外委人員會議管理制度

外委人員會議管理制度第一章總則

一、為了加強外委人員會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保會議質(zhì)量，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于公司所有外委人員在公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于項目協(xié)調(diào)會、工作總結(jié)會、業(yè)務(wù)討論會等。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實事求是：會議內(nèi)容應(yīng)真實反映外委人員的工作情況，禁止虛假匯報和誤導(dǎo)信息；

2.高效務(wù)實：會議應(yīng)注重解決問題，提高工作效率，避免形式主義和無效溝通；

3.明確目標：會議應(yīng)明確議題，確保與會人員清晰了解會議目的，提前準備；

4.嚴守紀律：會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀律，按時參會，積極參與討論。

四、公司各級管理人員應(yīng)加強對會議的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保會議的順利進行。同時，會議組織者應(yīng)按照本制度規(guī)定，認真組織、籌備會議，做好會議紀要的記錄與跟蹤落實。

五、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度、季度、月度等周期性會議；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

六、會議通知應(yīng)明確以下內(nèi)容：

1.會議主題；

2.會議時間、地點；

3.與會人員；

4.會議議程；

5.需要準備的資料及會議前期準備工作。

七、與會人員應(yīng)按照會議通知要求，按時參會，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議組織者請假。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定詳細的會議議程，包括會議議題、討論重點、預(yù)計時長等。

3.確定與會人員：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)外委人員參會，確保與會人員具備相關(guān)專業(yè)背景和業(yè)務(wù)能力。

4.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等事宜。

5.準備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準備會議材料，包括會議議程、相關(guān)報告、數(shù)據(jù)表格等，并在會議前分發(fā)至與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員應(yīng)進行簽到，會議組織者應(yīng)確保簽到表的完整性。

2.會議主持人：會議主持人應(yīng)按照會議議程，引導(dǎo)與會人員進行討論，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：與會人員在會議中應(yīng)積極發(fā)言，圍繞會議主題展開討論，提出建設(shè)性意見和建議。

4.會議記錄：會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，詳細記錄會議內(nèi)容、與會人員的發(fā)言及討論結(jié)果。

三、會議決策

1.決策程序：會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取與會人員的意見，形成共識后作出決策。

2.決策公示：會議決策結(jié)果應(yīng)在會議結(jié)束后，及時向全體與會人員公示，確保決策的透明度。

3.決策執(zhí)行：會議決策一經(jīng)作出，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)按照要求，認真組織落實。

四、會議總結(jié)

1.會議紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)整理會議紀要，包括會議主題、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，并于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

2.會議評價：會議組織者應(yīng)收集與會人員對會議的評價和建議，以提高會議質(zhì)量。

3.會議改進：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議評價，對會議流程、組織等方面進行持續(xù)改進。

五、會后工作

1.跟蹤落實：會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的執(zhí)行，確保工作落實到位。

2.反饋機制：會議決策執(zhí)行過程中，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)定期向會議組織者反饋執(zhí)行情況，便于及時調(diào)整和優(yōu)化工作。

3.總結(jié)經(jīng)驗：會議組織者應(yīng)總結(jié)會議組織過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后及時整理，確保內(nèi)容完整、準確。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、與會人員、會議議程、討論重點、決策結(jié)果等。

3.會議紀要經(jīng)會議組織者審核無誤后，應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

4.會議紀要的發(fā)布應(yīng)確保覆蓋所有相關(guān)人員，以便于大家了解會議內(nèi)容和決策。

二、會議紀要的閱讀與確認

1.與會人員應(yīng)在收到會議紀要后1個工作日內(nèi)閱讀完畢，并對紀要內(nèi)容進行確認。

2.如與會人員對會議紀要內(nèi)容有異議，應(yīng)在確認時間內(nèi)向會議組織者提出，經(jīng)核實后予以更正。

3.會議紀要的確認情況應(yīng)由會議組織者進行記錄，以便于跟蹤落實。

三、會議決策的跟蹤落實

1.會議組織者應(yīng)將會議決策分解為具體的行動計劃，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議決策，制定詳細的工作方案，確保決策的順利實施。

3.會議組織者應(yīng)定期跟蹤督促決策的執(zhí)行，了解工作進展，協(xié)調(diào)解決問題。

4.如會議決策在執(zhí)行過程中遇到重大問題，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求支持和指導(dǎo)。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應(yīng)由會議組織者進行歸檔，按照年度、會議類型等進行分類存放。

2.會議紀要的歸檔應(yīng)便于查找和追溯，確保隨時可以查閱到歷史會議記錄。

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要進行整理，對已完成的決策進行標注，對未完成的決策持續(xù)跟蹤。

五、會議紀要的評估與反饋

1.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析決策落實的效果，為今后決策提供參考。

2.與會人員和相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)對會議紀要的執(zhí)行情況進行反饋，提出改進意見和建議。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)評估和反饋，不斷完善會議紀要的管理制度，提高會議決策的落實效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理人員進行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、預(yù)計參會人數(shù)、會議時間等信息，以便于安排合適的會議室。

3.行政部門或會議室管理人員應(yīng)建立會議室預(yù)約臺賬，統(tǒng)籌安排會議室使用，避免沖突。

二、會議室布置

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，提前布置會議室，確保座位充足、布局合理。

2.會議室應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會議需求。

3.會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備正常運行，如有問題應(yīng)及時報修。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，與會人員應(yīng)保持會議室整潔，禁止吸煙、亂扔垃圾等不文明行為。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，禁止大聲喧嘩，以免影響其他會議室的正常使用。

3.會議組織者應(yīng)確保會議按時開始和結(jié)束，如有特殊情況需延長會議時間，應(yīng)提前告知會議室管理人員，以便于做好后續(xù)安排。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.會議組織者在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

3.如會議室設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告給行政部門或指定的設(shè)備維修人員，以便盡快修復(fù)。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等符合安全規(guī)定。

2.會議期間，與會人員應(yīng)妥善保管個人物品，如有貴重物品，請自行保管或交由會議組織者代為保管。

3.會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部敏感信息時，與會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。

六、會議室清潔與維護

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀，確保下一次會議的順利召開。

2.行政部門或會議室管理人員應(yīng)定期對會議室進行清潔和維護，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

3.會議組織者和與會人員應(yīng)共同維護會議室的設(shè)施設(shè)備，如有