業(yè)主檔案管理作業(yè)規(guī)程及細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)

業(yè)主檔案管理作業(yè)規(guī)程及細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)1.0目的規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作2.0適用范圍適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的動(dòng)靜態(tài)管理。3.0職責(zé)3.1客服中心管家服務(wù)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。3.2客服中心客服接待負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管和跟蹤。4.0程序要點(diǎn)4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》。4.1.2《物業(yè)使用守則》4.1.3經(jīng)業(yè)主簽署后的《花園鑰匙移交簽收表》4.1.4經(jīng)業(yè)主簽署后的《花園業(yè)主入伙資料簽收表》4.1.5經(jīng)業(yè)主登記后的《花園業(yè)主檔案登記表》4.1.6經(jīng)業(yè)主簽署后的《花園交房驗(yàn)收單》4.1.8業(yè)主二次裝修相關(guān)檔案。4.1.9《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。4.1.10業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。4.1.11報(bào)修管理相關(guān)檔案。4.1.12住戶(hù)投訴相關(guān)檔案。4.1.13住戶(hù)鑰匙管理相關(guān)檔案。4.1.14住戶(hù)咨詢(xún)相關(guān)檔案。4.1.15公共性服務(wù)費(fèi)收取相關(guān)檔案。4.1.16業(yè)主房屋變更相關(guān)檔案。4.1.18業(yè)主特約服務(wù)相關(guān)檔案。4.1.19其他應(yīng)保存的資料，所有記錄表單印有編號(hào)，不得任意撕毀。4.2檔案柜的制作。4.2.1根據(jù)檔案柜內(nèi)存放的資料內(nèi)容準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出管理處名稱(chēng)、檔案名稱(chēng)、檔案內(nèi)容及保管位置等內(nèi)容。4.2.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案柜左側(cè)立面距頂部3cm的位置上。4.3業(yè)主檔案袋的制作。4.3.1準(zhǔn)備適量的信封。4.3.2信封上寫(xiě)上業(yè)主的房號(hào)、姓名。4.3.3將業(yè)主相關(guān)資料放于檔案袋內(nèi)，存放入檔案柜中的檔案夾內(nèi)。4.4業(yè)主檔案夾的制作。4.4.1準(zhǔn)備適量的檔案夾。4.4.2將寫(xiě)有“房號(hào)”的標(biāo)貼紙夾在檔案夾封面上。4.5將業(yè)主的檔案袋存放在相應(yīng)的檔案夾內(nèi)。4.6將各業(yè)主的檔案夾按棟號(hào)的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。4.7按檔案夾內(nèi)的各業(yè)主的檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：業(yè)主姓名、戶(hù)籍號(hào)碼、入伙時(shí)間、序號(hào)、文件名稱(chēng)、文件頁(yè)數(shù)，貼在信封上。4.8業(yè)主檔案的跟蹤。4.8.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，客戶(hù)服務(wù)中心客服接待應(yīng)將變化記錄在業(yè)主檔案中：a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；b)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。4.8.2對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主，管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立“業(yè)主檔案”，并對(duì)原業(yè)主的檔案保管期三年。4.9業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，持行政服務(wù)部發(fā)出的《檔案查閱/借閱/復(fù)印審批表》至客戶(hù)服務(wù)中心客服接待處辦理登記手續(xù)后方可查閱。4.10業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。4.11具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。4.12本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶(hù)服務(wù)中心客服接待績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。5.0記錄（永久保存）5.1《業(yè)主檔案目錄》6.0相關(guān)文件支持6.1《記錄控制程序》

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