大型會議接待方案及流程范文

大型會議接待方案及流程范文第1篇大型會議接待方案及流程范文第1篇XXXX有限公司：

根據(jù)貴公司要求，我司為貴公司此次會議設計了如下會議方案，若有何疑問，請及時與我公司聯(lián)系，再做具體協(xié)商。

一、會議日程安排

XX月X日：機場接機，報到，入住酒店

我公司派專車至機場，接來自各地的貴公司參會人員，送至酒店，安排參會人員報到，安排參會人員入住酒店休息。

X月X日～X月X日：會議召開

安排參會人員前往會議場地參加會議，我公司派專人協(xié)助會務組做好會議中各方面的協(xié)調(diào)工作，以及各種突發(fā)事件的處理。

X月X日～X月X日：會議旅游考察，結(jié)束會議

優(yōu)惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作和離開河南的票務、接送工作。

二、整體會務服務：

1、會議整體策劃、設計。

2、全程會議操作、跟蹤。

3、會后總結(jié)、會后整體安排。

三、服務流程：

（一）會前準備

1、實地考查

會議召開前，我公司派專人陪同考查團實地考查我公司提供推薦的會場、入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中，雙方就會議安排方面的細節(jié)做進一步的協(xié)商，敲定會議最終方案。

2、會場布置會議召開前一周內(nèi)，貴公司派會務組至河南具體城市，我公司派專人配合會務組與會場提供方就會場布置方面進行具體設計安排，會議召開前

一天將會場按會議要求布置妥當。

3、會議設施

在會議召開前，我公司按照貴公司的要求，就會議所需設施進行制作、租用、安排。如：平面立體、AV設計、代表證制作、接機牌、車牌、車貼，貴賓鮮花花環(huán)、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業(yè)桁架（平面、立體）、特裝搭建（舞臺、背景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯(lián)對講機等。

4、參會人員報到

參會人員到達之前，我公司配合會務組安排布置參會人員入住的酒店大堂內(nèi)的會議報到。

5、會議召開

我公司派專業(yè)會務人員配合會務組進行具體的會議操作。

6、票務信息提供

及時準確提供機票、火車票信息，同時可以代訂飛機票。

（二）會中服務：

1、提供專業(yè)外語翻譯，攝像，禮儀公關和文秘服務。

2、提供經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務工作，（包括辦理代表簽到、接待、資料整理分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作）。

3、會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務。

4、向參會人員提供全市范圍內(nèi)機場、火車站接送服務。

5、提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務，（如：打印、復印會議相應資料，提供房間鮮花、水果，攝影等），代辦會展用品的航空、鐵路托運和河南土特產(chǎn)及會議禮品。

（三）會后總結(jié)：

1、優(yōu)惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作。

2、協(xié)助會議人員處理會后事宜，進行會議期間的工作總結(jié)。

四、附錄

（一）酒店信息

（二）旅游線路

（三）景區(qū)信息

（四）會議餐飲

（五）會議用車

（六）具體報價（一團一議）

大型會議接待方案及流程范文第2篇大型會議接待方案

篇1：

大型會議接待方案

（一）會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

（二）會議接待方案的基本內(nèi)容

1．接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2．接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領導機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3．接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4．接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5．接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6．接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。

7．接待經(jīng)費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。

篇2：大型會議接待方案

一、會前準備工作

1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

(1)懸掛會標、徽記、旗幟登。

(2)設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

(3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。

(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調(diào)設備齊全、有效。

(5)擺放適宜花卉。

7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。

8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。

9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會務組織與服務工作

1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3、落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場;開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、為與會人員預訂車、船、機票等。

三、會議善后工作

1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。

篇3：大型會議接待方案

一．會前

1．與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

2．提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

3．派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

4．確定方案，簽訂合同，預付定金。

二．會中

1．會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（^v^）的確認。

6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

三．會后

1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。

篇4：大型會議接待方案

根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

●選擇會場。

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：”絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?/p>

第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為”上次會議是從這里開的，沒出什么問題，“就草率地認為”這回也會同樣順利“。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，”一雙草鞋一把傘“趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準備會議資料。

會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。

會議中的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

●其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員”嚴陣以待“，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

●做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結(jié)束前妥善安排。

會后服務

會議結(jié)束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

●清理會議文件①根據(jù)保密原則，回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)

舉例會議接待方案

為成功圓滿接待”××ד，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。

原則：河南康輝國際旅行社本著”熱情、周到、安全、衛(wèi)生、快捷“的宗旨確保圓滿完成任務。

一、接待前準備：

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛?cè)藛T，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。

二、接站：

根據(jù)客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續(xù)，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。

三、旅游及行程的安排：

1、導游要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業(yè)務知識和講解、服務水平、實踐經(jīng)驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業(yè)旅游車隊的空調(diào)旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕駛經(jīng)驗專業(yè)的司機，確?？腿税踩?。

四、旅游保險：

確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。

五、會議日程安排：（略）

大型會議接待方案及流程范文第3篇1、通過協(xié)助項目負責人做好各項目的服務工作，在項目開始前，充分掌握本次接待或會議的各種信息，檢查接待或會議工作是否準備恰當，確保該項目得以順利開展；

2、在項目進行時，項目督導在每個環(huán)節(jié)開始前需提醒項目負責人，檢查所有安排工作，確認所有細節(jié)信息，并與負責人保持及時的溝通；

3、在項目進行時，項目督導可以不親自跟進該項目，但是當人手緊缺或接待升級時，需要及時補位，確保各環(huán)節(jié)順利進行；

4、在項目結(jié)束后，與項目負責人對當天的流程進行總結(jié)，并梳理第二天的各項安排。若為重要接待，在確認所有信息無誤后，督促負責人短信或電話的形式向室經(jīng)理、綜合部領導等匯報情況。

5、總結(jié)

1）、在項目負責人結(jié)束接待活動后，如實填寫《接待計劃實施表》實際費用一欄。

2）、將會議文件、《接待計劃實施表》交于報帳員存檔。

3）、如有接待負責人在接待過程中墊付了現(xiàn)金，將發(fā)票粘貼好并出示消費清單，寫明原因，交于報帳員處。

4）、收到廣告公司拍攝的攝影/攝像資料之后，檢查其內(nèi)容無誤后交于音像資料管理員。

5）、將物資（酒樓剩余酒水、會場剩余礦泉水等）及時運送回公司整理入庫。

第六部分：《接待計劃實施表》模板

第七部分：短信發(fā)送模板

大型會議接待方案及流程范文第4篇為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

一、接待時間：20XX年10月27—29日

二、接待地點

接機地點：xx

接待酒店：xx

地址：xx

參觀地點：xx

三、接待對象：xx公司談判代表以及陪同人員

四、接待負責人員

總負責：Xx(負責整個行程的指揮和協(xié)調(diào)工作)

接待組：Xx(翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員)

秘書組：Xx(負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料)

后勤組：Xx(負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作)談判組：Xx(主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經(jīng)理)合計人員：24人

五、接待前期準備工作

1.來回機票預定

2.食宿安排

3.迎接車輛安排

4.會場接待

5.會場整理及布置

六、后期工作

1.談判會議資料整理

2.經(jīng)費報銷

3.總結(jié)及信息反饋

七、經(jīng)費預算雙程飛機票(22000)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+后備費用(5000)總計：63150元(人民幣)

八、注意事項

1、接待外賓的禮儀注意事項2、應急方案的準備3、控制經(jīng)費預算4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

大型會議接待方案及流程范文第5篇（一）車輛預定

1、提前一個工作日進行車輛預定及確認信息

2、接送行安排

接送機：

①接待一類和二類人員：預定貴賓廳，布置歡迎水果及小食。根據(jù)航班信息，預定對應機樓的廳房。將房間號短信發(fā)至接機相關人員。

②接待三類人員，若無領導前往機場接機，則可傳真接機單至機場貴賓廳，協(xié)助接機安排。并詳細列明客人聯(lián)系方式及接機司機電話。

③接待四類人員，無須安排全球通貴賓廳，提前向客人發(fā)送接送機車輛安排信息，由客人直接與司機聯(lián)系。

④送別一類和二類人員：預定貴賓廳，并將客人送至安檢口；

⑤送別三類人員：預定貴賓廳，并將客人送至安檢口；

⑥送別四類人員：直接送至旅客離酒店大廳即可。

其他交通工具（包括火車，汽車）：

①直接與客人聯(lián)系并約好地點迎接，若客人直接乘坐汽車前往，可聯(lián)系客人在出站口迎接，帶至目的地。

（二）住宿安排

房費由XX公司承擔時提前領取房卡，并在房卡上標注客人姓名。

（三）用餐安排

接待一類二類客人，結(jié)合南北口味，安排用餐，關注民族飲食文化，如有回族客人，安排清真菜式；

（四）交流會場安排

根據(jù)人數(shù)、參會人員類別預定會場

（五）贈送禮品安排

綜合部安排贈送交流禮品，經(jīng)向部門領導請示后安排贈送禮品。

二、制作《接待計劃實施表》

（一）預定結(jié)束后，于半個工作日內(nèi)制作《接待計劃實施表》包括：接待日程、禮品安排、車輛安排、活動安排等。（模板見第六部分:《接待計劃實施表》模板）

（二）一類和二類接待日程表交由綜合部總經(jīng)理檢查，公司領導關注的接待應將信息直接匯報給各領導。三類接待日程表交由室經(jīng)理檢查。四類接待日程表交由組長檢查。

第五部分：接待工作操作執(zhí)行

大型會議接待方案及流程范文第6篇首先是會議的籌備工作。

●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

●選擇會場。

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”

第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準備會議資料。

會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務

大型會議接待方案及流程范文第7篇為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：

一、會議主題：

二、會議時間：

20xx年6月7日星期四9：00—16：00

三、會議地點：

x匯科機電設備有限公司二樓會議室

四、參會人數(shù)：

35人左右

五、環(huán)境布置：

（一）會場外區(qū)域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的企業(yè)家的熱烈歡迎。

（二）會場內(nèi)區(qū)域布置：

1、購置白板，準備好相應的辦公文具等。

2、把原來的圍桌撤掉，放進大約40張椅子，供與會人員就做。（必要時可以給領導安排座椅，座椅上貼有領導的名字，以便對號入座）

3、需飲水機一臺，以便于與會人員休息時飲水。

六、人員配置：

（一）會前布置：人員于8：40左右安排就位，公司一樓門前設接待人員一名，二樓會議室門前設接待一名。

（二）會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務，一名服務人員將為講師服務，配合講師順利完成此次培訓；一名服務人員負責飲水等工作；另一名服務人員，在辦公室，負責行政保障工作。

（三）會后布置：培訓完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進行疏導企業(yè)家離開會場。

（四）午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯(lián)系解決中午就餐問題，午休時，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務。

七、禮貌用語：

為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：你好，歡迎來到匯科機電/請這邊走等；會議結(jié)束后，可說：“再見，請慢走，歡迎您下次光臨等。”

大型會議接待方案及流程范文第8篇大型會議接待方案模板

大型會議接待方案如何制定?下面是CN人才給大家整理收集的大型會議接待方案模板，供大家閱讀參考。

根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

●選擇會場。

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準:第一:大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”

第二:地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。

第四:要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準備會議資料。

會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。

會議中的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

●其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項:全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

●做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結(jié)束前妥善安排。

會后服務

會議結(jié)束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很

大型會議接待方案及流程范文第9篇▲第1天機場專車抵達您所指定的地點，恭候會議成員上車。前往酒店，會議舉辦者可以在車上講解會議日程安排及有關事項。在酒店大堂辦理入住登記手續(xù)后，會議成員入住酒店。晚上安排成員水療館水SPA。?。何逍蔷频辏▏H會展）第2天08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL?！?8:30早餐。▲10:00開始舉行會議?！?2:00上午會議結(jié)束，會議成員共進午餐。▲13:00-17:00下午根據(jù)您的時間安排，繼續(xù)舉行會議?！?8:00晚餐，可以安排豐盛的晚宴，并安排演出、抽獎等活動，將氣氛推向高潮?！?9:30-21:00組織聯(lián)歡晚會，增進會議成員之間的溝通、交流和合作?！?1:00會議成員自行安排娛樂活動(保齡球、臺球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。?。何逍蔷频辏▏H會展）

第3天▲08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL?！?8:30早餐?！撊ノ鞣某林?，身穿休閑裝，帶著輕松快樂的心情，09:00游覽。▲11:30會議活動結(jié)束，與會成員統(tǒng)一退房，酒店大堂集中?！?3:00前往歷史名鎮(zhèn)參觀。會議行程結(jié)束。報價：元服務標準及費有分列報價：

車：空調(diào)旅游車（含接送、第3天旅游用車）、票：景點第一大門票、會：含會議費用、?。何逍羌壘频?，如出現(xiàn)單男單女，須補房差、餐：圍餐（八菜一湯，十人一桌）、贈：旅游責任保險、旅游意外險10萬元/人！橫幅一條、攝像制作

一制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；通常而言，商會預算包括以下幾個方面：

1、交通費用:交通費用可以細分為：(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、2、會議室/廳費用/具體可細分為：(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋

找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。

4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。(1)、早餐:早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預定人數(shù)收取費用）(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。(3)、酒水及服務費:通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。(4)、會場茶歇:此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。(5)、聯(lián)誼酒會/舞會:事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。(6)、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

5、視聽設備除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：●設備本身的租賃費用，通常按天計算●設備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目:通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關——專場或包場除外。

7、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。做好商旅會預算并聯(lián)系好

幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。

二會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協(xié)調(diào)會務工作人員的活動；根據(jù)會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)。會議場所的確立預定：根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據(jù)需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。在會議開始前需要根據(jù)會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。

常見的會議設施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機

4、VCD

5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）

7、鐳射筆

8、幻燈機

9、講臺

10、舞臺

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會議桌椅

19、插線板20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺

26、盆景

27、鮮花

28、背景板30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統(tǒng)

33、產(chǎn)品租賃

按照預期計劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細致與周到……在商會執(zhí)行過程根據(jù)不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。

餐飲安排根據(jù)參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

大型會議接待方案及流程范文第10篇一、總體方案

(一)會議總體方案的含義

會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。

(二)會議總體方案的基本內(nèi)容

1.會議的'名稱。

會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式等特征的方法。

2.會議的目標和指導思想。

3.會議的主題、議題和議程。

4.會議的對象、規(guī)格和規(guī)模。

會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

5.會議的時間。

包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

6.會議的地點。

一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區(qū)以及什么城市舉行;二是選擇合適的場館(包括會場、賓館的規(guī)格及布置要求等)。

7.主辦、協(xié)辦單位以及擬設立的會議組織機構(gòu)，如主席團、組織委員會、指導委員會、執(zhí)行委員會、學術委員會、秘書處、籌備組的構(gòu)成等。

8.會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

9.會議的接待、后勤保障措施和技術手段。

10.會議的宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等。

11.會議經(jīng)費的預算以及籌集經(jīng)費的渠道和方式。

12.其他應當說明的事項。

(三)會議總體方案的結(jié)構(gòu)與寫法

1.標題。

寫明會議的全稱和策劃書或方案(預案)，如““秘書工作”國際學術會議籌備(總體)方案”。

“總體”二字也可以不寫。

2.主送機關。

直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。

以請示的附件上報的，可不寫主送機關。

3.正文。

正文部分應當逐項載明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標題的結(jié)構(gòu)體例。

開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據(jù)，然后用序號編排各個層次。

表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。

另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。

直接上報請求批準的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調(diào)。

4.附件。

如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

5.落款。

署制定機構(gòu)名稱。

經(jīng)審批下發(fā)執(zhí)行的總體方案也可署審批機關的名稱。

6.成文時間。

寫正式提交的日期。

二、會議開幕式方案

(一)會議開幕式方案的含義

開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標志性的儀式。

會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

(二)會議開幕式方案的基本內(nèi)容

1.開幕式的名稱、時間、地點。

2.主辦單位。

3.參加范圍。

包括上級機關的領導人，會議活動的承辦單位、協(xié)辦單位、贊助單位的領導或代表，東道主以及與會議活動有關的機關、企事業(yè)單位的領導或代表，有關國家、地區(qū)、組織的代表(如有關國家的使節(jié)、領事、參贊等)，群眾代表，有關新聞單位。

4.主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。

開幕式通常由主辦方主持。

主持人應當有一定的身份。

聯(lián)合主辦的會議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應大體相當。

致開幕詞人的身份一般應當高于主持人。

儀式較為簡單的，可由主持人直接致開幕詞;也可以先由主辦單位的領導發(fā)表主旨講話或歡迎詞，然后由來賓代表先后致辭。

來賓代表致辭的順序按身份高低安排。

最后請在場身份最高的人士宣布：“我宣布，“秘書工作”活動開幕”。

聯(lián)合主辦的活動，也可用共同剪彩的形式代替致開幕詞。

剪彩人應當是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級領導、協(xié)辦單位領導與主辦單位領導共同剪彩。

5.開幕式的形式。

開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式;另一類是文藝晚會的形式。

6.邀請方式。

凡外單位的領導和代表應當書面邀請。

書面邀請分為請柬、邀請信。

請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。

7.現(xiàn)場布置和物品準備。

如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8.接待。

如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9.開幕式、閉幕式程序。

如介紹出席開幕式的領導人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會旗、奏國歌或會歌、代表致詞、剪彩、參觀、植樹紀念、頒獎、文藝體育表演等活動。

10.接待任務分工。

必要時可設立專門的接待工作機構(gòu)。

11.經(jīng)費安排。

(三)開幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法

1.標題。

寫明開幕式的名稱和文種(策劃書、方案)

2.主送機關。

直接上報上級審批的開幕式方案，應當寫明主送機關。

以請示的附件上報的，不必寫主送機關。

3.正文。

開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想，然后用列小標題的方式逐項說明方案的各項內(nèi)容。

全篇要突出主題，層次分明，每個創(chuàng)意點要說明意義和效果。

直接上報請求批準的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4.落款。

寫提交方案的機構(gòu)名稱。

5.成文時間。

寫正式提交的日期。

三、會議閉幕式方案

(一)會議閉幕式方案的含義

會議閉幕式是宣布各種會議活動結(jié)束的具有象征性和標志性的儀式。

會議閉幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

(二)會議閉幕式方案的基本內(nèi)容

1.閉幕式的名稱、時間、地點。

2.主辦單位。

3.參加范圍。

4.主持人、致辭人的身份和姓名。

閉幕式通常由主辦方主持。

主持人應當有一定的身份。

致閉幕詞人的身份一般應當高于主持人。

5.閉幕式的形式。

6.邀請方式。

書面邀請分為請柬、邀請信。

請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。

7.現(xiàn)場布置和物品準備。

如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8.接待。

如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9.閉幕式程序。

如介紹出席閉幕式的領導人和主要來賓、致閉幕詞、降會旗、會旗交接、黨的代表大會唱國際歌等。

有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動。

10.閉幕式各項接待任務的分工。

11.經(jīng)費安排。

(三)閉幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法

1.標題。

寫明閉幕式的名稱和文種(策劃書、方案)

2.主送機關。

直接上報審批的開幕式方案，應當寫審批機關。

作為請示的附件上報時，不必寫主送機關。

3.正文。

開頭闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想;然后進入方案的具體安排。

全篇要突出主題，層次分明，每個創(chuàng)意點要說明意義和效果。

直接上報請求批準的接待方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4.落款。

寫提交方案的機構(gòu)名稱。

5.成文時間。

寫正式提交的日期。

四、會議接待方案

(一)會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

(二)會議接待方案的基本內(nèi)容

1.接待對象和接待緣由。

會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。

每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。

同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2.接待方針。

接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。

接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領導機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3.接待規(guī)格。

包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4.接待內(nèi)容。

包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5.接待日程。

寫明各項接待活動的日程安排。

6.接待責任。

寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。

如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。

7.接待經(jīng)費。

寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。

對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。

(三)會議接待方案的結(jié)構(gòu)和寫法

1.標題。

由會議活動名稱+“接待方案”組成。

2.主送機關。

接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關的名稱。

如以請示的附件上報，則不必寫主送機關。

3.正文。

逐項載明接待方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標題的結(jié)構(gòu)體例。

開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義;主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內(nèi)容、日程、責任和經(jīng)費;直接上報請求批準的接待方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4.落款。

署提交接待方案的部門名稱。

如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。

5.成文時間。

寫明提交的具體日期。

會議籌備方案包括：

①確定會議名稱。

②確定議題。

③確定與會人員。

④確定時間地點。

⑤確定會議通知內(nèi)容。

⑥會議通知跟進落實程序與要求。

⑦會場布置要求。

⑧會議文件資料種類、內(nèi)容、要求。

⑨會議設備和用品種類、要求。

⑩會議后勤安排。

會議記錄安排。

會場服務安排。

會議預算安排。

議定事項催辦及反饋的程序、要求、責任人。

其他注意事項。

大型會議接待方案及流程范文第11篇會議策劃簡介：

1、提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。

2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。

3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。

5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。

7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。

8、提供會議所需各類信息。

9、協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據(jù)要求進行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。

會議接待程序：

1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優(yōu)質(zhì)、周到的服務，可以根據(jù)客戶需求，靈活安排會議規(guī)模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的.商務會議服務設施。

2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現(xiàn)場布置，為客戶提供相應的媒體支持。

3、會議期間，會根據(jù)客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。

大型會議接待方案及流程范文第12篇(一)會前工作:

1、與會議主辦方洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦方確認會議接待方案。

5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。

6、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)

(二)跟進工作:

1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。

2、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。

3、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務服務。

4、會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。

5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。

8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

9、確認特殊客人(如偉大的領導少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。

10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

(三)會后工作:

1、會務服務的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2、會議資料、領導講話稿、、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

3、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。

4、歡送代表工作。

(四)會議的籌備工作:

1、根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。設定待規(guī)格。

2、發(fā)放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

3、會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優(yōu)先知情權(quán)。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。

(五)會議的接待禮儀:

一是會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

二是提前進入接待崗位。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的.崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

1、簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

2、引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

3、接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。

(六)會議的服務禮儀:

1、所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。

2、接待時注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節(jié)奏適宜。

3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側(cè)面回避。與領導、客人交談時，要神態(tài)專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。

4、會議進行中的服務盡量要做到穩(wěn)重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

5、服務會議應緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。

6、要做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結(jié)束前妥善安排。

(七)會后服務:

會議結(jié)束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

1、組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

2、送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

3、清理會議文件回收有關文件資料，整理會議紀要，會議總結(jié)。

大型會議接待方案及流程范文第13篇1、客人單獨前往公司時與客人保持聯(lián)系，到一樓大堂迎接；

2、帶領客人前往公司時出發(fā)前通知領導及對口部門交流人員到位。

3、通知攝影師提前15分鐘到達會議地點，并按接待人員指示在大堂迎接或會場內(nèi)拍照。

4、一二類和三類（公司領導出席）接待，接待負責人需親自前往酒店迎接客人，并在出發(fā)前往交流會場時，通知大堂迎接人員，以便大堂接待人員通知所有參加會議人員。即將到達大堂時再提前2分鐘通知大堂迎接人員。

5、三類（無公司領導出席）和四類接待，若無接待人員親自到酒店迎接，則由司機在出發(fā)前往交流會場時通知接待人員，并在即將到達目的地時提前2分鐘通知接待負責人。

6、有公司領導出席的交流會議，接待人員需全程在會場外值班，并站在顯眼處。

7、如遇公司領導臨時參加或缺席的項目，應緊急通知會議項目負責人，由負責人上報室經(jīng)理或綜合部總經(jīng)理，并在之后的接待環(huán)節(jié)及時做出更改。

大型會議接待方案及流程范文第14篇一、會前

1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

二、會中

1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（^v^）的確認。

6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

三、會后

1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。

大型會議接待方案及流程范文第15篇大型會議接待方案

本文是關于范文的大型會議接待方案，感謝您的閱讀！

大型會議接待方案（一）

一、會前準備工作

1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。

（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。

（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調(diào)設備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。

8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。

9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會務組織與服務工作

1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3、落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

大型會議接待方案及流程范文第16篇由xx領導一行xx人于20xx年xx月xx日午時xx：xx分左右到達，xx月xx日午時xx：xx分離店，在酒店日程安排如下：

1、就餐：

晚餐主桌：百合廳1+3桌，工作人員：多功能廳

早餐自助餐：領導在櫻花閣，工作人員在萬福閣

午餐自助餐，地點：萬福閣

晚餐同晚餐

早餐同早餐

午餐同晚餐

說明：百合廳主桌18人，安排4名服務員，準備席位卡，鮮花;副桌3桌，10人，各安排2名服務員;還需準備：歡迎標語、臺前的鮮花盆景、立式話筒。以上由陳小燕負責，各相關部門配合。

2、住宿

a.豪華套間xxx

b.標準套間xxx

c.單人間xxx

d.標準間xxx

e.縣領導午休房：日15間，9月1日15間

說明：每一天早晨7:15分叫醒，9月1日縣領導午休房2:40分叫醒;房間里準備水果、點心、雀巢袋裝咖啡、鮮花。以上由繆艷、吳穎具體負責，各相關部門配合。

3、會議

長江廳：匯報會約1小時，8月31日8：30開始，安排80人左右的回字型，準備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒。

5f貴賓廳：省檢查團工作室

6f會議室：工作人員及駕駛員休息室

2f會議室：創(chuàng)立辦檔案室

玫瑰廳：來信來訪接待室

以上由xxx具體負責，各相關部門配合。

一、本次活動領導小組名單

組長：xxx

副組長：xxx

成員：xxx

二、車輛停放及安全

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、保安：

4、要求：a.從8月29-30日起，注意門前車輛的管理，確保8月30午時-9月1日午時省測評組領導車輛的有序排放;b.配合縣^v^門做好安全保衛(wèi)工作。

三、迎賓及入住

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、門僮二名：

4、禮儀小姐八名：

5、要求：a.門僮必須配戴白手套;歡迎語歡迎光臨XX國際大酒店;確?？腿税踩萝?，及時將客人行李放置行李車送至房間。b.禮儀小姐面帶微笑，歡迎詞歡迎光臨，綬帶資料：“XX歡迎您”c.總臺人員提前做好房卡、入袋。d.總機人員負責叫醒服務;e.商務中心配合創(chuàng)立辦領導準備好每一天就餐的席位卡及8月31日上午分長江廳的席位卡。

四、房間安排

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、服務員：

4、要求：a.配合工程部確保本次接待的所有用房設施、設備完好;b.檢查所有用品是否齊全;c.客人進店后，在4f、5f電梯口安排專人，負責將客人引進房間;d.配合采供部保證房間的水果等到位;e.提前做好房內(nèi)及過道的滅蚊、滅蒼蠅工作;f.對本次接待的所有用房提前做好通風工作，確保房內(nèi)無異味;g.配合采供部及時補充所有用房的小食品。

五、會議室安排

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、二樓會議室服務員：

四樓長江廳服務員：

五樓貴賓廳服務員：

六樓會議室服務員：

二樓玫瑰廳服務員：

4、要求：

a.配合工程部確保本次接待的所有會議室設施、設備完好;

b.拆除二樓會議室四周的椅子，在會議室三面放置條桌，鋪藍色臺布，空余一邊放5張椅子;

c.做好各會議室的衛(wèi)生清掃工作;

d.按照接待方案安排，定人定崗。

六、餐飲安排

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、服務員：

4、要求：a.配合工程部確保本次接待餐廳設施、設備完好;b.檢查所有餐具是否齊全;c.檢查餐廳的衛(wèi)生情景尤其做好滅蒼蠅;d.及時與營銷部溝通餐廳其他用品的`落實情景。鮮花、音響、話筒、席位卡等e.根據(jù)接待方案落實好每一天餐廳的服務人員，做到定人定崗。

七、檢查監(jiān)督

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、要求：在所有接待活動開始前，按照接待方案的要求，檢查各部門的落實情景，并及時與營銷部溝通、落實。

八、接待安排

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、要求：檢查各部門的落實情景，與各職能部門及時溝通并上報領導小組。

九、結(jié)算

1、職責部門：xxx

2、職責人：xxx

3、要求：

a.前臺各收銀點必須熟記貴賓的人數(shù)、姓名、身份、在店時間、活動過程等。

b.熱情禮貌、準確、有效答復貴賓提出的問題。

c.每日整理貴賓賬單，貴賓離店前1小時，將所有賬單準備完畢，備用。

十、幾點說明

1、各級管理人員逐級檢查下級準備工作完成情景，逐條落實。

2、召集本部門會議，制定部門接待計劃，職責落實到人。

3、凡一線工作人員