市民中心會議室管理制度

市民中心會議室管理制度第一章總則

一、為了加強市民中心會議室的管理，確保會議的效率和質(zhì)量，根據(jù)市政府相關(guān)文件精神，特制定本制度。

二、本制度適用于市民中心所有會議室的預(yù)訂、使用、管理及維護工作。

三、會議室的管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)籌安排、資源共享”的原則，確保會議室資源得到合理、高效的利用。

四、市民中心各部門應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議室秩序，確保會議的順利進行。

五、會議室管理部門負責(zé)會議室的日常管理、維護和保潔工作，保證會議室設(shè)施設(shè)備完好，為會議提供良好的環(huán)境。

六、會議室使用實行預(yù)約制度，各部門應(yīng)提前向會議室管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

七、本制度中所涉及到的會議類型包括：日常工作例會、專題研討會、匯報會、培訓(xùn)會、座談會等。

八、會議室使用遵循以下優(yōu)先級原則：

1.市政府及上級部門安排的會議；

2.市民中心全體人員大會；

3.中心各部門重要會議；

4.其他臨時性會議。

九、違反本制度規(guī)定，造成會議室設(shè)施損壞、秩序混亂等不良影響的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。

十、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，市民中心辦公室有權(quán)予以解釋和補充。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起人需提前明確會議主題、目標(biāo)、議程、參會人員、會議時間等，并向會議室管理部門提交會議申請。

2.會議室管理部門收到申請后，根據(jù)會議室使用優(yōu)先級原則進行統(tǒng)籌安排，并在1個工作日內(nèi)回復(fù)申請部門。

3.申請部門在獲得會議室使用確認后，應(yīng)提前通知參會人員，確保會議通知的及時性和準(zhǔn)確性。

二、會議召開

1.會議開始前，會議室管理部門應(yīng)確保會議室環(huán)境整潔，設(shè)施設(shè)備正常運行。

2.會議主持人需提前到場，檢查會議資料、設(shè)備等準(zhǔn)備工作，并引導(dǎo)參會人員就座。

3.會議開始時，會議主持人應(yīng)宣布會議主題、議程和會議紀(jì)律，確保會議有序進行。

4.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，積極參與討論，禁止隨意離場、喧嘩等行為。

三、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括會議議題、討論要點、結(jié)論和行動計劃等。

2.會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，記錄完畢后需經(jīng)會議主持人審核確認。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。

四、會議決策

1.會議形成的決策需明確責(zé)任人、完成時限和驗收標(biāo)準(zhǔn)。

2.會議決策應(yīng)按照市民中心決策程序予以執(zhí)行，如有需要，可提請市政府及上級部門審批。

3.決策執(zhí)行過程中，責(zé)任人需定期向會議主持人匯報進展情況，確保決策落實。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)組織對本次會議的效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下次會議提供借鑒。

2.會議室管理部門應(yīng)收集會議反饋意見，及時改進會議室管理和服務(wù)工作。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議結(jié)束后，會議資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性、安全性。

2.會議資料的保管期限根據(jù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，如有特殊要求，可適當(dāng)調(diào)整。

3.會議資料的查閱、借閱應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保資料的安全和保密。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人負責(zé)編制，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要編制完畢后，應(yīng)提交給會議主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，通過電子郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.會議紀(jì)要中明確的行動計劃和決策，相關(guān)部門和責(zé)任人應(yīng)嚴格按照要求和時限執(zhí)行。

2.會議紀(jì)要的執(zhí)行情況應(yīng)作為日常工作的一部分，由責(zé)任人和相關(guān)部門定期匯報進展。

3.會議室管理部門應(yīng)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項決策落到實處。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.責(zé)任人和相關(guān)部門在執(zhí)行會議紀(jì)要過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時反饋給會議主持人，尋求解決方案。

2.會議主持人應(yīng)定期組織會議紀(jì)要執(zhí)行情況的評估，對執(zhí)行不力的部門和個人進行督促和指導(dǎo)。

3.評估結(jié)果應(yīng)作為部門和個人績效考核的依據(jù)之一，促進會議決策的落實。

四、會議紀(jì)要的更新與歸檔

1.隨著會議紀(jì)要執(zhí)行情況的更新，會議記錄人應(yīng)及時對紀(jì)要內(nèi)容進行修訂，確保紀(jì)要的實時性和有效性。

2.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)再次提交會議主持人審核，并重新發(fā)布給相關(guān)人員。

3.會議紀(jì)要的最終版應(yīng)在決策執(zhí)行完畢后，按照檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備日后查詢和審計。

五、會議紀(jì)要的公開與透明

1.會議紀(jì)要的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)市民中心的信息公開政策，適度向內(nèi)部員工公開，提高決策的透明度。

2.對于涉及敏感信息或需保密的內(nèi)容，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

3.公開的會議紀(jì)要應(yīng)通過適當(dāng)?shù)那篮头绞竭M行，便于員工了解會議決策和執(zhí)行情況。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交書面申請，包括會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請及會議室使用優(yōu)先級原則，合理安排會議室，并在1個工作日內(nèi)回復(fù)申請部門。

3.申請部門在獲得會議室預(yù)訂確認后，如需取消或更改預(yù)訂，應(yīng)至少提前1個工作日通知會議室管理部門。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間進行，不得提前占用或延遲歸還。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施設(shè)備，遵守會議紀(jì)律，保持會議室整潔。

3.嚴禁在會議室吸煙、進食，禁止攜帶易燃、易爆、有毒等危險物品進入會議室。

三、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室管理部門負責(zé)定期檢查和維護會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，并定期進行保養(yǎng)。

3.使用會議室設(shè)施設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，如有故障或損壞，應(yīng)及時報告會議室管理部門。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門負責(zé)會議室的日常保潔工作，確保會議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會議結(jié)束后，申請部門應(yīng)負責(zé)清理會議室內(nèi)垃圾，恢復(fù)桌椅擺放原狀。

3.會議室管理部門定期對會議室進行深度清潔和消毒，保證會議室空氣質(zhì)量。

五、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)制定會議室安全管理制度，確保會議期間的消防安全、人員安全等。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配置消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

3.會議室使用期間，應(yīng)確保緊急出口暢通，禁止堆放雜物。

六、會議室服務(wù)與反饋

1.會議室管理部門應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，包括會議設(shè)施設(shè)備支持、會場布置等。

2.申請部門有權(quán)對會議室的服務(wù)質(zhì)量提出意見和建議，會議室管理部門應(yīng)認真聽取并及時改進。

3.定期對會議室服務(wù)進行滿意度調(diào)查，提高會議室管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸市