設(shè)計(jì)院保密管理制度（3篇）

第7頁共7頁設(shè)計(jì)院保密管理制度設(shè)計(jì)院檔案管理制度技術(shù)檔案管理制度一、技術(shù)檔案的歸檔范圍（一）工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目凡委托我院設(shè)計(jì)的新建，改建，擴(kuò)建，加固等工程全部基礎(chǔ)資料，階段設(shè)計(jì)成果文件，設(shè)計(jì)修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位，施工單位發(fā)生的各類協(xié)議，合同，函件，公文和竣工驗(yàn)收，調(diào)試，工程總結(jié)等文件，均應(yīng)歸入技術(shù)檔案.1.初步設(shè)計(jì)階段初步設(shè)計(jì)的文件一般不歸檔，但我院只做到初步設(shè)計(jì)而由其它院完成施工圖設(shè)計(jì)的項(xiàng)目要存資料室及歸檔，歸檔文件包括以下內(nèi)容：（1）初步設(shè)計(jì)最終成果（2）設(shè)計(jì)總概算書或綜合概算書底稿及打印件;（3）各專業(yè)有關(guān)的計(jì)算書底稿及電算資料;（4）設(shè)計(jì)方案審定記錄單，設(shè)計(jì)文件校審記錄單.2.施工圖設(shè)計(jì)施工圖設(shè)計(jì)文件歸檔包括以下內(nèi)容：（1）各子項(xiàng)各專業(yè)設(shè)計(jì)底圖;（2）各專業(yè)設(shè)計(jì)計(jì)算書及電算資料;（3）《設(shè)計(jì)文件校審記錄單》;（4）修正概算書及打印件;（5）《設(shè)計(jì)修改通知單》以及因修改形成的計(jì)算書;（6）程序文件規(guī)定要?dú)w檔的資料.3.工程建設(shè)各階段形成的文件資料（1）建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料〔含建設(shè)單位上級(jí)主管部門批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)任務(wù)書或計(jì)劃任務(wù)書（復(fù)印件）;征地文件（復(fù)印件）;規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建筑紅線圖;地形圖;選址報(bào)告及批件（復(fù)印件）;工程地質(zhì)及水文勘察資料;風(fēng)洞試驗(yàn)報(bào)告;工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院向協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿;公用工程協(xié)議（供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件）;設(shè)計(jì)合同及協(xié)議書;方案或初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件等〕.（2）工程設(shè)計(jì)，施工過程中與建設(shè)單位各種聯(lián)系中形成的有關(guān)文件，圖紙，資料，來往公文，函電，設(shè)計(jì)過程中的交底會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要.（3）工程竣工驗(yàn)收，調(diào)試過程中形成的文件，圖紙，資料（含竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，調(diào)試，試用期間，使用期間發(fā)現(xiàn)的問題，修改，補(bǔ)充核定有關(guān)圖紙和文件）等;（4）工程事故與設(shè)計(jì)有關(guān)的結(jié)論分析報(bào)告等.（二）技術(shù)咨詢服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)和咨詢項(xiàng)目歸檔包括以下內(nèi)容：1.委托單位提供的全部文件資料（1）委托任務(wù)書;（2）委托單位交來的全部有關(guān)原始資料;（3）代委托單位收集的原始資料，調(diào)研資料等.2.成果底稿（包括鑒定書，咨詢報(bào)告，設(shè)計(jì)底圖，藍(lán)圖，說明書，計(jì)算書，電算資料，估算概算書底稿等）.3.送交委托單位的正式咨詢報(bào)告及圖紙.（三）科研試驗(yàn)項(xiàng)目科研試驗(yàn)項(xiàng)目歸檔文件包括以下內(nèi)容：1.科研規(guī)劃，科研項(xiàng)目任務(wù)書，課題擬定報(bào)告及經(jīng)院認(rèn)可的批文;2.科研會(huì)議紀(jì)要及有關(guān)重要文件;3.與主辦單位或協(xié)作單位簽訂的合同（協(xié)議）書文件副本，有關(guān)技術(shù)責(zé)任的各種來往函件;4.階段成果報(bào)告，如說明書，計(jì)算書底稿和打印件，底圖，藍(lán)圖（一份），照片，底片;5.和科研試驗(yàn)項(xiàng)目有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告及會(huì)議交流文件原稿，鑒定書等資料.二、技術(shù)檔案的歸檔辦法（一）工程設(shè)計(jì)工程設(shè)計(jì)各階段成果均先歸檔，后復(fù)制對(duì)外發(fā)行.每個(gè)工程項(xiàng)目均應(yīng)有一份歸檔登記表.每次歸檔均應(yīng)登記.1.設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料〔含建設(shè)單位上級(jí)主管部門批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)任務(wù)書和藹計(jì)劃任務(wù)書（復(fù)印件）;征地文件（復(fù)印件）;規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建筑紅線圖;地形圖;選址報(bào)告及批件（復(fù)印件）;工程地質(zhì)及水文勘察資料;風(fēng)洞試驗(yàn)報(bào)告;工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿;公用工程協(xié)議（供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件）;設(shè)計(jì)合同及協(xié)議書;方案或初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件等.〕均必須在拿到該資料后立即復(fù)印，復(fù)印件作為設(shè)計(jì)資料，原件立即歸檔;對(duì)于內(nèi)容較多的基礎(chǔ)資料（如工程地質(zhì)及水文勘察資料，風(fēng)洞試驗(yàn)報(bào)告等），要求建設(shè)單位提供二份（在合同中注明），一份歸檔，一份作為設(shè)計(jì)資料.2.設(shè)計(jì)成果（圖紙）（1）初步設(shè)計(jì)我院完成初步設(shè)計(jì)，由其它院完成施工圖的項(xiàng)目，在將初步設(shè)計(jì)全部移交后，所有應(yīng)歸檔的資料一次歸檔;由我院繼續(xù)完成施工圖的項(xiàng)目，初步設(shè)計(jì)階段的成果不歸檔.（2）施工圖設(shè)計(jì)施工圖一般按子項(xiàng)一次出圖，一次歸檔.對(duì)需分批出圖的項(xiàng)目，可按"分批出圖計(jì)劃表"的內(nèi)容分批出圖，分批歸檔.分批出圖的項(xiàng)目，每次出圖歸檔必須有一份臨時(shí)圖紙目錄臨時(shí)歸檔，全部圖紙歸檔后，專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以前的臨時(shí)圖紙目錄整理出最終圖紙目錄歸檔.施工圖的歸檔程序?yàn)椋篴）由專業(yè)負(fù)責(zé)人檢查確認(rèn)底圖簽名完整，交設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人b）由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人填寫"圖紙歸檔通知單"，并在設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人一欄簽字，同時(shí)要在備注欄中注明本次出圖的圖紙編號(hào)，將"圖紙歸檔通知單"及底圖送計(jì)劃組.c）計(jì)劃組應(yīng)再次檢查確認(rèn)底圖簽名完整，并檢查本次出圖的圖紙編號(hào)與實(shí)際底圖是否相符，并簽署意見（是否出圖，是否歸檔），簽名;將"圖紙歸檔通知單"及底圖送圖檔組.d）圖檔員應(yīng)檢查本次出圖的圖紙編號(hào)與實(shí)際底圖是否相符，并簽收，將底圖和"圖紙歸檔通知單"和底圖一并歸檔.e）由圖檔組通知曬圖組到圖檔組借底圖曬圖.3.內(nèi)部作業(yè)文件內(nèi)部作業(yè)文件為各專業(yè)的計(jì)算書，互提資料記錄，設(shè)計(jì)文件，校審記錄單，以及程序文件中規(guī)定要?dú)w檔的資料.這些資料在全部設(shè)計(jì)完成后一個(gè)月內(nèi)，由專業(yè)負(fù)責(zé)人整理后交圖檔組存檔.4.施工過程中形成的文件施工過程中形成的文件，包括圖紙會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，往來的公文，函電，工程聯(lián)系單，修改設(shè)計(jì)通知單，竣工驗(yàn)收資料等，由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人（與多專業(yè)有關(guān)的）或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)人（與本專業(yè)有關(guān)的）保存.工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月之內(nèi)一次交圖檔組歸檔，也可根據(jù)具體情況分批歸檔，但必須在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月之內(nèi)全部歸檔.5.設(shè)計(jì)修改設(shè)計(jì)完成后的設(shè)計(jì)修改圖，按施工圖的歸檔辦法歸檔.修改圖的每次出圖歸檔，必須有一份臨時(shí)修改圖紙目錄臨時(shí)歸檔.全部工程竣工后，專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以前的臨時(shí)修改圖紙目錄整理出最終修改圖紙目錄歸檔.（二）技術(shù)及咨詢服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)及咨詢服務(wù)項(xiàng)目完成后，由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人將全部資料整理交圖檔組歸檔.（三）科研試驗(yàn)項(xiàng)目自接受任務(wù)到各階段成果交院為止為歸檔階段，由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人分階段向圖檔組歸檔.三、技術(shù)檔案的分類編目（一）圖紙編號(hào)各專業(yè)各階段圖紙編號(hào)如下：專業(yè)設(shè)計(jì)階段建筑結(jié)構(gòu)給排水通風(fēng)空調(diào)電氣規(guī)劃方案設(shè)計(jì)建方1，建方2結(jié)方1水方1風(fēng)方1電方1規(guī)方1初步設(shè)計(jì)建初1，建初2結(jié)初1水初1風(fēng)初1電初1規(guī)初1施工圖建施1，建施2結(jié)施1水施1風(fēng)施1電施1規(guī)施1注：若一個(gè)子項(xiàng)分為a，b，c……等區(qū)，可在圖紙編號(hào)前加a-，b-，c-……，如建施a-1，建施b-1，建施c-1…….修改施工圖的編號(hào)，按不同情況編號(hào)（以建施為例）：如果修改圖還要配合原圖使用，則編號(hào)如下：建施1修1（建施1第一次修改）建施1修2（建施1第二次修改）如果修改圖代替原圖，原圖作廢，則編號(hào)如下：建施1代1（第一次修改，替代建施1）建施1代2（第二次修改，替代建施1代1）如果修改內(nèi)容同多張圖紙有關(guān)，而且必須配合原圖使用，則編號(hào)如下：建施修1建施修2（二）圖紙目錄圖紙目錄一律用a____幅面（三）檔案編號(hào)工程設(shè)計(jì)檔案大類代號(hào)為"c"1.工程業(yè)務(wù)號(hào)工程業(yè)務(wù)號(hào)的編號(hào)模式為年+順序號(hào)+標(biāo)識(shí)碼年--不省略的公元年號(hào)順序號(hào)--1，2，3………標(biāo)識(shí)碼--a：一類工程（院管）;b：二類工程（室管）;c：合作項(xiàng)目;d：科研項(xiàng)目;e：咨詢項(xiàng)目;f：其它項(xiàng)目例：____—08a2.工程設(shè)計(jì)檔案編號(hào)模式工程設(shè)計(jì)檔案編號(hào)模式為：工程設(shè)計(jì)檔案大類代號(hào)為"c"+工程業(yè)務(wù)號(hào)例：c____--08a3.工程設(shè)計(jì)文件材料檔案編號(hào)模式工程設(shè)計(jì)文件材料檔案編號(hào)模式為：工程設(shè)計(jì)檔案大類代號(hào)為"c"+工程業(yè)務(wù)號(hào)+文件材料號(hào)"w"+案卷號(hào)例：c____--08a--1四、技術(shù)檔案的借閱管理（一）凡我院職工因工程設(shè)計(jì)，科研和技術(shù)管理工作需要都可直接向圖檔組借閱所需設(shè)計(jì)檔案資料.將要設(shè)計(jì)的新工程項(xiàng)目，設(shè)總要借原始資料，需持設(shè)計(jì)任務(wù)通知單，方可借給原始資料復(fù)印件。設(shè)計(jì)院保密管理制度（二）一、設(shè)計(jì)院印章指設(shè)計(jì)院公章、合同章、財(cái)務(wù)章及資質(zhì)章，公章、資質(zhì)章由院辦負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得隨意交由他人管理和使用。因故需臨時(shí)交接，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。二、一般性介紹信及身份證明，須經(jīng)院辦負(fù)責(zé)人或公章主管人員審核后，方可蓋章，以備查；三、對(duì)加蓋公章的材料，應(yīng)該注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰；四、公章禁止帶出院外使用，如因特殊需要，必須經(jīng)由總結(jié)里批準(zhǔn)，由院辦人員攜帶前往，并且由兩人同時(shí)見證，用后立即帶回；五、公章一律不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等。如遇特殊情況時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理同意。公章一般應(yīng)在上班時(shí)間內(nèi)使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章；六、公章管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵章守紀(jì)，秉公辦事。沒有總經(jīng)理及相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，不得隨意蓋章；七、公章管理人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意亂放。下班時(shí)間和節(jié)假日期間應(yīng)采取防盜措施；八、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)；九、公章使用流程：①合同章使用流程。院辦登記編號(hào)后，由辦公室自行保管，并對(duì)合同章的使用負(fù)責(zé)。使用時(shí)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在使用登記臺(tái)賬上作好使用記錄；②設(shè)計(jì)院公章使用流程：a申請(qǐng)人所在所的負(fù)責(zé)人向院辦提出申請(qǐng)；b印章保管人員審閱、了解用印內(nèi)容；c印章保管人員對(duì)申請(qǐng)人資格進(jìn)行核準(zhǔn)并在《公章使用登記表》上登記，由印章保管人蓋戳；③財(cái)務(wù)章使用流程。同公章使用流程。④資質(zhì)章使用流程。同公章使用流程。設(shè)計(jì)院保密管理制度（三）一、設(shè)計(jì)院印章指設(shè)計(jì)院公章、合同章、財(cái)務(wù)章及資質(zhì)章，公章、資質(zhì)章由院辦負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得隨意交由他人管理和使用。因故需臨時(shí)交接，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。二、一般性介紹信及____明，須經(jīng)院辦負(fù)責(zé)人或公章主管人員審核后，方可蓋章，以備查；三、對(duì)加蓋公章的材料，應(yīng)該注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰；四、公章禁止帶出院外使用，如因特殊需要，必須經(jīng)由總結(jié)里批準(zhǔn)，由院辦人員攜帶前往，并且由兩人同時(shí)見證，用后立即帶回；五、公章一律不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等。如遇特殊情況時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理同意。公章一般應(yīng)在上班時(shí)間內(nèi)使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章；六、公章管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵章守紀(jì)，秉公辦事。沒有總經(jīng)理及相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，不得隨意蓋章；七、公章管理人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意亂放。下班時(shí)間和節(jié)假日期間應(yīng)采取防盜措施；八、蓋章后