公司文書管理辦法模板

企業(yè)文書管理措施第一章總則第一條為使企業(yè)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提升企業(yè)公文辦理質(zhì)量和效率，依據(jù)企業(yè)管理實(shí)際，特制訂本管理措施。第二條企業(yè)公文是企業(yè)頒布規(guī)章制度、指導(dǎo)和洽談工作、請(qǐng)示和回復(fù)問題、匯報(bào)情況制訂計(jì)劃、交流總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、記載活動(dòng)關(guān)鍵工具。第三條公文處理是指公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序工作。公文處理應(yīng)該堅(jiān)持實(shí)事求是、精密、高效標(biāo)準(zhǔn)，做到立即、正確、保密、安全。企業(yè)總經(jīng)理辦公室是公文處理綜合處理部門。第二章公文種類第六條公文分類依據(jù)企業(yè)需要，方便管理和識(shí)別，將公文分為五大類：一、一類公文：指紅頭文件，關(guān)鍵用于企業(yè)下發(fā)多種正式規(guī)章制度、通知、決定、指示、決議、通告和向上級(jí)相關(guān)單位送達(dá)或傳輸請(qǐng)示、匯報(bào)、意見、通報(bào)等公文。一類公文統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用印、發(fā)送、歸檔；其它部門一律不得自行向上、向下或?qū)ν庥“l(fā)這類公文。二、二類公文：指紅頭公函，關(guān)鍵用于企業(yè)和平行或不相隸屬單位之間相互商洽工作、問詢和回復(fù)問題所使用正式公文。二類公文統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用印、發(fā)送、歸檔；其它部門因工作需要可經(jīng)過總經(jīng)理辦公室印發(fā)這類公文。三、三類公文：指對(duì)外非紅頭公文，關(guān)鍵用于企業(yè)或各對(duì)口部門和外部相關(guān)單位之間，不用紅頭文件、公函形式傳輸多種公文。三類公文均由擬文部門負(fù)責(zé)印制、發(fā)送、保管，辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、修正。四、四類公文：指內(nèi)部非紅頭公文，關(guān)鍵用于各部門在企業(yè)內(nèi)部向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或和部門之間傳達(dá)工作信息而不用紅頭文件、公函形式傳輸多種文件。五、五類公文：指部門確定多種規(guī)章制度及工程標(biāo)書、合相同公文。第六條公文版式制訂標(biāo)準(zhǔn)一、公文格式企業(yè)行文統(tǒng)一使用統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)版頭。二、文頭部分由文件版頭、發(fā)文字號(hào)、橫格線組成。三、行文部分由文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)束語、附件、落款、成文時(shí)間、印鑒組成。四、文尾部分由專題詞、抄報(bào)抄送、打印校對(duì)、印發(fā)部門日期組成。五、公文排版：（一）公文文字一律從左到右橫寫橫排。（二）使用字體：文件標(biāo)題——2號(hào)黑體加粗，專題詞——3號(hào)黑體，正文及其它——四號(hào)宋體。六、頁面設(shè)置（一）一類和二類公文頁面設(shè)置為：上、下邊距為25。4㎜，左邊距為28㎜，右邊距為26㎜。（二）三類、四類、五類公文頁面設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)上為電腦自動(dòng)默認(rèn)設(shè)置，即：上、下邊距為25。4㎜，左、右邊距為31。7㎜。裝訂要求：一類和二類公文必需在左側(cè)上下雙釘勻稱裝訂；三類、四類和五類公文可依據(jù)版面裝訂。上邊距為37㎜，下邊距和左、右邊距均為27，行距1。5倍行距。七、使用紙張公文用紙：除單位特殊要求外，各類公文均采取國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210㎜*297㎜）打印紙（或復(fù)印紙）。八、序號(hào)排列層次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。第三章發(fā)文程序第七條公文發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿、核稿、送審、樣稿、傳閱、簽發(fā)、打印、發(fā)文、歸檔等。一擬稿。依據(jù)企業(yè)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)意見，由主辦部門指定專員草擬文稿。草擬文稿必需從企業(yè)整體工作角度出發(fā)，不抵觸法律法規(guī)，操作性強(qiáng)，文字精煉，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和語義分歧，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確。二審核。文稿擬就后，擬稿人填寫“企業(yè)發(fā)文用紙”，具體寫明文件標(biāo)題、附件名稱、發(fā)送范圍、抄送單位、印刷份數(shù)、密級(jí)、擬稿單位和擬稿人等；然后附同初稿一起送交部門經(jīng)理(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))審核。三送審。主辦部門領(lǐng)導(dǎo)審核后送主管總經(jīng)理或總經(jīng)理，由主管總經(jīng)理或總經(jīng)理對(duì)初稿條文進(jìn)行修正。四樣稿。領(lǐng)導(dǎo)核正后，由主辦部門送至總經(jīng)理辦公室，由辦公室文秘打印出樣稿，辦公室主任簽署處理意見后，辦公室文秘送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見。五傳閱。辦公室文秘依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行相關(guān)部門傳閱。六簽發(fā)。經(jīng)傳閱后文稿由辦公室負(fù)責(zé)整理并報(bào)送總經(jīng)理簽發(fā)。七打印?？偨?jīng)理簽發(fā)后文稿由辦公室文秘負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)、打印初稿，擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)并在發(fā)文用紙上署名；核定后由辦公室文秘負(fù)責(zé)印刷、裝訂、登記和發(fā)文。八用印。除會(huì)議紀(jì)要外，全部對(duì)外發(fā)出文件全部應(yīng)由總經(jīng)理辦公室加蓋企業(yè)印章，并做好登記、簽收手續(xù)。對(duì)印刷質(zhì)量不好文件，印信管理員有權(quán)拒絕蓋印。九歸檔。企業(yè)全部發(fā)文，擬文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本一份送辦公室檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示，還應(yīng)附批復(fù)件。第八條分發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。分發(fā)公文應(yīng)做到正確、快速、安全、保密，并嚴(yán)格推行登記手續(xù)。發(fā)送企業(yè)各部門和各分（支）機(jī)構(gòu)公文，通常采取電子文檔形式，由辦公室復(fù)核編擬后經(jīng)過電子郵件發(fā)送。由部門起草對(duì)外發(fā)送文件，由主辦部門寄送并報(bào)辦公室立案。第四章收文管理第九條收文辦理指對(duì)收到公文辦理過程，包含簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接、催辦等程序。企業(yè)收文處理由辦公室負(fù)責(zé)。各分支機(jī)構(gòu)收文處理由各機(jī)構(gòu)綜合內(nèi)勤負(fù)責(zé)。企業(yè)各部門要明確負(fù)責(zé)收文處理人員。第十條簽收、登記。收到公文后，辦公室經(jīng)辦人員必需嚴(yán)格辦理簽收、登記手續(xù)。（一）凡注明企業(yè)相關(guān)部門收，簽收、登記后直接交相關(guān)部門處理，并辦理部門簽收手續(xù)。（二）其它公文一律交由總經(jīng)理辦公室人員拆封、登記、辦理。第十一條審核、擬辦、批辦（一）審核。對(duì)收到各分支機(jī)構(gòu)報(bào)送需辦理公文，辦公室公文管理人員應(yīng)該立即審核。審核關(guān)鍵是：是否應(yīng)由本級(jí)企業(yè)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它相關(guān)要求；包含其它部門或單位職權(quán)事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（二）擬辦。對(duì)行業(yè)協(xié)會(huì)、地方政府相關(guān)部門等上級(jí)單位來文，辦公室公文管理人員應(yīng)立即提出擬辦意見送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示；對(duì)各分支機(jī)構(gòu)報(bào)送公文經(jīng)審查對(duì)符合本措施要求公文，總經(jīng)理辦公室公文管理人員應(yīng)立即提出擬辦意見送呈企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示。對(duì)不符合本措施要求下級(jí)公文，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，能夠退回呈報(bào)單位并說明理由。（三）批辦。辦公室依據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示及批辦要求，立即將公文送達(dá)閱辦部門責(zé)任人簽閱，并同承接部門責(zé)任人推行好文件移交登記手續(xù)，對(duì)需要兩個(gè)以上部門辦理事項(xiàng)，應(yīng)明確主辦部門；對(duì)緊急和關(guān)鍵公文，要提出辦理要求，明確辦理時(shí)限。第十二條承接。承接部門收到交辦公文后，應(yīng)該抓緊辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)該按時(shí)限要求辦理，確有困難應(yīng)立即向相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)說明情況。特急件要求隨到隨辦，當(dāng)日之內(nèi)辦完；緊急件要求在三個(gè)工作日辦完；通常文件應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)辦完。來文來電有辦理時(shí)限要求必需按要求辦理完成。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理公文，應(yīng)立即退回總經(jīng)理辦公室并說明理由。第十三條在公文辦理中有包含其它部門職權(quán)事項(xiàng)，承接部門應(yīng)該主動(dòng)和相關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，承接部門責(zé)任人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，能夠報(bào)請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第十四條審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)，主批人應(yīng)該明確簽署意見、姓名和審批日期，其它審批人如對(duì)主批人簽署意見無異議，可圈閱并視為同意；沒有請(qǐng)求事項(xiàng)圈閱即表示已閱至知。第十五條催辦。（一）送領(lǐng)導(dǎo)指示或交相關(guān)部門辦理公文，辦公室和各機(jī)構(gòu)公文管理人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，關(guān)鍵公文關(guān)鍵催辦，通常公文定時(shí)催辦。（二）承接人員對(duì)不能立即處理或回復(fù)文電，應(yīng)該先以電話、便函等形式主動(dòng)和對(duì)方溝通情況，說明原因；需延時(shí)處理必需經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意，不得無故延誤。（三）對(duì)關(guān)鍵文件應(yīng)立即了解和反饋實(shí)施情況。第五章公文管理第十六條公文由辦公室或各分支機(jī)構(gòu)公文管理人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第十七條各級(jí)分支機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立健全本機(jī)關(guān)公文處理相關(guān)制度。第十八條對(duì)上級(jí)單位（機(jī)關(guān)）制發(fā)公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印以外，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理或公文管理部門責(zé)任人同意后，能夠翻印。翻印時(shí)應(yīng)該注明翻印機(jī)關(guān)、日期、分?jǐn)?shù)和印發(fā)范圍。第十九條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)該加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證實(shí)章。第二十條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第二十一條對(duì)秘密公文管理，應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)保密管理相關(guān)要求實(shí)施。傳輸帶密級(jí)公文，必需采取保密方法，確保秘密安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，文件須設(shè)置密碼，絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。轉(zhuǎn)發(fā)帶密級(jí)文件，應(yīng)注明對(duì)應(yīng)密級(jí)和期限。在通常發(fā)文中，不得直接引用絕密文件標(biāo)題、文號(hào)、日期和內(nèi)容。銷毀秘密公文應(yīng)該到指定場(chǎng)所，由2人以上監(jiān)銷，確保不漏銷，不丟失。對(duì)銷毀級(jí)以上公文應(yīng)該進(jìn)行登記。第二十二條機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)該隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔公文整理（立卷）后按相關(guān)要求移交相關(guān)檔案部門。職員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)該將本人暫存、借用公文根據(jù)相關(guān)要求移交、清退。第二十三條企業(yè)各類公文在未經(jīng)同意情況下，不得擴(kuò)大傳閱范圍和隨意復(fù)印，不得外泄到其它單位。附則第二十四條各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)本措施結(jié)合本身實(shí)際制訂實(shí)施細(xì)則，并報(bào)總企業(yè)辦公室立案。第二十五條本措施由總企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十六條本措施自公布之日起施行。印鑒管理制度第一條全企業(yè)公章、介紹信制發(fā)、公章檔案建立分別由××、××負(fù)責(zé)。第二條發(fā)給各部門印章及業(yè)務(wù)專用章,由各單位責(zé)任人和專職業(yè)務(wù)管理,應(yīng)分別對(duì)所管印章使用嚴(yán)厲性、正確性負(fù)責(zé)。第三條公章銷毀,必需經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）同意,有兩人以上監(jiān)銷并做好登記。第四條各部門出差人員需開具介紹信,必需按出差管理相關(guān)要求分別由部門責(zé)任人或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。印信管理人員在蓋章前,必需認(rèn)真審核用信用章手續(xù)是否完備。若手續(xù)不全,用印、用信領(lǐng)導(dǎo)同意不符或和政策相違反,印信管理人員有權(quán)拒絕辦理。第五條嚴(yán)禁開具空白介紹信。用便函開出證實(shí)必需一式兩份已備存查。第六條印信應(yīng)嚴(yán)加保管,如有瀆職、差錯(cuò)、丟失或違章亂用,一經(jīng)發(fā)覺,需追查相關(guān)人員責(zé)任并按章懲處。企業(yè)用印申請(qǐng)單編號(hào)：-日期：年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人用印事由擬用印鑒公章□協(xié)議章□其它：同意人部門經(jīng)理辦公室主任財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理注：本單由辦公室管理。企業(yè)用印申請(qǐng)單編號(hào)：-日期：年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人用印事由擬用印鑒公章□協(xié)議章□其它：同意人部門經(jīng)理辦公室主任財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理注：本單由辦公室管理。企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度第一條全企業(yè)公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)第二條外發(fā)函、電要求1、各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)立即將文件發(fā)出，對(duì)于需要保密文件要做好保密方法。2、對(duì)于企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度類文件外發(fā)，在發(fā)出時(shí)要填寫記錄表。第三條報(bào)刊訂購(gòu)和收發(fā)1、報(bào)刊訂購(gòu)(1)訂購(gòu)時(shí)間:六個(gè)月整年(2)訂購(gòu)手續(xù):不管單位和個(gè)人,均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購(gòu)報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員查對(duì)算價(jià),確定無誤后,當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單,具體寫明多種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。2、報(bào)刊收發(fā)(1)收發(fā)員天天對(duì)郵局送來報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn),發(fā)覺有差錯(cuò)應(yīng)立即登記并要求補(bǔ)缺、退余(2)收發(fā)員收到郵局送來報(bào)刊后應(yīng)立即分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為1小時(shí),任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。(3)各單位應(yīng)固定專員按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電、領(lǐng)取時(shí),要對(duì)照分發(fā)清單點(diǎn)核實(shí)署名,發(fā)覺差錯(cuò),應(yīng)該面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯(cuò)。第四條收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有些人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式。第五條收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)常常保持整齊清潔。第六條收發(fā)室由行政部門負(fù)責(zé)管理,其工作質(zhì)量由行政部門進(jìn)行檢驗(yàn)、考評(píng)、并負(fù)擔(dān)責(zé)任。記錄表日期內(nèi)容寄送地址收件人備注企業(yè)檔案管理制度第一章

總則第一條為了規(guī)范企業(yè)檔案管理，特制訂本制度。第二條本制度適適用于企業(yè)及所屬各單位檔案管理。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及基礎(chǔ)要求第三條檔案劃分及管理部門一、企業(yè)設(shè)置檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料歸檔督促和日常管理工作。企業(yè)制訂明確檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必需嚴(yán)格推行職責(zé)。二、企業(yè)檔案依據(jù)其關(guān)鍵性和保密程度分為企業(yè)級(jí)和部門級(jí)，企業(yè)級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子和紙張分類目錄。第四條各部門資料管理一、企業(yè)所屬各部門必需設(shè)兼職資料管理員，制訂明確資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)施部門檔案和企業(yè)檔案歸口管理。二、各部門依據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合企業(yè)檔案管理措施，實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分類管理。三、檔案借閱和移交、銷毀，必需根據(jù)企業(yè)管理要求實(shí)施。第三章

檔案保管第五條檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)根據(jù)要求用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清楚，封面題名應(yīng)能正確反應(yīng)出卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。檔案文件嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。第六條檔案必需遵照文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間聯(lián)絡(luò)，區(qū)分不一樣價(jià)值，便于保管和利用。第七條要確保檔案完整，破損檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。第八條檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名，由檔案人員依據(jù)內(nèi)容確定標(biāo)題。第九條檔案各級(jí)分類應(yīng)給予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充足表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，并要一定范圍，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、協(xié)議類目等）。第十條企業(yè)檔案分類：一、計(jì)劃性文件資料：包含企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門工作計(jì)劃等。二、指示性文件材料：包含企業(yè)各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)劃指標(biāo)等；企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中各類命令、工作指示、調(diào)度命令等。三、法規(guī)性文件：包含政府、行業(yè)、上級(jí)制訂和頒發(fā)多種需企業(yè)落實(shí)和實(shí)施要求、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；企業(yè)內(nèi)部檔案管理制度各類規(guī)章制度。四、企業(yè)重大決議：包含由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其它關(guān)鍵行政辦公會(huì)議所形成文件和會(huì)議材料、會(huì)議統(tǒng)計(jì)等。五、總結(jié)性文件：包含企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度工作總結(jié)；下屬單位工作總結(jié)及單項(xiàng)性多種總結(jié)匯報(bào)。六、憑證性材料：包含企業(yè)各職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成各類原始統(tǒng)計(jì)、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)統(tǒng)計(jì)，和材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、協(xié)議書、協(xié)議書等原始統(tǒng)計(jì)和文本。七、匯報(bào)性材料：包含企業(yè)向各上級(jí)主管單位匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所講話或公布各類文書資料等。八、勞資人事資料：包含企業(yè)人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考評(píng)、工資核定統(tǒng)計(jì)等相關(guān)資料。九、調(diào)研性資料：包含市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供給商經(jīng)銷商資料、企業(yè)內(nèi)部各策劃方案技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。十、聲像制品資料：包含經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、和職員在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供以聲像形式統(tǒng)計(jì)下來對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用多種資料。十一、證件性文書資料：包含法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。十二、饋贈(zèng)性資料：包含上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)予題詞、書畫、文件資料、有紀(jì)念意義多種工藝制品等。第十一條檔案搜集一、凡屬本檔案管理制度第十條所涵蓋文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料分類立卷，交到辦公室統(tǒng)一歸檔，每十二個(gè)月歸檔一次；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終止后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，每?jī)赡隁w檔一次。二、銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專員回收并立即銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。三、各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件標(biāo)準(zhǔn)上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。四、企業(yè)職員應(yīng)注意隨時(shí)搜集多種信息資料，并立即匯總到各部門檔案管理員，職員因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參與個(gè)多種會(huì)議回到企業(yè)后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。五、凡已辦理完成含有保留價(jià)值多種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。第四章、歸檔及保留年限第十二條歸檔文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成時(shí)間，系統(tǒng)排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。第十三條歸檔同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保留期限分別裝訂，保留期限分為定時(shí)和永久。定時(shí)按文件材料保持價(jià)值分為1年，5年，。一、永久保留：（1）企業(yè)章程、協(xié)議（2）股東名冊(cè)（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會(huì)及股東會(huì)統(tǒng)計(jì)（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)及其它債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計(jì)圖（9）企業(yè)規(guī)章制度（10）其它經(jīng)核定須永久保留文書二、保留：（1）預(yù)算、決算書類（2）會(huì)計(jì)憑證（3）事業(yè)計(jì)劃資料（4）其它經(jīng)核定須保留文書三、1年至5年保留：（1）期滿或解除之合約（2）其它經(jīng)核定保留5年文書四、1年以下臨時(shí)保留：（1）結(jié)案后無長(zhǎng)久保留必需資料。第十四條歸檔文件資料種類，份數(shù)和每份頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件正文和附件，印件和定稿，請(qǐng)示和批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件和原件，多個(gè)文字形成同一文件，均不得分開。第五章、檔案日常管理第十五條檔案密級(jí)和借閱審批權(quán)限一、絕密：一級(jí)，保密內(nèi)容關(guān)鍵部分。包含在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受嚴(yán)重危害和重大損失。必需總經(jīng)理以上等級(jí)審批才能借閱。二、機(jī)密：二級(jí)，保密內(nèi)容關(guān)鍵部分。包含在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要保密，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和損失。須總經(jīng)理室組員、工管中心主任室組員以上等級(jí)審批才能借閱。三、秘密：三級(jí)，保密內(nèi)容一部分。一旦泄露會(huì)使企業(yè)遭受一定危害和損失。須經(jīng)主管部門經(jīng)理以上等級(jí)審批才能借閱。四、內(nèi)部：四級(jí)，沒有公布于社會(huì)文件，只限于內(nèi)部相關(guān)人員使用借閱。第十六條借閱手續(xù)：一、各部門經(jīng)辦人員因需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門責(zé)任人出示書面借閱單向檔案員借閱，經(jīng)辦人必需在企業(yè)借閱記錄表上簽字。二、檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱記錄表上注明借出日期和歸還日期，以備立即催還。三、檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱統(tǒng)計(jì)。四、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)同意不得復(fù)印和摘抄檔案。五、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門責(zé)任人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任同意。六、借閱人應(yīng)于要求期限內(nèi)歸還。如有其它人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。第十七條移交手續(xù)：一、需要進(jìn)行移交檔案，需由檔案員編制《檔案移交記錄表》，報(bào)企業(yè)責(zé)任人審核同意并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。二、《檔案移交記錄表》需注明：移交檔案目錄、企業(yè)責(zé)任人意見、移交方簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因?！稒n案移交記錄表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。第十八條銷毀手續(xù)：一、企業(yè)任何個(gè)人或部門非經(jīng)許可不得銷毀企業(yè)檔案資料。二、每十二個(gè)月保管期限已滿檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子《檔案銷毀記錄表》，報(bào)企業(yè)責(zé)任人審核同意，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀記錄表》需注明：銷毀檔案目錄、企業(yè)責(zé)任人意見、銷毀時(shí)間?！稒n案銷毀記錄表》需永久保管。三、保管期限已滿但仍不能銷毀檔案有下列四種：未結(jié)清債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保留參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。四、凡屬于密級(jí)檔案資料必需由總經(jīng)理同意方可銷毀；通常檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任同意后方可銷毀。五、在銷毀企業(yè)檔案資料時(shí)，必需由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專員監(jiān)督銷毀。第十九條保密一、檔案室任務(wù)是集中統(tǒng)一管理企業(yè)已形成全部文件資料檔案，維護(hù)檔案完整和安全，任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。二、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)思想，主動(dòng)，正確，快速地為利用者提供檔案資料。三、珍惜檔案室一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。第六章、附則第二十條本制度最終解釋權(quán)、修改權(quán)歸融信企業(yè)辦公室，第二十一條本制度從公布之日起實(shí)施。附表檔案員職責(zé)1、負(fù)責(zé)搜集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、判定、保管企業(yè)檔案；主動(dòng)開展檔案提供利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)要求、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔基礎(chǔ)方法，確保檔案質(zhì)量。3、定時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色資料，應(yīng)該立即進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡資料，要用紙加以襯邊。紙面過大書寫材料，要按卷宗大小折疊整齊，對(duì)字跡難以識(shí)別資料，應(yīng)該附上抄件。4、歸檔要注意整齊，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，方便歸檔時(shí)全部資料全部能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等方法。6、每十二個(gè)月進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新文件索引，方便查找。檔案借閱申請(qǐng)單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案責(zé)任人檔案借閱申請(qǐng)單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案責(zé)任人檔案借閱申請(qǐng)單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案責(zé)任人檔案銷毀申請(qǐng)單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請(qǐng)人檔案責(zé)任人意見檔案銷毀申請(qǐng)單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請(qǐng)人檔案責(zé)任人意見檔案銷毀申請(qǐng)單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請(qǐng)人檔案責(zé)任人意見檔案移交記錄表移交時(shí)間移交檔案目錄移交原因檔案責(zé)任人意見移交人接收人檔案移交簽收單歸檔部門：年月日類別歸檔文件名稱份數(shù)密級(jí)備注歸檔人：