企業(yè)級項目管理體系建立步驟

企業(yè)級項目管理體系建立步驟

【導(dǎo)讀】：在企業(yè)明確了關(guān)鍵任務(wù)和總體的項目路線圖之后，下一步就需要明確項目路線圖中各個步驟所采用的專業(yè)工程方法，在生產(chǎn)制造中就是指生產(chǎn)工藝，在建筑工程中就是指建筑工程施工規(guī)范，在軟件開發(fā)中就是指軟件工程方法，等等。項目路線圖中各個步驟可能差異很大，例如一個訂單加工的流程，可能包括不同的工序，每個工序的加工方法可能都不相同，它們的工程方法也都是不同的，所以就可能需要針對項目路線圖中不同的步驟，明確各自的工程方法規(guī)范。這樣，一個關(guān)鍵任務(wù)的整個處理流程中，就可能會包含多種不同工程方法。企業(yè)需要對這些用到的工程規(guī)范，都要做出詳細(xì)的定義。其中，產(chǎn)品管理線，主要是圍繞產(chǎn)品進(jìn)行管理的，關(guān)注的是產(chǎn)品生命周期，關(guān)注項目的成果。產(chǎn)品設(shè)計部門、產(chǎn)品生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗部門等，一般都可以歸屬為產(chǎn)品管理線。項目管理線，主要是圍繞項目過程的，關(guān)注的是項目的生命周期，一般企業(yè)中有的通過部門來管理項目，也有成立專門的項目管理辦公室(PMO)來管理項目的。資源管理線，主要是對公司內(nèi)外部資源進(jìn)行管理的，一般包括人力資源部、財務(wù)部、采購部、IT部門等，一些企業(yè)中有類似行政部的部門，其實也管理著許多不可或缺的內(nèi)部資源。產(chǎn)品管理企業(yè)決策的核心就是決定提供什么產(chǎn)品和怎么提供。廣義地說，凡是能夠為企業(yè)帶來主營業(yè)務(wù)收入的，都是產(chǎn)品。產(chǎn)品管理主要是對產(chǎn)品生命周期的管理，產(chǎn)品的生命周期一般包括四個階段：引入期、成長期、成熟期和衰退期，在不同的階段中，市場對產(chǎn)品的反應(yīng)不同，其銷售特點不同，因而產(chǎn)品管理的重點也不相同。當(dāng)一個創(chuàng)新的產(chǎn)品經(jīng)過這四個階段后，可以通過產(chǎn)品的升級換代進(jìn)入下一個生命周期。產(chǎn)品管理一定是企業(yè)中貫穿各項活動的主線，只有做好產(chǎn)品管理，才能真正做好市場分析、新產(chǎn)品策略、營銷體系、風(fēng)險控制、資金管理、成本核算，以及人力資源管理和績效管理等一系列工作。因此，產(chǎn)品管理是做好其他各項管理工作的重要基礎(chǔ)。前面提到過，產(chǎn)品可以被劃分為有形產(chǎn)品和無形產(chǎn)品，有形產(chǎn)品和無形產(chǎn)品的根本區(qū)別，就在于其能否儲存。有形產(chǎn)品可以儲存，所以其制造過程和交付過程是可以分離的，我們?nèi)粘９ぷ骱蜕町?dāng)中所用到的有形產(chǎn)品，往往都是在工廠制造出來后，經(jīng)過許許多多的流通環(huán)節(jié)，才到達(dá)最終消費者的手中。而無形產(chǎn)品則不能儲存，所以其制造過程和交付過程是不能分離的，例如我們?nèi)ヂ犚魳窌魳芳业难葑噙^程，既是制造過程，也是交付過程，消費者得到的是這種過程中的體驗。如果從這個角度來理解產(chǎn)品和服務(wù)，那么我們平時所說的“服務(wù)”的概念就過于寬泛，在大家平時所理解的服務(wù)概念中，有相當(dāng)一部份實際上是提供項目行動，通過服務(wù)——項目行動來交付有形產(chǎn)品，只有某些服務(wù)才真正是交付無形產(chǎn)品的。這種劃分方法與有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的劃分方法并不相同，例如軟件產(chǎn)品屬于無形資產(chǎn)，但由于它是可以儲存的，其開發(fā)和交付是完全可以分離的，所以軟件產(chǎn)品也是屬于有形產(chǎn)品。我們在這里，就用產(chǎn)品表示有形產(chǎn)品，用服務(wù)表示無形產(chǎn)品。有的企業(yè)主要生產(chǎn)產(chǎn)品，有的企業(yè)主要提供服務(wù)，還有的企業(yè)同時提供產(chǎn)品和服務(wù)。產(chǎn)品與服務(wù)在市場中往往是需要互相配合的。例如在IT市場中，有的公司專注軟、硬件產(chǎn)品的研發(fā)，有的公司專門從事專業(yè)咨詢服務(wù)，有的公司作系統(tǒng)集成服務(wù)。同時，有的公司既開發(fā)產(chǎn)品，也從事系統(tǒng)集成，同時還兼顧咨詢。隨著市場專業(yè)分工越來越細(xì)，大公司內(nèi)部的專業(yè)化趨勢也日漸明顯，產(chǎn)品部門可以把產(chǎn)品同時提供給本公司的服務(wù)部門和其他集成公司，咨詢部門可以參與其他公司的項目咨詢，而市場部門也可以銷售非本公司的產(chǎn)品。我們可以重點分析一下IT行業(yè)中的產(chǎn)品公司和集成公司這兩種角色，在一個完整的解決方案中的配合關(guān)系：產(chǎn)品公司：專注產(chǎn)品的研發(fā)和升級換代。產(chǎn)品公司在設(shè)計產(chǎn)品時，面對的不是單一客戶的具體需求，它所看好的是一個市場，產(chǎn)品公司的格言是：“我的產(chǎn)品誰都能用”。產(chǎn)品公司只有通過產(chǎn)品的反復(fù)銷售，才能分?jǐn)偖a(chǎn)品研發(fā)的成本。因此，產(chǎn)品公司往往通過各種銷售渠道進(jìn)行銷售，特別是與系統(tǒng)集成公司保持著密切的合作關(guān)系。產(chǎn)品公司與集成公司雖然有著良好的合作關(guān)系，但往往都不是唯一的綁定在一家集成公司上，而是希望最好無論誰的解決方案中都有我的產(chǎn)品。產(chǎn)品公司與集成公司形成了多對多的關(guān)系，他們之間往往都建立有戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，但只有在具體的項目中，才有可能形成實際的業(yè)務(wù)合作。集成公司：集成公司往往是以客戶為中心的，根據(jù)客戶的需求來組合產(chǎn)品，形成面向客戶的解決方案，并負(fù)責(zé)組織實施。集成公司依賴最終客戶的特征是非常明顯的，需要對客戶所要解決的問題具有非常清晰的認(rèn)識，不論如何選擇產(chǎn)品和組織解決方案，其目的都是要為客戶解決實際問題。集成公司的格言是：“我什么都能做”。因此，集成公司在選擇產(chǎn)品過程中，雖然有自己的偏好，但更多的還是要看客戶的需要，一般也不把自己唯一的與某個產(chǎn)品捆綁起來，以保持自己的靈活性。這對于集成公司來說是必須的。在很多大企業(yè)中，都有自己的IT部門，企業(yè)內(nèi)部所使用的各類信息系統(tǒng)，由自己的IT部門負(fù)責(zé)開發(fā)，有的還將自己的IT部門變成獨立的IT公司，甚至可以將開發(fā)的軟件產(chǎn)品在市場中進(jìn)行銷售。這種企業(yè)內(nèi)部的IT部門，需要同時向企業(yè)提供產(chǎn)品和服務(wù)，不僅要開發(fā)產(chǎn)品，還要將各類不同的產(chǎn)品有效的組織成解決方案，幫助企業(yè)解決問題，所以內(nèi)部IT部門往往同時扮演著產(chǎn)品供應(yīng)商和系統(tǒng)集成商的雙重角色。企業(yè)內(nèi)部的IT部門當(dāng)然主要是為企業(yè)自身服務(wù)的，企業(yè)甚至可能是產(chǎn)品的唯一用戶，所以在很多企業(yè)中存在著忽視內(nèi)部產(chǎn)品管理的問題，因為產(chǎn)品被不同客戶反復(fù)使用的機(jī)會并不大。但是我們要看到，即使產(chǎn)品只為這唯一的客戶所使用，客戶的需求也是隨著外部市場發(fā)展和內(nèi)部管理提高而不斷變化的，這種不斷變化的需求，也會導(dǎo)致產(chǎn)品經(jīng)歷從引入到成長、從成長到成熟，最后再到衰退，被新的產(chǎn)品所取代的過程，同樣也會經(jīng)歷產(chǎn)品的整個生命周期。有些內(nèi)部的信息系統(tǒng)是同時支持許多管理部門使用的，在一個管理部門內(nèi)還有不同角色的用戶的不同要求，這些都可以被視為不同的內(nèi)部客戶。企業(yè)對于產(chǎn)品的投資回報還是要進(jìn)行評價的。因此，無論是內(nèi)部使用還是對外銷售，產(chǎn)品管理都是不能缺少的。對于主要提供服務(wù)的企業(yè)來說，企業(yè)提供的服務(wù)也是需要預(yù)先進(jìn)行設(shè)計的，例如旅行社的導(dǎo)游服務(wù)，可供游客選擇的每條旅游線路，其實都是一種服務(wù)產(chǎn)品，銀行設(shè)計的每一種金融服務(wù)，其實也是一種服務(wù)產(chǎn)品，企業(yè)同樣要對這些產(chǎn)品進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計、銷售、評價等管理工作，只是這些產(chǎn)品的交付過程，實際就是生產(chǎn)過程。因此，當(dāng)一項服務(wù)內(nèi)容需要被客戶反復(fù)使用時，也同樣需要做好產(chǎn)品管理。在產(chǎn)品管理中，一般都需要使用產(chǎn)品的路線圖(Roadmap)來定義產(chǎn)品的發(fā)展歷程。典型的路線圖包含的信息有：當(dāng)前的穩(wěn)定版本、正在開發(fā)中的版本、下一次發(fā)布的版本所包括的功能，以及下一版本的發(fā)布日期。通過預(yù)先定義產(chǎn)品路線圖，對產(chǎn)品的發(fā)展過程做出規(guī)劃，對新產(chǎn)品開發(fā)直接提供指導(dǎo)和要求。在產(chǎn)品管理中，一項非常重要的內(nèi)容就是設(shè)計產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝。每一種產(chǎn)品都需要特定的產(chǎn)品生產(chǎn)工藝過程才能生產(chǎn)出來。例如機(jī)械加工、建筑工程、汽車裝配、軟件開發(fā)等等，每種產(chǎn)品的生產(chǎn)過程都必須遵循一定的專業(yè)過程，這種生產(chǎn)工藝是與產(chǎn)品密切相關(guān)的。即使是在提供的服務(wù)當(dāng)中，也同樣存在產(chǎn)品生產(chǎn)工藝。在一些服務(wù)產(chǎn)品中，對服務(wù)過程和方法的設(shè)計，其實就是生產(chǎn)工藝，例如在企業(yè)ERP系統(tǒng)的實施服務(wù)中，許多咨詢公司都提供了自己的方法論，這種方法論就成為了該公司提供服務(wù)的工藝工程。產(chǎn)品生產(chǎn)工藝決定了產(chǎn)品的生產(chǎn)過程，服務(wù)的方法論決定了服務(wù)的過程，如果不遵守生產(chǎn)工藝特點的基本規(guī)律，就可能無法制造出預(yù)期的產(chǎn)品，也難以提供預(yù)期的服務(wù)成果。對項目管理而言，就是由不同生產(chǎn)工藝決定的項目活動的硬邏輯(hardlogic)不同，所要求的資源也不同，從而具體項目過程和具體管理要求也就存在不同。因此，雖然項目管理方法作為一種方法論，具有著普遍意義，但是在具體企業(yè)環(huán)境中的項目管理，還需要與具體項目內(nèi)容的專業(yè)特點相結(jié)合，才能使其落到實處，具有可操作性。正是項目管理的這一特點，要求企業(yè)必須首先具備產(chǎn)品管理的規(guī)范，項目管理的過程必須能夠體現(xiàn)并滿足產(chǎn)品管理規(guī)范的要求，產(chǎn)品管理規(guī)范至少包括工藝過程的規(guī)范和成果質(zhì)量的規(guī)范，由此來指導(dǎo)、約束項目的過程和成果。因此，作為企業(yè)中的產(chǎn)品管理來說，要對本企業(yè)的產(chǎn)品生命周期有著清晰的規(guī)劃，對產(chǎn)品特性有著深刻的剖析，對產(chǎn)品工藝特點有著詳細(xì)的描述，對產(chǎn)品質(zhì)量有著明確的規(guī)范，并對項目中的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗。對應(yīng)著這些管理職能，在企業(yè)中經(jīng)常可能存在對應(yīng)的職能部門，例如專門負(fù)責(zé)整體產(chǎn)品架構(gòu)規(guī)劃和產(chǎn)品設(shè)計的部門，專門負(fù)責(zé)質(zhì)量保證(QA)或質(zhì)量控制(QC)的質(zhì)量管理部門等。項目管理項目管理線關(guān)注的是對項目生命周期的管理。企業(yè)要建立企業(yè)級的項目管理體系，包括企業(yè)項目管理體系的規(guī)劃、項目管理的制度和流程、企業(yè)項目管理的方法和工具、企業(yè)項目管理隊伍建設(shè)等一系列的內(nèi)容，并在整個企業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行項目間的協(xié)調(diào)，包括項目的選擇、項目資源協(xié)調(diào)、項目監(jiān)控等。本書所闡述的，就是如何加強(qiáng)項目管理線的工作，與企業(yè)的產(chǎn)品管理和資源管理相結(jié)合，建立企業(yè)級的項目管理信息系統(tǒng)。為了在公司內(nèi)保證企業(yè)級的項目管理工作穩(wěn)步、有序的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)應(yīng)該有相應(yīng)的職能部門負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)的項目管理的工作，在有的企業(yè)內(nèi)具有統(tǒng)一的項目實施部門，企業(yè)的主要項目幾乎都由這個部門負(fù)責(zé)管理，那么這個部門實際上也就承擔(dān)著企業(yè)內(nèi)對項目管理線的管理工作，而有的企業(yè)中多個部門都有項目實施的任務(wù)，此時通常會成立項目管理辦公室(或類似機(jī)構(gòu))，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)項目管理體系的建設(shè)和項目的協(xié)調(diào)、監(jiān)控的職能。這樣一個職能機(jī)構(gòu)對于建立企業(yè)級的項目管理體系來說，是必不可少的。資源管理在企業(yè)的項目生產(chǎn)活動中，企業(yè)有義務(wù)為項目提供資源。在一個項目中，所有的項目任務(wù)都是需要資源來完成的，所有的項目成本都是由資源產(chǎn)生的，因此資源管理在項目管理中占有非常重要的地位，而企業(yè)為項目提供資源的能力，直接影響著企業(yè)中的所有項目。我們以一個軟件開發(fā)企業(yè)為例，來看一下企業(yè)的資源管理是如何影響項目的。在軟件開發(fā)項目中，首先就是人力資源。企業(yè)中已經(jīng)存在很多軟件開發(fā)人員，這些軟件開發(fā)人員完全可以直接用來支持軟件開發(fā)項目，但實際情況并非總是這樣。企業(yè)現(xiàn)有的開發(fā)人員有的需要去做售后服務(wù)，為客戶提供技術(shù)支持;有的剛剛接觸該類型軟件的開發(fā)，對于所需要的開發(fā)技術(shù)方法還需要學(xué)習(xí);有的雖然有一定的技術(shù)基礎(chǔ)，但是對于該類型軟件中的應(yīng)用邏輯完全沒有概念，需要大量的時間從前期的文檔中學(xué)習(xí)、理解相關(guān)的應(yīng)用要求;還有的人員早已安排休假計劃，不能按要求參加項目工作;等等。因此人力資源往往是具有很大的不確定性，特別是在智力密集型的項目中，人力資源不單是體力，更重要的是智力，而智力的差別往往更難以把握。因此，對于企業(yè)的人力資源管理部門來說，就需要能夠根據(jù)企業(yè)主流產(chǎn)品和項目的特點，有針對性的做好人力資源準(zhǔn)備，并且隨時能夠動態(tài)的跟蹤到人力資源的工作安排，掌握其工作負(fù)荷狀況，及時、準(zhǔn)確的為項目提供可用資源的信息。技術(shù)資源也是軟件開發(fā)中的必要條件。企業(yè)要設(shè)法為項目提供軟件開發(fā)的技術(shù)環(huán)境，包括服務(wù)器、筆記本電腦等硬件環(huán)境、局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、開發(fā)所需的開發(fā)工具、數(shù)據(jù)庫等軟件。這些技術(shù)資源中，有些是屬于企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施，往往都會由內(nèi)部的IT部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)提供支持，而有些則是屬于具體項目中的特殊要求，企業(yè)要設(shè)法提供這些資源。人員工作環(huán)境有時也是項目中的必要資源。當(dāng)企業(yè)的開發(fā)項目在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行時，就需要企業(yè)為項目中的人員提供辦公場地，包括工位、辦公家具、辦公用品、工作餐等，如果項目組在異地，那么項目組還需要考慮項目組人員的住宿、交通等問題，這些基本條件是項目組人員能安心、正常工作的重要前提。在企業(yè)中往往有行政部門負(fù)責(zé)管理這類資源，這類資源表面上很普通，但也同樣會對項目的順利進(jìn)行產(chǎn)生直接的影響。項目費用是任何項目都不可或缺的重要資源。項目資源最終都會體現(xiàn)為項目成本，我們這里所說的項目費用，則是特指那些企業(yè)允許由項目組直接支配的費用，項目中有大量活動都需要直接的項目費用來支持，例如差旅費、工作餐費等，只有允許項目組自主支配一定量的項目費用，才能使項目組具有一定的靈活性，提高項目組的工作效率。企業(yè)中一般都是由財務(wù)部門為項目提供直接的項目費用。以上資源主要都是企業(yè)已經(jīng)具備的、由企業(yè)直接提供給項目，但是在很多實際的項目當(dāng)中，企業(yè)經(jīng)常不能完全提供項目所需的全部資源，有很多資源都需要從外部采購。例如有的通過合作、租人的方式為項目采購人力資源，有的通過購買、租賃的方式為項目獲得技術(shù)資源，還有的通過融資的方式獲得項目資金。企業(yè)必須具備從市場隨時獲取資源的能力，才能保證有效的支持各種不同的項目資源需求。在企業(yè)中往往有商務(wù)部門專門負(fù)責(zé)從外部采購資源的工作。項目具有臨時性和動態(tài)性的特點，這時的企業(yè)就需要盡可能適應(yīng)這種特點，大幅削減企業(yè)的固定成本，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，同時還要能保證企業(yè)的核心競爭能力。因此，企業(yè)的各項資源管理的職能，就需要有能力識別出企業(yè)必須穩(wěn)定持有的核心資源，分辨出可以臨時從市場中獲取到的輔助資源，建立和培養(yǎng)穩(wěn)定的核心資源，建立獲取外部輔助資源的方法和渠道，能夠及時、有效的滿足項目的資源需求。三條管理線在項目中交匯在建立這三條管理線時，他們之間有一定的順序關(guān)系，通常是先決定產(chǎn)品管理線的基本要求，然后根據(jù)產(chǎn)品管理的基本要求，決定項目過程管理的要求，再根據(jù)產(chǎn)品管理和項目