辦公會議制度規(guī)章制度

辦公會議制度規(guī)章制度第一章總則

為確保公司辦公會議的規(guī)范化、高效化，提高決策的科學(xué)性、民主性和執(zhí)行力，特制定本會議管理制度。本制度適用于公司層面各類辦公會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

一、會議目的

1.傳達(dá)公司戰(zhàn)略、政策及工作要求；

2.分析公司運(yùn)營狀況，解決存在的問題；

3.協(xié)調(diào)部門間工作，提高工作效率；

4.匯集員工智慧，促進(jìn)公司發(fā)展。

二、會議原則

1.高效原則：會議應(yīng)注重實(shí)效，議題明確，議程緊湊，確保會議在規(guī)定時間內(nèi)完成；

2.民主原則：鼓勵與會人員充分發(fā)表意見，尊重不同觀點(diǎn)，實(shí)行集體決策；

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

4.節(jié)約原則：合理安排會議時間、地點(diǎn)，減少不必要開支。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定時間、周期召開的會議，如周例會、月度會議等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

四、與會人員

1.會議主持人：由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任；

2.與會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員參加；

3.記錄人：由會議主持人指定，負(fù)責(zé)會議記錄及紀(jì)要整理。

五、會議通知

1.會議通知應(yīng)明確會議時間、地點(diǎn)、議題、與會人員等；

2.會議通知應(yīng)在會議召開前一定時間發(fā)送，確保與會人員做好參會準(zhǔn)備。

六、會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)按時參加，不得無故缺席、遲到或早退；

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，保持會場秩序；

3.與會人員應(yīng)積極參與討論，保守會議秘密，遵守會議規(guī)定。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議的嚴(yán)肅性和有效性。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的要求，特制定以下會議流程：

一、會前準(zhǔn)備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)公司工作需要，提前征集議題，明確會議討論的重點(diǎn)和目標(biāo)；

2.發(fā)送會議通知：由會議記錄人負(fù)責(zé)，按照會議主持人確定的議題、時間、地點(diǎn)等信息，發(fā)送會議通知；

3.準(zhǔn)備會議材料：相關(guān)部門應(yīng)提前準(zhǔn)備與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報告等，并在會議前提交給會議主持人；

4.確定與會人員：會議主持人根據(jù)議題需要，確定與會人員名單，并通知記錄人；

5.會議室預(yù)約與布置：會議主持人負(fù)責(zé)預(yù)約會議室，并根據(jù)會議需求進(jìn)行適當(dāng)布置。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，記錄人負(fù)責(zé)統(tǒng)計與會人員出勤情況；

2.會議主持人開場：會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和預(yù)計時長；

3.主題發(fā)言：會議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人針對議題進(jìn)行主題發(fā)言，闡述觀點(diǎn)和建議；

4.討論環(huán)節(jié)：與會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，提出解決方案；

5.決策環(huán)節(jié)：會議主持人根據(jù)討論情況，組織與會人員進(jìn)行集體決策；

6.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作要求和責(zé)任分工。

三、會議記錄與整理

1.記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論過程、與會人員的觀點(diǎn)和決策結(jié)果；

2.會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

3.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、主持人、與會人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等；

4.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審閱后，發(fā)送給與會人員，以便跟蹤落實(shí)。

四、會議督辦與反饋

1.會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督辦；

2.記錄人應(yīng)定期收集會議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況，并在下次會議中進(jìn)行反饋；

3.會議主持人對會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，對未落實(shí)或落實(shí)不力的事項(xiàng)進(jìn)行追蹤和問責(zé)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會議決策的有效執(zhí)行，確保公司各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，特制定會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度，具體如下：

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審閱確認(rèn)后，由記錄人在規(guī)定時間內(nèi)通過郵件、企業(yè)通訊平臺等方式發(fā)送給所有與會人員；

2.會議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注需執(zhí)行的事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時限；

3.與會人員收到會議紀(jì)要后，應(yīng)及時閱讀并傳達(dá)至相關(guān)人員，確保信息暢通。

二、會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行與督辦

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人并落實(shí)執(zhí)行；

2.相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對會議決策事項(xiàng)的督辦，確保各項(xiàng)工作按照既定計劃推進(jìn)；

3.對于涉及多個部門協(xié)同完成的決策事項(xiàng)，牽頭部門應(yīng)主動協(xié)調(diào)，確保各部門之間的溝通與協(xié)作。

三、會議決策事項(xiàng)的進(jìn)度反饋

1.記錄人應(yīng)定期收集各責(zé)任部門對會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，并在下一次會議中進(jìn)行匯報；

2.會議主持人應(yīng)對會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，對存在的問題及時指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和解決；

3.對于未能按期完成的決策事項(xiàng)，責(zé)任人應(yīng)向會議說明原因，并提出相應(yīng)的解決方案。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行歸檔，便于查閱和追溯；

2.記錄人應(yīng)確保會議紀(jì)要的完整性和安全性，防止泄露公司機(jī)密；

3.公司員工可根據(jù)工作需要，申請查閱相關(guān)會議紀(jì)要，記錄人應(yīng)提供便利。

五、會議決策事項(xiàng)的閉環(huán)管理

1.會議主持人應(yīng)關(guān)注會議決策事項(xiàng)的閉環(huán)管理，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位；

2.對于長期未解決的決策事項(xiàng)，應(yīng)納入公司重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)，實(shí)行掛牌督辦；

3.通過對會議決策事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)，不斷提高公司決策執(zhí)行力，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用，維護(hù)會議秩序，提升會議質(zhì)量，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室預(yù)約：各部門需提前預(yù)約會議室，填寫會議室預(yù)約表，明確會議時間、參會人數(shù)等信息；

2.會議室安排：會議室管理員根據(jù)預(yù)約情況進(jìn)行合理安排，確保會議需求得到滿足；

3.臨時使用：如遇緊急會議，會議室管理員應(yīng)協(xié)助安排臨時會議室，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整預(yù)約安排。

二、會議室設(shè)備與管理

1.設(shè)備檢查：會議前，會議室管理員應(yīng)檢查音響、投影儀、電腦等設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會議順利進(jìn)行；

2.設(shè)備操作：會議期間，由會議室管理員或指定人員負(fù)責(zé)設(shè)備操作，確保設(shè)備使用安全；

3.設(shè)備維護(hù)：定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時更新?lián)p壞設(shè)備，保障會議需求。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.環(huán)境布置：會議室應(yīng)保持整潔、安靜，適當(dāng)擺放綠植，營造舒適會議環(huán)境；

2.衛(wèi)生清潔：會議前后，會議室管理員負(fù)責(zé)對會議室進(jìn)行衛(wèi)生清潔，確保衛(wèi)生狀況良好；

3.會議期間，與會人員應(yīng)保持會議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾。

四、會議室安全與保密

1.安全管理：會議室管理員負(fù)責(zé)會議期間的安全管理，確保消防設(shè)施、安全通道等符合規(guī)定；

2.保密措施：會議涉及公司機(jī)密內(nèi)容時，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不在會議室外談?wù)摃h內(nèi)容；

3.會議資料：會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)妥善保管會議資料，防止泄露公司機(jī)密。

五、會議室服務(wù)與改進(jìn)

1.會議服務(wù)：會議室管理員應(yīng)主動了解與會人員需求，提供必要的服務(wù)，如茶水、文具等；

2.意見收集：定期收集與會人員對會議室管理及服務(wù)的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理；

3.改進(jìn)措施：針對意見和建議，及時調(diào)整會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

第五章附則

為確保本會議管理制度的貫徹執(zhí)行，特