月子中心文件管理制度

月子中心文件管理制度1.目的為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔并加強中心管理工作，特制定本制度，適用于中心各部門的文件管理工作。2.職責2.1總經理負責公司所有文件審批。2.2部門主管負責本部門文件的擬制與審核，交由總經理對部門發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。2.3行政人事部負責公司文件格式、文號及內容的審核，用印管理、歸檔管理工作。3.文件種類3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；3.3平行文：信函，會議紀要。4.文件格式4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件：XXX"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；4.8落款。發(fā)文的部門4.9日期：4.9.1一般應寫發(fā)文日期；4.9.2制度或會議通過的文件應寫通過的日期；4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；5.文號5.1根據文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，5.3發(fā)文部門需到以上行政人事部登記領取文號后，方可發(fā)文。6.文件管理6.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作；6.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核；6.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；6.4發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。6.5收文。文件管理人員（一般為行政人事部）將所收到的文件登記在《收文登記表》內，內容包括：流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情況、備注等。6.6傳閱。傳閱工作一般由行政人事部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。6.7保存。文件辦理完畢后，由部門人員進行保管。6.8歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。7.相關文檔7.1文號編碼規(guī)則7.2《文件編號使用登記表》7.3《文件發(fā)放登記表》7.4《收文登記表》7.5報告總