船舶內(nèi)部審核-審核要素

船舶內(nèi)部審核-審核要素船務有限公司SHIPPINGCOMPNAYLIMITED體系管理-內(nèi)審附錄6PAGE第6頁共6頁船舶內(nèi)部審核審核要素船舶審核具體方法、內(nèi)容及步驟與岸基活動審核有許多相似之處，但在船舶審核時要注意不能等同于對船舶的安全檢查、海事調(diào)查或船舶檢驗，即不能過分拘泥于對船舶及其設備本身缺陷，以及船舶及船員證書不全或不適當?shù)缺砻娆F(xiàn)象的審核，而應透過現(xiàn)象看本質(zhì)，將重點放在船舶實際管理上，緊扣船舶各崗位職責，抓住船上關鍵性操作、關鍵性設備及技術系統(tǒng)維護保養(yǎng)、緊急情況反應及應急演習、船員培訓及考核、船岸之間的有效聯(lián)系以及體系運行特別活動這些審核重點，搜集相關客觀證據(jù)，找出造成所存在問題的原因及管理上所存在的不足或問題。在實施船舶審核時，審核員應將現(xiàn)場檢查情況和實際操作情況結合起來進行，可采取交談、詢問、抽查記錄和通過實際操作來驗證等方式。船舶審核應與公司岸基審核緊密結合、相互印證。船舶審核時一般按照船長、甲板部、輪機部進行審核分工，其中對船長的審核非常重要。在審核過程中，還應了解并考慮船舶的種類、船舶的航行區(qū)域、船舶的總噸位(載客定額)、船舶的建造日期查具體活動記錄，并現(xiàn)場驗證船員的語言交流能力及船岸之間的信息溝通情況。審核員應通過與船員交流，以驗證船員是否理解船上備有的用適當語言編寫的工作須知，特別應注意船舶有關場所所張貼的操作須知，如救生艇、筏降落須知是否用船員懂得的語言編制。常見問題：對指定人員的監(jiān)控作用理解膚淺，不能按照規(guī)定及時發(fā)現(xiàn)并提供相關信息，如：在上報公司有關職能部門各項需求未得到有力支持的情況下，不能及時向指定人員進行反饋；不了解船長對船上體系運行的監(jiān)控作用，對相關指令執(zhí)行不力，如：在自覺熟悉體系內(nèi)相關職責及程序和須知、主動發(fā)現(xiàn)本部門不符合并及時上報等方面；不明確安全管理體系相關信息的具體內(nèi)容的傳遞方式和途徑，各種安全管理信息不能獲??；高級船員對外交流能力(如用英語進行口頭和書面溝通)不足；不能認真貫徹公司有效性評價和管理復查報告中所提出的相關措施，對與本船無關的往往不重視，不能做到對同類事故或險情的事先預防；沒有形成相關記錄或記錄不規(guī)范。4.船上關鍵性操作方案(或須知)的執(zhí)行情況審核要點：是否清楚公司已認定的船上關鍵性操作；是否熟知本部門、本崗位相關的關鍵性操作方案并熟悉其相關職責要求和具體操作要求；對已標明的各項相關船上關鍵性操作是否按規(guī)定方案予以執(zhí)行；實際操作技能和熟練程度如何，對本部分的審核是船舶審核的關鍵要求之一，尤其對于船舶甲板部和輪機部的審核。注意事項：在審核過程中審核員可在簡單交談、詢問的基礎上，現(xiàn)場核對相關記錄，一般情況下應要求船員進行現(xiàn)場實際操作(條件允許的情況下。船上關鍵性操作的抽樣應考慮船舶動態(tài)、類型、航線和貨物裝載、審核可用時間等因素)，以驗證對具體操作方案的熟悉和熟練程度，進一步搜集現(xiàn)場客觀證據(jù)。在審核過程中，審核員還應注意的是，對公司制定的船上關鍵性操作方案中有關不適應的內(nèi)容或具體規(guī)程規(guī)定，船員是否能夠及時報告并提出相應修正意見或建議，是否明確對需新認定的船上關鍵性操作提出意見或建議的工作流程等。常見問題：對本崗位所涉及到的體系文件明確規(guī)定的關鍵性操作不清楚；不熟悉方案的具體內(nèi)容、不能嚴格執(zhí)行方案的具體規(guī)程和操作要求(仍按照習慣作法進行操作)、操作過程不熟練；沒有形成相關記錄、記錄不完整或不具體；不能及時報告現(xiàn)有方案中不適應的內(nèi)容或規(guī)定要求。5.應急反應及應急訓練和學習情況審核要點：對已發(fā)生的緊急情況(包括事故或險情)，船舶是否按規(guī)定啟動了應急反應程序，采取了有效的應急措施；船舶按體系文件規(guī)定所制定的應急訓練和學習計劃是否覆蓋所標明的緊急情況，是否按計劃進行演習，演習的周期是否符合文件或強制性規(guī)定，演習的內(nèi)容、步驟和記錄是否符合要求(重點審核救生、消防、碰撞、擱淺、應急操舵和溢油的演習質(zhì)量)；船岸聯(lián)合演習是否進行，船岸相關記錄是否協(xié)調(diào)一致。注意事項：在審核過程中，審核員應仔細檢查應急反應準備、處理及事后原因分析和糾正預防措施方面的相關記錄。應特別注意對原始記錄的檢查，以分析應急反應的及時有效性，進而判定應急反應全過程與體系文件的符合性和應急反應質(zhì)量。通過對船舶的審核，亦可進一步核實公司對船上緊急情況的應急反應質(zhì)量，船長絕對指揮權力能否得到體現(xiàn)，從而有效提高審核組對公司船岸活動審核質(zhì)量和水平；現(xiàn)場抽查應急訓練和演習的執(zhí)行情況，檢查并驗證訓練和演習是否按規(guī)定步驟進行、船員是否表現(xiàn)出良好的應急反應技能。常見問題：船上發(fā)生緊急情況時的反應沒有嚴格按照文件規(guī)定要求進行，缺少應急反應的原始記錄，而僅僅保存事后的整理記錄，對事故或險情沒有進行原因分析，無整改措施；船上所制定的應急訓練和演習計劃沒有經(jīng)過岸基有關部門或人員的審批，不能合理覆蓋已標明的各種緊急情況，訓練計劃內(nèi)容有遺漏，實際訓練存在不嚴格、不認真和走過場的現(xiàn)象，船員對反應過程不熟悉、行動遲緩、操作不熟練，相關記錄內(nèi)容不完整、不具體、不規(guī)范或存在做假現(xiàn)象，演習內(nèi)容千篇一律，缺少實戰(zhàn)性、針對性；船岸聯(lián)合應急演習簡單、應付，記錄與公司不一致。6.不符合規(guī)定情況、事故和險情的報告和分析審核要點：對不符合規(guī)定情況的發(fā)現(xiàn)及報告途徑是否明確，能否及時發(fā)現(xiàn)并報告；事故或險情的報告是否及時，能否按照文件的規(guī)定進行；對報告的不符合規(guī)定情況、事故、險情是否按規(guī)定或公司要求進行了調(diào)查和原因分析；各種檢查中發(fā)現(xiàn)的問題是否采取了相應的糾正措施；是否對糾正措施進行了驗證；同類原因造成的不符合是否再次發(fā)生。注意事項：及時發(fā)現(xiàn)并處理船上出現(xiàn)的不符合規(guī)定情況、事故或險情是保證體系有效運行的必要手段，也是船舶審核的重要組成部分。在審核過程中，審核員應避免將問題簡單化，而應在詢問了解的基礎上，通過查看維修記錄、航海、輪機日志等多種手段判斷船舶是否發(fā)生過事故、出現(xiàn)過險情，查閱事故、險情處理記錄，并仔細檢查有關記錄的真實性和完整性；事故和險情的調(diào)查報告要強調(diào)對事故發(fā)生時的情況和環(huán)境的描述，以便于進行透徹的分析，分析后要確定造成事故或險情的根本原因；查閱內(nèi)審、和管理復查以及前一次外審中發(fā)現(xiàn)的及日常工作中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況的處理記錄；查閱內(nèi)部、外部安全和防污染檢查工作記錄，核查發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定情況后是否按相關程序規(guī)定進行處理。能夠初步判斷船員是否熟知不符合規(guī)定情況、事故或險情的發(fā)現(xiàn)、報告途徑及處理程序并在實際工作中認真執(zhí)行，糾正措施是否真實有效。常見問題：缺乏對不符合規(guī)定情況、事故或險情及時報告、調(diào)查及分析的意識；不能及時自我發(fā)現(xiàn)并報告本部門、本崗位日常工作中的不符合規(guī)定情況；對來自PSC、公司自查等的不符合項沒有按文件規(guī)定處理；不能對不符合規(guī)定情況、事故或險情的發(fā)生原因進行深入分析，糾正措施就事論事、不徹底，且到期沒有及時驗證，不符合項未關閉，容易導致問題的重復出現(xiàn)；相關記錄不規(guī)范，不按照規(guī)定表格格式進行記錄，無驗證記錄等。7.船舶及設備維護情況審核要點：船舶及設備維護保養(yǎng)計劃的制定情況(計劃應覆蓋到法定和船級檢驗的全部項目)；是否按照相關規(guī)定要求并結合本船實際制定了合理的維護保養(yǎng)周期；船舶及設備維護保養(yǎng)計劃是否經(jīng)過公司確認；船上實際的維護保養(yǎng)工作是否按照計劃內(nèi)容要求并按適當?shù)闹芷谶M行；船岸對維護保養(yǎng)計劃的實施情況是否按適當?shù)拈g隔期進行了檢查；對船舶及設備存在缺陷或隱患的報告及處理情況；船上關鍵性設備及技術系統(tǒng)(包括非連續(xù)性使用及備用設備和技術系統(tǒng))的定期試驗或檢測情況；修船、備件及物料的管理情況。注意事項：審查員可通過現(xiàn)場詢問、交談，了解船員對職責范圍內(nèi)船舶及設備的維護保養(yǎng)規(guī)定的熟悉情況，并查閱有關維護保養(yǎng)記錄，以驗證其具體執(zhí)行文件規(guī)定的實際效果。審核時應注意結合外部組織以及公司自行組織的對船舶及設備的檢查情況，以進一步驗證船舶執(zhí)行維護保養(yǎng)計劃及對相關缺陷或隱患的報告和處理情況，是否有糾正和預防措施，并應具體核查相關實施記錄。審核員應抽查法定和船級檢驗項目以驗證這些項目是否受到檢查，但應避免與驗船師一樣進行法定的船級項目檢驗。法定和船級檢驗報告是審核員驗證檢查有效性的重要客觀證據(jù)。如果報告顯示出本該由公司或船上檢查發(fā)現(xiàn)的損壞和失靈，這表明SMS規(guī)定的檢查不能有效地確保實現(xiàn)規(guī)定的目標。對法定和船級檢驗記錄的審查可以證實對重要的船上安全管理功能、制定船上操作/活動計劃和須知的程序、公司機務/總管在監(jiān)督和支持船舶方面的表現(xiàn)、公司內(nèi)部審核、指定人員的表現(xiàn)和管理復查的有效性，是審核員總體評價SMS運行有效性的依據(jù)之一。若發(fā)現(xiàn)未對檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況采取適當?shù)募m正措施，可能表明船舶主管/公司未能有效地響應來自船上的要求，或指定人員沒能確保足夠的資源和岸基支持，或者存在著其它管理制度缺陷或問題，這是造成不符合的根本原因。船舶“關鍵的設備和技術系統(tǒng)”通常應包括：舵機、供電設備、動力機械和系統(tǒng)、自動化設備和系統(tǒng)等。對有些設備和技術系統(tǒng)有強制性要求以保持其可靠性，如SOLAS對舵機試驗和操練要求，對這些強制性要求在SMS中的落實情況應是審核員驗證的重點；但對有些因為其突然失靈會導致船舶危險局面的設備和系統(tǒng)，很可能還沒有強制性要求，如：自動化、報警器和安全系統(tǒng)試驗；應急設備試驗（EPIRB、便攜式VHF等）；安全裝置（便攜式氣體二氧化碳探測器等）；找港前和離港前試驗。對如何保持船上關鍵性設備及技術系統(tǒng)可靠性方面的審核，審核員可通過現(xiàn)場查看并要求船員進行實際操作，以驗證其是否按規(guī)定內(nèi)容及要求進行，熟練程度如何，進而判斷相關設備及技術系統(tǒng)的可靠性及即時可用性能否有保障。常見問題：船舶及設備維護保養(yǎng)計劃的制定未結合本船實際，計劃有疏漏、不具體、維護周期不合理；計劃未經(jīng)過公司職能部門確認；船員不熟悉該計劃，不能嚴格按照計劃內(nèi)容及要求，尤其是維護保養(yǎng)周期開展維護保養(yǎng)工作；維護保養(yǎng)記錄不規(guī)范、不具體、存在應付現(xiàn)象；對船舶技術及設備存在的缺陷或隱患不能及時發(fā)現(xiàn)并報告，不能按規(guī)定程序進行處理；由于船期等原因?qū)υO備尤其是關鍵性設備及技術系統(tǒng)的檢查、測試存在偷工減料現(xiàn)象，未按規(guī)定納入船舶日常維護保養(yǎng)計劃，需定期試驗的應急/非連續(xù)使用的設備未按規(guī)定進行；設備的實際狀況不滿足要求；關鍵性設備及技術系統(tǒng)的可靠性及隨時可用性無法保障；無相關記錄或記錄不規(guī)范。8．船上文件及資料管理情況審核要點：SMS文件及相關國際/船旗國強制性規(guī)則規(guī)定在船上的配備情況；船上有關技術資料的配備情況；文件及技術資料的日常管理（保管、借閱、修改、廢止文件的處理情況等）情況。注意事項：審核員應查看文件及技術資料清單，具體核對其配備情況，并通過檢查日常文件管理記錄，以掌握船上對文件及相關資料的管理情況。審核員應避免以自己的解釋要求公司制定更多的文件，但可以在有改進余地的方面鼓勵公司。審核應結合公司體系文件管理有關規(guī)定進行。常見問題：船上文件清單不完整，船員不清楚具體的文件存放位置或包含在哪本匯編中；實際配備與清單不符；文件修改不及時；作廢文件未予清除；隨意復印、涂改文件；使用作廢文件；對船舶單船操作文件如《應急部署表》、《消防布置圖》等未予控制；航海通告未及時登記等。9．船舶內(nèi)審及管理復查情況審核要點：船舶內(nèi)審進行情況。船舶內(nèi)審是由船上單獨進行還是由岸上直接組織實施，是否有具體的內(nèi)審計劃，該計劃是否已經(jīng)由指定人員和船長進行了事先確認，內(nèi)審是否由經(jīng)過培訓的人員實施，內(nèi)審過程（包括內(nèi)容、周期及程序等）是否能夠嚴格按照體系文件規(guī)定進行，內(nèi)審記錄是否規(guī)范、完整和具體，對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況是否按規(guī)定期限采取了糾正措施并予以消除，是否針對具體問題進行了原因分析并提出了預防措施，對所開列不符合的糾正情況是否予以跟蹤或驗證；船舶管理復查情況（若體系文件明確規(guī)定船舶應在必要時進行管理復查）。審核對“必要時進行管理復查”的具體理解，本船是否進行守管理復查，以何種形式進行，船舶管理復查與公司管理復查的時間順序，管理復查的具體內(nèi)容及程序是否符合體系文件的規(guī)定要求，船舶管理復查報告是否及時書面上報公司，對公司的相關要求是否及時予以組織落實。注意事項：審核主要以詢問、交談和查看記錄為主。審核員應特別注意的是：若在檢查船舶審核記錄時發(fā)現(xiàn)內(nèi)審結論或不符合項標識未涉及安全和防污染管理和操作的實質(zhì)性內(nèi)容，但在審核中卻發(fā)現(xiàn)船舶在此方面存在較大缺陷，這在很大程度上可以對船舶內(nèi)審活動的實施有效性產(chǎn)生懷疑。船舶管理復查至少應包括：船長對船上體系的復查結果，內(nèi)審結果，不符合、事故、險情的報告、分析和調(diào)查報告，可能的新規(guī)范和規(guī)則等方面內(nèi)容。常見問題：沒有制定具體的船舶內(nèi)審計劃；船舶沒有對內(nèi)審計劃進行事先確認；長時間在外營運船舶的內(nèi)審不按照計劃進行；內(nèi)審員未經(jīng)過適當培訓且不獨立于被審核部門；對內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的不符合項未按照規(guī)定及時予以關閉；內(nèi)審記錄敷衍潦草，存在應付現(xiàn)象。對“必要時”進行管理復查不理解；沒有按照規(guī)定要求組織管理復查；管理復查內(nèi)容及程序不符合體系文件規(guī)定；未及時形成復查報告并上報公司；對公司提出的相關措施或要求置之不理?！锎L及船舶部門審核特別要素★1.船長審核要點：對公司安全和環(huán)境保護方針、目標的熟悉及理解情況，是否明確實現(xiàn)目標的具體措施；是否完全熟悉安全管理體系文件；確保船舶各部門及人員均能始終貫徹執(zhí)行安全和環(huán)境的方法、途徑及措施(如船上安全會議制度、召集船員參與分析和制定改進措施等)；對船長監(jiān)控職責的理解及執(zhí)行情況，能否明確具體的監(jiān)控內(nèi)容、渠道及有關方式、方法，是否理解并應用SMS中的管理手段；對本船SMS活動所進行的日常監(jiān)控情況；有效運行體系所需命令的發(fā)布和執(zhí)行情況(如船舶相關會議記錄、日常監(jiān)控指令、航海日志及夜航記錄簿的填寫內(nèi)容等)；對復查安全管理體系的具體理解及執(zhí)行情況，對復查發(fā)現(xiàn)的缺陷是否向公司進行了報告并得到了糾正；是否熟悉其職責(管理職責)、權力(絕對權力)以及與船舶、岸基其他崗位的相互關系；對船長絕對權力的理解及在實施過程中所存在的突出問題；船長與公司岸基關于體系運行相關活動的溝通情況(信息交流、資源支持等方面)，如：應審核船舶能否根據(jù)船舶安全管理實際需要，及時向公司提出相應的要求或申請(資源支持)。同時還應查找船長獲得公司支持的客觀證據(jù)，如：對船員配備、船舶及設備的維修方面要求的反應及對SMS中已標識的缺陷的反應等；船員在船培訓(包括應急訓練和演習)和考核情況(船長的統(tǒng)一領導、協(xié)調(diào)和監(jiān)控作用)；船上體系相關活動的進行情況(重點在內(nèi)審，管理復查，不符合規(guī)定情況、事故或險情的報告、調(diào)查分析、處理及驗證情況等)。注意事項：在審核過程中，審核員可通過與船長交談、詢問，并查看相關工作記錄及具體事例進行核實和驗證。進而對船長是否完全熟悉安全管理體系、是否能夠有效監(jiān)控船上體系的運行，能否真正行使其絕對權力，能否按照文件規(guī)定有效開展體系相關活動有一個比較全面的認識。審核員通過判定船長能否真正履行其職責，可對全船體系活動的運行有效性有更加明晰的了解，從而有效提高船舶審核質(zhì)量。常見問題：不能做到完全熟悉安全管理體系；對實現(xiàn)公司安全管理目標的具體措施理解膚淺，不能結合本船實際予以考慮；未通過教育、培訓、考核和獎懲等方法，激勵和調(diào)動船員遵守公司安全和環(huán)境保護方針的積極性；將船長具體業(yè)務職責和體系內(nèi)的監(jiān)控及管理職責相混淆；不熟悉船上體系運行日常監(jiān)控渠道和方法，不能督促船上各部門及時自我發(fā)現(xiàn)所存在的不符合情況，對船上體系運行相關活動核查工作不到位，不能發(fā)揮其監(jiān)控作用；沒有結合體系文件在船上的實際運行情況，尤其是關于關鍵性操作方案、緊急情況的標明及反應程序和須知、船上關鍵設備及技術系統(tǒng)可靠性的保障措施等，就體系文件本身的適應性、可操作性等方面進行認真復查并及時上報公司；船舶應急訓練和演習(包括船岸聯(lián)合演習)未按規(guī)定程序、內(nèi)容及間隔期進行，事先無準備，事后無總結；對船員的在船培訓和考核流于形式；對事故或險情的報告、調(diào)查和處理未嚴格按照規(guī)定程序的內(nèi)容進行；不能有效運用船舶內(nèi)審、管理復查等體系相關管理手段，及時發(fā)現(xiàn)體系運行中所存在的不符合項并加以整改，存在應付和走過場現(xiàn)象；對公司有效性評價和管理復查結論，不能結合本船實際情況及時分析原因、查找隱患，并提出糾正和預防措施。2.甲板部審核要點：除了按照以上對通用要素的要求進行審核外，對甲板部的審核還應考慮其特點，即在審核過程中，審核員應結合甲板部關鍵性設備及技術系統(tǒng)，如：航行及助航儀器、無線電設備、救生消防設備等；關鍵性操作，如：開