行文標準規(guī)范專業(yè)資料

機關單位行文規(guī)范過去聽某些領導臧否手下，最難聽話就是“辦啥不像啥”。為什么？一種公文報上去，字體字號大小不一，行距間距風中凌亂，就算文通句順，領導也看不下去，第一印象就壞了。上周與最高人民法院首批實習助理和書記員座談，人們普遍反映，進了機關，打水掃地拿快遞時常有人提示，但辦文辦件“規(guī)矩”卻沒有人教。想想也是，我剛進機關時，也是“兩眼一抹黑”，每天捧著前輩作品揣摩門道，生怕“做多錯多”，輸在細節(jié)上。任處長后，經(jīng)手公文更多，見到問題也多。有時改件批件，看到些低檔錯誤，也會氣得眼冒金星。認真想想，每個人都是從“生瓜蛋子”階段過來，與其拍桌子訓人，不如好好查擺問題。低檔錯誤重復浮現(xiàn)，恰恰闡明隊伍沒帶好、規(guī)矩沒樹好。更何況，自己有時也難免犯各種錯誤呢！日積月累，手頭逐漸攢了些常用問題和心得體會，除了與處內同事交流，也想總結梳理，與廣大公號訂戶分享。需要強調是，本文所指“公文”，是指黨政機關公文。由于我在最高法院機關工作，對法院內部公文更為熟悉，因此重要以法院“公文”為例。我沒有辦公廳工作經(jīng)歷，絕對算不上黨政公文“專家”，所談皆為個人感受，僅供“有心人”參照，不代表官方立場。1.關于正文標題字體。許多人愛用黑體，但黑體既不規(guī)范，也不美觀。按照條例，公文標題應當是“宋體（標題），小二，加粗”，Word中會有提示。固然，如果不是正式發(fā)文，個人偏好“華文中宋，小二，加粗”，這樣打印出來效果最美觀。但是，審美之事，見仁見智，如果你一定喜歡“華文彩云，一號，加粗”這樣豪邁字體，我也沒辦法。2．關于正文標題位置。普通來說，正文標題距離頂端至少空二行，頂格既不美觀，也不規(guī)范。話說回來，有次上級規(guī)定篇幅必要限制在2頁內，刪無可刪，不頂格又超篇幅，只得頂格了。如果是紙質件，非正式發(fā)文，且無報批頁，而領導又也許有大段批示，建議多空幾行，多多留白。3.關于正文標題格式。標題過長時，可以回行，但應當做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，標題排列應當是梯形或菱形，不能采用上下長度同樣長方形和上下長、中間短沙漏型。虛詞不能作為下一行第一種字，如“在司法體制改革試點工作培訓會上輔導報告”，“”字就不能作為第二行首字。正文有各種發(fā)文機關，名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時可省略。如圖：公文如果有副標題，副標題應當隨破折號另起一行，字體為“楷體，三號”。如“貫徹五個發(fā)展理念堅持群眾需求導向夯實推動人民法院訴訟服務中心建設——在全國法院訴訟服務中心建設推動會上發(fā)言”，破折號之后就為楷體。此外，標題引用法律法規(guī)和司法解釋簡稱時，不應使用書名號；使用全稱時，不應使用引號。正文也是同樣，如《法院組織法》這樣簡稱就不該用書名號，規(guī)范表述是《中華人民共和國人民法院組織法..4.關于作者和時間。如果是領導發(fā)言，普通要標明作者、發(fā)言時間。這里又分兩種狀況：第一，標題為“XX院長在XX會議上發(fā)言”，這樣就不用標明作者了，直接在標題下加注發(fā)言時間，“楷體，三號，居中”，用括弧圈住，如“（12月11日）”。第二，標題為“貫徹五個發(fā)展理念堅持群眾需求導向夯實推動人民法院訴訟服務中心建設——在全國法院訴訟服務中心建設推動會上發(fā)言”，在標題下一行加注發(fā)言者職務、姓名，例如：“最高人民法院院長周強”。名字為兩個字，中間要空格。另起一行寫明發(fā)言時間：“（12月11日）”。職務、姓名、時間均為“楷體，三號，居中”。事實上，雖然是領導職務，也有講究。如果是在有黨務性質場合，普通需要表白黨內職務，如“最高人民法院黨組書記、院長周強”或“最高人民法院黨組副書記、常務副院長沈德詠”。特別是黨組副書記、常務副院長，由于黨組副書記地位與普通黨構成員尚有差距。如果是外事活動場合，普通還要標注法官級別，如“最高人民法院院長、首席大法官周強”。5.關于正文層次構造。層順序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，不能逆向。這里，常用錯誤是濫用頓號，“（一）、”“1、”“（1）、”都是錯誤用法。第一層“一、”普通為“黑體，三號，不加粗”，作為小標題時句尾無標點。第二層“（一）”普通為“楷體，三號”，作為小標題時句尾標點可有可無。第三層“1.”普通為“仿宋，三號”，無論與否作為小標題，句尾要有標點。第四層“（1）”普通為“仿宋，三號”，句尾必要有標點。如果正文層次構造不想太細，可以使用“一是”“二是”“三是”劃分層次，并以“楷體，三號”標注，以示區(qū)別。需要強調是，如果已使用“一是”，項下內容就不要再用“一是”“二是”“三是”，以免層次混亂，如“一是對改革重要性結識局限性，重要存在三種看法：一是覺得改革應當先談待遇、再談責任；二是覺得改革動了自己利益；三是覺得改革應當設立較長過渡期。”6.關于全角半角。使用阿拉伯數(shù)字作為序號時，背面應當跟“.”，而非頓號。這時建議使用全角輸入法，“1.”會占用兩個中文字位置?！?”與背面字之間有恰當間隔，比較美觀。如果使用半角輸入法，“1.”只占用一種中文字位置，“.”與背面字間距過小，顯得局促不美觀，如“2.不美觀”，實在不行，空半格總是可以。7.關于文號及年份。文號年份應當用六角括號標明，如“法〔〕3號”，而不是【】（）〈〉等括號。8.關于聯(lián)系人和聯(lián)系方式。機關發(fā)告知或公函，往往會留詳細聯(lián)系人和聯(lián)系方式，有些公文習慣將這些信息放在“發(fā)文單位、成文日期”下方，規(guī)范表述應當是在正文之后空一行，“發(fā)文單位、成文日期”左上方。如果有附件闡明，則聯(lián)系人信息與正文不空行。9.關于發(fā)文機關和成文日期。成文日期應當用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，如“12月30日”，而非“二零一五年十二月三十日”。不加蓋印章文尾規(guī)范表達，涉及兩種狀況：第一，正文下空一行右空二字編排發(fā)文機關簽名，在發(fā)文機關簽名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關簽名首字右移二字。第二，成文日期長于發(fā)文機關簽名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增長發(fā)文機關簽名右空字數(shù)。10.關于附件闡明。如果正文包括附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有各種附件，則使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號，如“附件：1.關于人民陪審員制度改革督查狀況報告”。牢記，用中文“一、二、三……”標注是不規(guī)范。此外，附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長，需要另起一行時，應當與上一行附件名稱首字對齊。附件闡明之后，才是發(fā)文機關和成文日期，順序不得顛倒。如圖：11.關于附件。附件應當另起一面編排，不得與正文同面，但應當與正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號應當以“黑體，三號”編排在左上角第一行，附件標題居中編排在第三行，附件順序號和附件標題應當與附件闡明一致，附件格式規(guī)定同正文。如圖：12.關于文種。法院公文種類重要有14種，即決策、決定、命令(令)、公示、告示、意見、告知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要。最高人民法院司法解釋則涉及“解釋”“規(guī)定”“批復”和“決定”四種形式。因而，諸如總結、要點、方案、籌劃、安排、規(guī)劃、建議和答復，都不是正式公文文種。類似《XX省高檔人民法院關于XXX請示報告》，就把兩個文種完全攪和到一起了，類似狀況還涉及“意見報告”“請示函””“批復函”等。實踐中，最慣用是文體是報告、請示、批復和函，而最容易混淆是報告和請示。報告重要合用于向同級人民代表大會及其常務委員會、上級機關報告工作、反映狀況、回答詢問。請示重要合用于向上級機關祈求批示、批準。報告是陳述某一狀況，請上級閱知。請示是提出祈求事項，請上級予以答復。報告受文主體沒有答復義務，請示受文主體則有答復義務。如《XX省高檔人民法院關于報請批準由XX市中級人民法院集中管轄轄區(qū)內行政案件報告》，內容其實是“請示”，卻選取“報告”形式。嚴格意義上講，最高人民法院可以不批復她“報告”。13.關于數(shù)字和英文。標題、正文中所有阿拉伯數(shù)字與英文，建議采用TimesNewRoman字體。當代社會生活中浮現(xiàn)事物、現(xiàn)象、事件，名稱書寫形式中包括阿拉伯數(shù)字，已經(jīng)廣泛使用而穩(wěn)定下來，應采用阿拉伯數(shù)字。如：“7?5”事件、“12?5”槍擊案。但是，漢語中長期使用已經(jīng)穩(wěn)定下來包括中文數(shù)字形式詞語，應采用中文數(shù)字，如：五四運動、“一?二八”事變、“一二?九”運動。如果要突出莊嚴典雅表達效果，應使用中文數(shù)字。如十一屆全國人大一次會議，不應寫為“11屆全國人大1次會議”；十八屆四中全會，不應寫為“18屆4中全會”。兩個數(shù)字連用表達概數(shù)時，兩數(shù)之間不用頓號“、”隔開。如“美國法官平均年齡四十五六歲，中華人民共和國法官大多二十七八歲”，不應是“美國法官平均年齡四十五、六歲，中華人民共和國法官大多二十七、八歲”。14.關于頓號。關于標有引號并列成分之間、標有書名號并列成分之間普通不用頓號。例1：她在現(xiàn)場打出“不加工資司法改革就是耍流氓”“從優(yōu)待警必要貫徹”等橫幅。例2：這些人覺得看幾本《政法筆記》《送法下鄉(xiāng)》《法邊馀墨》就理解中華人民共和國司法了。但是，若有其她成分插在并列引號之間或并列書名號之間（如引語或書名號之后尚有括注），宜用頓號。例1：李白“白發(fā)三千丈”（《秋浦歌》）、“朝如青絲暮成雪”（《將進酒》）都是膾炙人口詩句。例2：辦公室里訂有《人民日報》（海外版）、《光明日報》和《時代周刊》等報刊。15.關于書名號。書名號形式有雙書名號“《》”和單書名號“〈〉”兩種。當書名號中還需要書名號時，里面一層用單書名號，外面一層用雙書名號。例如，歡迎訂閱《〈最高人民法院關于全面深化人民法院改革意見〉讀本》。最容易浮現(xiàn)錯誤，是用尖括號或數(shù)學中“不不大于號”或“不大于號”代替單書名號，如《＜最高人民法院關于全面深化人民法院改革意見＞讀本》。16.關于連接號。連接號形式有短橫線“-”、一字線“一”和浪紋線“～”三種。標示有關項目（如時間、地區(qū)等）起止，普通用一字線，有時也可用浪紋線。實踐中常用錯誤是用短橫線代替一字線，如《人民法院第四個五年改革綱要（-）》，對的表述應當是《人民法院第四個五年改革綱要（—）》。17.關于地理名稱。地名普通用全稱，依照狀況注明所在省、市、縣。如果一種地方有幾種名稱，要使用國家行政機關承認正規(guī)名稱。如果后續(xù)內容涉及臺灣、香港地區(qū)，就不要以“其她國家”指代，可以稱“其她國家和地區(qū)”。在規(guī)范性文獻中，更需注意，以免歧義。如某司法解釋本來表述為：“外國人、無國籍人以及港澳臺居民未依法獲得就業(yè)證件即與中華人民共和國境內用人單位訂立勞動合同，當事人祈求確認與用人單位存在勞動關系，人民法院不予支持”。后經(jīng)研究，修改為“外國人、無國籍人未依法獲得就業(yè)證件即與中華人民共和國境內用人單位訂立勞動合同，以及香港特別行政區(qū)、澳門特別行政區(qū)和臺灣地區(qū)居民未依法獲得就業(yè)證件即與內地用人單位訂立勞動合同，當事人祈求確認與用人單位存在勞動關系，人民法院不予支持”。18.關于頁面設立和頁碼。普通規(guī)定為每頁22行，每行28字。詳細設立是：在Word文檔頁面設立里，左右頁邊距可將默認3.17改為2.7；上下頁邊距改為上3.4，下2.2；正文行間距固定值為28.8磅。頁碼普通應當用“宋體，四號，半角”阿拉伯數(shù)字，數(shù)字左右各放一條一字線。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應當持續(xù)編排。19.關于常用錯字。如“截至”和“截止”、“制定”和“制定”、“做”和“作”。20.關于可讀性。寫作自身就是一門大學問，公文寫作雖然枯燥，卻有許多講究。這里不詳細展開，僅提供若干心得體會：（1）段落之前，最佳有主題句，讓人明白你這一段在說什么。（2）文字最佳簡潔有力，少用長句，每句話最長不超過一行半，超過八行就可考慮分段。超過半頁紙仍不分段，就得考慮在段落內劃分層次。（3）公文不是論文，不要大談學理。（4）刪掉一半“、地、得”，可以保證文字更有節(jié)奏感。（5）少用“其、該、之、前者、后者”等法律