5.ISO9001-2015文件控制程序05

汕頭市鴻志電子有限公司程序文件文件編號(hào)：HZ/EQP-05版本：E/0頁(yè)碼：共4頁(yè)第1頁(yè)標(biāo)題：文件控制程序1．目的對(duì)公司內(nèi)所有與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保文件的充分性和適宜性，確保在文件的各相關(guān)場(chǎng)所得到適用文件的有效版本。2．范圍適用于與公司質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制。3．術(shù)語(yǔ)本程序采用GB/T19001-2016和GB/T24001-2016標(biāo)準(zhǔn)中所采用的術(shù)語(yǔ)和定義。4職責(zé)4．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)、質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)和指標(biāo)及程序文件。4．2質(zhì)量環(huán)境管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)的審核和程序文件的審批。4．3管理者代表負(fù)責(zé)歸口的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和檢驗(yàn)文件的批準(zhǔn)。各部門(mén)負(fù)責(zé)與其相關(guān)質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件的編制、使用、收集、保管、整理及歸檔。品管部負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放、更改、作廢回收及歸檔。行政部配合。4．4管理者代表及品管部負(fù)責(zé)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。品管部歸口負(fù)責(zé)文件控制。4．5各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。5．程序5．1文件分類(lèi)及保管5．1．1質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)/程序文件，由品管部分別備案保存；發(fā)放各部門(mén)使用。a．其他質(zhì)量環(huán)境第三級(jí)體系文件：可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)輸出文件或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、環(huán)境管理方案等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。由各相應(yīng)的部門(mén)保存、使用。品管部統(tǒng)一管理，備案。b．公司級(jí)行政管理文件，如各種行政管理制度、部分外來(lái)的管理性文件，包括與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等，由行政部保存。5．2文件的編號(hào)5．2．1文件編號(hào)按下述規(guī)則要求執(zhí)行：●．質(zhì)量管理手冊(cè)：HZ/QM001；環(huán)境管理手冊(cè)：HZ/EM001程序文件:HZ/QP+順序號(hào)(適用于質(zhì)量)HZ/EP+順序號(hào)(適用于環(huán)境)HZ/QEP+順序號(hào)(同時(shí)適用于質(zhì)量、環(huán)境)工作文件：HZ/QW+順序號(hào)；質(zhì)量/環(huán)境規(guī)范HZ/QC-GL+順序號(hào)汕頭市鴻志電子有限公司程序文件文件編號(hào)：HZ/QEP-05版本：E/0頁(yè)碼：共4頁(yè)第2頁(yè)標(biāo)題：文件控制程序5．3文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放5．3．1文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的。5．3．2質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)由品管部負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，由管理者代表審核，最后由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，統(tǒng)一由品管部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。程序文件由品管部組織編寫(xiě)，管理者代表審批。5．3．3工作文件（作業(yè)指導(dǎo)書(shū)）由各部門(mén)主管組織編寫(xiě)、匯總，由管理者代表審批。統(tǒng)一由品管部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。5．3．4文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)《文件發(fā)放、回收記錄》。應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都應(yīng)得到適用文件的有關(guān)版本。5．4文件的受控狀況文件分為：“受控”和“非受控”兩大類(lèi)。凡與質(zhì)量、環(huán)境管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，對(duì)這些文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收及作廢等均應(yīng)受到控制，由各主管部門(mén)按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。采用紅色“受控”章。5．5文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制5．5．1質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)的更改由品管部組織進(jìn)行，填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改。品管部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。程序文件更改由管理者代表審批。5．5．3其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門(mén)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》，由管理者代表審批，再由品管部進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。5．5．4對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)的修訂狀態(tài)，采用本質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)中文件修改記錄表進(jìn)行識(shí)別，對(duì)其他文件的修訂應(yīng)由品管部保留文件修改的有關(guān)記錄。按版次修改次數(shù)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。5．5．5所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門(mén)收回，以確保有效文件的唯一性。5．6文件的領(lǐng)用a．應(yīng)經(jīng)相應(yīng)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用文件，領(lǐng)用者應(yīng)填寫(xiě)《文件發(fā)放、回收記錄》；b．因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；品管部作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。汕頭市鴻志電子有限公司程序文件文件編號(hào)：HZ/QEP-05版本：E/0頁(yè)碼：共4頁(yè)第3頁(yè)標(biāo)題：文件控制程序5．7文件的保存、作廢與銷(xiāo)毀5．7．1文件的保存a．所有文件都必須分類(lèi)存放在于干燥通風(fēng)，安全的地方。b．各部門(mén)文件由本部門(mén)保管。品管部不定期對(duì)各部門(mén)文件保管情況進(jìn)行檢查。對(duì)受控文件，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)本部門(mén)使用文件的《受控文件清單》。c．任何人不得在受控文件上亂涂畫(huà)改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。5．7．2文件的作廢與銷(xiāo)毀a．所有失效或作廢文件由相關(guān)部門(mén)及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，交回品管部加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。b．如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)在文件封面加蓋紅色“作廢”印章，并標(biāo)注“僅供參考”；c．對(duì)要銷(xiāo)毀的作廢文件，由品管部統(tǒng)一處理，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，品管部銷(xiāo)毀。5．7．3文件的復(fù)制復(fù)制文件者應(yīng)由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向品管部復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由品管部登記編號(hào)，并加蓋紅色“受控”印章。5．8外來(lái)文件的控制5．8．1收到外來(lái)文件的部門(mén)，需識(shí)別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。重要文件交行政部登記。5．8．2品管部負(fù)責(zé)收集與產(chǎn)品有關(guān)的國(guó)家、行業(yè)、地方、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)及法律、法規(guī)等的最新版本，統(tǒng)一編號(hào)、加蓋“外來(lái)文件”和紅色受控印章，并負(fù)責(zé)分發(fā)到相關(guān)部門(mén)使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)回收。5．8．3各部門(mén)要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的外來(lái)文件填入《外來(lái)文件一覽表》，并報(bào)品管部備案。5．9為保證文件的適宜性，品管部應(yīng)根據(jù)需要及時(shí)組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件進(jìn)行評(píng)審，各部門(mén)結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行5.5條款規(guī)定。汕頭市鴻志電子有限公司程序文件文件編號(hào)：HZ/QEP-05版本：E/0頁(yè)碼：共4頁(yè)第4頁(yè)標(biāo)題：文件控制程序5．10對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。5．11記錄是一種特殊的文件，應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》的有關(guān)規(guī)定。6．相關(guān)文件6．1《記錄控制程序》7．記錄7．1《文件發(fā)放、回收記錄》7．2《部門(mén)受