辦公室管理簡答題

一、簡答題：1〔〕〔〕〔3〕效勞性2〔〕辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上言技巧?！病骋荛_以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德標準約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導。3〔〕必需明確每臺設(shè)備的具體用途，生疏把握其操作程序，嚴格依據(jù)使用說明書的要求進展操作。必需明確專人專責專管制度，嚴禁任務(wù)人任憑使用，除非配置給個人專用或指定公用的。留意安全，留意節(jié)電，留意衛(wèi)生，留意定期保養(yǎng)，留意每次使用的極限。未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。C5C%%5米左右有效影響距離。假設(shè)不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。4、簡述在貯存間存儲辦公用品時的留意事項?！病迟A存需要的面積取決于單位的大小；物品的下面或后面等；貯存辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便簡潔找到；辦公用品保存在枯燥和通風良好的房間中。假設(shè)存放在潮濕環(huán)境中，將導致紙張不能正常的送入打印機或復印機中；訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。5〔〕預備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求；實施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果；完成階段，主要是撰寫調(diào)研報告。6〔〕〔〕〔〕〔〕〔〕互聯(lián)網(wǎng)督查。7〔〕辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。依據(jù)由遠及近的挨次將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活開工作環(huán)境。8〔〕定時翻開信箱，準時處理電子郵件；重要信訪，準時報請；轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦；網(wǎng)絡(luò)保密，脫機閱讀。〔〕重要及緊急——必需馬上做。緊急但不重要——在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。重要但不緊急——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)當當成緊急的事去做，而不是拖延。既不緊急也不重要〔比方消遣、消遣等事情〕——有閑工夫再說。其次步，站在領(lǐng)導角度考慮問題；第四步，牢記擬寫公文要素及要求；第五步，符合國家公文格式標準。其次，懇求什么問題——提出請示的主題內(nèi)容；第四，懇求上級回復——結(jié)尾用語的使用；第五，有無附件需要說明——依據(jù)需要確定使用附件與否?！病承Ｕ?、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等錯漏；解決統(tǒng)行、倒板、編面等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間連接以及頁碼編排問題；進一步審核定稿中的疏漏，覺察問題準時提交有關(guān)領(lǐng)導人或撰稿人處理；需要使用標準校對符號；對于重要的或者大量印刷的公文，應(yīng)實施三校，四校，以確保公文的正本不出過失?！病骋罁?jù)肯定的規(guī)章建立電子公文的過程；辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進展收發(fā)、批閱等相關(guān)操作；交換：按始發(fā)者意圖進展跨系統(tǒng)的公文傳遞；歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案治理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲；銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。答：一、公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素是：主體：社會組織；客體：公眾；公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)；整體統(tǒng)一?！病硶h是否確有召開的客觀必要性；會議目的和會議風氣是否端正；會議時機是否已經(jīng)成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；各項預備工作是否已經(jīng)預備充分，包括軟件和硬件。〔〕溝通信息，互通情報；發(fā)揚民主，科學決策；增加友情，促進團結(jié)；統(tǒng)一生疏，協(xié)調(diào)行動；帶動消費，促進經(jīng)濟。〔〕會前的最終檢查：工作認真負責、細心、急躁；組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)；做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝通協(xié)調(diào)力量強；會議記錄與保密：業(yè)務(wù)素養(yǎng)與原則性；會議后勤保障：聽從安排協(xié)作意識好。18、提高會議質(zhì)量的主要方法和措施答：二、案例題1〔〕；在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠某領(lǐng)導，以至落到為難的境地；兩位領(lǐng)導都作了指示，假設(shè)張通情達理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；假設(shè)不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導分別自我檢討，再建議兩位協(xié)商一個方法遵照執(zhí)行；假設(shè)沖突不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理懇求，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2答：一、她的犯的一個錯，分別是：該問的沒有問〔指對方狀況，手套的需要量；該記的沒有記錄〔對的姓名、公司、號碼；該說的沒有說〔沒有準時向上級匯報；不該說的卻說了〔價格上的自作主見，不向上司懇求；〔即使自己自作主見拒絕了對方，犯了錯誤，也沒有必要告知上司，使自己陷入被辭退的境地。二、她在禮儀方面還犯了以下兩點錯誤：鈴響了沒有自報家門；不等對方說完，就“啪“掛上。3文秘人員接聽時，首先應(yīng)做些什么？完畢后又應(yīng)做些什么？答：文秘人員接聽時，首先應(yīng)自報家門。掛斷應(yīng)當遵循“誰先打出誰先掛“的原則。丁秘書做錯了。假設(shè)你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎么說？答：丁秘書在朱磊其次次來電時，就應(yīng)告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應(yīng)當說經(jīng)與經(jīng)理匯報過，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后不要來了。假設(shè)狀況有了變化，我會主動文秘人員怎樣審查來電？上體做法怎樣？打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想方法拒確定方。文秘人員替上司審查來電時應(yīng)遵偱什么原則？答：在中應(yīng)既做到為領(lǐng)導“擋駕“，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。4〔〕不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧“，辦公室人員不能替上司做主；接待來訪者應(yīng)細心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；對提重要建議的來訪者，應(yīng)認真記錄，匯報給上司；應(yīng)熱忱，不能對來訪者冷嘲熱諷；對言辭劇烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；110。5〔〕仆人和客人之間，應(yīng)當仆人先伸手；哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下“；客人應(yīng)當坐后排，小李應(yīng)當坐副駕駛座；客人公司的一些內(nèi)部狀況、個人收入、福利和家庭狀況等是不適宜的話題；應(yīng)當與客人談一些適宜的話題，如天氣、風土人情、聞等。6〔〕應(yīng)當搞清楚銷售員的人數(shù)和姓名，預備這份名單；打印好書面通知；在3天內(nèi)，當面發(fā)放通知或通知〔中需要對方確認時間、地點、內(nèi)容等〕到名單上的每個人；通知不能寫在布告欄里，可能不被人留意；通知上應(yīng)寫清會議的時間〔開頭到完畢時間、地點；應(yīng)具體寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些預備；應(yīng)提前到會議室做好預備，做好簽到工作。7?應(yīng)當怎樣寫這份會議通知？〔〕會議通知缺少主題〔議題；時間上缺少從幾點到幾點；請哪些人出席不明確。發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進展說明解釋。如本人不在，應(yīng)請代收人〔或秘書〕簽字，打確認是否出席。三、設(shè)計題1策?！病忱钪沓惺苋蝿?wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項；李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)；B4物品接收庫存記錄卡B4物品接收庫存記錄卡〕：1=500最大庫存量100最小庫存量15再訂貨量25物品發(fā)放備注接收日期接收數(shù)量發(fā)票號供給商發(fā)放日期發(fā)放數(shù)量申請?zhí)柹暾埐块T余額記錄卡來電者姓名3記錄卡來電者姓名來電者姓別來電者姓別來放時間年月日時分通話要點1.2.年月日時分交由——進展處理請由——盡快回復記錄人4開業(yè)典禮的輿論宴會工作可運用傳播媒價在報紙、電臺、電視臺廣泛公布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示；要做好來賓邀請工作；發(fā)放請柬；現(xiàn)場的布置；預備開幕詞、致答詞；要做好接待效勞工作；要