會(huì)議指導(dǎo)管理制度

會(huì)議指導(dǎo)管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)公司相關(guān)制度及實(shí)際工作需要，特制定本會(huì)議指導(dǎo)管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則；

2.會(huì)議組織應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)用性；

3.會(huì)議參與人員應(yīng)積極參與討論，為會(huì)議決策提供有力支持；

4.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，確保決策的科學(xué)性和合理性。

四、會(huì)議分類

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期和議程召開(kāi)的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議；

4.多方會(huì)議：與外部單位共同召開(kāi)的會(huì)議。

五、會(huì)議組織與管理

1.各級(jí)會(huì)議的組織和管理由相應(yīng)級(jí)別的管理部門負(fù)責(zé)；

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議目的、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等；

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議通知及時(shí)、準(zhǔn)確，并做好會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作；

4.會(huì)議參與人員應(yīng)按時(shí)參加，因故不能參加的，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意接打電話；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得交頭接耳、隨意走動(dòng)；

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按要求做好會(huì)議紀(jì)要的簽字確認(rèn)工作。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，公司管理部門可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。各部門應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和有效性。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)、順序和預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，明確參會(huì)人員范圍，包括主持人、報(bào)告人、參會(huì)部門和嘉賓等。

4.通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)提前通知參會(huì)人員，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并提供會(huì)議資料。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議參與人員準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.會(huì)議主持人：主持人應(yīng)按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，避免偏題。

3.會(huì)議報(bào)告：報(bào)告人針對(duì)會(huì)議主題和議程進(jìn)行報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)、清晰，便于參會(huì)人員理解和討論。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題和報(bào)告內(nèi)容展開(kāi)討論，積極發(fā)表意見(jiàn)，為決策提供參考。

三、會(huì)議決策

1.主持人根據(jù)會(huì)議討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成決策建議；

2.與會(huì)人員在充分討論的基礎(chǔ)上，對(duì)決策建議進(jìn)行表決；

3.主持人根據(jù)表決結(jié)果，宣布會(huì)議決策；

4.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決策的實(shí)施。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，內(nèi)容包括：會(huì)議主題、參會(huì)人員、議程、討論情況、決策結(jié)果等；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，由會(huì)議組織者審核；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核無(wú)誤后，發(fā)送給參會(huì)人員，并要求簽字確認(rèn)；

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件歸檔，以備查閱。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施；

2.會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)提交給公司管理部門，為公司會(huì)議管理提供參考；

3.各部門應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決策，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核無(wú)誤后，由會(huì)議組織者通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)形式發(fā)布；

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)參會(huì)人員，確保各部門了解會(huì)議決策內(nèi)容；

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知應(yīng)確保時(shí)效性，避免影響會(huì)議決策的執(zhí)行。

二、會(huì)議紀(jì)要的閱讀與確認(rèn)

1.各參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后，認(rèn)真閱讀，并對(duì)照自身職責(zé)，了解相關(guān)決策內(nèi)容；

2.參會(huì)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的簽字確認(rèn)，以示對(duì)會(huì)議決策的知曉和認(rèn)可；

3.會(huì)議紀(jì)要的確認(rèn)情況由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)跟蹤，確保所有參會(huì)人員均已完成確認(rèn)。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)間；

2.會(huì)議組織者應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策落實(shí)到位；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司管理部門，尋求解決方案，確保會(huì)議決策的順利實(shí)施。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.各部門在執(zhí)行會(huì)議決策過(guò)程中，應(yīng)定期反饋執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、成果和存在的問(wèn)題；

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集反饋信息，分析原因，提出針對(duì)性的改進(jìn)措施；

3.改進(jìn)措施經(jīng)公司管理部門審批后，及時(shí)調(diào)整執(zhí)行計(jì)劃，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要作為公司重要文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查閱；

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保文件的安全、完整和可追溯性；

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止泄露。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室合理使用；

3.預(yù)訂成功后，各部門應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知管理部門。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配置基本設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等；

2.管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會(huì)議需求；

3.特殊會(huì)議需求，如視頻會(huì)議、同聲傳譯等，需提前向管理部門申請(qǐng)，以便及時(shí)配備相應(yīng)設(shè)備。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食；

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)施，遵守設(shè)備操作規(guī)程，不得擅自拆卸、損壞設(shè)備；

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)備安全。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患；

2.會(huì)議期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常；

3.管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，確保會(huì)議安全。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與維護(hù)

1.管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持衛(wèi)生；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備足量的垃圾桶，參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)保持環(huán)境衛(wèi)生；

3.如會(huì)議室設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，管理部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修進(jìn)度，確保會(huì)議室的正常使用。

六、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司工作需要進(jìn)行合理安排；

2.特殊情況下，管理部門可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，并及時(shí)通知各部門；

3.各部門應(yīng)遵守會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，合理規(guī)劃會(huì)議安排，避免資源浪費(fèi)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門所有。

二