計算機技術檔案數(shù)字化管理論文

第第頁計算機技術檔案數(shù)字化管理論文1計算機技術應用于檔案信息管理工作中的必要性

檔案信息是社會發(fā)展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發(fā)展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中往往是采用紙質(zhì)材料的方式進行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應不了當前高速發(fā)展的社會形勢。在這種新形勢下，數(shù)字化檔案信息管理模式應運而生，與傳統(tǒng)的手工管理模式相比，這種方式的優(yōu)勢在于操作方便、速度快、準確性高、儲存量大、節(jié)省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機技術是發(fā)展和改善檔案信息管理現(xiàn)狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規(guī)化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，不難發(fā)現(xiàn)，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學、便捷，這就導致工作人員在進行檔案信息查找時的繁瑣，導致檔案信息功能得不到充分的發(fā)揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機技術和各項管理資源，促進計算機技術在檔案信息數(shù)字化管理中的廣泛應用，進一步完善檔案信息數(shù)字化管理工作體制。

2計算機技術在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能

計算機技術在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現(xiàn)檔案信息的自動化管理

計算機技術是現(xiàn)代高新技術的代表，是對高速發(fā)展的科學技術的充分反映，計算機技術的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務。此外計算機技術還能夠按照人類設定的相關程序進行運行，在無人控制的情況下實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理工作，實現(xiàn)檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。

2.2實現(xiàn)對檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術，可以運用計算機技術對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計算機網(wǎng)絡技術進行各地間檔案信息的了解，通過網(wǎng)絡進行實時地查閱，實現(xiàn)相關檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質(zhì)資源，實現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化檢索

隨著現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，我國計算機技術有了很大的提升，而且計算機網(wǎng)絡技術也實現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應用計算機網(wǎng)絡通信技術能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關檔案信息進行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡檢索工作，可以實現(xiàn)足不出戶就能夠完成對相關檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網(wǎng)絡化和數(shù)字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個重要環(huán)節(jié)

在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應該充分利用計算機技術，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學技術進行調(diào)整和調(diào)配，確保計算機技術能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應用作具體分析，對其中的幾個重要環(huán)節(jié)進行整理，對容易出現(xiàn)問題的地方進行有效預防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關基礎工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現(xiàn)自動化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術的相關設備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關設備，應該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時代發(fā)展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級等方面進行適當?shù)恼{(diào)整，并對相關計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會新形勢，為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅實的基礎。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴把數(shù)據(jù)錄入的準確無誤，適應檔案信息數(shù)字化管理的長期發(fā)展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)建設工作

當今社會，高新技術一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對于檔案信息數(shù)字化管理工作中運用到的計算機技術而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關部門對計算機技術和設備進行及時的更新工作，對不符合時代發(fā)展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設備和技術要進行及時的處理，不斷更新計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對計算機技術的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡通信技術實現(xiàn)對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設工作

隨著我國社會的不斷發(fā)展和國民經(jīng)濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內(nèi)部應該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關計算機技術知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行。

3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作

雖然計算機技術能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術的同時，結合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實現(xiàn)對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設工作的順利開展。

4總結

計算機技術在檔案信息數(shù)字化管理工作中的運用是一個長期的過程，隨著社會信息化建設工作的不斷加快，計算機技術在檔案信息管理工作中的應用也越來越復雜