時(shí)間管理課件

時(shí)間管理2024/8/11課程收獲掌握學(xué)會使用掌握時(shí)間管理的系統(tǒng)與法則。學(xué)會有效建立工作目標(biāo)并合理規(guī)劃工作時(shí)間。熟練使用工具和技巧，提高工作效率。掌握使用學(xué)會2024/8/111．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個(gè)好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個(gè)月沒有回家看望父母，也沒有寫信或打電話4．下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試5．明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6．愛人上周就說這禮拜要看那部他喜歡的電影7．你在圖書館借的書明天到期8．外地一個(gè)朋友來北京邀請你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交教研報(bào)告之前把它復(fù)印一份10．明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會議11．你欠某人200元錢--他明天也將參加那個(gè)會議12．你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽一場講座13．你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗15．你想好好洗個(gè)澡16．你負(fù)責(zé)的科研小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開會，預(yù)計(jì)1小時(shí)17．你身上只有5塊錢，需要取錢18．教研室明天晚上聚餐19．你錯(cuò)過了星期一的例會，要在下星期一之前復(fù)印一份會議記錄20．這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時(shí)21．你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話給他22．周日早上要作一次業(yè)務(wù)演講，準(zhǔn)備時(shí)間要15個(gè)小時(shí)，且只能用業(yè)余時(shí)間23．你邀請一個(gè)重要合作伙伴后天晚上來你家晚餐，但家里什么吃的也沒有現(xiàn)在是周一晚上，你要計(jì)劃未來5天的日程，這五天要做的事情有：2024/8/11早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)聽一場講座在附近的ATM機(jī)上取錢。打電話將你負(fù)責(zé)的科研小組會議推遲到周三天下午6點(diǎn)鐘開會下午2點(diǎn)到4點(diǎn)參加會議，還200元錢。會議結(jié)束后去圖書館還書。晚8點(diǎn)到9點(diǎn)看電視節(jié)目晚清洗內(nèi)衣并好好洗一個(gè)澡一早看醫(yī)生。用等待的時(shí)間給父母電話問候，并告訴他們你將在明天去看望他們?nèi)コ匈徫餃?zhǔn)備晚上聚餐。與你的上級見面下午6點(diǎn)到7點(diǎn)組織科研小組會議教研室晚上聚餐復(fù)印一份教研報(bào)告，同時(shí)復(fù)印一份會議記錄用2個(gè)小時(shí)整理材料洗一大堆臟衣服給你的朋友回信晚上去看望你的父母準(zhǔn)備下個(gè)星期二的業(yè)務(wù)考試陪愛人看那部她喜歡的電影給周六過生日的好朋友買禮物和生日卡整理行李準(zhǔn)備周日和外地朋友出去玩用15小時(shí)準(zhǔn)備周日的業(yè)務(wù)演講周二周三周四周五周六2024/8/11確定事件你的時(shí)間流向到哪里去了？2024/8/11確定事件突發(fā)事件2024/8/11確定事件突發(fā)事件瑣碎事件2024/8/11確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費(fèi)2024/8/11游戲：我的時(shí)間2024/8/11四代時(shí)間管理的演化第一代時(shí)間管理第二代時(shí)間管理第三代時(shí)間管理第四代時(shí)間管理平衡、超越、以人為本、系統(tǒng)備忘錄型特點(diǎn):紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時(shí)間安排。事先規(guī)劃安排行程特點(diǎn):制定合適的目標(biāo)與計(jì)劃，講究效率、明確責(zé)任。規(guī)劃.制定優(yōu)先順序,操之在我特點(diǎn):明確價(jià)值觀，制定中、長、短期目標(biāo)，將每天的活動排出優(yōu)先順序，有詳盡的計(jì)劃表、組織表。第三代時(shí)間管理最大的貢獻(xiàn)是將目標(biāo)與計(jì)劃置于價(jià)值觀之上。2024/8/11有效時(shí)間管理系統(tǒng)的五個(gè)步驟價(jià)值觀目標(biāo)目標(biāo)排序任務(wù)任務(wù)排序5.對任務(wù)按優(yōu)先級排序4.明確你的任務(wù)1.明確你的價(jià)值觀2.確定你的目標(biāo)3.對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序有效的時(shí)間管理系統(tǒng)包含以下五個(gè)步驟：

2024/8/11時(shí)間管理的原則你知道什么是沮喪么？那就是當(dāng)你花了一生的時(shí)間爬梯子并最終達(dá)到頂端的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)梯子架的并不是你想上的那堵墻?！s瑟夫.坎貝爾2024/8/1113地圖：了解決定的規(guī)則精神身份價(jià)值觀能力行動環(huán)境2024/8/11游戲：你的重要五樣游戲規(guī)則：拿出你的紙筆，寫出生命中對你最重要的五樣，可以是形容詞也可以是名詞，可以是實(shí)物也可以是抽象的狀態(tài)。憑直覺寫，不必在意他人的評判。2024/8/11請選出你認(rèn)為重要的詞：創(chuàng)新成功富有卓越挑戰(zhàn)冒險(xiǎn)親情快樂健康自由美麗勇氣自信幸福關(guān)心學(xué)習(xí)服務(wù)奉獻(xiàn)真誠真實(shí)興奮愛尊重尊嚴(yán)安全穩(wěn)定活潑智慧偉大權(quán)利幽默高雅高尚和諧爭議簡潔樂趣活力公平和平自律毅力誠信體貼吸引熱情忠誠舒適享受完美娛樂獨(dú)立耐心浪漫感激激情家庭同情發(fā)明鼓舞控制休閑平靜造詣教導(dǎo)工整認(rèn)同助人為樂成就創(chuàng)造力……判斷自己的價(jià)值觀2024/8/11時(shí)間管理法則-目標(biāo)原則觸目驚心只有3％的頂尖管理者才有明確的目標(biāo)。明確性可衡量性可接受性目標(biāo)時(shí)限性實(shí)際性合格的目標(biāo)？2024/8/11時(shí)間管理法則-帕金森法則做一份工作所需要的資源，與工作本身并沒有太大關(guān)系；一件事情膨脹出來的重要性和復(fù)雜性，與完成這件事情所花的時(shí)間成正比。工作會自動的膨脹，占滿所有可用的資源（包含時(shí)間），在管理中這隱含著你可以為一項(xiàng)任務(wù)安排過多的資源（時(shí)間）去從事一項(xiàng)工作，你會放慢你的節(jié)奏用掉所有可分配的資源（時(shí)間）2024/8/11時(shí)間管理法則-帕金森法則無限期拉長不設(shè)立期限松弛無彈性時(shí)間象一根彈筋：帕金森原則：做任何事情都要有規(guī)劃，設(shè)立期限。2024/8/11

在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。時(shí)間管理法則-帕累托原則2024/8/11時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則急迫不急迫重要不重要緊急情況迫切的問題限期完成的會議或工作準(zhǔn)備工作計(jì)劃預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強(qiáng)自己的能力造成干擾的事、電話信件、報(bào)告會議許多迫在眉睫的急事忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動III

IIIIV2024/8/11時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則如何把事務(wù)分配到四個(gè)象限之中：緊急不緊急重要不重要

危機(jī)急迫的問題有期限壓力的作業(yè)

防患未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃、休閑

不速之客某些電話某些信件與報(bào)告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動

玩游戲某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動2024/8/11時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則救火員模式：緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)的結(jié)果壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局

2024/8/11時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則緊急

重要

不重要不緊急偏重第二類事務(wù)的結(jié)果有遠(yuǎn)見，有理想。平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)

胸有成竹模式：2024/8/11時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則胸徒勞無功模式：緊急重要不重要不緊急

偏重第三類事務(wù)的結(jié)果

短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人。人際關(guān)系浮泛，甚至破裂。2024/8/11時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則無足輕重模式：緊急重要不重要不緊急

偏重第四類事務(wù)的結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生2024/8/11時(shí)間管理法則-注意力之謎鋸齒效應(yīng)：

損失28%的時(shí)間如果在工作持續(xù)受到干擾或者被打斷，就呈現(xiàn)所謂的“鋸齒效應(yīng)”。即使只是在工作上短暫分心，要再從被打斷的地方開始，就必須再花時(shí)間重新進(jìn)入狀況。把這些能力損失總和加起來，最多可達(dá)28%的時(shí)間都因此而浪費(fèi)了。2024/8/11時(shí)間管理法則-注意力之謎100%能力因持續(xù)干擾而中斷工作會引起能力的降低因?yàn)椤絹碓介L的助跑時(shí)間—越來越弱的注意力所以要及時(shí)恢復(fù)注意力2024/8/11艾維·利時(shí)間管理法故事：2.5萬美金的故事2024/8/11工作規(guī)劃的六個(gè)步驟1.明確你的目標(biāo)2.將目標(biāo)依重要程度排序3.詳細(xì)列出你的任務(wù)清單4.將任務(wù)依輕重緩急排序5.合理安排任務(wù)需要時(shí)間6.一次只做一件事2024/8/11每日工作規(guī)劃原則清單原則分類原則ABC分析原則彈性原則2024/8/11清單原則根據(jù)目標(biāo)制定計(jì)劃，明確本日的主要任務(wù)和核心時(shí)間處理重要的文件往來次重要任務(wù)/會議優(yōu)先次序較后的電話簽文件對照長期計(jì)劃檢查明天的事回家2024/8/11分類原則檢查任務(wù)清單細(xì)分清單類別做時(shí)間日志第一類：日常性事務(wù)第二類：周期性事務(wù)（規(guī)劃與發(fā)展）第三組：不定期事務(wù)（突發(fā)事務(wù)）測定每件事所花費(fèi)的時(shí)間2024/8/11ABC分析原則A型：重要并且緊急的任務(wù)；B型：重要或緊急、但不既重要又緊急的任務(wù)；C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)分析你的工作任務(wù)01優(yōu)先順序與工作委派02計(jì)劃你的一天重新查看一下你的工作任務(wù)表，現(xiàn)在做三個(gè)獨(dú)立的表——A型、B型和C型任務(wù)表各一個(gè)。根據(jù)重要程度將記事簿中的工作會晤歸類。03確定工作的優(yōu)先順序：2024/8/11ABC分析原則事情的價(jià)值

65%

20%

15%

任務(wù)A任務(wù)B任務(wù)C

非常重要

重要

雜務(wù)

例行公事

15%

20%

65%

實(shí)際消耗的時(shí)間ABC－分析

－－任務(wù)A專心處理－－任務(wù)B授權(quán)－－任務(wù)C清理2024/8/11彈性原則謹(jǐn)慎原則保留彈性時(shí)間分配三部曲a.約60%給預(yù)定計(jì)劃（日計(jì)劃表）b.約20%給預(yù)料之外的事務(wù)（干擾，時(shí)間竊賊）c.約20%給突發(fā)事件與社交活動（創(chuàng)造性時(shí)間）時(shí)間計(jì)劃的基本原則：40%會出岔2024/8/11

理念：利用整個(gè)番茄時(shí)間，專注于某一段時(shí)間，減少打斷，提高時(shí)間的感知和掌控。

概念：番茄時(shí)間為25min工作+5min休息，3-4個(gè)番茄時(shí)間為一輪，之后休息10-15min。番茄工作法2024/8/11番茄目標(biāo)充滿熱情并一直保持。緩解時(shí)間的壓迫感與緊迫感。加快學(xué)習(xí)和工作進(jìn)度，提高工期預(yù)測能力，保質(zhì)保量。番茄工作法的目標(biāo)

效率熱情能力用最簡單的工具和方法來提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。2024/8/11使用范圍

將抽象的時(shí)間變成具體連續(xù)的事件，使我們能抓住時(shí)間，不再是分分秒秒地去追趕時(shí)間。

番茄時(shí)間的概念，特別是倒計(jì)時(shí)，產(chǎn)生了一種有利于工作的積極的緊迫感。顛覆對時(shí)間的依賴復(fù)雜的事情簡單化有利于自我觀察和分析放輕松番茄工作法有利于在時(shí)間緊迫的情況下提升效率大任務(wù)分散番茄時(shí)間，小任務(wù)合并番茄時(shí)間----對簡單的任務(wù)進(jìn)行估測會更加容易，估測的質(zhì)量也會提高，把復(fù)雜的事情簡單化，能鼓勵自己實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。保持勞逸結(jié)合，保持大腦高效運(yùn)轉(zhuǎn)和思維敏捷。每25分鐘的休息，人們會從不同角度思考問題，因而能激發(fā)創(chuàng)造力，放松提高了連續(xù)工作的效率。番茄工作法代表著每25分鐘一次的自我觀察，掌握并直接影響我們的工作進(jìn)程，使效率不斷提高，這能大大激發(fā)我們的興趣，自發(fā)地完成工作和任務(wù)。2024/8/11時(shí)間的盜賊——內(nèi)在的拖延和外在的干擾拖延干擾

我習(xí)慣拖延

2024/8/11拖延癥的形成2024/8/11拖延癥的特點(diǎn)：1.沒有自信。因?yàn)槊看瓮瓿扇蝿?wù)都達(dá)不到自己最高的能力，對自我能力的評估會越來越低。2.我太忙。我一直拖著沒做是因?yàn)槲乙恢焙苊Α?.頑固。你催我也沒有用，我準(zhǔn)備好了自然會開始做。4.操控別人。他們著急也沒用，一切都要等我到了才能開始。5.對抗壓力。因?yàn)槊刻靿毫艽?，所以要做的事情一直被拖下來?.受害者心態(tài)。我也不知道自己怎么會這樣，別人能做的自己做不到。2024/8/11解決內(nèi)在的拖延的方法1、確立一個(gè)可操作的目標(biāo)，而不是那種模糊而抽象的目標(biāo)。我要停止拖延。我要在九月一日之前打掃和整理我的辦公室。2、將你的目標(biāo)分解成短