由本賓館在供方現(xiàn)場驗證。對情況c)，財務部應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。對供方的控制方式和程度，取決于供應物資類別及其對服務質量的影響。4.7.2驗證活動可包括：檢驗、測量、觀察、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。4.7.3賓客的驗證不能免除本賓館提供合格產(chǎn)品的責任。4.8對外包服務供方的服務驗證a)辦公室負責對所有服務外包供方提供的證實材料及經(jīng)濟責任能力和工作能力予以證實。企劃部負責對服務供方的實際服務業(yè)績予以驗證；b)對服務項目供方的控制方式和程度，取決于服務類別及其對服務質量的影響。***賓館質量與環(huán)境管理體系手冊采購控