校代會(huì)議管理制度

校代會(huì)議管理制度第一章總則

第一條校代會(huì)議管理制度（以下簡(jiǎn)稱“制度”）旨在規(guī)范學(xué)校代表會(huì)議（以下簡(jiǎn)稱“校代會(huì)”）的組織、召開及管理，保障會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和執(zhí)行力。

第二條本制度適用于校代會(huì)及其下屬各專門委員會(huì)、工作小組等會(huì)議的組織與管理。

第三條校代會(huì)會(huì)議分為常設(shè)會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。常設(shè)會(huì)議原則上每學(xué)期召開一次，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要召開。

第四條校代會(huì)會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

（一）依法依規(guī)召開，確保會(huì)議的合法性；

（二）民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策的科學(xué)性；

（三）公開透明原則，會(huì)議內(nèi)容、議程、決議等應(yīng)及時(shí)向全校師生公開；

（四）務(wù)實(shí)高效原則，會(huì)議討論重點(diǎn)突出，提高決策執(zhí)行力。

第五條校代會(huì)會(huì)議的組織與管理應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，各部門、各單位應(yīng)密切配合，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第六條校代會(huì)會(huì)議的召開、議程、決議等應(yīng)接受全校師生的監(jiān)督，對(duì)違反本制度的行為，任何單位和個(gè)人均有權(quán)向?qū)W校有關(guān)部門反映。

第七條本制度的解釋權(quán)歸校代會(huì)主席團(tuán)，具體實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。

第八條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議籌備工作由校代會(huì)秘書處負(fù)責(zé)，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.秘書處應(yīng)在會(huì)議召開前至少兩周，將會(huì)議通知、會(huì)議議程、相關(guān)材料等發(fā)送給與會(huì)人員，確保與會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

3.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、聯(lián)系人等信息。

二、會(huì)議報(bào)到

1.與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前30分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行報(bào)到登記。

2.報(bào)到時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)領(lǐng)取會(huì)議資料、簽到表等，并了解會(huì)議議程、注意事項(xiàng)等。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議議程由秘書處負(fù)責(zé)制定，內(nèi)容包括：開幕詞、工作報(bào)告、提案審議、表決事項(xiàng)、閉幕詞等。

2.會(huì)議議程應(yīng)在會(huì)前發(fā)送給與會(huì)人員，會(huì)議期間不得隨意更改。

3.如有特殊情況需要調(diào)整議程，應(yīng)由秘書處提出，報(bào)請(qǐng)主席團(tuán)批準(zhǔn)。

四、會(huì)議召開

1.會(huì)議由主席團(tuán)主持，按照議程進(jìn)行。

2.會(huì)議主持人應(yīng)保證會(huì)議的秩序，確保與會(huì)人員充分發(fā)表意見，不得隨意打斷發(fā)言。

3.與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取報(bào)告，積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律。

五、表決與決策

1.會(huì)議表決分為贊成、反對(duì)和棄權(quán)三種，與會(huì)人員應(yīng)明確表達(dá)自己的意見。

2.表決事項(xiàng)需達(dá)到與會(huì)人員的三分之二以上同意，方可通過(guò)。

3.會(huì)議決議應(yīng)及時(shí)公布，由秘書處負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

六、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，記錄會(huì)議議程、與會(huì)人員發(fā)言、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

七、會(huì)議閉幕

1.會(huì)議閉幕時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)與會(huì)人員的參與表示感謝。

2.會(huì)議結(jié)束后，秘書處應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、決議等資料整理歸檔，并及時(shí)向全校師生公布。

八、會(huì)議后續(xù)工作

1.秘書處應(yīng)跟蹤落實(shí)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

2.與會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議決議的實(shí)施，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，秘書處應(yīng)立即組織專人整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本情況、主要議題、與會(huì)人員發(fā)言摘要、表決結(jié)果等。

3.秘書處應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，報(bào)請(qǐng)主席團(tuán)審批。

4.審批通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)向全校師生發(fā)布，提高決策透明度。

二、會(huì)議決議的分解與落實(shí)

1.秘書處應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議決議分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任單位、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任單位應(yīng)制定詳細(xì)實(shí)施方案，確保會(huì)議決議的落實(shí)。

3.秘書處應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤了解，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，協(xié)調(diào)解決。

三、會(huì)議決議的監(jiān)督與反饋

1.校代會(huì)主席團(tuán)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況的監(jiān)督，確保決策落到實(shí)處。

2.責(zé)任單位應(yīng)按期向主席團(tuán)報(bào)告工作進(jìn)展，對(duì)存在的問(wèn)題和困難提出解決措施。

3.主席團(tuán)對(duì)執(zhí)行不力的單位或個(gè)人，應(yīng)予以督促整改，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.秘書處應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、決議等資料整理歸檔，以便查閱。

2.全校師生有權(quán)查閱會(huì)議紀(jì)要、決議等資料，了解學(xué)校決策過(guò)程和執(zhí)行情況。

3.秘書處應(yīng)提供便利條件，確保資料的安全、保密和便捷查閱。

五、會(huì)議紀(jì)要的修訂與完善

1.根據(jù)實(shí)際情況，秘書處應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行定期修訂，確保內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

2.修訂后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)請(qǐng)主席團(tuán)審批，并向全校師生公布。

3.通過(guò)不斷修訂與完善，提高會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量，為學(xué)校決策提供有力支持。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門、各單位需提前向秘書處提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)書中應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便秘書處合理分配會(huì)議室資源。

3.預(yù)訂會(huì)議室需遵循先到先得的原則，已預(yù)訂的會(huì)議室不得隨意更改或取消。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔大方，符合會(huì)議主題。

2.會(huì)議桌椅、話筒、投影儀等設(shè)施應(yīng)擺放整齊，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.秘書處負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室布置情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由專人負(fù)責(zé)維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備前，相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)，掌握操作方法。

3.會(huì)議期間，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員進(jìn)行維修。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室衛(wèi)生由專人負(fù)責(zé)，保持環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行消毒，確保與會(huì)人員健康。

3.會(huì)議室安全出口標(biāo)識(shí)清晰，消防設(shè)施完好，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂丟雜物。

五、會(huì)議室使用規(guī)范

1.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，按時(shí)參加會(huì)議，不遲到、早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意走動(dòng)、喧嘩。

3.會(huì)議室使用完畢后，使用單位應(yīng)負(fù)責(zé)清理現(xiàn)場(chǎng)，恢復(fù)原狀。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間根據(jù)會(huì)議安排和需求靈活調(diào)整。

2.秘書處應(yīng)在會(huì)議室內(nèi)張貼開放時(shí)間表，方便各部門、各單位了解。

3.特殊情況下，秘書處可根據(jù)需要臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室開放時(shí)間，并提前通知相關(guān)部門。

第五章附則

本制度的解釋權(quán)歸校代會(huì)主席團(tuán)所有。如有未盡事宜，主席團(tuán)可根據(jù)實(shí)際情況予以解釋