會議預(yù)定管理制度范本

會議預(yù)定管理制度范本第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范會議預(yù)定管理流程，提高會議效率，確保會議資源的合理分配與有效利用。制定會議管理制度應(yīng)遵循以下原則：

1.公平原則：確保所有員工均有平等使用會議資源的機(jī)會。

2.效率原則：簡化會議預(yù)定流程，減少不必要會議，提高會議效率。

3.保密原則：確保會議內(nèi)容的機(jī)密性，防止信息泄露。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有預(yù)定及召開的各類會議，包括但不限于項(xiàng)目討論會、部門例會、公司級會議等。

第三條會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，將會議分為以下三類：

1.日常會議：如部門內(nèi)部例會、小組討論會等。

2.專項(xiàng)會議：如項(xiàng)目啟動會、中期檢查會、總結(jié)會等。

3.公司級會議：如年度總結(jié)大會、年中工作會議等。

第四條會議預(yù)定權(quán)限

1.日常會議由各部門自行預(yù)定，無需審批。

2.專項(xiàng)會議需提前向所屬部門負(fù)責(zé)人申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可預(yù)定。

3.公司級會議由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提出申請，報(bào)公司總經(jīng)理審批。

第五條會議資源分配

1.會議室資源按照“先申請、先分配”的原則進(jìn)行。

2.遇到會議室資源緊張時，優(yōu)先保證公司級會議和專項(xiàng)會議的需求。

3.各部門應(yīng)合理規(guī)劃會議時間，避免長時間占用會議室資源。

第六條會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，如有緊急事項(xiàng)需離開會場，應(yīng)向主持人請假。

3.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露給無關(guān)人員。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要，定期進(jìn)行修訂。修訂方案由行政部門提出，報(bào)公司總經(jīng)理審批后實(shí)施。

第二章會議流程

第八條會議預(yù)定

1.申請人需提前查看會議室使用情況，確認(rèn)預(yù)定時間和會議室后，通過公司內(nèi)部會議預(yù)定系統(tǒng)提交申請。

2.申請內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.預(yù)定日常會議的，由部門負(fù)責(zé)人審核；預(yù)定專項(xiàng)會議和公司級會議的，需按第四條會議預(yù)定權(quán)限規(guī)定報(bào)批。

4.審批通過后，系統(tǒng)自動向申請人發(fā)送會議預(yù)定成功通知。

第九條會議通知

1.會議預(yù)定成功后，申請人應(yīng)及時向與會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等。

2.會議通知發(fā)送后，如有變更，申請人需及時更新通知并重新發(fā)送。

第十條會議準(zhǔn)備

1.申請人負(fù)責(zé)檢查會議室設(shè)備設(shè)施是否齊全、正常運(yùn)行，確保會議環(huán)境整潔、安靜。

2.會前準(zhǔn)備包括：制作會議資料、布置會議室、調(diào)試設(shè)備等。

3.對于重要會議，申請人應(yīng)提前到達(dá)會場，做好會前準(zhǔn)備工作。

第十一條會議召開

1.會議主持人應(yīng)按照預(yù)定時間、議程組織會議。

2.會議開始前，主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議期間，與會人員應(yīng)積極參與討論，遵守會議紀(jì)律。

第十二條會議記錄

1.會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容、參會人員發(fā)言等，確保記錄真實(shí)、完整。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要。

第十三條會議結(jié)束

1.會議結(jié)束時，主持人總結(jié)會議成果，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

2.與會人員應(yīng)帶走個人物品，關(guān)閉會議室設(shè)備，確保會議室整潔。

第十四條會議延期或取消

1.如需延期或取消會議，申請人應(yīng)提前通知與會人員，并說明原因。

2.延期或取消會議的，申請人需及時更新會議預(yù)定信息，避免會議室資源浪費(fèi)。

第十五條會議反饋

1.會議結(jié)束后，申請人應(yīng)收集與會人員的意見和建議，以提高會議質(zhì)量和效果。

2.對于重要會議，申請人需向會議發(fā)起人匯報(bào)會議成果和執(zhí)行情況。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十六條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，由記錄人進(jìn)行修改完善，并在公司內(nèi)部信息平臺發(fā)布，確保所有相關(guān)人員可見。

第十七條會議紀(jì)要的內(nèi)容

會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.會議基本信息：會議主題、時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員等。

2.會議議程：會議討論的各個議題及結(jié)論。

3.決策事項(xiàng)：會議中做出的決策、責(zé)任分配及執(zhí)行期限。

4.討論要點(diǎn)：會議中提出的重點(diǎn)問題和意見建議。

5.后續(xù)行動計(jì)劃：明確下一步工作計(jì)劃、責(zé)任人及完成時間。

第十八條會議紀(jì)要的落實(shí)與跟蹤

1.會議紀(jì)要發(fā)布后，各責(zé)任單位或個人應(yīng)按照會議紀(jì)要中的決策和計(jì)劃執(zhí)行。

2.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)決策落到實(shí)處。

3.跟蹤過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時向會議主持人報(bào)告，尋求解決方案。

第十九條執(zhí)行情況反饋

1.各責(zé)任單位或個人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成工作任務(wù)，并向會議主持人或指定專人報(bào)告執(zhí)行情況。

2.會議主持人定期組織會議，對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

第二十條會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保長期可查閱。

2.公司員工可根據(jù)工作需要查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解會議決策和執(zhí)行情況。

第二十一條會議紀(jì)要的修訂

如會議紀(jì)要內(nèi)容出現(xiàn)遺漏或錯誤，會議記錄人應(yīng)及時進(jìn)行修訂，并重新發(fā)布。修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)通知所有相關(guān)人員，確保信息的一致性。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十二條會議室預(yù)訂權(quán)限與流程

1.會議室預(yù)訂應(yīng)通過公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行，以確保透明度和效率。

2.員工預(yù)訂會議室需具備相應(yīng)權(quán)限，權(quán)限分配由行政部門負(fù)責(zé)管理。

3.預(yù)訂流程應(yīng)遵循第二章會議流程的相關(guān)規(guī)定，確保會議室資源合理分配。

第二十三條會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間進(jìn)行，不得提前占用或延遲退場。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，不得在會議室內(nèi)用餐或進(jìn)行其他非會議活動。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用前應(yīng)進(jìn)行檢查，使用后應(yīng)恢復(fù)原狀，確保下次會議的正常進(jìn)行。

第二十四條會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或私自帶走設(shè)備。

3.如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報(bào)告給行政部門或指定的設(shè)備管理人員進(jìn)行維修。

第二十五條會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材等，并定期進(jìn)行檢查。

2.會議室內(nèi)應(yīng)采取措施保護(hù)會議內(nèi)容的保密性，如使用隔音設(shè)備，禁止無關(guān)人員進(jìn)入等。

3.對于涉及敏感信息的會議，應(yīng)采取額外保密措施，如簽訂保密協(xié)議等。

第二十六條會議室環(huán)境維護(hù)

1.會議室的清潔衛(wèi)生應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行打掃，確保會議環(huán)境的整潔。

2.會議室內(nèi)應(yīng)提供必要的服務(wù)設(shè)施，如飲用水、紙筆等，以滿足會議需求。

3.會議室的布置應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模進(jìn)行調(diào)整，以創(chuàng)造良好的會議氛圍。

第二十七條違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或單位，行政部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告或取消其會議室預(yù)訂權(quán)限。

2.如因個人或單位原因造成會議室設(shè)備損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

3.對于嚴(yán)重違反規(guī)定的行為，將按照公司規(guī)章制度進(jìn)行處理，并可能涉及紀(jì)律處分。

第五章附則

第二十八條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部門所有。

第二十九條實(shí)施日期與過渡期