會(huì)議費(fèi)使用管理制度

會(huì)議費(fèi)使用管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的有序進(jìn)行，合理高效使用會(huì)議費(fèi)用，提高決策效能，特制定本會(huì)議費(fèi)使用管理制度。

一、本制度適用于公司內(nèi)部所有層級(jí)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)等。

二、會(huì)議費(fèi)使用應(yīng)遵循“合理、必需、節(jié)約、高效”的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、次數(shù)和費(fèi)用支出。

三、各部門應(yīng)提前做好會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員及預(yù)計(jì)費(fèi)用，并按照規(guī)定程序報(bào)批。

四、會(huì)議費(fèi)包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、參會(huì)人員食宿、交通等費(fèi)用，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。

五、會(huì)議費(fèi)報(bào)銷需提供完整的會(huì)議資料、簽到表、費(fèi)用清單等證明材料，確保報(bào)銷合規(guī)、真實(shí)、完整。

六、公司設(shè)立會(huì)議費(fèi)專項(xiàng)管理賬戶，實(shí)行?？顚Ｓ茫瑖?yán)禁挪作他用。

七、違反本制度規(guī)定，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究法律責(zé)任。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

九、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題、目標(biāo)、議程等內(nèi)容，并提前至少一周擬定會(huì)議通知。

2.會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并通過電子郵件、電話或即時(shí)通訊工具等方式通知參會(huì)人員。

3.會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料，包括但不限于會(huì)議議程、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等，并于會(huì)議前至少兩天分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行。

3.會(huì)議議程：會(huì)議按預(yù)先設(shè)定的議程逐項(xiàng)進(jìn)行，會(huì)議主持人應(yīng)確保每個(gè)議題得到充分討論，并做好時(shí)間控制。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

三、會(huì)議決策

1.討論與表決：會(huì)議議題應(yīng)充分討論，參會(huì)人員可就議題發(fā)表意見、提出建議。

2.決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，形成會(huì)議決策。

3.決策記錄：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和下一步工作要求。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容，并于會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)完成。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)與反饋：會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)盡快分發(fā)至參會(huì)人員，并要求相關(guān)部門或人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋執(zhí)行情況。

2.決策落實(shí)：各部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策得以落實(shí)。

3.進(jìn)度跟蹤與評(píng)估：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)決策實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，定期評(píng)估實(shí)施效果，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整方案。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，由會(huì)議記錄人整理成正式文檔，提交給會(huì)議主持人審批。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成審批，確認(rèn)會(huì)議紀(jì)要無誤后，將其正式發(fā)布。

3.發(fā)布后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件群發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)詳細(xì)列出，并指定具體責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人接收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即根據(jù)任務(wù)要求開始執(zhí)行，并定期向會(huì)議發(fā)起人匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.如遇執(zhí)行困難或需協(xié)調(diào)的問題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)協(xié)助解決。

三、會(huì)議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤機(jī)制，對(duì)決策任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.通過設(shè)立關(guān)鍵里程碑和進(jìn)度報(bào)告，確保各項(xiàng)決策按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和偏差，及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保決策目標(biāo)達(dá)成。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人在完成決策任務(wù)后，需向會(huì)議發(fā)起人提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。

2.會(huì)議發(fā)起人組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否達(dá)到預(yù)期效果。

3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，并對(duì)后續(xù)類似會(huì)議提供改進(jìn)建議。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行電子和紙質(zhì)雙份歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.建立會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)，確保紀(jì)要的安全存儲(chǔ)和高效檢索。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支持。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門專人負(fù)責(zé)本部門的會(huì)議室預(yù)訂工作。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需填寫會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會(huì)議室預(yù)訂需提前至少三個(gè)工作日，緊急會(huì)議需提前至少一個(gè)工作日向行政管理部申請(qǐng)。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，不得隨意占用或提前結(jié)束。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)公物，嚴(yán)禁吸煙、亂丟雜物。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行，使用過程中如遇問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員解決。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購、維護(hù)和管理。

2.設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，恢復(fù)設(shè)備至原位，確保設(shè)備安全。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，應(yīng)立即報(bào)告行政管理部，并配合進(jìn)行維修或更換。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室使用前后，應(yīng)進(jìn)行清潔工作，確保會(huì)議室衛(wèi)生整潔。

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

3.行政管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議室的清潔與維護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

五、會(huì)議室資源調(diào)配

1.行政管理部根據(jù)公司會(huì)議需求，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率。

2.在確保公司內(nèi)部會(huì)議需求的前提下，可適當(dāng)對(duì)外開放會(huì)議室資源，為公司創(chuàng)造額外收入。

3.如遇到會(huì)議室資源緊張，行政管理部有權(quán)進(jìn)行會(huì)議室使用的調(diào)整和協(xié)調(diào)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)