物業(yè)品質(zhì)監(jiān)控系統(tǒng)之文檔信息管理

物業(yè)品質(zhì)監(jiān)控系統(tǒng)之文檔信息管理一級(jí)指標(biāo)二級(jí)指標(biāo)三級(jí)指標(biāo)檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查方法文檔信息管理管理制度制度清單制定包括部門(mén)內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度；抽查明確各相關(guān)崗位對(duì)本部門(mén)信息管理工作應(yīng)負(fù)的責(zé)任；抽查部門(mén)信息管理員發(fā)生變動(dòng)，必須及時(shí)通報(bào)總經(jīng)理辦公室，并完善各項(xiàng)交接手續(xù)，對(duì)新信息員進(jìn)行必要的培訓(xùn)；抽查流程管理收集于每月/季/年初收集現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄外來(lái)文件填寫(xiě)《文件處理表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱；抽查建立做好清晰的標(biāo)識(shí)；無(wú)污損或破損；內(nèi)容完整；傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件抽查更改按文件原審批程序重新報(bào)批抽查歸檔按月/季/年度定期歸檔，并須于首日后進(jìn)行；按不同業(yè)務(wù)類別進(jìn)行排序、編目；文件盒（袋）的封面標(biāo)識(shí)文檔名稱、產(chǎn)生時(shí)間段、保存期限、存檔人、存檔日期等；外來(lái)文件由經(jīng)辦部門(mén)存檔；在《文件資料存儲(chǔ)清單》登記抽查儲(chǔ)存歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點(diǎn)保存；做好防潮、放火、防蟲(chóng)蛀、防鼠害工作；抽查報(bào)廢填寫(xiě)《記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；重要須粉碎處理；抽查查閱在《借閱登記表》上登記；經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；及時(shí)收回；政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)因公需查閱的，在核對(duì)核對(duì)對(duì)方單位介紹信或工作證無(wú)誤后提供查閱，并登記查閱時(shí)間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容，與被查資料一并保存；抽查保密保密文件控制；電子文檔加密碼；重要、機(jī)密的電子文檔在設(shè)置密碼后報(bào)部門(mén)經(jīng)理備案；抽查移交資料管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，應(yīng)做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)；抽查發(fā)布所有文件需經(jīng)審批后方可發(fā)布；通過(guò)電子顯示屏向顧客公布的信息須保存審批記錄；重要文件送達(dá)承建商、業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)、相關(guān)業(yè)務(wù)單位時(shí)，須請(qǐng)對(duì)方簽收，填寫(xiě)并保存《文件發(fā)放簽收表》抽查現(xiàn)場(chǎng)管理資料柜編號(hào)管理；柜內(nèi)資料內(nèi)容同《文件資料存儲(chǔ)清單》相符；文件柜符合文檔儲(chǔ)存環(huán)境要求；柜門(mén)鎖和鑰匙齊備；鑰匙編號(hào)同鎖號(hào)相配；抽查網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)絡(luò)信息須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審批后方可發(fā)布；審批記錄須存檔；抽查電子文檔統(tǒng)一管理；按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾；管理軟件內(nèi)容每月備份；每年初對(duì)上年重要電子文檔以光盤(pán)保存，并在《文件資料存儲(chǔ)清單》登記。抽查1-11管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量保證制度及工作程序公司質(zhì)量管理體系文件標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)清單標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)收費(fèi)管理制度管理處收費(fèi)管理制度管理處財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度安全管理制度控制中心管理規(guī)定無(wú)線電通訊設(shè)備管理規(guī)定空置房管理規(guī)定停車場(chǎng)管理規(guī)定非機(jī)動(dòng)車輛管理規(guī)定停車場(chǎng)收費(fèi)管理規(guī)定消防管理規(guī)定消防設(shè)施養(yǎng)護(hù)及使用規(guī)范防火崗位責(zé)任制維修管理制度維修服務(wù)承諾及回訪制度房屋維修養(yǎng)護(hù)制度節(jié)能降耗管理制度設(shè)備機(jī)房管理制度環(huán)境管理制度保潔工具用品使用及管理辦法綠化設(shè)備使用管理規(guī)定保潔崗位責(zé)任制消殺類農(nóng)藥管理規(guī)定客戶服務(wù)管理制度顧客投訴處理、回訪制度管理處值班制度接待參觀來(lái)訪管理規(guī)定商鋪管理規(guī)定行政后勤管理制度文檔資料管理規(guī)定信息工作管理規(guī)定工作例會(huì)制度辦公室管理規(guī)定資料室管理規(guī)定培訓(xùn)室管理規(guī)定倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定食堂管理規(guī)定宿舍管理規(guī)定員工餐廳管理規(guī)定采購(gòu)管理規(guī)定資產(chǎn)管理規(guī)定辦公設(shè)備管理規(guī)定辦公用品管理規(guī)定人事、考核管理檔案人事資料員工個(gè)人資料人事任免、調(diào)動(dòng)記錄員工培訓(xùn)記錄年度培訓(xùn)計(jì)劃月度培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)簽到表培訓(xùn)考核記錄培訓(xùn)效果評(píng)估記錄軍事訓(xùn)練記錄預(yù)案演習(xí)記錄員工考核記錄職（員）工月/季度考核記錄員工獎(jiǎng)懲通知書(shū)1-12各類人員崗位資格證書(shū)持證上崗人員清單崗位資格證書(shū)復(fù)印件服務(wù)人員儀容禮儀標(biāo)準(zhǔn)服飾標(biāo)準(zhǔn)BI手冊(cè)禮儀標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)員工通用禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)管理類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)技術(shù)維修類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)安全類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)保潔類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)司機(jī)禮儀規(guī)范管理處組織結(jié)構(gòu)及崗位職責(zé)管理處組織結(jié)構(gòu)圖管理處崗位職責(zé)1-13辦公自動(dòng)化資料管理處辦公自動(dòng)化設(shè)備清單物業(yè)管理軟件安裝手冊(cè)物業(yè)資產(chǎn)設(shè)備管理系統(tǒng)使用手冊(cè)物業(yè)收費(fèi)管理系統(tǒng)使用手冊(cè)物業(yè)人力資源管理系統(tǒng)使用手冊(cè)1-14財(cái)務(wù)管理檔案財(cái)務(wù)管理制度物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)公司財(cái)務(wù)管理制度管理處收費(fèi)管理制度管理處財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度各類收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)批文會(huì)計(jì)科目表財(cái)務(wù)收支情況季度管理報(bào)告收入成本明細(xì)賬完稅證1-15工程檔案竣工資料竣工總平面圖地下管網(wǎng)圖竣工圖單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬配套設(shè)施竣工圖綠化竣工圖房屋種類、數(shù)量、用途的分類表技術(shù)資料設(shè)施設(shè)備安裝、試驗(yàn)、調(diào)整、驗(yàn)收資料設(shè)施設(shè)備圖紙、合格證明、使用說(shuō)明等技術(shù)資料房屋及共用設(shè)施設(shè)備大中修、改造變更資料設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬（設(shè)備管理軟件）1-16產(chǎn)權(quán)資料房屋產(chǎn)權(quán)清冊(cè)管理用房產(chǎn)權(quán)證明商業(yè)用房產(chǎn)權(quán)證明及清冊(cè)配套設(shè)施產(chǎn)權(quán)證明及清冊(cè)物業(yè)房地產(chǎn)證業(yè)主檔案入伙通知書(shū)業(yè)主委托書(shū)業(yè)主及家庭成員登記資料委托銀行代收款協(xié)議書(shū)房屋交付驗(yàn)收表鑰匙（門(mén)禁卡）發(fā)放記錄停車場(chǎng)車位租用協(xié)議書(shū)停車場(chǎng)服務(wù)協(xié)議書(shū)家庭服務(wù)協(xié)議書(shū)裝修合同復(fù)印件裝修施工單位資質(zhì)證明裝修申請(qǐng)表（附圖紙）裝修管理責(zé)任書(shū)裝修施工人員登記表裝修許可證裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄租戶檔案房產(chǎn)證租賃許可證暫住人員登記資料租戶管理協(xié)議書(shū)停車場(chǎng)車位租用協(xié)議書(shū)停車場(chǎng)服務(wù)協(xié)議書(shū)家庭服務(wù)協(xié)議書(shū)1-17值班制度及記錄管理處值班制度工作信息記錄本客戶服務(wù)檔案顧客投訴處理、回訪制度顧客投訴/建議及處理回應(yīng)投訴（建議/咨詢）處理任務(wù)書(shū)顧客來(lái)信1-18顧客意見(jiàn)調(diào)查資料業(yè)主懇談會(huì)紀(jì)要顧客意見(jiàn)調(diào)查表整改措施1-19維修服務(wù)資料維修服務(wù)承諾及回訪制度居家服務(wù)情況記錄表2-1各類標(biāo)識(shí)清單發(fā)展商制作的各類指示牌清單（平面示意圖、路標(biāo)等）管理處制作的各類標(biāo)識(shí)清單2-2房屋管理檔案房屋維修養(yǎng)護(hù)制度空置房管理規(guī)定空置房檢查記錄2-5裝修管理檔案裝修管理規(guī)定推拉閘標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求窗花標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求不銹鋼防盜門(mén)標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求天頂遮陽(yáng)棚標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求涼臺(tái)遮陽(yáng)棚標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求窗臺(tái)遮陽(yáng)棚標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求3-2共用設(shè)施設(shè)備管理檔案共用設(shè)施設(shè)備管理資料設(shè)備維修保養(yǎng)責(zé)任制設(shè)備維護(hù)分工表設(shè)備檔案卡維修工具清單共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄設(shè)備年度檢修計(jì)劃公用設(shè)施檢查記錄公用設(shè)施保養(yǎng)維護(hù)記錄消防系統(tǒng)檢查、維護(hù)保養(yǎng)記錄電訊系統(tǒng)檢查、維護(hù)保養(yǎng)記錄停水/電/氣/試消防通知單3-6給排水系統(tǒng)管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)給排水系統(tǒng)檢查記錄給排水系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)記錄泳池、泳樂(lè)設(shè)施運(yùn)行記錄泳池、泳樂(lè)設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄水景設(shè)施保養(yǎng)維修記錄事故應(yīng)急處理方案二次供水清洗資料生活飲用水二次供水管理手冊(cè)二次供水清洗消毒許可證二次供水清洗消毒人員上崗證二次供水設(shè)施清洗消毒合同二次供水水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告二次供水設(shè)施清洗消毒記錄3-7供配電系統(tǒng)管理檔案供配電系統(tǒng)檢查記錄發(fā)電機(jī)運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)記錄供配電系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)記錄3-8電梯系統(tǒng)管理檔案電梯管理資料電梯故障應(yīng)急處理方案電梯準(zhǔn)用證年檢合格證電梯維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯檢查記錄電梯系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯供方維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯供方維護(hù)保養(yǎng)評(píng)估記錄4-1小區(qū)封閉式管理檔案來(lái)訪人員登記表公司進(jìn)出人員登記表物資搬運(yùn)放行條4-2安全管理檔案安全管理資料安全崗位設(shè)置巡邏路線配置圖巡邏簽到點(diǎn)規(guī)劃安全員裝備清單安全工作記錄控制中心交接班記錄安全員交接班記錄安全員巡查記錄安全員巡邏簽到表暫住人員情況登記表拾遺物品登記表郵件簽收記錄安全工作檢查記錄夜間查崗計(jì)劃安排表夜間查崗情況記錄4-3安全防范措施治安事件應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急預(yù)案演習(xí)記錄緊急集合記錄4-4消防管理檔案消防管理資料消防管理?xiàng)l例管理處消防管理規(guī)定消防設(shè)施清單消防設(shè)施分布平面圖消防設(shè)施養(yǎng)護(hù)及使用規(guī)范消防應(yīng)急方案小區(qū)義務(wù)消防隊(duì)組織架構(gòu)及職責(zé)義務(wù)消防隊(duì)員名單防火責(zé)任制區(qū)域防火責(zé)任人分工消防作戰(zhàn)示意圖及崗位職責(zé)消防工作記錄消防演習(xí)情況記錄消防安全知識(shí)宣傳資料4-5停車場(chǎng)管理檔案停車場(chǎng)管理資料深圳市停車場(chǎng)文明、安全、規(guī)范管理達(dá)標(biāo)責(zé)任書(shū)停車場(chǎng)管理規(guī)定租、售車位登記表停車場(chǎng)車位清單停車卡發(fā)放記錄停車場(chǎng)管理記錄停車場(chǎng)車輛情況登記表駛出車輛異常情況登記表未收費(fèi)車輛登記表車輛進(jìn)出憑證4-6非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案非機(jī)動(dòng)車輛管理規(guī)定非機(jī)動(dòng)車輛停放點(diǎn)位置圖非機(jī)動(dòng)車輛檢查記錄5-2保潔管理檔案保潔管理資料保潔工具清單保潔工作作業(yè)細(xì)則保潔人員分工表保潔崗位責(zé)任制保潔工具用品使用及管理辦法保潔工作記錄保潔工作檢查記錄洗手間定時(shí)清潔記錄供方保潔工作檢查記錄保潔服務(wù)供方工作評(píng)估報(bào)告5-3消殺服務(wù)檔案消殺農(nóng)藥管理規(guī)定消殺工作記錄表消殺效果檢測(cè)評(píng)估記錄5-7商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理檔案商鋪管理規(guī)定租賃合同從業(yè)人員登記資料商戶管理協(xié)議書(shū)商戶消防管理責(zé)任書(shū)（如為購(gòu)買，則還包括認(rèn)購(gòu)書(shū)、業(yè)主檔案）5-8寵物管理檔案深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)限制養(yǎng)犬規(guī)定管理處寵物管理規(guī)定小區(qū)寵物登記表寵物管理宣傳資料6綠化管理檔案綠化管理資料綠化工具清單綠化苗木清單綠化工作安排表綠化設(shè)備使用管理規(guī)定綠化工作記錄綠化設(shè)備保養(yǎng)維修記錄綠化養(yǎng)護(hù)地巡查周記表7社區(qū)文化活動(dòng)檔案創(chuàng)建安全文明小區(qū)資料創(chuàng)建安全文明小區(qū)申請(qǐng)創(chuàng)建方案創(chuàng)建工作總結(jié)社區(qū)文化活動(dòng)資料社區(qū)文件活動(dòng)計(jì)劃社區(qū)文化活動(dòng)通知社區(qū)文化宣傳資料社區(qū)文化活動(dòng)記錄及效果評(píng)估社區(qū)文化活動(dòng)影集或錄相新聞媒介報(bào)道剪輯8經(jīng)營(yíng)管理檔案管理服務(wù)費(fèi)收繳資料管理費(fèi)收繳統(tǒng)計(jì)表便民有償服務(wù)檔案家政服務(wù)人員管理規(guī)定常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目表長(zhǎng)期家政服務(wù)清單經(jīng)營(yíng)情況管理處以業(yè)養(yǎng)業(yè)發(fā)展計(jì)劃及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)附表二：大廈迎檢文檔資料目錄目錄號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄1-1物業(yè)規(guī)劃?rùn)n案用地批準(zhǔn)文件小區(qū)規(guī)劃圖建設(shè)用地規(guī)劃許可證土地使用權(quán)出讓資料地界界樁放點(diǎn)報(bào)告項(xiàng)目批準(zhǔn)文件建設(shè)工程規(guī)劃許可證施工許可證建筑物命名、更名審批資料用水指標(biāo)批文用電指標(biāo)批文1-2物業(yè)接管驗(yàn)收資料移交證明資料物業(yè)移交會(huì)議紀(jì)要或移交證明工程設(shè)備交接資料工程、設(shè)備技術(shù)資料交接清單房屋鑰匙交接清單驗(yàn)收證明資料工程竣工驗(yàn)收證明消防驗(yàn)收資料環(huán)保達(dá)標(biāo)（噪聲）驗(yàn)收資料房屋驗(yàn)收表1-3物業(yè)專業(yè)化管理公司專業(yè)化管理資料公司簡(jiǎn)介甲級(jí)物業(yè)管理資質(zhì)證書(shū)營(yíng)業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證（國(guó)稅、地稅）組織機(jī)構(gòu)代碼證物業(yè)專業(yè)化管理管理處專業(yè)化管理資料管理處簡(jiǎn)介管理處成立文件營(yíng)業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證（國(guó)稅、地稅）組織機(jī)構(gòu)代碼證管理服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及批復(fù)停車場(chǎng)營(yíng)業(yè)執(zhí)照停車場(chǎng)組織機(jī)構(gòu)代碼證停車場(chǎng)稅務(wù)登記證停車場(chǎng)收費(fèi)許可證、價(jià)目表會(huì)所衛(wèi)生許可證泳池衛(wèi)生許可證公章證照登記表1-4發(fā)展商物業(yè)管理服務(wù)合同與發(fā)展商簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同1-5前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議1-6房屋本體維修基金管理深圳市房屋本體維修基金管理規(guī)定房屋本體維修基金管理制度三方返修合同本體維修基金收支賬目（放季度管理報(bào)告中）及使用審批手續(xù)1-7房屋使用及公眾制度房屋使用資料房屋使用說(shuō)明書(shū)房屋質(zhì)量保證書(shū)業(yè)戶手冊(cè)公眾制度家庭居室裝修管理規(guī)定市容和環(huán)境衛(wèi)生管理?xiàng)l例經(jīng)濟(jì)特區(qū)消防管理?xiàng)l例養(yǎng)犬規(guī)定業(yè)主公約精神文明建設(shè)公約消防管理規(guī)定裝修管理規(guī)定室外廣告、招牌管理規(guī)定1-8業(yè)主委員會(huì)業(yè)主委員會(huì)籌備及成立資料籌建業(yè)主委員會(huì)的申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)籌備工作計(jì)劃籌備委員會(huì)委員簡(jiǎn)介籌備委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要業(yè)主委員會(huì)宣傳資料業(yè)主委員會(huì)委員自薦/推薦表業(yè)主委員會(huì)委員侯選人簡(jiǎn)介業(yè)主大會(huì)通知及會(huì)議紀(jì)要業(yè)主委員會(huì)選票、選舉結(jié)果公告業(yè)主委員會(huì)備案申請(qǐng)報(bào)告（附委員名單、業(yè)主委員會(huì)章程、業(yè)主公約、物業(yè)委托管理合同）及批復(fù)業(yè)主委員會(huì)公章刻制手續(xù)業(yè)主委員會(huì)運(yùn)作資料業(yè)主委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議照片資料1-9業(yè)委會(huì)物業(yè)管理服務(wù)合同與業(yè)主委員會(huì)簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同1-10爭(zhēng)創(chuàng)規(guī)劃和實(shí)施方案爭(zhēng)創(chuàng)規(guī)劃方案爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)秀示范小區(qū)規(guī)劃和實(shí)施方案實(shí)施情況成立爭(zhēng)創(chuàng)小組的通知實(shí)施過(guò)程的相關(guān)資料爭(zhēng)創(chuàng)工作總結(jié)1-11管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量保證制度及工作程序公司質(zhì)量管理體系文件標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)清單標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)收費(fèi)管理制度管理處收費(fèi)管理制度管理處財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度安全管理制度控制中心管理規(guī)定無(wú)線電通訊設(shè)備管理規(guī)定空置房管理規(guī)定停車場(chǎng)管理規(guī)定非機(jī)動(dòng)車輛管理規(guī)定停車場(chǎng)收費(fèi)管理規(guī)定消防管理規(guī)定消防設(shè)施養(yǎng)護(hù)及使用規(guī)范防火崗位責(zé)任制維修管理制度維修服務(wù)承諾及回訪制度房屋維修養(yǎng)護(hù)制度節(jié)能降耗管理制度設(shè)備機(jī)房管理制度環(huán)境管理制度保潔工具用品使用及管理辦法綠化設(shè)備使用管理規(guī)定保潔崗位責(zé)任制消殺類農(nóng)藥管理規(guī)定客戶服務(wù)管理制度顧客投訴處理、回訪制度管理處值班制度接待參觀來(lái)訪管理規(guī)定商鋪管理規(guī)定行政后勤管理制度文檔資料管理規(guī)定信息工作管理規(guī)定工作例會(huì)制度辦公室管理規(guī)定資料室管理規(guī)定培訓(xùn)室管理規(guī)定倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定食堂管理規(guī)定宿舍管理規(guī)定員工餐廳管理規(guī)定采購(gòu)管理規(guī)定資產(chǎn)管理規(guī)定辦公設(shè)備管理規(guī)定辦公用品管理規(guī)定人事、考核管理檔案人事資料員工個(gè)人資料人事任免、調(diào)動(dòng)記錄員工培訓(xùn)記錄年度培訓(xùn)計(jì)劃月度培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)簽到表培訓(xùn)考核記錄培訓(xùn)效果評(píng)估記錄軍事訓(xùn)練記錄預(yù)案演習(xí)記錄員工考核記錄職（員）工月/季度考核記錄員工獎(jiǎng)懲通知書(shū)1-12各類人員崗位資格證書(shū)持證上崗人員清單崗位資格證書(shū)復(fù)印件服務(wù)人員儀容禮儀標(biāo)準(zhǔn)服飾標(biāo)準(zhǔn)VI手冊(cè)禮儀標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)員工通用禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)管理類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)技術(shù)維修類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)安全類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)物業(yè)保潔類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)管理處組織結(jié)構(gòu)及崗位職責(zé)管理處組織結(jié)構(gòu)圖管理處崗位職責(zé)1-13辦公自動(dòng)化資料管理處辦公自動(dòng)化設(shè)備清單物業(yè)管理軟件安裝手冊(cè)物業(yè)資產(chǎn)設(shè)備管理系統(tǒng)使用手冊(cè)物業(yè)收費(fèi)管理系統(tǒng)使用手冊(cè)物業(yè)人力資源管理系統(tǒng)使用手冊(cè)1-14財(cái)務(wù)管理檔案財(cái)務(wù)管理制度物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)公司財(cái)務(wù)管理制度管理處收費(fèi)管理制度管理處財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度各類收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)批文會(huì)計(jì)科目表財(cái)務(wù)收支情況季度管理報(bào)告收入成本明細(xì)賬完稅證1-15工程檔案竣工資料竣工總平面圖地下管網(wǎng)圖竣工圖單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬配套設(shè)施竣工圖綠化竣工圖房屋種類、數(shù)量、用途的分類表技術(shù)資料設(shè)施設(shè)備安裝、試驗(yàn)、調(diào)整、驗(yàn)收資料設(shè)施設(shè)備圖紙、合格證明、使用說(shuō)明等技術(shù)資料房屋及共用設(shè)施設(shè)備大中修、改造變更資料設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬（設(shè)備管理軟件）1-16產(chǎn)權(quán)資料房屋產(chǎn)權(quán)清冊(cè)管理用房產(chǎn)權(quán)證明商業(yè)用房產(chǎn)權(quán)證明及清冊(cè)配套設(shè)施產(chǎn)權(quán)證明及清冊(cè)物業(yè)房地產(chǎn)證業(yè)主檔案入伙通知書(shū)業(yè)主委托書(shū)業(yè)主及家庭成員登記資料委托銀行代收款協(xié)議書(shū)房屋交付驗(yàn)收表鑰匙（門(mén)禁卡）發(fā)放記錄停車場(chǎng)車位租用協(xié)議書(shū)停車場(chǎng)服務(wù)協(xié)議書(shū)家庭服務(wù)協(xié)議書(shū)裝修合同復(fù)印件裝修施工單位資質(zhì)證明裝修申請(qǐng)表（附圖紙）裝修管理責(zé)任書(shū)裝修施工人員登記表裝修許可證裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄租戶檔案房產(chǎn)證租賃許可證暫住人員登記資料租戶管理協(xié)議書(shū)停車場(chǎng)車位租用協(xié)議書(shū)停車場(chǎng)服務(wù)協(xié)議書(shū)家庭服務(wù)協(xié)議書(shū)1-17值班制度及記錄管理處值班制度工作信息記錄本客戶服務(wù)檔案顧客投訴處理、回訪制度顧客投訴/建議及處理回應(yīng)投訴（建議/咨詢）處理任務(wù)書(shū)顧客來(lái)信1-18顧客意見(jiàn)調(diào)查資料業(yè)主懇談會(huì)紀(jì)要顧客意見(jiàn)調(diào)查表整改措施1-19維修服務(wù)資料維修服務(wù)承諾及回訪制度居家服務(wù)情況記錄表2-1各類標(biāo)識(shí)清單發(fā)展商制作的各類指示牌清單（平面示意圖、路標(biāo)等）管理處制作的各類標(biāo)識(shí)清單2-2房屋管理檔案房屋維修養(yǎng)護(hù)制度空置房管理規(guī)定空置房檢查記錄共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄設(shè)備年度檢修計(jì)劃公用設(shè)施檢查記錄公用設(shè)施保養(yǎng)維護(hù)記錄消防系統(tǒng)檢查、維護(hù)保養(yǎng)記錄電訊系統(tǒng)檢查、維護(hù)保養(yǎng)記錄停水/電/氣/試消防通知單2-6裝修管理檔案裝修管理規(guī)定推拉閘標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求窗花標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求不銹鋼防盜門(mén)標(biāo)準(zhǔn)款式及安裝要求3-1設(shè)備管理檔案設(shè)備維修保養(yǎng)責(zé)任制設(shè)備維護(hù)分工表設(shè)備檔案卡維修工具清單設(shè)備年度檢修計(jì)劃停水/電/氣/試消防通知單3-2供配電系統(tǒng)管理檔案臨時(shí)用電管理規(guī)定供配電系統(tǒng)檢查紀(jì)錄發(fā)電機(jī)運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)記錄供配電系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)記錄停電應(yīng)急處理方案3-3弱電系統(tǒng)管理檔案弱電系統(tǒng)檢查記錄電訊系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄監(jiān)控系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄對(duì)講系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄3-4消防系統(tǒng)管理檔案消防管理資料深圳市消防管理?xiàng)l例管理處消防管理規(guī)定消防設(shè)施清單消防設(shè)施分布平面圖消防設(shè)施養(yǎng)護(hù)及使用規(guī)范消防應(yīng)急方案小區(qū)義務(wù)消防隊(duì)組織架構(gòu)及職責(zé)義務(wù)消防隊(duì)員名單防火責(zé)任制區(qū)域防火責(zé)任人分工消防作戰(zhàn)示意圖及崗位職責(zé)消防工作記錄消防演習(xí)情況記錄表消防安全知識(shí)宣傳資料消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄消防系統(tǒng)檢查記錄消防主機(jī)運(yùn)行記錄消防聯(lián)動(dòng)柜運(yùn)行記錄消防主機(jī)/聯(lián)動(dòng)柜保養(yǎng)維修記錄自動(dòng)滅火系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防管網(wǎng)系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防器材保養(yǎng)維修記錄防排煙送風(fēng)系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄3-5電梯系統(tǒng)管理檔案電梯管理資料電梯故障應(yīng)急處理方案電梯準(zhǔn)用證年檢合格證3-6給排水系統(tǒng)管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)給排水系統(tǒng)檢查記錄給排水系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)記錄泳池、泳樂(lè)設(shè)施運(yùn)行記錄泳池、泳樂(lè)設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄水景設(shè)施保養(yǎng)維修記錄事故應(yīng)急處理方案二次供水清洗資料深圳市生活飲用水二次供水管理手冊(cè)二次供水清洗消毒許可證二次供水清洗消毒人員上崗證二次供水設(shè)施清洗消毒合同二次供水水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告二次供水設(shè)施清洗消毒記錄電梯維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯檢查記錄電梯系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯供方維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯供方維護(hù)保養(yǎng)評(píng)估記錄3-7空調(diào)系統(tǒng)管理檔案中央空調(diào)系統(tǒng)檢查記錄空調(diào)保養(yǎng)維修記錄中央空調(diào)故障應(yīng)急處理方案4公用設(shè)施管理檔案公用設(shè)施管理規(guī)定公用設(shè)施檢查記錄公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄公用照明管理規(guī)定公用照明維修保養(yǎng)記錄5-1小區(qū)封閉式管理檔案來(lái)訪人員登記表公司進(jìn)出人員登記表物資搬運(yùn)放行條5-2安全管理檔案安全管理資料安全崗位設(shè)置巡邏路線配置圖巡邏簽到點(diǎn)規(guī)劃安全員裝備清單安全工作記錄控制中心交接班記錄安全員交接班記錄安全員巡查記錄安全員巡邏簽到表暫住人員情況登記表拾遺物品登記表郵件簽收記錄安全工作檢查記錄夜間查崗計(jì)劃安排表夜間查崗情況記錄5-3安全防范措施治安事件應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急預(yù)案演習(xí)記錄緊急集合記錄5-5停車場(chǎng)管理檔案停車場(chǎng)管理資料深圳市停車場(chǎng)文明、安全、規(guī)范管理達(dá)標(biāo)責(zé)任書(shū)停車場(chǎng)管理規(guī)定租、售車位登記表停車場(chǎng)車位清單停車卡發(fā)放記錄5-5停車場(chǎng)管理檔案停車場(chǎng)管理記錄停車場(chǎng)車輛情況登記表駛出車輛異常情況登記表未收費(fèi)車輛登記表車輛進(jìn)出憑證5-7非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案非機(jī)動(dòng)車輛管理規(guī)定非機(jī)動(dòng)車輛停放點(diǎn)位置圖非機(jī)動(dòng)車輛檢查記錄6-2保潔管理檔案保潔管理資料保潔工具清單保潔工作作業(yè)細(xì)則保潔人員分工表保潔崗位責(zé)任制保潔工具用品使用及管理辦法保潔工作記錄保潔工作檢查記錄洗手間定時(shí)清潔記錄供方保潔工作檢查記錄保潔服務(wù)供方工作評(píng)估報(bào)告6-3消殺服務(wù)檔案消殺農(nóng)藥管理規(guī)定消殺工作記錄表消殺效果檢測(cè)評(píng)估記錄6-5商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理檔案商鋪管理規(guī)定租賃合同從業(yè)人員登記資料商戶管理協(xié)議書(shū)商戶消防管理責(zé)任書(shū)（如為購(gòu)買，則還包括認(rèn)購(gòu)書(shū)、業(yè)主檔案）6-6寵物管理檔案養(yǎng)犬規(guī)定管理處寵物管理規(guī)定小區(qū)寵物登記表寵物管理宣傳資料7綠化管理檔案綠化管理資料綠化工具清單綠化苗木清單綠化工作安排表綠化設(shè)備使用管理規(guī)定綠化工作記錄綠化設(shè)備保養(yǎng)維修記錄綠化養(yǎng)護(hù)地巡查周記表8社區(qū)文化活動(dòng)檔案創(chuàng)建安全文明小區(qū)資料創(chuàng)建安全文明小區(qū)申請(qǐng)創(chuàng)建方案創(chuàng)建工作總結(jié)社區(qū)文化活動(dòng)資料社區(qū)文件活動(dòng)計(jì)劃社區(qū)文化活動(dòng)通知社區(qū)文化宣傳資料社區(qū)文化活動(dòng)記錄及效果評(píng)估社區(qū)文化活動(dòng)影集或錄相新聞媒介報(bào)道剪輯9經(jīng)營(yíng)管理檔案管理服務(wù)費(fèi)收繳資料管理費(fèi)收繳統(tǒng)計(jì)表便民有償服務(wù)檔案家政服務(wù)人員管理規(guī)定常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目表長(zhǎng)期家政服務(wù)清單經(jīng)營(yíng)情況管理處以業(yè)養(yǎng)業(yè)發(fā)展計(jì)劃及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)附表三：管理處日常管理文檔目錄序號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄1行政管理檔案與政府部門(mén)往來(lái)文件與派出所往來(lái)文件與居委會(huì)往來(lái)文件與街道辦往來(lái)文件與住宅局往來(lái)文件與區(qū)建設(shè)局往來(lái)文件與其他政府部門(mén)往來(lái)文件與上級(jí)公司往來(lái)文件與集團(tuán)總部往來(lái)文件與地產(chǎn)公司往來(lái)文件與物業(yè)公司住來(lái)文件與兄弟公司往來(lái)文件公司人事行政管理制度公司行政制度匯編公司人事操作指南管理處行政管理文件管理處各類發(fā)文其他文件2后勤管理檔案采購(gòu)文件資料物資申請(qǐng)單物資申請(qǐng)報(bào)告物資供方評(píng)估表服務(wù)供方評(píng)估表VI工程視覺(jué)識(shí)別產(chǎn)品制作申請(qǐng)表其他倉(cāng)庫(kù)管理記錄物資領(lǐng)（借）用單物資報(bào)廢申請(qǐng)單待處理物資申請(qǐng)表不合格物資處理單其他內(nèi)務(wù)管理記錄內(nèi)務(wù)檢查記錄管理處書(shū)籍清單其他文件資料管理記錄文件領(lǐng)用審批表文件資料存儲(chǔ)清單文件發(fā)放簽收表借閱登記表文件資料報(bào)廢申請(qǐng)表質(zhì)量控制記錄內(nèi)部質(zhì)量審核報(bào)告不合格服務(wù)個(gè)案表預(yù)防措施報(bào)告突發(fā)事件處理記錄突發(fā)事件處理記錄表突發(fā)事件相關(guān)記錄鑰匙管理記錄鑰匙配制申請(qǐng)表鑰匙清單鑰匙使用登記表顧客委托鑰匙管理記錄其他質(zhì)量記錄其他4合同管理檔案管理處簽定的各類合同促銷申請(qǐng)單合同評(píng)審記錄合同登記表其他附表四：管理處電子文檔資料目錄一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄內(nèi)部管理文件通知通報(bào)會(huì)議紀(jì)要工作計(jì)劃及總結(jié)管理制度人事管理人員資料、工資制作、培訓(xùn)、考勤、考核后勤管理倉(cāng)庫(kù)、食堂財(cái)務(wù)資料收費(fèi)資料、公司對(duì)帳數(shù)據(jù)、與顧客往來(lái)數(shù)據(jù)合同協(xié)議各類批復(fù)文件物資申請(qǐng)、合同評(píng)審、外包評(píng)估、社區(qū)文化、員工活動(dòng)各類外來(lái)通知集團(tuán)、地產(chǎn)、發(fā)展公司、公司職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)其他常用電話、常用表格業(yè)務(wù)管理資料環(huán)境管理綠化、消殺、家政、保潔、管理安全管理設(shè)備設(shè)施管理內(nèi)外審資料內(nèi)外審報(bào)告QCC活動(dòng)QC小組注冊(cè)登記表、課題登記表、活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表糾正/預(yù)防措施突發(fā)事件/質(zhì)量事故客戶服務(wù)資料與顧客溝通資料顧客投訴及建議、顧客意見(jiàn)調(diào)查及回應(yīng)、居家服務(wù)資料、管理服務(wù)報(bào)告、業(yè)主懇談會(huì)資料社區(qū)文化活動(dòng)記錄（方案、通知、報(bào)名表、效果評(píng)估）、宣傳資料等顧客資料業(yè)主/住戶電話、出租戶/辦公戶/裝修戶資料、業(yè)委會(huì)資料業(yè)委會(huì)成立文件業(yè)委會(huì)會(huì)議通知業(yè)委會(huì)會(huì)議紀(jì)要本體基金使用迎檢資料迎檢文檔目錄目錄內(nèi)容清單文件夾標(biāo)識(shí)附表五：工程技術(shù)部文檔資料目錄一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄存放地點(diǎn)管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)管理制度設(shè)備機(jī)房管理制度公司本部行政后勤管理制度文檔資料管理規(guī)定信息工作管理規(guī)定工作例會(huì)制度倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定采購(gòu)管理規(guī)定資產(chǎn)管理規(guī)定工程施工管理流程；安全作業(yè)規(guī)程；與所承接業(yè)務(wù)部門(mén)的信息傳遞及溝通程序；公司本部人事考核管理檔案人事資料員工個(gè)人資料人事任免、調(diào)動(dòng)記錄公司本部員工培訓(xùn)記錄年度培訓(xùn)計(jì)劃月度培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)簽到表培訓(xùn)考核記錄培訓(xùn)效果評(píng)估記錄公司本部員工考核記錄員工考核細(xì)則；職（員）工月/季度考核記錄員工獎(jiǎng)懲通知書(shū)公司本部各類人員崗位資格證書(shū)持證上崗人員清單崗位資格證書(shū)復(fù)印件公司本部禮儀標(biāo)準(zhǔn)萬(wàn)科物業(yè)技術(shù)維修類崗位禮儀規(guī)范手冊(cè)公司各辦公現(xiàn)場(chǎng)工程技術(shù)部組織結(jié)構(gòu)及職務(wù)說(shuō)明書(shū)工程技術(shù)部組織結(jié)構(gòu)圖工程技術(shù)部職務(wù)說(shuō)明書(shū)公司本部工程檔案竣工資料系統(tǒng)圖竣工平面圖公司本部技術(shù)資料公用設(shè)施設(shè)備大中修、改造變更資料設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬（設(shè)備管理軟件）區(qū)域辦公室值班制度及記錄工程技術(shù)部值班制度工作信息記錄本區(qū)域辦公室客戶服務(wù)檔案顧客投訴處理、回訪制度顧客投訴/建議及處理回應(yīng)投訴（建議/咨詢）處理任務(wù)書(shū)顧客來(lái)函區(qū)域辦公室各類標(biāo)識(shí)清單工程技術(shù)部制作的各類設(shè)備標(biāo)識(shí)清單區(qū)域辦公室所承接設(shè)施設(shè)備管理檔案所承接設(shè)施設(shè)備管理資料承接各管理處設(shè)備設(shè)施清單公共設(shè)備設(shè)施管理標(biāo)準(zhǔn)公共設(shè)備設(shè)施服務(wù)質(zhì)量評(píng)審細(xì)則設(shè)備維修保養(yǎng)責(zé)任制設(shè)備維護(hù)分工表維修工具清單區(qū)域辦公室所承設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄設(shè)備年度檢修計(jì)劃，（工程部已經(jīng)不管設(shè)施了）公用設(shè)備設(shè)施檢查記錄公用設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)維護(hù)記錄消防系統(tǒng)檢查、維護(hù)保養(yǎng)記錄電訊系統(tǒng)檢查、維護(hù)保養(yǎng)記錄停水/電/氣/試消防通知單區(qū)域辦公室給排水系統(tǒng)管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)給排水系統(tǒng)檢查記錄給排水系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)記錄事故應(yīng)急處理方案區(qū)域辦公室二次供水清洗資料深圳市生活飲用水二次供水管理手冊(cè)二次供水清洗消毒許可證二次供水清洗消毒人員上崗證二次供水設(shè)施清洗消毒合同二次供水設(shè)施年度清洗計(jì)劃二次供水水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告二次供水設(shè)施清洗消毒記錄區(qū)域辦公室電梯系統(tǒng)管理檔案電梯管理資料電梯故障應(yīng)急處理方案電梯準(zhǔn)用證年檢合格證區(qū)域辦公室電梯維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯檢查記錄電梯系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯供方維護(hù)保養(yǎng)記錄電梯供方維護(hù)保養(yǎng)評(píng)估記錄區(qū)域辦公室供配電系統(tǒng)管理檔案臨時(shí)用電管理規(guī)定供配電系統(tǒng)檢查紀(jì)錄發(fā)電機(jī)運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)記錄供配電系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)記錄停電應(yīng)急處理方案區(qū)域辦公室弱電系統(tǒng)管理檔案弱電系統(tǒng)檢查記錄電訊系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄監(jiān)控系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄對(duì)講系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄區(qū)域辦公室消防系統(tǒng)管理檔案消防管理資料深圳市消防管理?xiàng)l例消防設(shè)施清單消防設(shè)施分布平面圖消防設(shè)施養(yǎng)護(hù)及使用規(guī)范區(qū)域辦公室消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄消防系統(tǒng)檢查記錄消防主機(jī)運(yùn)行記錄消防聯(lián)動(dòng)柜運(yùn)行記錄消防主機(jī)/聯(lián)動(dòng)柜保養(yǎng)維修記錄自動(dòng)滅火系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防管網(wǎng)系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防器材保養(yǎng)維修記錄防排煙送風(fēng)系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄區(qū)域辦公室行政管理檔案政府部門(mén)來(lái)文公司本部地產(chǎn)公司往來(lái)文件與項(xiàng)目部往來(lái)文件與萬(wàn)創(chuàng)往來(lái)文件公司本部公司人事行政管理制度公司行政制度匯編公司人事操作指南公司本部工程技術(shù)部日常行政文件工程技術(shù)部各類發(fā)文工程部管理規(guī)定其他文件公司本部合同管理檔案與地產(chǎn)公司的工程施工合同部門(mén)名義簽訂的各類合同協(xié)議合同評(píng)審記錄合同登記表其他公司本部后勤管理檔案采購(gòu)文件資料物資申請(qǐng)單物資/服務(wù)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告物資供方評(píng)估表服務(wù)供方評(píng)估表CI工程視覺(jué)識(shí)別產(chǎn)品制作申請(qǐng)表其他區(qū)域辦公室倉(cāng)庫(kù)管理記錄物資領(lǐng)（借）用單物資報(bào)廢申請(qǐng)單待處理物資申請(qǐng)表不合格物資處理單盤(pán)點(diǎn)表其他區(qū)域辦公室內(nèi)部管理記錄內(nèi)務(wù)檢查記錄印鑒、證照登記表印鑒、證照使用申請(qǐng)表其他公司本部文件資料管理記錄文件資料存儲(chǔ)清單文件發(fā)放簽收表借閱登記表文件資料報(bào)廢申請(qǐng)表公司本部質(zhì)量控制記錄內(nèi)部質(zhì)量審核報(bào)告員工滿意整改措施顧客意見(jiàn)整改措施質(zhì)量記錄檢查糾正/預(yù)防措施報(bào)告公司本部突發(fā)事件處理記錄突發(fā)事件處理記錄表突發(fā)事件相關(guān)記錄區(qū)域辦公室鑰匙管理記錄鑰匙配制申請(qǐng)表鑰匙清單鑰匙使用登記表，區(qū)域辦公室附表六：綠化部文檔資料目錄序號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)