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文檔簡(jiǎn)介
關(guān)于能提高學(xué)習(xí)效率的時(shí)間管理與自我管理
小故事
有兩個(gè)人,到非洲去考察。他們突然迷路了,正當(dāng)他們?cè)谙朐趺崔k時(shí),突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過(guò)來(lái),其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運(yùn)動(dòng)鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運(yùn)動(dòng)鞋就搖搖頭說(shuō):“沒(méi)用啊,你怎么跑也沒(méi)有獅子跑得快?!蓖檎f(shuō):“嗨,你當(dāng)然不知道了,在這個(gè)緊要關(guān)頭最主要的是我要跑得比你快?!钡?頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月課程結(jié)構(gòu)1、時(shí)間管理概論2、時(shí)間管理之道3、浪費(fèi)時(shí)間的解決方法4、人生目標(biāo)管理5、突破思維格局第3頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月時(shí)間管理概論第4頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月時(shí)間的意義2.時(shí)間對(duì)您意味著什么1.您有足夠的時(shí)間嗎3.您如何對(duì)待時(shí)間4.您還有多少時(shí)間時(shí)間圈第5頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月假如每一個(gè)人60歲退休,把這60歲減去你現(xiàn)在的年齡,計(jì)算一下,你還剩下多少小時(shí)。歲X220工作日X8小時(shí)60歲現(xiàn)在年齡退休年齡時(shí)=至退休前的工作時(shí)間小時(shí)X220工作日X3小時(shí)=X145工作日X12小時(shí)=小時(shí)小時(shí)至退休前的工作時(shí)間你的時(shí)間資產(chǎn)小時(shí)__第6頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月時(shí)間盤點(diǎn)典型的錯(cuò)誤工作作風(fēng)產(chǎn)生原因:不知道把時(shí)間花到什么地方處了不知道完成一項(xiàng)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間不知道迄今為止所表現(xiàn)出的工作作風(fēng)的優(yōu)缺點(diǎn)不知道哪些因素防礙自己的工作業(yè)績(jī)所以我們要對(duì)我們的時(shí)間進(jìn)行盤點(diǎn)第7頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月1、時(shí)間利用分析2、時(shí)間損失分析3、耗時(shí)因子分析時(shí)間盤點(diǎn)時(shí)間消耗的測(cè)量時(shí)間損失的錯(cuò)誤根源不必要損耗時(shí)間的原因時(shí)間管理方法清單活動(dòng)時(shí)間價(jià)值分析干擾打斷時(shí)間盤點(diǎn)的步驟第8頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月時(shí)間管理的致命禁忌迷惑:目標(biāo)是什么?猶豫不決:我們?cè)撟鍪裁??精力分散:精神和體力超負(fù)荷?消極拖延:可以等明天?完美主義逃避打擾第9頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月時(shí)間管理的發(fā)展第一代——備忘錄型第二代——事先規(guī)劃安排行程第三代——規(guī)劃、制定優(yōu)先順序,操之在我第四代——強(qiáng)調(diào)一切以自然法則為中心的羅盤理論第10頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月案例分析
我叫王力,現(xiàn)在一家公司擔(dān)任銷售業(yè)務(wù)主管,自從我擔(dān)任這個(gè)銷售業(yè)務(wù)主管工作以后,每一天都感覺(jué)非常的疲勞,而且我的上司,銷售經(jīng)理對(duì)我的績(jī)效好像還不是很滿意,所以我今天想把制訂的一份計(jì)劃出來(lái)與大家分享一下,請(qǐng)大家指正一下我的工作中有哪一些不足。昨天晚上,也就是星期天的晚上,我自己在家制訂了一個(gè)一周的工作計(jì)劃。今天上午一上班,一進(jìn)辦公室,首先第一個(gè)先修正一下我的計(jì)劃,然后再做今天一天的工作計(jì)劃,下面是我的一天工作計(jì)劃的一個(gè)清單。第11頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
①首先我今天必須拿出3個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)制定一份與華金公司價(jià)格談判的工作準(zhǔn)備,同時(shí)還要做出跟他簽約的準(zhǔn)備;②我還要拿出2個(gè)小時(shí)的時(shí)間做一份給中實(shí)公司的合作協(xié)議書,而且要在下午上班之前傳給對(duì)方;③另外我還要用將近1個(gè)小時(shí)的時(shí)間通過(guò)電話拜訪十二個(gè)客戶;④中午的時(shí)候我要和我的銷售經(jīng)理共度午餐,大概用1.5小時(shí)來(lái)探討一個(gè)關(guān)于促銷的活動(dòng);⑤同時(shí)我還要閱讀一下公司里的內(nèi)部文件,內(nèi)部刊物這大概要10分鐘時(shí)間;⑥同時(shí)因?yàn)槲也⒉皇敲繒r(shí)每刻都在辦公室,我還要接聽一下我的電話留言,并且做一下記錄,這大概要15分鐘;⑦我還要把我的一些工作文件整理歸檔,我估計(jì)要1小時(shí)的時(shí)間;第12頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
⑧同時(shí)今天還有一個(gè)工作計(jì)劃的改動(dòng),原訂于周五的一個(gè)業(yè)務(wù)工作會(huì)議,被調(diào)整到今天下午的三點(diǎn)鐘;⑨同時(shí)還要處理一下我的一個(gè)大客戶他原訂于本月5號(hào)要到的貨沒(méi)有到,我要處理這個(gè)事情,這兩件事總計(jì)要2小時(shí)的時(shí)間;⑩同時(shí)還要跟我的業(yè)務(wù)人員共同討論一個(gè)索賠的案件,這個(gè)要占用我1小時(shí)的時(shí)間;⑾而早上我剛進(jìn)辦公室的時(shí)候,人力資源部的經(jīng)理找到我,說(shuō)在明天上午前一定要我把新員工的工作表現(xiàn)報(bào)告寫出來(lái)交給他,我考慮最起碼要占用我1小時(shí)的時(shí)間;⑿另外我在寫今天的工作計(jì)劃時(shí),我的經(jīng)理進(jìn)來(lái)了,要求我今天必須拿出近三個(gè)月的業(yè)績(jī)報(bào)告。我沒(méi)有細(xì)算,也沒(méi)有仔細(xì)看具體今天要用多少時(shí)間,但我知道我今天恐怕又是一個(gè)不眠之夜了。第13頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月第一步:將各項(xiàng)工作按其價(jià)值的大小一分為二,1、2象限為重要;3、4象限為不重要。第二步:根據(jù)各項(xiàng)工作的完工期限,遠(yuǎn)近分為1、4為急迫的;2、3為不急迫的。第14頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月緊急重要Ⅰ緊急又重要Ⅱ重要不緊急Ⅲ緊急不重要Ⅳ不重要不緊急第15頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月Ⅲ造成干擾的事、電話信件、報(bào)告某些會(huì)議許多迫在眉捷的符合別人期望事
四象限工作性質(zhì)分析不急迫急迫不重要重要Ⅳ忙碌瑣碎的事某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動(dòng)Ⅰ緊急狀況危機(jī)迫切的問(wèn)題限期完成的工作Ⅱ準(zhǔn)備工作計(jì)劃預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清人際關(guān)系的建立保持身體健康第16頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月第三步:對(duì)王力的工作定位,并分析工作現(xiàn)狀
重要不重要急不急與華金公司的討論定價(jià)3H
中實(shí)公司的合作意向書2H
天際公司的貨未到問(wèn)題?
上級(jí)要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績(jī)報(bào)表2H
周五業(yè)務(wù)會(huì)提前1H品質(zhì)部明天要顧客意見反饋總結(jié)報(bào)告1H
共進(jìn)午餐,討論促銷會(huì)1.5H
商討索賠案處理1H閱讀內(nèi)部刊物10分鐘
打電話給12客戶30分鐘
聆聽電話留言10分鐘
完成文件歸檔1H第17頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
第四步:?jiǎn)栴}與措施第一象限:抓緊做;返回第二象限第二象限:重點(diǎn)做,按計(jì)劃步驟做;為明天準(zhǔn)備第三象限:不花時(shí)間;少花時(shí)間;授權(quán)部下做第四象限:平衡好被支配的事情;不被迷惑,爭(zhēng)取自由返回一、二象限第18頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
將4個(gè)象限時(shí)間合理的科學(xué)配置,將會(huì)遇到六項(xiàng)阻力,第五步時(shí)間價(jià)值=工作價(jià)值阻力控制計(jì)劃組織決策指揮信息傳遞第19頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月第六步:系統(tǒng)思維
面對(duì)變化的環(huán)境——應(yīng)變能力要強(qiáng)——突出第二象限管理法,牢牢抓住關(guān)系企業(yè)持續(xù)發(fā)展,價(jià)值創(chuàng)造的大事,上下左右系統(tǒng)思維——步調(diào)一致第20頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月第七步有效運(yùn)用工作日程管理表分析每項(xiàng)工作的性質(zhì),排出優(yōu)先次序?qū)⒚刻旃ぷ鲀?nèi)容列入表格擬定處理對(duì)策第21頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月時(shí)間管理之道第22頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月最適狀態(tài)效率方式效益時(shí)間管理之道第23頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月A、生物節(jié)律識(shí)別生物節(jié)律體力周期23天情緒周期28天智力周期33天第24頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月B、設(shè)定目標(biāo):規(guī)劃好您的人生與事業(yè)設(shè)定目標(biāo)的意義找到目標(biāo)境況分析目標(biāo)表述總結(jié)與評(píng)估第25頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月C、4D原則(DropitorDeleteit)----是否有必要(Delayit)---為什么是現(xiàn)在(Delegateit)---為什么是我?(Doit)----親自做第26頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月D、授權(quán)11.等待批示2.問(wèn)3.提出你最好的想法4.自已判斷,讓我知道你做了什么5.自已判斷,定期報(bào)告。6.自已判斷,不用報(bào)告。授權(quán)水平等級(jí)第27頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月E、阿爾卑斯山方法(A)列出任務(wù)—第二天想要完成和必須完成(L)估計(jì)工作需要的時(shí)間(P)60:40規(guī)劃—預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間經(jīng)意外事情(E)決定優(yōu)先、刪減和授權(quán)(N)事后檢查—將未完成的任務(wù)轉(zhuǎn)移第28頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月F、帕雷托時(shí)間管理原則(80/20)得到20%的效果得到80%的效果產(chǎn)出造成消耗80%的時(shí)間消耗20%的時(shí)間投入帕雷托時(shí)間管理原則(80/20)第29頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月G、ABC法則A級(jí)任務(wù)B級(jí)任務(wù)C級(jí)任務(wù)極其重要數(shù)量占15%價(jià)值占65%自己干,不授權(quán)重要性一般數(shù)量占20%價(jià)值占20%策略性規(guī)劃,規(guī)定期限不太重要,不重要數(shù)量占65%價(jià)值占15%授權(quán)、刪減任務(wù)消耗100%35%15%65%85%100%第30頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月浪費(fèi)時(shí)間的解決方法第31頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月浪費(fèi)時(shí)間的原因害怕冒犯別人希望保持消息靈通自我膨脹享受社交的樂(lè)趣解決方法阻絕干擾集合電話電話干擾的原因及解決方法第32頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月不速之客的原因及解決方法(1)
延后處理(2)
把訪客轉(zhuǎn)交給別人(3)
另外安排時(shí)間(4)學(xué)會(huì)過(guò)濾(5)不要讓別人找到你第33頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法1、公司雇人程序出了錯(cuò)2、該職位提供了不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練1、教導(dǎo)員工善用時(shí)間2、提升員工時(shí)間管理的成本意識(shí)第34頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月社交閑談的原因及解決方法(1)
過(guò)濾訪客與電話(2)
衡量辦公地點(diǎn)是否恰當(dāng)(3)
設(shè)置一些暗示社交時(shí)間的結(jié)束技巧第35頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月權(quán)責(zé)混淆的原因及解決方法權(quán)責(zé)問(wèn)題主要是發(fā)生在工作項(xiàng)目的說(shuō)明上,說(shuō)明含糊不清就會(huì)導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清。權(quán)責(zé)配合不當(dāng),會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間,甚至浪費(fèi)精力。定期更新所有員工的工作說(shuō)明,以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚的界定權(quán)責(zé)對(duì)等第36頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月溝通不良的原因及解決方法
1、不明白事情的重要性2、
沒(méi)有時(shí)間3、
沒(méi)有傾聽4、
溝通的目的不明確5、
時(shí)機(jī)不當(dāng)6、溝通的機(jī)會(huì)不夠(1)
學(xué)會(huì)傾聽(2)
使用恰當(dāng)?shù)淖盅郏?)
運(yùn)用非語(yǔ)言式的溝通第37頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月進(jìn)度失控的原因及解決方法
進(jìn)度失控造成的浪費(fèi)時(shí)間就是不明白事情的重要性,不知道控制的進(jìn)度工具,認(rèn)為完善的計(jì)劃會(huì)自行達(dá)成目標(biāo),沒(méi)有加強(qiáng)控制及提出適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度報(bào)告。
解決的方法就是擬定計(jì)劃。什么時(shí)候完成什么事情,由誰(shuí)來(lái)執(zhí)行,完成以后誰(shuí)匯報(bào)等程序,擬定詳細(xì)的計(jì)劃。第38頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月會(huì)議耽誤的原因及解決方法會(huì)議沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備,或者沒(méi)有會(huì)議目的會(huì)議沒(méi)有議程開會(huì)找錯(cuò)人參加,或者是參加的人太多或太少,或者是關(guān)鍵的人沒(méi)有到會(huì)開會(huì)沒(méi)有計(jì)劃會(huì)議過(guò)多或會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)不能準(zhǔn)時(shí)開會(huì),或者不能準(zhǔn)時(shí)散會(huì)開會(huì)時(shí)有外來(lái)干擾討論脫離議程的內(nèi)容浪費(fèi)時(shí)間會(huì)議沒(méi)有結(jié)論,甚至?xí)鵁o(wú)議,議而未決沒(méi)有追蹤對(duì)會(huì)議的執(zhí)行情況1、會(huì)議要有目的,沒(méi)有目的就不開會(huì)2、召開會(huì)議首先安排會(huì)議的議程3、對(duì)找錯(cuò)人參加,參加的人數(shù)太多,太少的解決方法4、
安排適當(dāng)?shù)挠?jì)劃5、會(huì)議的時(shí)間和次數(shù)要適當(dāng)6、務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與散會(huì)7、應(yīng)付干擾、提高效率的辦法就是制定規(guī)則8、對(duì)于脫離討論議題的解決方法9、會(huì)要有議,議要有決,決要有行10、追蹤會(huì)議決議的執(zhí)行第39頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月擱置的原因及解決方法不明白問(wèn)題所在沒(méi)有目標(biāo),優(yōu)先的次序、完成的期限不明確沒(méi)有自我獎(jiǎng)勵(lì)遇到急事立刻反應(yīng)桌上一片混亂,沒(méi)有條理缺乏完成工作的決心,缺乏目標(biāo),懶惰成性沒(méi)法把事情分派出去,授權(quán)不當(dāng)接受干擾變更優(yōu)先程序不完全,或者不可靠的資料妨礙了工作的完成1、
應(yīng)明白問(wèn)題所在2、
對(duì)于沒(méi)有目標(biāo)、先后次序、完成期限的解決方法3、
自我獎(jiǎng)勵(lì)4、
遇到急事不立刻反應(yīng)5、
對(duì)于桌上一片混亂,沒(méi)有條理的解決方法6、對(duì)于缺乏完成工作的決心,缺乏目標(biāo),懶惰成性的解決方法7、
學(xué)會(huì)授權(quán)8、排除干擾9、保持優(yōu)先程序10、對(duì)于不完全和不可靠的資源妨礙工作的完成的解決方法第40頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月危機(jī)應(yīng)付的原因及解決方法不明白事情的重要性沒(méi)有預(yù)期會(huì)發(fā)生問(wèn)題反映過(guò)度把問(wèn)題當(dāng)危機(jī)看忙著救火做事拖延工作時(shí)間預(yù)算的不切實(shí)際機(jī)械故障,人為錯(cuò)誤部屬不愿透露壞消息因重要人物提出要求而引起的過(guò)度反應(yīng)
進(jìn)度失控1、解決方法是記錄危機(jī)工作日志,分析危機(jī)的來(lái)源、原因、重要性以及可控制的因素2、把潛在的問(wèn)題列出來(lái),根據(jù)嚴(yán)重性及可能性分門別類,然后提出可能的防范的措施,或不可能防范的狀況下減輕不良后果的步驟。3、反應(yīng)不要過(guò)度4、事前預(yù)防5、做事不拖延6、工作時(shí)間預(yù)算的要切實(shí)際7、減少機(jī)械故障、人為的錯(cuò)誤8、部屬要透露壞消息9、因重要人物提出要求而不要引起過(guò)度的反應(yīng)10、進(jìn)度的失控要防范第41頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月事必躬親的原因及解決方法1、管理人員的上級(jí)引導(dǎo)學(xué)會(huì)讓他獨(dú)當(dāng)一面不斷地教他要接納錯(cuò)誤,從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)引導(dǎo)他如何授權(quán),去信任部屬,利用進(jìn)度報(bào)告加以控制2、管理人員自身應(yīng)注意學(xué)會(huì)表達(dá)完整,不讓人覺(jué)得模糊,要求部屬遵從指令,確定任務(wù)內(nèi)容把標(biāo)準(zhǔn)降到大家可以接受的程度而不是自己的表現(xiàn),并適當(dāng)?shù)目刂乒ぷ鬟M(jìn)度如果人手不足,部屬工作過(guò)量,當(dāng)一個(gè)主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)完成一部分,再完成另一部分,先把這個(gè)階段的事情完成,再把下一具階段完成,而不要一次性的賦予他們更多的任務(wù)或事情第42頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月人生目標(biāo)管理第43頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
人生的領(lǐng)域心心靈凈化理財(cái)規(guī)劃休閑藝術(shù)家庭和諧身體健康事業(yè)工作心智成長(zhǎng)人際關(guān)系第44頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月Specific具體的Measurable可衡量的Achievable可實(shí)現(xiàn)的Relevant與價(jià)值相關(guān)的Tractable可跟進(jìn)的SMART目標(biāo)第45頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月目標(biāo)設(shè)定的步驟1、強(qiáng)烈的欲望2、信念、信仰、信心3、白紙黑字寫下來(lái)4、要問(wèn)自己怎么做5、分析現(xiàn)在的位子6、你有哪些障礙7、所需要的知識(shí)8、誰(shuí)是你的客戶9、堅(jiān)持不懈的努力第46頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月21項(xiàng)時(shí)間管理策略1、確定明確的目標(biāo)2、這些目標(biāo)要去分割、量化3、方向大于效率4、目標(biāo)要與價(jià)值觀吻合5、明確詳細(xì)的計(jì)劃6、每天的目標(biāo)必須完成7、輔助方案8、固定的時(shí)間做計(jì)劃9、每一件事情都要設(shè)定期限10、馬上行動(dòng)11、辨清事情的輕、重、緩、急12、把重要的事情辦成很緊急13、改變自我的意向14、專心專注于每一件事情15、遵循40/30/30法則(被動(dòng)/主動(dòng)/突破)16、第一次就把事情做對(duì)17、檢討是成功之母18、做最有價(jià)值的事情19、每天30分鐘獨(dú)處時(shí)間20、注意行動(dòng)的姿態(tài)21、把握痛苦和快樂(lè)的杠桿第47頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月突破思維格局第48頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
思維方式與思維系統(tǒng)
電燈是否發(fā)光,首先取決于所在的電路系統(tǒng)是否正常,同樣,我們能否卓越,首先取決于我們的思維系統(tǒng)是否卓越。思路決定出路,思維的廣度和深度決定人生的高度。第49頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
人生的狀態(tài)心殼:外圓內(nèi)方心幔:積極心態(tài)
心核:以德為先第50頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
思維最佳狀態(tài):靈從心動(dòng)、心思則動(dòng)、動(dòng)之則靈
愛(ài)——擁有快樂(lè)人生的根源四神:知足、感恩、善解、包容三寶:舍得、放下、忘記
心核——以德為先,背負(fù)責(zé)任內(nèi)圣、回饋社會(huì)、接受、負(fù)責(zé)、每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)第51頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
心?!e極心態(tài),在黑暗中發(fā)現(xiàn)星星動(dòng)作創(chuàng)造情緒,生理狀態(tài)影響心理狀態(tài)不是因?yàn)槟憧鞓?lè)而笑了,而是因?yàn)槟阈α瞬趴鞓?lè)一時(shí)心境一時(shí)心動(dòng),長(zhǎng)久心境長(zhǎng)久行動(dòng),永恒心境永恒行動(dòng)三大層次:態(tài)度、激情創(chuàng)造奇跡、信念兩大因素:改變生理狀態(tài)、改變注意力第52頁(yè),共62頁(yè),星期六,2024年,5月
心殼—外圓內(nèi)方,外化而內(nèi)不化外化:隨俗順世,使自己隱逸在俗眾之中。內(nèi)不化:內(nèi)心以圣哲典范與天地自然同類。壓力調(diào)整:我們不能左右天氣,但可改變心情獲得最強(qiáng)精力:保健、體態(tài)(身體語(yǔ)言)、禮儀第53頁(yè),共
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