文件和數(shù)據(jù)控制

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:1of11EffectiveDate:Sept1,2022

版次/修訂號：A/l;頁數(shù):1/11生效日期：2022年9月1日

AUTHORIZATION授權(quán)

ThisOperatingProcedureisapprovedbytheFactoryManagerofBegonia(Shenzhen)

OutdoorProductCompanyLimited.AmendmentsmayonlybemadewiththeapprovaloftheFactory

Manager.MastercopiesofallOperatingProceduresarekeptandmaintainedbyManagement

Representative.

本運作程序由(深圳)戶外用品有限公司的廠長批準，任何修改須經(jīng)廠長批準后方可進

行。所有運作程序的原件由管理代表保管。

ControlledcopiesandrevisionsareissuedtotheHolderbytheManagementRepresentativ本文件受控的拷

貝件及之后的修改由管理代表發(fā)放給使用者。

Approvedby

批準

Factory1Manager

廠長

COPYRIGHT

IhisdocumentiscopyrightedbyXXXandmaynotbereproducedinwholeorinpart

withoutwrittenpermission.

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:2of11EffectiveDate:Sept1,2022

版次/修訂號：A/l;頁數(shù):2/11生效日期：2022年9月1日

REVISIONRECORD

修訂記錄

IssueNo/IssueNloEffectiveSummaryofRevisionThiscopyisapprovedb)

版次/修改號Date修訂摘要theFactoryManager

生效日期本文件由廠長批準

SignatureDate

簽字日期

A/l2022/9/11

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:3of11EffectiveDate:Sept1,2022—

版次/修訂號：A/l;頁數(shù):3/ll生效日期：2022年9月1日

0.DEFINITIONS定義

DH—DepartmentHead部門主管

MR—ManagementRepresentati管e理代表

DCCA—DocumentControlCenters/Author文it件ies控制中心

HR&—HumanResourceandAdminDept人力資源行政部

ADM

1.PURPOSE目的

Thepurposeofthisproceduretoensureeffectivecontroloftheissuance,distr

andrevisionofdocumentsanddatawhichdefinequalityrequirementsinqualitysystem.

本程序的目的是保證在質(zhì)量系統(tǒng)中規(guī)定質(zhì)量要求的所有文件和資料的發(fā)行、分發(fā)

和更改受到有效控制。

2.SCOPE范圍

ThisOperatingProcedureappliestoalldocumentsfbrmallyidentifieadsdefiningqualityproduct

andprocessisythem,including:

本運作程序合用于所有在系統(tǒng)中被正式確認為規(guī)定產(chǎn)品和過程質(zhì)量的全部文

件,包括：

2.1QualitySystemdocuments,includingtheQualityManual,OperatingProcedures,Work

Instructions,JobDescriptionsandOrganizationChart.

質(zhì)量系統(tǒng)文件，包括質(zhì)量手冊、運作程序、工作指引、職位說明書和組織

架構(gòu)圖；

2.2Specificationandrequirementsfromcustomersandsuppliers.客戶和供應(yīng)商

的規(guī)定和要求；

2.3Technicalreferencedocuments,includingNationalandInternational

Standards^tatutory/regulatroerqyuirementandothertechnicat)ublicationsonpracticeand

workrequirementsincludingtheISO9000standard.

技術(shù)性參考文件,包括國家及國際標準，法令法規(guī)要求和其他它現(xiàn)行的

技術(shù)出版物和工作要求，包括IS09000標準；

2.4Qualityplanningdocument,includingproductionschedule,productspecifications,

materialspecificationsetc.

質(zhì)量策劃文件，包括生產(chǎn)排期表、產(chǎn)品規(guī)格、物料規(guī)格等；

2.5Computersoftwarerelatingquolitysystem.與質(zhì)量系

統(tǒng)有關(guān)聯(lián)的計算機軟件。

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:4of11EffectiveDate:Sept1,2022—

版次/修訂號：A/l;頁數(shù):4/ll生效日期：2022年9月1日

3.RESPONSIBILITIES職責

3.1FM/ManagementRepresentative(MR)/DepartmentHeads(DHs)廠長/

管理代表/部門主管

TheMR/DHsareresponsibleforissuing,i.e.,fbrpreparing,approving,distributinagnd

maintainingvariouscategoriesofcontrolledocumentsaccordingtothedesignedtype

ofcontrolasspecifiedintiieOperatingProcedures.

管理代表/部門主管負責根據(jù)運作程序中確定的控制類型發(fā)放各種文件，

即文件之準備、批準、分發(fā)和保管。

DocumentCategory文件種類Preparedby準備ApprovedbyOriginalCopy

批準Maintainedby

原件保存人

QualityManual質(zhì)量手冊MRFMMR

MR

OperatingProcedure運s作程序MRFM

FMMR

WorkInstruction工s作指弓IDH

MRMR(maintaina

Forms表格DH

masterlist)

HR&Adm

DHFM

JobDescripti￡.n作職責Manager

HR&AdmFMHR&Adm

OrganizationChartfit織架構(gòu)圖Manager

Manager

Specificationfromcustom^r戶s提供規(guī)格要求

DH

Specificationfromvend6r應(yīng)s商提供規(guī)格要求DH

Nationalandintemationaitandard/govemment

reguladon/technicaldocuments

國際和國家標準/技術(shù)文件

MR

ISO9000StandiinlISO90標0準

HR&Adm

ComputerSoftwant,腦軟件Manager

DH

FM

Qualityrelateddocumen與is質(zhì)/量相關(guān)的文件DH

supplementaryinslruci謂n充s性的指引

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page5of11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修訂號：A/l;頁數(shù)5/11生效日期：2022年9月1日

4.SEQUENCE工作流程

Thesequenceandflowoftaskswhichdescribetheoperationoftheprocedurearepresenteditnhe

flowchartonthefollowingpage.Adidniftoiromnatlioproviding

adviceandinstructionconcerningtheperformanceoftheseworksareprovidedinTaskInstructions

inSection5.

下面的流程圖描述執(zhí)行本程序的工作流程和順序，而第5部份的工作指引給出進

行這些工作的指示和說明。

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page6of11EffectiveDate:Sep1,2022

版次/修訂號：A/l;頁數(shù)6/11生效日期：2022年9月1日

開始

文件電子數(shù)據(jù)

確定公司公要求

人力資源及行政部

進行數(shù)據(jù)備份

人力資源及行政部

4.1-10IVes

甲回及批準文件

文件控制中心

修改表格

4.1-12Yes[

M44

處理■感的交件—

文件—」心

4,UU

——

文件控制中心

結(jié)束

.J

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page7of11EffectiveDate:Sep1,2022

版次/修訂號：A/l;頁數(shù)7/11生效日期：2022年9月1日

5.TASKINSTRUCTIONS工作指引

4.1-01AppointDocumentControlCenters/AuthoritiesMR

任命文件控制中心管理代表

4.1-01aDCCAList

文件控制中心名錄

TheMRapprovestheappropriateunitsoinssuecontrolleddocumentsbyusingthe

DocumentControlCenters/AuthoritiesList.

管理代表通過使用《文件控制中心名錄》批準中的適當單位發(fā)布受控

文件。

4jQ2DefinecontrolleddocumentsandcontrollevelDCCA

,確定受控的文件和控制水平文件控制中心

41nooControlledDocumentCategoryList

2a受控文件分類目錄

TheMRhasdefinedthecategoriesofdocumentsin'sQMS,whichare

necessarytobecontrolled.

管理代表應(yīng)確定質(zhì)量系統(tǒng)文件的種類,以進行適當?shù)目刂疲?/p>

TheDCCAisresponsibletodefinethecontrolleddocumentandcontrol

levelbyusingControlledDocumentCategoryListasspecifiedinOperating

Procedure.

根據(jù)運作程序中的規(guī)定，文件控制中心通過使用《受控文件分類目錄》

確定受控文件及控制水平。

Thetypesofcontrolaredefinedasfollows:

控制的類型規(guī)定如下：

L-LogControkMaintainarevisionrecordtorecordthestatusof

documents,suchasissuenumber,revisionnumber,issuedate,etc.

登記控制：使用修改記錄來記錄文件的狀態(tài)，如版次，修訂號，

分發(fā)日期等。

D-DistributionListControl:Maintainadistributiohistfbr

trackingofthedocumentrecipientssothattheycanbeinformedtupdatethe

documentswhennecessary.

分發(fā)名單控制：使用分發(fā)名單來跟蹤文件接受人，以便必要時

通知他們更新文件。

C-ComputerControl:Controltheauthorittoaccessinformation

fromthecomputer.

電腦控制：控制通過計算機獲取信息的權(quán)力。

F-FilingContro:!FilethedocumentsintheDCCA.

歸檔控制：把文件存檔在文件控制中心。

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page8of11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修訂號：A/l;頁數(shù)8/11生效日期：2022年9月1日

Themaindocumentsandrelativetypeofcontrolasfollowingtable:主要文件及相

應(yīng)的控制類型指導(dǎo)如下：

DocumentCategory文件種類PreparedbyApprovedbyMaintainedbyControl

準備批準保存level

控制方式

QualityManua質(zhì)］量手冊MFMMRL,C.D,F

R

L,C,D,F

OperatingProcedur運es作程序FMMR

FMMRL,CDF

WorkInstructions作指引R

DMRMR(maintainaLC

Forms表格H

masterlistandcopy)

ISO9001StandardISO90i惟準QMRF

FM

JobDescriptions職位說明書DHHR&Adm-MD,F

FM

OrganizationChar組ts織架構(gòu)圖HR&Adm-HR&Adm-MD,F

EK-MPMC

M/OFile制單D,C,F

SpecificationfromCustomersDHD,F

客戶提供的規(guī)格要求

SpecificationfromsuppliersDD,F

供應(yīng)商提供的規(guī)格要求

Nationalandintemationalstandard/DD,F

governmentregulalion/lechnical

documen歸國際和國家標準/技術(shù)文件

Computersoftwareanddocumentation

HR&Adm-ML,C

電腦軟件

Qualityrelateddocuments/memos/D,F

supplemeninstructionsDDD

與質(zhì)量相關(guān)的文件/通知/補充指引

4.1-03PrepareandreviewcontrolleddocumentsDCCA

準備和審查受控文件文件控制中心

Duringdailyoperations,theDCCApreparesandreviewsdocumentsandarranges

fornecessaryapprovalpriortoissue.

在日常操作中，文件控制中心準備和審閱文件，并在分發(fā)前安排必要

的審批。

41ndDeterminethecontrollevelofdocumentsDCCA

’決定文件的控制水平文件控制中心

TheDCCAshalldeterminesthecontrolevelbasedonthecontentsofdocumentsasper

theinstructionofControlledDocumentCategoryList.文件控制中心依據(jù)《受控文件

分類目錄》及文件的內(nèi)容確定文件的控

制水平。

/1RecorddocumentrevisionstatusDCCA

記錄文件版本狀態(tài)文件控制中心

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page9of11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修訂號：A/l;頁數(shù)9/11生效日期：2022年9月1日

4.1-05aControlleddocumentrevisionrecord

受控文件修改記錄

4.1-05bControlleddocumentmasterlist

受控文件總目錄

Fordocumentsfallingunder"L"control,theDCCAusesarevisionrecoand/or

ControlledDocumentMasterListtoidentifythecurrentstatus

documents.Heshallreviewthedocumentsthatisproperlyauthorizedandthen

copies,distributesid/orfilesthedocumentaccordingtothespecifiedcontrollevel.

“L”類控制下的文件，文件控制中心用修訂記錄或者《受控文件總目

錄》來識別文件的狀況，并負責檢查被適當批準的文件,然后根據(jù)確

定的控制水平對文件進行拷貝、分發(fā)和/或者歸檔。

4.1-06MaintaindistributionlistDCCA

保管分發(fā)清單文件控制中心

4.1-06aControlleddocumentdistributionlist

受控文件分發(fā)清單

Forissuingdocumentswith"Decontrol,theDCCAshallkeepa

distributiolnistreflectinpartieswhohavereceivedcopiesofthedocument.

BesidestheControlledDocumentDistributiohistas

definedintheOperatingProcedure,thedistributionlistcanbeinclud

theControlledDocumentCategoryListorcontaindinthedocumentscontent

(usuallycover。page)

在發(fā)放“D”類控制文件時，文件控制中心應(yīng)保留分發(fā)名單以反映收到

文件的有關(guān)部門和人員。除了運作程序規(guī)定的《受控文件分發(fā)清單》

外，分發(fā)清單亦可包括在《受控文件分類目錄》中，或者包括在文件

內(nèi)容之內(nèi)(通常在首頁)。

4.1-07UpdateComputerRecordDCCA

更新電腦記錄文件控制中心

Forthosedocumentwith"C"control,theDCCAshallHRiiisewithAdmDeptand

assigntheauthorityoaccessthefileforinputtinprupdating.Documents

aremaintainedandupdatedinformofelectioniccopy.

對于以“C”類控制的文件，文件控制中心應(yīng)與人力資源及行政部聯(lián)

絡(luò)，以獲取進入和更新的權(quán)限，并以電子文檔的方式保存和更新。

FiledocumentsDCCA

文件存檔文件控制中心

4.1-08

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;PagelOof11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修訂號：A/l;頁數(shù)10/11生效日期：2022年9月1日

Whendocumentsareissuedforinfbrmationonly,theDCCAshallexercise

controlepndh衣documentsinfileaccordingly.如文件僅僅作參考資料分

發(fā)的時候，文件控制中心應(yīng)實行類控制，把文件保存入相應(yīng)的檔

案中。

4.1-09Revisedocuments

修改文件

4.1-10ReviewandapprovedocumentsDCCA

審閱及批準文件文件控制中心

Fortherevisionofdocuments(includingmethods),thereviseddocumenarethen

prepared,reviewedandapprovedbythesamefunctionthatwasresponsiblfeortheorigina

teviewandapproval.Whenappropriate!,he

natureofchangesshallberecordedintherevisionstatusheetandtheobsoletedocuments

arepromptlyremovedfromuseorscrappedbycopy

holder.ForexternaHocuments(e.gtechnicateferencdocuments),MRandDHs

shouldreviewitsupdatedstatushalfayear.

文件(包括方法)的修訂應(yīng)由負責檢查和審批文件原件的相同部門進行

準備、檢查和審批。需要時，修訂的性質(zhì)應(yīng)記錄在修訂狀態(tài)記錄表中。

廢除的文件應(yīng)即將從使用場所去掉或者由文件使用者銷毀。對于外部

文件(如技術(shù)性參考文件),管理代表和部門主管每半年對其更新狀況

審查一次。

4.1-11Reviseforms

修改表格

4.1-12ApproveformsMR

審批表格管理代表

TheDepartmentHeadshallprepareanoperationaformslogsheetto

identifytheformsfunctionandreferencenumberandrevisionstatus,therevisionof

forms,therevisedfbrmsarethenpreparedbythedepartmentheadandapprovedyMR,

Therespondinglogsheetofthe

formsshallberevisedaccordingly.Andtheobsoleteformsarepromptlremovedfor

useorscrappedbycopyholder.

部門主管應(yīng)準備一個工作表格清單以確定表格的功能、參考號和修訂

狀況。對于表格的修改，部門主管應(yīng)準備修改的表格送交管理代表審

批，同時表格清單也應(yīng)作相應(yīng)的更新。作廢的表格應(yīng)即將從使用場所

去掉或者由文件使用者銷毀。

4.1-13DisposeobsoletedocumentsDCCA

OperatingProcedure

運作程序

4.1DocumentandDataControl文件和數(shù)據(jù)控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page1lof11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修訂號：A/l;頁數(shù)11/11生效日期：2022年9月1日

處理作廢的文件文件控制中心

Usersmayretainsomeobsoletedocumentsfbrlegaland/orknowledgepreservation

purposes.Suchdocumentswillthenbeidentifiedbyastamorhandwrittenword"For

referenceonly","'obsoletecopy"or"CaneUserscanalsomakereferencetothemaster

listofdocumentswhichcareflecttherevisionstatus.

使用者可能因為法律原因和/或者保留知識的目的保持一些過期的文件。

這樣的文件應(yīng)將加蓋圖章或者手寫注明僅“供參考”、作“廢，或者廢“除”字樣

加以識別。此外，使用者也可參考反映文件修訂狀況的文件總目

錄。

4.1-14UpdatedocumentsstatusDCCA

更新文件狀態(tài)文件控制中心

TheDCCAshallupdatethedocumentstatusaccordingtothechangesandrecordthe

ControlledDocumentsMasterList.

文件控制中心應(yīng)根據(jù)文件的變更而更新文件的狀態(tài)并記錄在《受控文

件總目錄》中。

4115DefinecompanyITrequirementsHR&ADM

確定公司IT方面的要求人力資源及行政部

TheHR&ADMdeptisresponsiblcoplananddevelopacompany's

informationsystemwhichmeetsthecorporatebusinessneeds.人力資源

及行政部負責對公司的信息系統(tǒng)進行計劃和開辟以滿足公司業(yè)務(wù)的

需要。

4.1-16PerformdatabackupADM

進行數(shù)據(jù)備份人力資源及行政部

TheHR&AdmDeptshallperformdatabackupregularlyaccordingtotheactual

condititonmaintainsystem'sintegrityandsecurity.

人力資源及行政部應(yīng)根據(jù)實際情況定期進行數(shù)據(jù)備份，以維持數(shù)據(jù)的

完整和安全。

6.0FORMS表格

6.1DocumentControlCenters/AuthoritiesList.《文件控

制中心名錄》

6.2ControlledDocumentDistrib