會計電算化在企業(yè)應(yīng)用中在存在的問題及對策探討

近年來，隨著我國經(jīng)濟、科技的發(fā)展，會計電算化在企業(yè)中的應(yīng)用有了很大的進步。但我國會計電算化起步相對較晚，因此，當(dāng)前企業(yè)在實行會計電算化過程中仍暴露出較多問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)正視自身在會計電算化應(yīng)用中存在的問題，并采取有效的措施及時更正。一、會計電算化的基本概念會計電算化也被稱為會計電算化信息系統(tǒng)，是利用現(xiàn)代先進的計算機為工具，在現(xiàn)代會計技術(shù)的基礎(chǔ)上，對企業(yè)會計信息搜集、處理、儲存、分析和傳送的人機交互系統(tǒng)。我國在1981年提出了“會計電算化”一詞，其含義為“在會計實務(wù)中應(yīng)用電子計算機方面的技術(shù)”。這些年隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化的含義也隨之變化，涉及內(nèi)容更廣，包括會計管理、會計決策等會計類的工作。[1]二、企業(yè)實行會計電算化的重要作用（一）實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化、集中化、規(guī)?；?、共享化處理隨著現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，會計電算化由原來的單機處理向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，可以將網(wǎng)絡(luò)中各個單機中的會計數(shù)據(jù)信息匯集到某個服務(wù)器集中處理，實現(xiàn)了會計電算化的網(wǎng)絡(luò)化、集中化發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)中各個終端的數(shù)據(jù)信息不再是信息孤島，數(shù)據(jù)信息之間可以相互利用，實現(xiàn)了財務(wù)數(shù)據(jù)信息的共享化。（二）實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的無紙化、自動化、智能化處理會計電算化下的財務(wù)數(shù)據(jù)信息可以直接存儲在磁盤、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，實現(xiàn)了無紙化存儲，大大節(jié)約了信息的存儲成本；財務(wù)憑證、明細賬、報表基本上都能按照設(shè)定好的程序自動生成，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)生成的自動化；隨著計算機智能化的發(fā)展，我國已經(jīng)開始出現(xiàn)了初步的財務(wù)機器人，標志著會計電算化已經(jīng)步入了智能化時代。（三）提高企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)處理的準確性和效率近年來超級計算機技術(shù)的運用，使計算機對數(shù)據(jù)的計算及處理能力得到前所未有的提高，會計電算化的應(yīng)用，使企業(yè)數(shù)據(jù)處理結(jié)果的準確性和效率大大提高，顯現(xiàn)出會計電算化的數(shù)據(jù)處理能力及工作效率。（四）有助于促進企業(yè)現(xiàn)代化管理模式的構(gòu)建會計電算化能實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)化、集中化、規(guī)?；⒐蚕砘?、智能化處理，這是實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理模式構(gòu)建的基礎(chǔ)，同時，會計電算化也是現(xiàn)代化管理模式的一部分，可以把財務(wù)人員從繁重的核算工作中解放出來，讓企業(yè)財務(wù)人員有更多時間進行財務(wù)管理的工作。三、當(dāng)前企業(yè)實行會計電算化存在的問題（一）企業(yè)財務(wù)人員計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平差1．企業(yè)數(shù)據(jù)信息處理的共享程度差企業(yè)財務(wù)人員不懂得利用數(shù)據(jù)的鏈接、函數(shù)或者數(shù)據(jù)透視表等電子表格功能去共享表格之間的相同數(shù)據(jù)，導(dǎo)致重復(fù)計算，工作效率低下；通用的財務(wù)軟件不方便向系統(tǒng)外提供、輸出、共享數(shù)據(jù)，導(dǎo)致財務(wù)軟件系統(tǒng)與OA等公司的其他軟件數(shù)據(jù)無法共享，各個軟件系統(tǒng)形成了數(shù)據(jù)信息孤島，相同的數(shù)據(jù)要不斷地重復(fù)錄入或者生成，不利于數(shù)據(jù)的高效收集、提取、處理。2．企業(yè)數(shù)據(jù)信息處理的集中化程度差目前企業(yè)中很多財務(wù)人員不清楚如何利用服務(wù)器中的數(shù)據(jù)庫進行遠程集中化協(xié)同處理，導(dǎo)致在需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時候，各地相關(guān)的財務(wù)人員必須同時在各自的表格中錄入數(shù)據(jù)，然后統(tǒng)一發(fā)給某位財務(wù)人員集中處理后才能得出統(tǒng)計結(jié)果，造成企業(yè)財務(wù)人員工作量加大，且不能隨時自動生成表格。3．企業(yè)數(shù)據(jù)信息處理的自動化程度差企業(yè)部分財務(wù)人員計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平差，其只學(xué)過簡單的電子表格操作和通用的財務(wù)軟件使用方法，對一些深入的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)掌握甚少，不懂得對重復(fù)的、規(guī)律性的操作、錄入、計算進行自動化處理。無法利用電子表格錄制宏，不知道如何利用電子表格的二次開發(fā)VBA語言或者其他操作數(shù)據(jù)庫的語言編寫相應(yīng)代碼實現(xiàn)自動化處理。（二）企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)信息存在安全隱患1．不重視密碼保護企業(yè)財務(wù)部門部分員工不重視密碼保護，密碼設(shè)置簡單，甚至一直使用初始密碼，導(dǎo)致信息泄漏。2．權(quán)限設(shè)計不精準很多企業(yè)的財務(wù)軟件未對各個崗位的會計人員分別設(shè)置出納、應(yīng)收會計、應(yīng)付會計、固定資產(chǎn)會計、進銷存會計、總賬會計等權(quán)限，而是所有會計都是“賬套主管”，擁有財務(wù)軟件的最高權(quán)限，違背了財務(wù)不容崗位相分離的原則，導(dǎo)致應(yīng)相分離的崗位間的財務(wù)數(shù)據(jù)信息不能相互保密，企業(yè)其他崗位的財務(wù)人員可以任意查看、修改非本崗位的其他財務(wù)人員的數(shù)據(jù)信息。3．?dāng)?shù)據(jù)存儲安全性較差企業(yè)很多財務(wù)人員不注意存儲電子數(shù)據(jù)或者年底沒有統(tǒng)一打印賬本和報表。沒有每月做完憑證、生成報表后進行備份的習(xí)慣，也沒有給財務(wù)軟件設(shè)置固定時期自動備份的功能；備份的數(shù)據(jù)存放在同一個存儲設(shè)備中，如果該存儲設(shè)備出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)就存在被損壞、丟失的風(fēng)險。4．系統(tǒng)安全得不到保障有些小微企業(yè)由于資金比較緊張，使用的財務(wù)軟件正規(guī)性較差，安全問題得不到保障；其也沒有給電腦或者服務(wù)器操作系統(tǒng)安裝殺毒軟件和防火墻，使系統(tǒng)暴露在網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險之中，有可能遭受計算機病毒或者黑客的遠程攻擊。（三）管理人員對會計電算化重視程度不夠1．管理人員不重視財務(wù)軟件采購環(huán)節(jié)的控制無論是購買通用型還是定制開發(fā)的財務(wù)軟件，管理人員均未在企業(yè)中建立合適的采購小組，由于采購人員知識、能力有限，其最終采購的財務(wù)軟件系統(tǒng)與企業(yè)的財務(wù)業(yè)務(wù)無法有效融合。有些企業(yè)為了控制成本，甚至選擇一些功能較弱、系統(tǒng)不穩(wěn)定的財務(wù)軟件。2．管理人員不重視財務(wù)軟件初始化環(huán)節(jié)的控制對財務(wù)軟件初始化重要性的認識不夠，部分企業(yè)管理層不認真對待財務(wù)軟件初始化工作，僅安排電腦維護員或者會計人員與軟件系統(tǒng)安裝人員進行溝通，導(dǎo)致財務(wù)軟件功能不健全。（四）企業(yè)財務(wù)人員電算化水平較低部分企業(yè)財務(wù)部管理人員對會計電算化了解不深入，且企業(yè)平時未對財務(wù)人員進行計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力的培訓(xùn)，在對外招聘財務(wù)人員時也沒對其計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)掌握程度進行相應(yīng)要求，導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)部門計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平無法提高，從而也影響了企業(yè)會計電算化水平。四、提升企業(yè)會計電算化水平的對策建議（一）加強對財務(wù)人員計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平的培訓(xùn)企業(yè)在購入或者定制開發(fā)財務(wù)軟件時，可以讓軟件銷售商或者開發(fā)商安排專業(yè)的培訓(xùn)人員到企業(yè)給財務(wù)軟件使用人員進行培訓(xùn)。此外，企業(yè)的財務(wù)部門還應(yīng)安排專業(yè)的講師，或能熟練應(yīng)用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)秀財務(wù)人員，對企業(yè)的其他財務(wù)人員進行數(shù)據(jù)信息處理等計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，并對在企業(yè)中能發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，極大提高財務(wù)工作效率的財務(wù)人員給予獎勵。（二）強化財務(wù)數(shù)據(jù)信息的安全1．強化密碼安全企業(yè)財務(wù)人員應(yīng)定期修改財務(wù)軟件系統(tǒng)密碼；密碼應(yīng)具有一定的復(fù)雜性，并注意控制系統(tǒng)維護人員不能知曉數(shù)據(jù)庫其他操作人員的密碼。2．實現(xiàn)權(quán)限的合理配置注意財務(wù)軟件操作權(quán)限設(shè)置的合理分配，對不同崗位的會計人員應(yīng)該分配不同的財務(wù)軟件使用權(quán)限；注意系統(tǒng)維護人員的權(quán)限控制，規(guī)定其只能進行系統(tǒng)維護，不能進行財務(wù)數(shù)據(jù)的實際操作。3．保證存儲安全要加強數(shù)據(jù)信息存儲的安全，定期備份數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)要備份在不同的儲存介質(zhì)中；為了防止某個地方發(fā)生災(zāi)難事故，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息被破壞，數(shù)據(jù)要存儲在相隔較遠的不同地方；年底要進行明細賬和報表的打印保存。4．維護系統(tǒng)的安全穩(wěn)定無論是財務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)器還是財務(wù)人員個人的電腦都要安裝殺毒軟件和防火墻，按期更新殺毒軟件和防火墻系統(tǒng)，并定期對操作系統(tǒng)進行木馬病毒查殺，防止被木馬攻擊和病毒感染。5．強化安全意識要提高財務(wù)人員對數(shù)據(jù)信息保護的安全意識，提高其對數(shù)據(jù)存儲和系統(tǒng)安全的關(guān)注度。使其明確軟件系統(tǒng)里面的電子簽名所具有的法律效力，在財務(wù)數(shù)據(jù)保存出現(xiàn)問題的時候，應(yīng)由相關(guān)部門對負責(zé)人員進行處罰。（三）加強管理人員對會計電算化的重視程度1．管理人員要重視財務(wù)軟件采購環(huán)節(jié)控制企業(yè)在進行財務(wù)軟件系統(tǒng)采購時，要建立采購小組，該小組由公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭，由財務(wù)部負責(zé)人、其他與財務(wù)軟件使用部門領(lǐng)導(dǎo)、軟件系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)人員組成，有條件的企業(yè)甚至可以聘請外部會計電算化專家參與，以避免由于采購人員能力、經(jīng)驗不足所導(dǎo)致的財務(wù)軟件系統(tǒng)選擇失誤。企業(yè)管理人員要認識到會計電算化系統(tǒng)是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要介質(zhì)，在選擇財務(wù)軟件時要結(jié)合企業(yè)的各個綜合因素，選擇高質(zhì)量的企業(yè)財務(wù)軟件系統(tǒng)。2．管理人員要重視財務(wù)軟件初始化環(huán)節(jié)控制企業(yè)要認識到財務(wù)軟件初始化是會計電算化的重要環(huán)節(jié)，在財務(wù)軟件初始化階段管理人員應(yīng)委派既熟悉財務(wù)又熟悉計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才牽頭配合軟件系統(tǒng)安裝人員來有計劃的實施財務(wù)軟件初始化。（四）提高財務(wù)人員會計電算化水平企業(yè)應(yīng)安排財務(wù)部門進行會計電算化能力的培訓(xùn)；對外招聘時要求財務(wù)人員有一定的會計電