院感會議制度管理制度

院感會議制度管理制度第一章總則

為了加強院感會議的組織管理，提高會議效率，確保會議內(nèi)容的落實，特制定本管理制度。

一、本制度適用于我院感相關(guān)會議的組織、召開、記錄及落實等全過程管理。

二、院感會議旨在傳達政策、研究問題、協(xié)調(diào)工作、交流經(jīng)驗、提高工作效率，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，積極參與討論，為我院感工作的發(fā)展提供有力支持。

三、會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議內(nèi)容充實、有針對性，提高會議效率。

四、會議紀(jì)要應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，對會議決議、任務(wù)分工等進行明確，便于跟蹤落實。

五、參會人員應(yīng)按時參加院感會議，因特殊情況不能參會的，需提前向會議組織者請假，并盡可能提供書面請假材料。

六、會議組織者及參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對會議涉及的國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等進行嚴(yán)格保密。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

八、本管理制度的解釋權(quán)歸院感管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改和完善。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議組織者應(yīng)根據(jù)院感工作的實際情況，明確會議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題和目標(biāo)，擬定詳細的會議議程，包括會議時間、地點、議題、參會人員等，并提前通知參會人員。

3.會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少三個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等，以便參會人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)收集、整理與會議主題相關(guān)的資料、報告、案例等，為會議討論提供支持。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)組織簽到，確保參會人員到場情況。

2.會議主持人：會議主持人應(yīng)按照會議議程主持會議，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：會議組織者應(yīng)邀請相關(guān)部門和人員發(fā)言，對議題進行充分討論，鼓勵參會人員積極參與，充分發(fā)表意見和建議。

4.會議決策：會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，組織參會人員進行表決或決策，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議紀(jì)要：會議記錄人員應(yīng)詳細記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、參會人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，并于會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

3.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人審批后，正式發(fā)布。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議組織者應(yīng)收集參會人員對會議的意見和建議，對會議效果進行評估，為今后會議的改進提供參考。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決議，制定具體實施方案，明確責(zé)任人和完成時限，確保會議決議的落實。

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要的落實情況進行跟蹤、督促，確保會議決議的執(zhí)行。

五、會議資料的歸檔

1.會議組織者應(yīng)將會議通知、會議紀(jì)要、會議資料等相關(guān)文件進行歸檔，以備查閱。

2.會議歸檔資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定保存，確保資料的完整性和安全性。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議決議的分解與任務(wù)分配

1.會議紀(jì)要中明確的決議和任務(wù)應(yīng)進行詳細分解，明確責(zé)任部門和個人，確保每一項任務(wù)都有明確的執(zhí)行主體。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決議的性質(zhì)和緊急程度，制定合理的完成時限，并將任務(wù)分配表及時通知到相關(guān)責(zé)任人和部門。

二、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達

1.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、公告等形式及時發(fā)布，確保所有參會人員和相關(guān)人員都能獲取到會議紀(jì)要的內(nèi)容。

2.會議組織者應(yīng)確保會議紀(jì)要的傳達到位，要求相關(guān)責(zé)任人對會議決議有清晰的認(rèn)識和理解。

三、跟蹤督促與進度更新

1.會議組織者應(yīng)建立跟蹤督促機制，定期檢查會議決議的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

2.責(zé)任人應(yīng)定期更新任務(wù)進度，向會議組織者匯報工作進展，確保會議決議按計劃執(zhí)行。

四、反饋與評估

1.會議組織者應(yīng)定期收集責(zé)任人和相關(guān)部門對會議決議執(zhí)行的反饋意見，評估執(zhí)行效果，對存在的問題進行分析和調(diào)整。

2.對于執(zhí)行不力或遇到困難的情況，會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員召開專題會議，研究解決方案，確保會議決議的順利實施。

五、結(jié)果應(yīng)用與持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)將會議決議的執(zhí)行結(jié)果作為工作評價和績效考核的依據(jù)，激勵相關(guān)人員積極履行職責(zé)。

2.通過對會議決議執(zhí)行過程的總結(jié)和反思，會議組織者應(yīng)不斷優(yōu)化會議管理流程，提高會議效率和決議的落實效果。

六、歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要及其跟蹤落實的相關(guān)資料應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱和審計。

2.歸檔資料應(yīng)定期進行整理和維護，確保資料的真實性、完整性和可追溯性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂需提前向會議室管理部門提出申請，填寫會議室預(yù)訂申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)申請情況進行統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理配置，包括座位安排、會議設(shè)備、資料準(zhǔn)備等。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備正常運行，如有問題，及時與會議室管理部門聯(lián)系解決。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，保持室內(nèi)整潔，不在室內(nèi)吸煙、進食，不亂丟廢棄物。

2.會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，避免影響會議進程。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

2.會議組織者和參會人員應(yīng)正確使用會議室設(shè)備，如遇故障，應(yīng)及時通知會議室管理部門處理。

五、會議室安全保障

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全、用電安全，定期進行安全隱患排查。

2.會議期間，會議組織者應(yīng)關(guān)注會議室內(nèi)的安全狀況，發(fā)現(xiàn)異常情況，及時處理并報告。

六、會議室衛(wèi)生與保潔

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔、消毒，保持室內(nèi)環(huán)境整潔衛(wèi)生。

2.會議組織者應(yīng)提醒參會人員注意個人衛(wèi)生，遵守公共衛(wèi)生規(guī)定。

七、會議室費用管理

1.會議室使用過程中產(chǎn)生的費用，如設(shè)備租賃、耗材消耗等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行合理報銷。

2.會議室管理部門應(yīng)建立健全費用管理制度，提高會議室使用效益。

八、會議室管理與改進

1.會議室管理部門應(yīng)不斷收集會議室使用過程中的意見和建議，改進會議室管理工作。

2.定期對會議室管理規(guī)定進行修訂和完善，以適應(yīng)不斷變化的工作需求。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸院感管理部門所有。