文件管理系統(tǒng)方案書分析報告

LOGO編寫人：余澤林文件管理系統(tǒng)-方案書P節(jié)PT日模PP板T下模載板：wwwwww..11pppptt..ccoomm//mjoibearni//P行PT業(yè)素PP材T模下板載：wwwwww..11pppptt..ccoomm//hsauncgayie//

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：/shiti/前言一、公司有很多財務報表，合同文檔，客戶資料等，這些是公司的絕密資料，既然是文檔總要給人看，既然給人看又怎么能防止泄密呢？你還在用共享文件夾、優(yōu)盤拷貝、電子郵件這樣的原始的方式傳播如此重要的文檔嗎？那您真是徹底OUT了！員工跳槽，計算機病毒、木馬時時刻刻在嚴重影響文檔的安全！使用《文件系統(tǒng)管理》可以解決文檔的安全共享問題，重要的文檔被安全存儲在公司服務器上，通過《文件系統(tǒng)管理》WEB端，有權(quán)限的員工才可以接觸到這些文件，最重要的是：他們只能閱讀，不能拷貝、不能截屏、不能打印、不能另存帶走！公司的某些文檔也許可以被設置為允許打印和導出，但是必須有日志，誰看過，誰打印過，誰導出過都有詳細日志記錄。前言二、小王必須把一份方案發(fā)給幾個同事共同完善此文檔，之前只能通過電子郵件或QQ傳文件，優(yōu)盤拷文件的方式分發(fā)。每個人修改了什么不清楚，幾個同事之間也互不清楚修改進度。有了《文件系統(tǒng)管理》，小王可以在系統(tǒng)內(nèi)分發(fā)此文檔給指定的同事，每個同事修改形成的版本這幾個同事之間都可以追蹤并直觀的被看到。更絕的是:某員工在發(fā)布這個文檔的時候可以設置某些編輯者只能打字輸入，不能拷貝、打印和另存，杜絕了文檔泄密的可能。某老總需要發(fā)文給所有中層干部，在《文件系統(tǒng)管理》系統(tǒng)平臺上，只需點一下“中層干部”群組，所有中層干部登錄后將能看到這份文件，更重要的是，某總可以知道這份文件被誰在什么時間看過了，誰還沒有看。前言三、公司有很多各種類型的文檔,以前都是凌亂存放在各個地方的,現(xiàn)在可以統(tǒng)一存放在《文件系統(tǒng)管理》里,檢索起來十分方便,員工可以按分類列出或快速在海量文檔里面模糊檢索關鍵字找到所需的文件。張三經(jīng)常要出差,工作用的私人文件以前只能放在優(yōu)盤里,很不安全,也不方便,現(xiàn)在可以放入自己在《文件系統(tǒng)管理》的私有文件夾了,在任何可以上網(wǎng)的地方,登錄《文件系統(tǒng)管理》都能查閱包括自己的私有文件在內(nèi)的文件。即使在外地張三也能看到公司同事新共享給他的文件。技術(shù)部的王工跳槽了,沒有《文件系統(tǒng)管理》的話,公司也許會擔心他接觸到的文檔的安全,有了《文件系統(tǒng)管理》,直接封掉王工的《文件系統(tǒng)管理》帳號就可以。王工的所有文件仍然在系統(tǒng)內(nèi),而王工再也無法接觸這些文檔。前言四、計算機時代，IT技術(shù)人員權(quán)限真的好大，會不會公司任何文件都能被他看到？《文件系統(tǒng)管理》管理員界面不涉及任何文檔，系統(tǒng)管理員所做的僅僅是設置用戶，設置部門等操作，即使是系統(tǒng)管理員也絕對無權(quán)看到不屬于他看的文檔。而系統(tǒng)管理員所做的每一步都是被日志詳細記錄并可被調(diào)閱的。系統(tǒng)開發(fā)目的目的開發(fā)此系統(tǒng)是為了提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合公司實際工作情況，系統(tǒng)能達到如下:規(guī)范化科學華制度化自動化保密背景系統(tǒng)組成系統(tǒng)名稱:文件管理系統(tǒng)提出單位:總栽辦開發(fā)單位:IT中心適用單位:所有部門功能模塊系統(tǒng)主要功能模塊本系統(tǒng)開發(fā)主要是由三大模塊組成:系統(tǒng)管理公司文件柜個人文件柜系統(tǒng)內(nèi)容頁面首頁個人文件柜公司文件柜系統(tǒng)管理時間文件管理新建文件文件查詢操作快速查找2015-12-2017:14未讀/已閱修改/刪除每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁發(fā)布待審文件如果不是指定人員,沒有顯示修改和刪除關于絕密文件這里沒有文件標題,只顯示文件號。有權(quán)限人員可以顯示出文件標題。2015-11-3018:00未讀/已閱修改/刪除文件號文件標題保密等級發(fā)文者所屬單位類型版本1500021IT管理制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.01500101*******絕密丘敏總栽辦A1.2申請:查閱打印下載申請待批文件沒有權(quán)限人員不會顯示管理人員查閱狀態(tài)查閱狀態(tài)查閱狀態(tài)查閱狀態(tài)系統(tǒng)內(nèi)容頁面查閱狀態(tài)個人文件柜公司文件柜文件號:1500021系統(tǒng)管理文件標題:IT管理制度文件管理

新建文件快速查找文件查詢

發(fā)布待審文件 申請待批文件已閱人員已打印人員未閱人員余澤林李四張三余澤林 張三余澤林:已閱9次2015-12-2113:05張三:已閱6次2015-12-2113:05查看祥細余澤林:打印5次張三:打印1次余澤林已下載人員余澤林:下載2次系統(tǒng)內(nèi)容頁面公司文件柜個人文件柜系統(tǒng)管理發(fā)文者所屬單位文件管理新建文件文件查詢文件標題 保密等級操作類型 版本快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦It中心項目組數(shù)據(jù)分析組………………IT管理制度

一般 余澤林1.0時間2015-12-2017:14IT事業(yè)中心未讀/已閱E文件號1500021申請:查閱打印下載每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁只能看到有權(quán)看到的文件,或是本部門公開文件,如果有權(quán)查閱,點擊即可,若無權(quán)查閱,點擊會提示“你無權(quán)查閱”系統(tǒng)內(nèi)容頁面發(fā)布文件文件號:個人文件柜系統(tǒng)管理文件標題:保密等級:發(fā)文者:版本:發(fā)文時間:所屬單位:文件管理

新建文件

文件查詢類型:快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦It中心項目組數(shù)據(jù)分析組………………新建文件附件上傳:備注:搜索關鍵詞:提交 重填文件水印:是否提醒:權(quán)限分配:是否自動獲取登錄用戶自動獲取實時的時間系統(tǒng)內(nèi)容頁面文件查詢文件號:個人文件柜系統(tǒng)管理文件標題:保密等級:發(fā)文者:版本:發(fā)文時間:所屬單位:文件管理

新建文件

文件查詢類型:快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦It中心項目組數(shù)據(jù)分析組………………文件查詢搜索關鍵詞:查找 取消快速查找是針對你知道文件的情況下系統(tǒng)內(nèi)容頁面查詢結(jié)果個人文件柜系統(tǒng)管理文件管理新建文件文件查詢快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁查詢結(jié)果It中心文件號文件標題保密等級發(fā)文者所屬單位類型版本時間操作項目組1502021IT管理制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14未讀/已閱數(shù)據(jù)分析組1500032IT公文件一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14未讀/已閱1500548IT崗位職責一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14未讀/已閱………………1500121IT績效制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14未讀/已閱這是根據(jù)發(fā)文者查找到的文件這是您是否曾經(jīng)閱過的提示系統(tǒng)內(nèi)容頁面發(fā)布待審文件快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦個人文件柜系統(tǒng)管理每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁It中心文件號文件標題保密等級發(fā)文者所屬單位類型版本時間操作項目組1502021IT管理制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14通過/退回數(shù)據(jù)分析組1500032IT公文件一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14通過/退回1500548IT崗位職責一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14通過/退回………………1500121IT績效制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14通過/退回文件管理新建文件文件查詢

發(fā)布待審文件

申請待批文件發(fā)布待審文件系統(tǒng)內(nèi)容頁面申請待批文件個人文件柜系統(tǒng)管理文件標題版本 時間操作保密等級 發(fā)文者 所屬單位 類型快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦It中心項目組數(shù)據(jù)分析組………………每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁IT管理制度一般 余澤林1.02015-12-2017:14IT事業(yè)中心

E文件號1502021文件管理新建文件文件查詢發(fā)布待審文件

申請待批文件申請待批文件通過/拒絕如果通過,就會跳出一個選擇框,如果拒絕會直接退回申請人的《已申請文件》作了拒絕的提示是否加水印下載:是

否跳出框■閱覽

■打印

■下載確定取消限時:水印樣字:無限期: 限期:是否同意完全解密:是

否系統(tǒng)內(nèi)容頁面已申請文件快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦個人文件柜系統(tǒng)管理每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁文件管理新建文件文件查詢 通過審批文件

已申請文件已申請文件It中心文件號文件標題保密等級發(fā)文者所屬單位類型版本時間狀態(tài)項目組1502021IT管理制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14拒絕/重申數(shù)據(jù)分析組1500032IT公文件一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14待審/撤回1500548IT崗位職責一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14拒絕/重申………………1500121IT績效制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14待審/撤回系統(tǒng)內(nèi)容頁面申請已通過文件個人文件柜系統(tǒng)管理快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁文件管理新建文件文件查詢

通過審批文件

已申請文件申請已通過文件It中心文件號文件標題保密等級發(fā)文者所屬單位類型版本時間狀態(tài)項目組1502021IT管理制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14閱覽/打印數(shù)據(jù)分析組1500032IT公文件一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14閱覽1500548IT崗位職責一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14下載………………1500121IT績效制度一般余澤林IT事業(yè)中心E1.02015-12-2017：14下載閱覽期限3天5小時15分查閱起算限5小時1天2小時48分無限期系統(tǒng)內(nèi)容頁面查看文件文件號:1502021個人文件柜系統(tǒng)管理文件標題:IT管理制度保密等級:一般發(fā)文者:余澤林版本:1.5發(fā)文時間:2015-12-2013:15所屬單位:It中心文件管理

新建文件

文件查詢類型:E快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦It中心項目組數(shù)據(jù)分析組………………查看文件快速查找是針對你知道文件的情況下附件文檔:IT管理制度.doc歷史版本:1.0/1.1/1.2/1.3/1.4預覽下載打印轉(zhuǎn)存系統(tǒng)內(nèi)容頁面閱覽文件個人文件柜系統(tǒng)管理快速查找公司文件柜總栽辦財務部總栽辦It中心項目組數(shù)據(jù)分析組………………文件管理新建文件文件查詢在線瀏覽此文件僅供XXXX用此文件僅供XXXX用打印 下載此文件使用期限:2015-12-20至2016-02-03閱覽此文件時間還剩:2小時15分36秒系統(tǒng)內(nèi)容頁面?zhèn)€人文件柜公司文件柜系統(tǒng)管理快速查找文件管理新建文件夾文件查詢………………個人文件柜序號文件名附件上傳時間共享文件常用文件廣州客戶11IT管理制度IT管理制度.docx2015-12-2017：14北京客戶上傳我的文件每頁20條上一頁 第1頁,共20頁下一頁提供給在線編輯功能系統(tǒng)內(nèi)