華為會(huì)議管理制度

華為會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為保證華為公司會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，依據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于華為公司全球范圍內(nèi)所有層級(jí)、類型的會(huì)議管理，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。

第三條會(huì)議原則：

-目標(biāo)明確：每次會(huì)議應(yīng)設(shè)定明確的目標(biāo)和預(yù)期成果，避免召開無目的或低效的會(huì)議。

-準(zhǔn)備充分：會(huì)議組織者需提前準(zhǔn)備會(huì)議議程、資料，并確保與會(huì)人員提前獲得相關(guān)信息。

-參與廣泛：鼓勵(lì)與會(huì)議議題相關(guān)的各部門、各層級(jí)人員參與，保證決策的全面性和公正性。

-決策高效：會(huì)議中應(yīng)集中討論，高效決策，避免重復(fù)、冗長(zhǎng)的討論。

第四條會(huì)議種類：

-定期會(huì)議：如周會(huì)、月會(huì)、季會(huì)、年會(huì)等。

-臨時(shí)會(huì)議：針對(duì)特定議題或緊急事件召開的會(huì)議。

第五條會(huì)議語言：會(huì)議默認(rèn)使用普通話，若涉及外籍人員，可根據(jù)需要使用英語或其他語言，并配備專業(yè)翻譯。

第六條會(huì)議保密：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會(huì)人員需遵守公司保密協(xié)議，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和與會(huì)人員意見。

第七條制度修訂：本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會(huì)議管理實(shí)際運(yùn)行情況，定期進(jìn)行修訂和完善。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議籌備：

-會(huì)議提議：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，提出召開會(huì)議的申請(qǐng)，明確會(huì)議目的、議題、參會(huì)人員范圍及預(yù)期成果。

-會(huì)議通知：會(huì)議組織者需提前通過郵件、電話或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

-會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)準(zhǔn)備會(huì)議所需的背景資料、報(bào)告、提案等，并在會(huì)議前至少一天分發(fā)至與會(huì)人員。

第九條會(huì)議召開：

-簽到登記：會(huì)議開始前，與會(huì)人員需簽到確認(rèn)出席，會(huì)議組織者應(yīng)記錄簽到情況。

-會(huì)議開場(chǎng)：會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，簡(jiǎn)述會(huì)議目的、議程和預(yù)期成果，明確會(huì)議紀(jì)律。

-議題討論：會(huì)議按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行，與會(huì)人員圍繞議題展開討論，提出觀點(diǎn)和建議。

-決策與表決：對(duì)于需要決策的議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織與會(huì)人員進(jìn)行表決，確保決策過程公正、透明。

第十條會(huì)議記錄：

-紀(jì)要編寫：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議過程、與會(huì)人員的觀點(diǎn)、決策結(jié)果等，會(huì)后整理成會(huì)議紀(jì)要。

-紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審批后，再發(fā)送給與會(huì)人員，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

第十一條會(huì)議總結(jié)與反饋：

-會(huì)議評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集與會(huì)人員的意見和建議，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估。

-改進(jìn)措施：根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，會(huì)議組織者需制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，以提高后續(xù)會(huì)議的質(zhì)量和效果。

第十二條會(huì)議跟進(jìn)：

-任務(wù)分配：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策結(jié)果，將任務(wù)分配給相關(guān)人員，明確責(zé)任和完成時(shí)間。

-進(jìn)度跟蹤：會(huì)議組織者應(yīng)定期跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度，確保會(huì)議決策的落實(shí)和執(zhí)行。

第十三條特殊會(huì)議流程：

-緊急會(huì)議：對(duì)于緊急事件，會(huì)議組織者應(yīng)盡快召集相關(guān)人員召開會(huì)議，并根據(jù)情況簡(jiǎn)化會(huì)議流程。

-遠(yuǎn)程會(huì)議：對(duì)于跨地區(qū)或國(guó)際會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)選擇合適的遠(yuǎn)程會(huì)議工具，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。同時(shí)，注意時(shí)差問題，提前做好溝通協(xié)調(diào)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十四條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布：

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、討論內(nèi)容、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果、任務(wù)分配等關(guān)鍵信息。

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快完成初稿，由會(huì)議主持人審核確認(rèn)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

-審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)通過郵件、公司內(nèi)部平臺(tái)等方式發(fā)布給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門。

第十五條任務(wù)落實(shí)與責(zé)任人：

-會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)應(yīng)指定具體責(zé)任人，并明確任務(wù)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

-責(zé)任人應(yīng)清晰了解任務(wù)要求，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

-會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)決策得到有效執(zhí)行。

第十六條進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)：

-責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時(shí)反饋，尋求支持或協(xié)調(diào)。

-會(huì)議組織者應(yīng)建立機(jī)制，定期收集進(jìn)度信息，對(duì)于滯后或困難的問題提供解決方案或協(xié)調(diào)資源。

第十七條會(huì)議紀(jì)要的更新與歸檔：

-隨著任務(wù)的進(jìn)展，會(huì)議紀(jì)要中的相關(guān)信息應(yīng)及時(shí)更新，確保紀(jì)要內(nèi)容的時(shí)效性。

-會(huì)議紀(jì)要的最終版本應(yīng)在所有任務(wù)完成后進(jìn)行歸檔，以便日后查詢和審計(jì)。

第十八條跟蹤結(jié)果的評(píng)估與反饋：

-會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的跟蹤落實(shí)結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，包括任務(wù)完成質(zhì)量、時(shí)間控制、資源利用效率等。

-評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)會(huì)議管理的重要依據(jù)，并向相關(guān)人員進(jìn)行反饋。

-對(duì)于未按預(yù)期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)會(huì)議中加以討論。

第十九條激勵(lì)機(jī)制：

-對(duì)于積極履行職責(zé)、高效完成任務(wù)的責(zé)任人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)。

-對(duì)于未能按時(shí)按質(zhì)完成任務(wù)的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，應(yīng)視情況采取相應(yīng)的提醒、輔導(dǎo)或問責(zé)措施。

第二十條持續(xù)改進(jìn)：

-會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)過程應(yīng)作為持續(xù)改進(jìn)的一部分，定期回顧和優(yōu)化流程。

-通過收集反饋、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高會(huì)議管理的效率和效果，確保公司決策的執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十一條會(huì)議室預(yù)訂：

-會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)通過公司統(tǒng)一的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行，確保透明、公平。

-預(yù)訂者需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、日期和時(shí)間等詳細(xì)信息，并根據(jù)實(shí)際需求選擇合適大小的會(huì)議室。

-預(yù)訂成功后，預(yù)訂者應(yīng)遵守預(yù)定時(shí)間，不得無故占用或提前結(jié)束會(huì)議。

第二十二條會(huì)議室配置與維護(hù)：

-會(huì)議室應(yīng)根據(jù)不同會(huì)議類型和規(guī)模，配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、白板、會(huì)議電話等。

-會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查和維護(hù)設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，提供必要的學(xué)習(xí)用品和飲用水等。

第二十三條會(huì)議室內(nèi)行為規(guī)范：

-與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)定，保持安靜，不隨意走動(dòng)，不在會(huì)議室內(nèi)飲食。

-會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉或靜音手機(jī)等通訊設(shè)備，避免干擾會(huì)議進(jìn)程。

-會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙和進(jìn)行其他違反公司規(guī)章制度的行為。

第二十四條會(huì)議室安全與保密：

-會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、限制非授權(quán)人員進(jìn)入等。

-會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行的討論和決策涉及公司機(jī)密，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議。

-會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)確保不遺留任何敏感或重要文件資料。

第二十五條會(huì)議室使用效率：

-會(huì)議室管理員應(yīng)合理規(guī)劃會(huì)議室使用，提高使用效率，避免資源浪費(fèi)。

-鼓勵(lì)預(yù)訂者合理預(yù)估會(huì)議時(shí)間，縮短會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保會(huì)議室資源得到充分利用。

第二十六條特殊會(huì)議室管理：

-對(duì)于特殊用途的會(huì)議室，如視頻會(huì)議室、董事會(huì)會(huì)議室等，應(yīng)制定專門的預(yù)訂和使用規(guī)定。

-會(huì)議室管理員應(yīng)提供專業(yè)支持，確保特殊會(huì)議室的高效運(yùn)行和專用性。

第二十七條違規(guī)處理：

-對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，會(huì)議室管理員有權(quán)進(jìn)行提醒和制止。

-嚴(yán)重違反規(guī)定的行為，將按照公司規(guī)章制度進(jìn)行處理，并可能影響個(gè)人或團(tuán)隊(duì)今后的會(huì)議室預(yù)訂權(quán)限。

第五章附則

第二十八條制度生效：