物業(yè)品質(zhì)監(jiān)控系統(tǒng)之文檔信息管理

物業(yè)品質(zhì)監(jiān)控系統(tǒng)之文檔信息管理一級指標二級指標三級指標檢查標準檢查方法文檔信息管理管理制度制度清單制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度；抽查明確各相關(guān)崗位對本部門信息管理工作應負的責任；抽查部門信息管理員發(fā)生變動，必須及時通報總經(jīng)理辦公室，并完善各項交接手續(xù)，對新信息員進行必要的培訓；抽查流程管理收集于每月/季/年初收集現(xiàn)場質(zhì)量記錄外來文件填寫《文件處理表》，報公司領導批閱；抽查建立做好清晰的標識；無污損或破損；內(nèi)容完整；傳真件應復印后保存復印件抽查更改按文件原審批程序重新報批抽查歸檔按月/季/年度定期歸檔，并須于首日后進行；按不同業(yè)務類別進行排序、編目；文件盒（袋）的封面標識文檔名稱、產(chǎn)生時間段、保存期限、存檔人、存檔日期等；外來文件由經(jīng)辦部門存檔；在《文件資料存儲清單》登記抽查儲存歸檔資料應盡量在統(tǒng)一地點保存；做好防潮、放火、防蟲蛀、防鼠害工作；抽查報廢填寫《記錄報廢申請表》經(jīng)經(jīng)理批準；重要須粉碎處理；抽查查閱在《借閱登記表》上登記；經(jīng)經(jīng)理批準；及時收回；政府部門、司法機關(guān)因公需查閱的，在核對核對對方單位介紹信或工作證無誤后提供查閱，并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容，與被查資料一并保存；抽查保密保密文件控制；電子文檔加密碼；重要、機密的電子文檔在設置密碼后報部門經(jīng)理備案；抽查移交資料管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，應做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)；抽查發(fā)布所有文件需經(jīng)審批后方可發(fā)布；通過電子顯示屏向顧客公布的信息須保存審批記錄；重要文件送達承建商、業(yè)主/業(yè)主委員會、相關(guān)業(yè)務單位時，須請對方簽收，填寫并保存《文件發(fā)放簽收表》抽查現(xiàn)場管理資料柜編號管理；柜內(nèi)資料內(nèi)容同《文件資料存儲清單》相符；文件柜符合文檔儲存環(huán)境要求；柜門鎖和鑰匙齊備；鑰匙編號同鎖號相配；抽查網(wǎng)絡信息網(wǎng)絡信息須經(jīng)部門經(jīng)理審批后方可發(fā)布；審批記錄須存檔；抽查電子文檔統(tǒng)一管理；按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾；管理軟件內(nèi)容每月備份；每年初對上年重要電子文檔以光盤保存，并在《文件資料存儲清單》登記。抽查1-11管理制度及工作標準質(zhì)量保證制度及工作程序公司質(zhì)量管理體系文件標準政策法規(guī)清單標準政策法規(guī)收費管理制度管理處收費管理制度管理處財務公開監(jiān)督制度安全管理制度控制中心管理規(guī)定無線電通訊設備管理規(guī)定空置房管理規(guī)定停車場管理規(guī)定非機動車輛管理規(guī)定停車場收費管理規(guī)定消防管理規(guī)定消防設施養(yǎng)護及使用規(guī)范防火崗位責任制維修管理制度維修服務承諾及回訪制度房屋維修養(yǎng)護制度節(jié)能降耗管理制度設備機房管理制度環(huán)境管理制度保潔工具用品使用及管理辦法綠化設備使用管理規(guī)定保潔崗位責任制消殺類農(nóng)藥管理規(guī)定客戶服務管理制度顧客投訴處理、回訪制度管理處值班制度接待參觀來訪管理規(guī)定商鋪管理規(guī)定行政后勤管理制度文檔資料管理規(guī)定信息工作管理規(guī)定工作例會制度辦公室管理規(guī)定資料室管理規(guī)定培訓室管理規(guī)定倉庫管理規(guī)定食堂管理規(guī)定宿舍管理規(guī)定員工餐廳管理規(guī)定采購管理規(guī)定資產(chǎn)管理規(guī)定辦公設備管理規(guī)定辦公用品管理規(guī)定人事、考核管理檔案人事資料員工個人資料人事任免、調(diào)動記錄員工培訓記錄年度培訓計劃月度培訓計劃培訓簽到表培訓考核記錄培訓效果評估記錄軍事訓練記錄預案演習記錄員工考核記錄職（員）工月/季度考核記錄員工獎懲通知書1-12各類人員崗位資格證書持證上崗人員清單崗位資格證書復印件服務人員儀容禮儀標準服飾標準BI手冊禮儀標準物業(yè)員工通用禮儀規(guī)范手冊物業(yè)管理類崗位禮儀規(guī)范手冊物業(yè)技術(shù)維修類崗位禮儀規(guī)范手冊物業(yè)安全類崗位禮儀規(guī)范手冊物業(yè)保潔類崗位禮儀規(guī)范手冊物業(yè)司機禮儀規(guī)范管理處組織結(jié)構(gòu)及崗位職責管理處組織結(jié)構(gòu)圖管理處崗位職責1-13辦公自動化資料管理處辦公自動化設備清單物業(yè)管理軟件安裝手冊物業(yè)資產(chǎn)設備管理系統(tǒng)使用手冊物業(yè)收費管理系統(tǒng)使用手冊物業(yè)人力資源管理系統(tǒng)使用手冊1-14財務管理檔案財務管理制度物業(yè)管理企業(yè)財務管理規(guī)定物業(yè)管理服務收費指導標準公司財務管理制度管理處收費管理制度管理處財務公開監(jiān)督制度各類收費標準批文會計科目表財務收支情況季度管理報告收入成本明細賬完稅證1-15工程檔案竣工資料竣工總平面圖地下管網(wǎng)圖竣工圖單體建筑、結(jié)構(gòu)、設備、附屬配套設施竣工圖綠化竣工圖房屋種類、數(shù)量、用途的分類表技術(shù)資料設施設備安裝、試驗、調(diào)整、驗收資料設施設備圖紙、合格證明、使用說明等技術(shù)資料房屋及共用設施設備大中修、改造變更資料設施設備臺賬（設備管理軟件）1-16產(chǎn)權(quán)資料房屋產(chǎn)權(quán)清冊管理用房產(chǎn)權(quán)證明商業(yè)用房產(chǎn)權(quán)證明及清冊配套設施產(chǎn)權(quán)證明及清冊物業(yè)房地產(chǎn)證業(yè)主檔案入伙通知書業(yè)主委托書業(yè)主及家庭成員登記資料委托銀行代收款協(xié)議書房屋交付驗收表鑰匙（門禁卡）發(fā)放記錄停車場車位租用協(xié)議書停車場服務協(xié)議書家庭服務協(xié)議書裝修合同復印件裝修施工單位資質(zhì)證明裝修申請表（附圖紙）裝修管理責任書裝修施工人員登記表裝修許可證裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄租戶檔案房產(chǎn)證租賃許可證暫住人員登記資料租戶管理協(xié)議書停車場車位租用協(xié)議書停車場服務協(xié)議書家庭服務協(xié)議書1-17值班制度及記錄管理處值班制度工作信息記錄本客戶服務檔案顧客投訴處理、回訪制度顧客投訴/建議及處理回應投訴（建議/咨詢）處理任務書顧客來信1-18顧客意見調(diào)查資料業(yè)主懇談會紀要顧客意見調(diào)查表整改措施1-19維修服務資料維修服務承諾及回訪制度居家服務情況記錄表2-1各類標識清單發(fā)展商制作的各類指示牌清單（平面示意圖、路標等）管理處制作的各類標識清單2-2房屋管理檔案房屋維修養(yǎng)護制度空置房管理規(guī)定空置房檢查記錄2-5裝修管理檔案裝修管理規(guī)定推拉閘標準款式及安裝要求窗花標準款式及安裝要求不銹鋼防盜門標準款式及安裝要求天頂遮陽棚標準款式及安裝要求涼臺遮陽棚標準款式及安裝要求窗臺遮陽棚標準款式及安裝要求3-2共用設施設備管理檔案共用設施設備管理資料設備維修保養(yǎng)責任制設備維護分工表設備檔案卡維修工具清單共用設施設備運行維護記錄設備年度檢修計劃公用設施檢查記錄公用設施保養(yǎng)維護記錄消防系統(tǒng)檢查、維護保養(yǎng)記錄電訊系統(tǒng)檢查、維護保養(yǎng)記錄停水/電/氣/試消防通知單3-6給排水系統(tǒng)管理檔案給排水系統(tǒng)維護保養(yǎng)給排水系統(tǒng)檢查記錄給排水系統(tǒng)運行維護保養(yǎng)記錄泳池、泳樂設施運行記錄泳池、泳樂設施維護保養(yǎng)記錄水景設施保養(yǎng)維修記錄事故應急處理方案二次供水清洗資料生活飲用水二次供水管理手冊二次供水清洗消毒許可證二次供水清洗消毒人員上崗證二次供水設施清洗消毒合同二次供水水質(zhì)檢測報告二次供水設施清洗消毒記錄3-7供配電系統(tǒng)管理檔案供配電系統(tǒng)檢查記錄發(fā)電機運行、維護保養(yǎng)記錄供配電系統(tǒng)運行、維護保養(yǎng)記錄3-8電梯系統(tǒng)管理檔案電梯管理資料電梯故障應急處理方案電梯準用證年檢合格證電梯維護保養(yǎng)記錄電梯檢查記錄電梯系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄電梯供方維護保養(yǎng)記錄電梯供方維護保養(yǎng)評估記錄4-1小區(qū)封閉式管理檔案來訪人員登記表公司進出人員登記表物資搬運放行條4-2安全管理檔案安全管理資料安全崗位設置巡邏路線配置圖巡邏簽到點規(guī)劃安全員裝備清單安全工作記錄控制中心交接班記錄安全員交接班記錄安全員巡查記錄安全員巡邏簽到表暫住人員情況登記表拾遺物品登記表郵件簽收記錄安全工作檢查記錄夜間查崗計劃安排表夜間查崗情況記錄4-3安全防范措施治安事件應急預案應急預案演習記錄緊急集合記錄4-4消防管理檔案消防管理資料消防管理條例管理處消防管理規(guī)定消防設施清單消防設施分布平面圖消防設施養(yǎng)護及使用規(guī)范消防應急方案小區(qū)義務消防隊組織架構(gòu)及職責義務消防隊員名單防火責任制區(qū)域防火責任人分工消防作戰(zhàn)示意圖及崗位職責消防工作記錄消防演習情況記錄消防安全知識宣傳資料4-5停車場管理檔案停車場管理資料深圳市停車場文明、安全、規(guī)范管理達標責任書停車場管理規(guī)定租、售車位登記表停車場車位清單停車卡發(fā)放記錄停車場管理記錄停車場車輛情況登記表駛出車輛異常情況登記表未收費車輛登記表車輛進出憑證4-6非機動車輛管理檔案非機動車輛管理規(guī)定非機動車輛停放點位置圖非機動車輛檢查記錄5-2保潔管理檔案保潔管理資料保潔工具清單保潔工作作業(yè)細則保潔人員分工表保潔崗位責任制保潔工具用品使用及管理辦法保潔工作記錄保潔工作檢查記錄洗手間定時清潔記錄供方保潔工作檢查記錄保潔服務供方工作評估報告5-3消殺服務檔案消殺農(nóng)藥管理規(guī)定消殺工作記錄表消殺效果檢測評估記錄5-7商業(yè)網(wǎng)點管理檔案商鋪管理規(guī)定租賃合同從業(yè)人員登記資料商戶管理協(xié)議書商戶消防管理責任書（如為購買，則還包括認購書、業(yè)主檔案）5-8寵物管理檔案深圳經(jīng)濟特區(qū)限制養(yǎng)犬規(guī)定管理處寵物管理規(guī)定小區(qū)寵物登記表寵物管理宣傳資料6綠化管理檔案綠化管理資料綠化工具清單綠化苗木清單綠化工作安排表綠化設備使用管理規(guī)定綠化工作記錄綠化設備保養(yǎng)維修記錄綠化養(yǎng)護地巡查周記表7社區(qū)文化活動檔案創(chuàng)建安全文明小區(qū)資料創(chuàng)建安全文明小區(qū)申請創(chuàng)建方案創(chuàng)建工作總結(jié)社區(qū)文化活動資料社區(qū)文件活動計劃社區(qū)文化活動通知社區(qū)文化宣傳資料社區(qū)文化活動記錄及效果評估社區(qū)文化活動影集或錄相新聞媒介報道剪輯8經(jīng)營管理檔案管理服務費收繳資料管理費收繳統(tǒng)計表便民有償服務檔案家政服務人員管理規(guī)定常規(guī)服務項目表長期家政服務清單經(jīng)營情況管理處以業(yè)養(yǎng)業(yè)發(fā)展計劃及經(jīng)濟指標附表二：大廈迎檢文檔資料目錄目錄號一級目錄二級目錄三級目錄1-1物業(yè)規(guī)劃檔案用地批準文件小區(qū)規(guī)劃圖建設用地規(guī)劃許可證土地使用權(quán)出讓資料地界界樁放點報告項目批準文件建設工程規(guī)劃許可證施工許可證建筑物命名、更名審批資料用水指標批文用電指標批文1-2物業(yè)接管驗收資料移交證明資料物業(yè)移交會議紀要或移交證明工程設備交接資料工程、設備技術(shù)資料交接清單房屋鑰匙交接清單驗收證明資料工程竣工驗收證明消防驗收資料環(huán)保達標（噪聲）驗收資料房屋驗收表1-3物業(yè)專業(yè)化管理公司專業(yè)化管理資料公司簡介甲級物業(yè)管理資質(zhì)證書營業(yè)執(zhí)照稅務登記證（國稅、地稅）組織機構(gòu)代碼證物業(yè)專業(yè)化管理管理處專業(yè)化管理資料管理處簡介管理處成立文件營業(yè)執(zhí)照稅務登記證（國稅、地稅）組織機構(gòu)代碼證管理服務收費標準及批復停車場營業(yè)執(zhí)照停車場組織機構(gòu)代碼證停車場稅務登記證停車場收費許可證、價目表會所衛(wèi)生許可證泳池衛(wèi)生許可證公章證照登記表1-4發(fā)展商物業(yè)管理服務合同與發(fā)展商簽訂的物業(yè)管理服務合同1-5前期物業(yè)管理服務協(xié)議1-6房屋本體維修基金管理深圳市房屋本體維修基金管理規(guī)定房屋本體維修基金管理制度三方返修合同本體維修基金收支賬目（放季度管理報告中）及使用審批手續(xù)1-7房屋使用及公眾制度房屋使用資料房屋使用說明書房屋質(zhì)量保證書業(yè)戶手冊公眾制度家庭居室裝修管理規(guī)定市容和環(huán)境衛(wèi)生管理條例經(jīng)濟特區(qū)消防管理條例養(yǎng)犬規(guī)定業(yè)主公約精神文明建設公約消防管理規(guī)定裝修管理規(guī)定室外廣告、招牌管理規(guī)定1-8業(yè)主委員會業(yè)主委員會籌備及成立資料籌建業(yè)主委員會的申請報告及批復籌備工作計劃籌備委員會委員簡介籌備委員會會議紀要業(yè)主委員會宣傳資料業(yè)主委員會委員自薦/推薦表業(yè)主委員會委員侯選人簡介業(yè)主大會通知及會議紀要業(yè)主委員會選票、選舉結(jié)果公告業(yè)主委員會備案申請報告（附委員名單、業(yè)主委員會章程、業(yè)主公約、物業(yè)委托管理合同）及批復業(yè)主委員會公章刻制手續(xù)業(yè)主委員會運作資料業(yè)主委員會會議紀要業(yè)主大會、業(yè)主委員會會議照片資料1-9業(yè)委會物業(yè)管理服務合同與業(yè)主委員會簽訂的物業(yè)管理服務合同1-10爭創(chuàng)規(guī)劃和實施方案爭創(chuàng)規(guī)劃方案爭創(chuàng)優(yōu)秀示范小區(qū)規(guī)劃和實施方案實施情況成立爭創(chuàng)小組的通知實施過程的相關(guān)資料爭創(chuàng)工作總結(jié)1-11管理制度及工作標準質(zhì)量保證制度及工作程序公司質(zhì)量管理體系文件標準政策法規(guī)清單標準政策法規(guī)收費管理制度管理處收費管理制度管理處財務公開監(jiān)督制度安全管理制度控制中心管理規(guī)定無線電通訊設備管理規(guī)定空置房管理規(guī)定停車場管理規(guī)定非機動車輛管理規(guī)定停車場收費管理規(guī)定消防管理規(guī)定消防設施養(yǎng)護及使用規(guī)范防火崗位責任制維修管理制度維修服務承諾及回訪制度房屋維修養(yǎng)護制度節(jié)能降耗管理制度設備機房管理制度環(huán)境管理制度保潔工具用品使用及管理辦法綠化設備使用管理規(guī)定保潔崗位責任制消殺類農(nóng)藥管理規(guī)定客戶服務管理制度顧客投訴處理、回訪制度管理處值班制度接待參觀來訪管理規(guī)定商鋪管理規(guī)定行政后勤管理制度文檔資料管理規(guī)定信息工作管理規(guī)定工作例會制度辦公室管理規(guī)定資料室管理規(guī)定培訓室管理規(guī)定倉庫管理規(guī)定食堂管理規(guī)定宿舍管理規(guī)定員工餐廳管理規(guī)定采購管理規(guī)定資產(chǎn)管理規(guī)定辦公設備管理規(guī)定辦公用品管理規(guī)定人事、考核管理檔案人事資料員工個人資料人事任免、調(diào)動記錄員工培訓記錄年度培訓計劃月度培訓計劃培訓簽到表培訓考核記錄培訓效果評估記錄軍事訓練記錄預案演習記錄員工考核記錄職（員）工月/季度考核記錄員工獎懲通知書1-12各類人員崗位資格證書持證上崗人員清單崗位資格證書復印件服務人員儀容禮儀標準服飾標準VI手冊禮儀標準物業(yè)員工通用禮儀規(guī)范手冊物業(yè)管理類崗位禮儀規(guī)范手冊物業(yè)技術(shù)維修類崗位禮儀規(guī)范手冊物業(yè)安全類崗位禮儀規(guī)范手冊物業(yè)保潔類崗位禮儀規(guī)范手冊管理處組織結(jié)構(gòu)及崗位職責管理處組織結(jié)構(gòu)圖管理處崗位職責1-13辦公自動化資料管理處辦公自動化設備清單物業(yè)管理軟件安裝手冊物業(yè)資產(chǎn)設備管理系統(tǒng)使用手冊物業(yè)收費管理系統(tǒng)使用手冊物業(yè)人力資源管理系統(tǒng)使用手冊1-14財務管理檔案財務管理制度物業(yè)管理企業(yè)財務管理規(guī)定物業(yè)管理服務收費指導標準公司財務管理制度管理處收費管理制度管理處財務公開監(jiān)督制度各類收費標準批文會計科目表財務收支情況季度管理報告收入成本明細賬完稅證1-15工程檔案竣工資料竣工總平面圖地下管網(wǎng)圖竣工圖單體建筑、結(jié)構(gòu)、設備、附屬配套設施竣工圖綠化竣工圖房屋種類、數(shù)量、用途的分類表技術(shù)資料設施設備安裝、試驗、調(diào)整、驗收資料設施設備圖紙、合格證明、使用說明等技術(shù)資料房屋及共用設施設備大中修、改造變更資料設施設備臺賬（設備管理軟件）1-16產(chǎn)權(quán)資料房屋產(chǎn)權(quán)清冊管理用房產(chǎn)權(quán)證明商業(yè)用房產(chǎn)權(quán)證明及清冊配套設施產(chǎn)權(quán)證明及清冊物業(yè)房地產(chǎn)證業(yè)主檔案入伙通知書業(yè)主委托書業(yè)主及家庭成員登記資料委托銀行代收款協(xié)議書房屋交付驗收表鑰匙（門禁卡）發(fā)放記錄停車場車位租用協(xié)議書停車場服務協(xié)議書家庭服務協(xié)議書裝修合同復印件裝修施工單位資質(zhì)證明裝修申請表（附圖紙）裝修管理責任書裝修施工人員登記表裝修許可證裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄租戶檔案房產(chǎn)證租賃許可證暫住人員登記資料租戶管理協(xié)議書停車場車位租用協(xié)議書停車場服務協(xié)議書家庭服務協(xié)議書1-17值班制度及記錄管理處值班制度工作信息記錄本客戶服務檔案顧客投訴處理、回訪制度顧客投訴/建議及處理回應投訴（建議/咨詢）處理任務書顧客來信1-18顧客意見調(diào)查資料業(yè)主懇談會紀要顧客意見調(diào)查表整改措施1-19維修服務資料維修服務承諾及回訪制度居家服務情況記錄表2-1各類標識清單發(fā)展商制作的各類指示牌清單（平面示意圖、路標等）管理處制作的各類標識清單2-2房屋管理檔案房屋維修養(yǎng)護制度空置房管理規(guī)定空置房檢查記錄共用設施設備運行維護記錄設備年度檢修計劃公用設施檢查記錄公用設施保養(yǎng)維護記錄消防系統(tǒng)檢查、維護保養(yǎng)記錄電訊系統(tǒng)檢查、維護保養(yǎng)記錄停水/電/氣/試消防通知單2-6裝修管理檔案裝修管理規(guī)定推拉閘標準款式及安裝要求窗花標準款式及安裝要求不銹鋼防盜門標準款式及安裝要求3-1設備管理檔案設備維修保養(yǎng)責任制設備維護分工表設備檔案卡維修工具清單設備年度檢修計劃停水/電/氣/試消防通知單3-2供配電系統(tǒng)管理檔案臨時用電管理規(guī)定供配電系統(tǒng)檢查紀錄發(fā)電機運行、維護保養(yǎng)記錄供配電系統(tǒng)運行、維護保養(yǎng)記錄停電應急處理方案3-3弱電系統(tǒng)管理檔案弱電系統(tǒng)檢查記錄電訊系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄監(jiān)控系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄對講系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄3-4消防系統(tǒng)管理檔案消防管理資料深圳市消防管理條例管理處消防管理規(guī)定消防設施清單消防設施分布平面圖消防設施養(yǎng)護及使用規(guī)范消防應急方案小區(qū)義務消防隊組織架構(gòu)及職責義務消防隊員名單防火責任制區(qū)域防火責任人分工消防作戰(zhàn)示意圖及崗位職責消防工作記錄消防演習情況記錄表消防安全知識宣傳資料消防系統(tǒng)運行維護記錄消防系統(tǒng)檢查記錄消防主機運行記錄消防聯(lián)動柜運行記錄消防主機/聯(lián)動柜保養(yǎng)維修記錄自動滅火系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防管網(wǎng)系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防器材保養(yǎng)維修記錄防排煙送風系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄3-5電梯系統(tǒng)管理檔案電梯管理資料電梯故障應急處理方案電梯準用證年檢合格證3-6給排水系統(tǒng)管理檔案給排水系統(tǒng)維護保養(yǎng)給排水系統(tǒng)檢查記錄給排水系統(tǒng)運行維護保養(yǎng)記錄泳池、泳樂設施運行記錄泳池、泳樂設施維護保養(yǎng)記錄水景設施保養(yǎng)維修記錄事故應急處理方案二次供水清洗資料深圳市生活飲用水二次供水管理手冊二次供水清洗消毒許可證二次供水清洗消毒人員上崗證二次供水設施清洗消毒合同二次供水水質(zhì)檢測報告二次供水設施清洗消毒記錄電梯維護保養(yǎng)記錄電梯檢查記錄電梯系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄電梯供方維護保養(yǎng)記錄電梯供方維護保養(yǎng)評估記錄3-7空調(diào)系統(tǒng)管理檔案中央空調(diào)系統(tǒng)檢查記錄空調(diào)保養(yǎng)維修記錄中央空調(diào)故障應急處理方案4公用設施管理檔案公用設施管理規(guī)定公用設施檢查記錄公用設施保養(yǎng)維修記錄公用照明管理規(guī)定公用照明維修保養(yǎng)記錄5-1小區(qū)封閉式管理檔案來訪人員登記表公司進出人員登記表物資搬運放行條5-2安全管理檔案安全管理資料安全崗位設置巡邏路線配置圖巡邏簽到點規(guī)劃安全員裝備清單安全工作記錄控制中心交接班記錄安全員交接班記錄安全員巡查記錄安全員巡邏簽到表暫住人員情況登記表拾遺物品登記表郵件簽收記錄安全工作檢查記錄夜間查崗計劃安排表夜間查崗情況記錄5-3安全防范措施治安事件應急預案應急預案演習記錄緊急集合記錄5-5停車場管理檔案停車場管理資料深圳市停車場文明、安全、規(guī)范管理達標責任書停車場管理規(guī)定租、售車位登記表停車場車位清單停車卡發(fā)放記錄5-5停車場管理檔案停車場管理記錄停車場車輛情況登記表駛出車輛異常情況登記表未收費車輛登記表車輛進出憑證5-7非機動車輛管理檔案非機動車輛管理規(guī)定非機動車輛停放點位置圖非機動車輛檢查記錄6-2保潔管理檔案保潔管理資料保潔工具清單保潔工作作業(yè)細則保潔人員分工表保潔崗位責任制保潔工具用品使用及管理辦法保潔工作記錄保潔工作檢查記錄洗手間定時清潔記錄供方保潔工作檢查記錄保潔服務供方工作評估報告6-3消殺服務檔案消殺農(nóng)藥管理規(guī)定消殺工作記錄表消殺效果檢測評估記錄6-5商業(yè)網(wǎng)點管理檔案商鋪管理規(guī)定租賃合同從業(yè)人員登記資料商戶管理協(xié)議書商戶消防管理責任書（如為購買，則還包括認購書、業(yè)主檔案）6-6寵物管理檔案養(yǎng)犬規(guī)定管理處寵物管理規(guī)定小區(qū)寵物登記表寵物管理宣傳資料7綠化管理檔案綠化管理資料綠化工具清單綠化苗木清單綠化工作安排表綠化設備使用管理規(guī)定綠化工作記錄綠化設備保養(yǎng)維修記錄綠化養(yǎng)護地巡查周記表8社區(qū)文化活動檔案創(chuàng)建安全文明小區(qū)資料創(chuàng)建安全文明小區(qū)申請創(chuàng)建方案創(chuàng)建工作總結(jié)社區(qū)文化活動資料社區(qū)文件活動計劃社區(qū)文化活動通知社區(qū)文化宣傳資料社區(qū)文化活動記錄及效果評估社區(qū)文化活動影集或錄相新聞媒介報道剪輯9經(jīng)營管理檔案管理服務費收繳資料管理費收繳統(tǒng)計表便民有償服務檔案家政服務人員管理規(guī)定常規(guī)服務項目表長期家政服務清單經(jīng)營情況管理處以業(yè)養(yǎng)業(yè)發(fā)展計劃及經(jīng)濟指標附表三：管理處日常管理文檔目錄序號一級目錄二級目錄三級目錄1行政管理檔案與政府部門往來文件與派出所往來文件與居委會往來文件與街道辦往來文件與住宅局往來文件與區(qū)建設局往來文件與其他政府部門往來文件與上級公司往來文件與集團總部往來文件與地產(chǎn)公司往來文件與物業(yè)公司住來文件與兄弟公司往來文件公司人事行政管理制度公司行政制度匯編公司人事操作指南管理處行政管理文件管理處各類發(fā)文其他文件2后勤管理檔案采購文件資料物資申請單物資申請報告物資供方評估表服務供方評估表VI工程視覺識別產(chǎn)品制作申請表其他倉庫管理記錄物資領（借）用單物資報廢申請單待處理物資申請表不合格物資處理單其他內(nèi)務管理記錄內(nèi)務檢查記錄管理處書籍清單其他文件資料管理記錄文件領用審批表文件資料存儲清單文件發(fā)放簽收表借閱登記表文件資料報廢申請表質(zhì)量控制記錄內(nèi)部質(zhì)量審核報告不合格服務個案表預防措施報告突發(fā)事件處理記錄突發(fā)事件處理記錄表突發(fā)事件相關(guān)記錄鑰匙管理記錄鑰匙配制申請表鑰匙清單鑰匙使用登記表顧客委托鑰匙管理記錄其他質(zhì)量記錄其他4合同管理檔案管理處簽定的各類合同促銷申請單合同評審記錄合同登記表其他附表四：管理處電子文檔資料目錄一級目錄二級目錄三級目錄內(nèi)部管理文件通知通報會議紀要工作計劃及總結(jié)管理制度人事管理人員資料、工資制作、培訓、考勤、考核后勤管理倉庫、食堂財務資料收費資料、公司對帳數(shù)據(jù)、與顧客往來數(shù)據(jù)合同協(xié)議各類批復文件物資申請、合同評審、外包評估、社區(qū)文化、員工活動各類外來通知集團、地產(chǎn)、發(fā)展公司、公司職能部門、業(yè)務部門其他常用電話、常用表格業(yè)務管理資料環(huán)境管理綠化、消殺、家政、保潔、管理安全管理設備設施管理內(nèi)外審資料內(nèi)外審報告QCC活動QC小組注冊登記表、課題登記表、活動統(tǒng)計表糾正/預防措施突發(fā)事件/質(zhì)量事故客戶服務資料與顧客溝通資料顧客投訴及建議、顧客意見調(diào)查及回應、居家服務資料、管理服務報告、業(yè)主懇談會資料社區(qū)文化活動記錄（方案、通知、報名表、效果評估）、宣傳資料等顧客資料業(yè)主/住戶電話、出租戶/辦公戶/裝修戶資料、業(yè)委會資料業(yè)委會成立文件業(yè)委會會議通知業(yè)委會會議紀要本體基金使用迎檢資料迎檢文檔目錄目錄內(nèi)容清單文件夾標識附表五：工程技術(shù)部文檔資料目錄一級目錄二級目錄三級目錄存放地點管理制度及工作標準維護管理制度設備機房管理制度公司本部行政后勤管理制度文檔資料管理規(guī)定信息工作管理規(guī)定工作例會制度倉庫管理規(guī)定采購管理規(guī)定資產(chǎn)管理規(guī)定工程施工管理流程；安全作業(yè)規(guī)程；與所承接業(yè)務部門的信息傳遞及溝通程序；公司本部人事考核管理檔案人事資料員工個人資料人事任免、調(diào)動記錄公司本部員工培訓記錄年度培訓計劃月度培訓計劃培訓簽到表培訓考核記錄培訓效果評估記錄公司本部員工考核記錄員工考核細則；職（員）工月/季度考核記錄員工獎懲通知書公司本部各類人員崗位資格證書持證上崗人員清單崗位資格證書復印件公司本部禮儀標準萬科物業(yè)技術(shù)維修類崗位禮儀規(guī)范手冊公司各辦公現(xiàn)場工程技術(shù)部組織結(jié)構(gòu)及職務說明書工程技術(shù)部組織結(jié)構(gòu)圖工程技術(shù)部職務說明書公司本部工程檔案竣工資料系統(tǒng)圖竣工平面圖公司本部技術(shù)資料公用設施設備大中修、改造變更資料設施設備臺賬（設備管理軟件）區(qū)域辦公室值班制度及記錄工程技術(shù)部值班制度工作信息記錄本區(qū)域辦公室客戶服務檔案顧客投訴處理、回訪制度顧客投訴/建議及處理回應投訴（建議/咨詢）處理任務書顧客來函區(qū)域辦公室各類標識清單工程技術(shù)部制作的各類設備標識清單區(qū)域辦公室所承接設施設備管理檔案所承接設施設備管理資料承接各管理處設備設施清單公共設備設施管理標準公共設備設施服務質(zhì)量評審細則設備維修保養(yǎng)責任制設備維護分工表維修工具清單區(qū)域辦公室所承設施設備運行維護記錄設備年度檢修計劃，（工程部已經(jīng)不管設施了）公用設備設施檢查記錄公用設備設施保養(yǎng)維護記錄消防系統(tǒng)檢查、維護保養(yǎng)記錄電訊系統(tǒng)檢查、維護保養(yǎng)記錄停水/電/氣/試消防通知單區(qū)域辦公室給排水系統(tǒng)管理檔案給排水系統(tǒng)維護保養(yǎng)給排水系統(tǒng)檢查記錄給排水系統(tǒng)運行維護保養(yǎng)記錄事故應急處理方案區(qū)域辦公室二次供水清洗資料深圳市生活飲用水二次供水管理手冊二次供水清洗消毒許可證二次供水清洗消毒人員上崗證二次供水設施清洗消毒合同二次供水設施年度清洗計劃二次供水水質(zhì)檢測報告二次供水設施清洗消毒記錄區(qū)域辦公室電梯系統(tǒng)管理檔案電梯管理資料電梯故障應急處理方案電梯準用證年檢合格證區(qū)域辦公室電梯維護保養(yǎng)記錄電梯檢查記錄電梯系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄電梯供方維護保養(yǎng)記錄電梯供方維護保養(yǎng)評估記錄區(qū)域辦公室供配電系統(tǒng)管理檔案臨時用電管理規(guī)定供配電系統(tǒng)檢查紀錄發(fā)電機運行、維護保養(yǎng)記錄供配電系統(tǒng)運行、維護保養(yǎng)記錄停電應急處理方案區(qū)域辦公室弱電系統(tǒng)管理檔案弱電系統(tǒng)檢查記錄電訊系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄監(jiān)控系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄對講系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄區(qū)域辦公室消防系統(tǒng)管理檔案消防管理資料深圳市消防管理條例消防設施清單消防設施分布平面圖消防設施養(yǎng)護及使用規(guī)范區(qū)域辦公室消防系統(tǒng)運行維護記錄消防系統(tǒng)檢查記錄消防主機運行記錄消防聯(lián)動柜運行記錄消防主機/聯(lián)動柜保養(yǎng)維修記錄自動滅火系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防管網(wǎng)系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄消防器材保養(yǎng)維修記錄防排煙送風系統(tǒng)保養(yǎng)維修記錄區(qū)域辦公室行政管理檔案政府部門來文公司本部地產(chǎn)公司往來文件與項目部往來文件與萬創(chuàng)往來文件公司本部公司人事行政管理制度公司行政制度匯編公司人事操作指南公司本部工程技術(shù)部日常行政文件工程技術(shù)部各類發(fā)文工程部管理規(guī)定其他文件公司本部合同管理檔案與地產(chǎn)公司的工程施工合同部門名義簽訂的各類合同協(xié)議合同評審記錄合同登記表其他公司本部后勤管理檔案采購文件資料物資申請單物資/服務項目申請報告物資供方評估表服務供方評估表CI工程視覺識別產(chǎn)品制作申請表其他區(qū)域辦公室倉庫管理記錄物資領（借）用單物資報廢申請單待處理物資申請表不合格物資處理單盤點表其他區(qū)域辦公室內(nèi)部管理記錄內(nèi)務檢查記錄印鑒、證照登記表印鑒、證照使用申請表其他公司本部文件資料管理記錄文件資料存儲清單文件發(fā)放簽收表借閱登記表文件資料報廢申請表公司本部質(zhì)量控制記錄內(nèi)部質(zhì)量審核報告員工滿意整改措施顧客意見整改措施質(zhì)量記錄檢查糾正/預防措施報告公司本部突發(fā)事件處理記錄突發(fā)事件處理記錄表突發(fā)事件相關(guān)記錄區(qū)域辦公室鑰匙管理記錄鑰匙配制申請表鑰匙清單鑰匙使用登記表，區(qū)域辦公室附表六：綠化部文檔資料目錄序號一級目錄二級目錄三級