軍工企業(yè)會議管理制度

軍工企業(yè)會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強軍工企業(yè)會議管理，提高決策效率，保障信息安全，依據(jù)《中華人民共和國公司法》、《軍工企業(yè)保密條例》及相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于軍工企業(yè)內(nèi)部各類會議的組織、召開、記錄及后續(xù)跟蹤管理。

第三條基本原則：

-高效原則：會議應(yīng)圍繞議題高效進行，減少不必要的形式和流程。

-保密原則：會議內(nèi)容涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的，必須嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行。

-公開透明原則：適當范圍內(nèi)，會議內(nèi)容和決策過程應(yīng)保持透明，接受監(jiān)督。

-責(zé)任原則：會議的召集人、主持人、記錄人及參會人員均應(yīng)明確各自職責(zé)，確保會議效果。

第四條會議類別：

-決策性會議：包括董事會、總經(jīng)理辦公會等，主要對公司重大事項進行決策。

-協(xié)調(diào)性會議：旨在協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作，解決跨部門問題。

-專題性會議：針對某一特定項目或問題召開的會議。

-日常性會議：包括部門例會、班組會等，用于日常工作安排和溝通。

第五條參會人員：

-會議應(yīng)根據(jù)議題需要，明確參會人員范圍和名單，避免無關(guān)人員參會。

-參會人員應(yīng)按時參加，確有特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會議召集人請假。

第六條會議管理責(zé)任：

-企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的會議管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)會議的組織、服務(wù)和管理工作。

-會議管理機構(gòu)或?qū)Ｈ藨?yīng)負責(zé)制定會議計劃、準備會議材料、布置會議室、保障會議設(shè)備設(shè)施、監(jiān)督會議紀要的落實等工作。

第七條制度修訂：

-本制度根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和法律法規(guī)變化適時進行修訂。

-修訂后的制度應(yīng)經(jīng)企業(yè)法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員批準后公布實施。

第二章會議流程

第八條會議籌備：

-會議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要確定會議主題、目的、議程和參會人員，并在會議前充分準備相關(guān)資料。

-會議召集人應(yīng)在會議前向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、需準備的材料等。

-會議通知應(yīng)在會議召開前至少三個工作日發(fā)送，緊急會議需在短時間內(nèi)召開的，應(yīng)盡可能提前通知。

第九條會議召開：

-會議主持人應(yīng)按照預(yù)定議程主持會議，確保會議有序進行。

-會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議主題、目的和議程，明確會議要求和紀律。

-參會人員應(yīng)按照議程順序進行發(fā)言，圍繞議題展開討論，并提出建議和意見。

第十條會議記錄：

-會議應(yīng)指定專人負責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、主要觀點、決策結(jié)果等。

-會議記錄應(yīng)及時整理，并在會議結(jié)束后的一定時間內(nèi)將會議紀要發(fā)送給參會人員。

第十一條會議決策：

-會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。

-會議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，對于重大事項的決策，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行表決。

-會議決策結(jié)果應(yīng)在會議紀要中予以明確記錄，并按照規(guī)定程序進行公示或通報。

第十二條會議總結(jié)與反饋：

-會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)決策事項的執(zhí)行要求和責(zé)任分工。

-會議召集人應(yīng)收集參會人員對會議的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程和提高會議效果。

第十三條緊急會議召開：

-對于突發(fā)緊急事項，需要立即召開會議的，會議召集人應(yīng)迅速組織相關(guān)人員參加會議。

-緊急會議的通知、記錄和決策程序應(yīng)盡量簡化，但必須保證會議內(nèi)容的真實性和有效性。

第十四條遠程會議：

-對于異地或不便集中召開的會議，可采用遠程視頻、電話會議等形式進行。

-遠程會議的技術(shù)保障和信息安全措施應(yīng)符合相關(guān)要求，確保會議效果和信息安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十五條會議紀要的編制與發(fā)布：

-會議紀要應(yīng)由專人負責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整地反映會議的討論情況和決策結(jié)果。

-會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快完成，并經(jīng)會議主持人審核批準后發(fā)布。

-會議紀要的發(fā)布應(yīng)及時，確保參會人員和相關(guān)執(zhí)行部門能夠及時了解會議決策內(nèi)容。

第十六條會議決策的執(zhí)行與跟蹤：

-會議紀要中明確的決策事項應(yīng)分解為具體的任務(wù)，并明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

-責(zé)任部門應(yīng)按照會議決策要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，并報會議管理機構(gòu)備案。

-會議管理機構(gòu)應(yīng)建立跟蹤機制，對決策執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

第十七條執(zhí)行情況反饋：

-責(zé)任部門在執(zhí)行過程中應(yīng)定期向會議管理機構(gòu)報告進展情況，遇到問題應(yīng)及時溝通解決。

-會議管理機構(gòu)應(yīng)將執(zhí)行情況及時反饋給會議召集人，并視情況組織相關(guān)人員召開協(xié)調(diào)會議。

第十八條決策調(diào)整與優(yōu)化：

-如遇實際情況變化，確需調(diào)整會議決策的，應(yīng)按照規(guī)定程序重新提交會議討論決定。

-會議管理機構(gòu)應(yīng)總結(jié)決策執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化決策流程和執(zhí)行機制。

第十九條會議紀要的存檔與查閱：

-會議紀要應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行存檔，確保資料的完整性和可追溯性。

-會議紀要的查閱應(yīng)遵循保密原則，嚴格控制查閱范圍，防止泄露企業(yè)秘密。

第二十條責(zé)任追究：

-對于未按照會議決策執(zhí)行或執(zhí)行不力的，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

-會議管理機構(gòu)應(yīng)建立健全責(zé)任追究制度，確保會議決策的嚴肅性和權(quán)威性。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預(yù)訂與使用：

-會議室的預(yù)訂應(yīng)由專人負責(zé)管理，確保會議時間安排合理，避免沖突。

-預(yù)訂會議室時，應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便于會務(wù)人員進行相應(yīng)的準備工作。

-會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間進行，臨時占用或提前結(jié)束應(yīng)通知會務(wù)人員及時調(diào)整。

第二十二條會議室布置與設(shè)備管理：

-會務(wù)人員應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理布置會議室，保證座位充足、布局合理。

-會議室的設(shè)備應(yīng)定期檢查、維護，確保會議期間設(shè)備正常運行。

-會議主持人或參會人員在使用設(shè)備前應(yīng)接受操作培訓(xùn)，避免因誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞。

第二十三條會議室環(huán)境與安全：

-會議室應(yīng)保持清潔、安靜、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。

-會議室應(yīng)配置必要的消防和安全設(shè)施，并定期進行安全檢查，確保會議安全。

-會務(wù)人員應(yīng)在會議前后檢查會議室，確保無遺留物品，防止泄露企業(yè)秘密。

第二十四條會議保密措施：

-會議室應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝隔音設(shè)備、設(shè)置保密提示標識等。

-會議期間，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自錄音、錄像或泄露會議內(nèi)容。

-會務(wù)人員應(yīng)監(jiān)督會議保密措施的執(zhí)行，對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并報告上級。

第二十五條會議服務(wù)與管理：

-會務(wù)人員應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會議簽到、資料發(fā)放、茶水服務(wù)等。

-會務(wù)人員應(yīng)熟悉會議流程，及時協(xié)助解決會議過程中出現(xiàn)的問題。

-會議結(jié)束后，會務(wù)人員應(yīng)負責(zé)清理會議室，確保會議室的整潔和安全。

第二十六條會議室使用記錄：

-會務(wù)人員應(yīng)記錄會議室的使用情況，包括會議主題、使用時間、參會人數(shù)等，以便于后續(xù)管理和維護。

-會議室使用記錄應(yīng)定期進行統(tǒng)計分析，為會議室的優(yōu)化配置提供依據(jù)。

第五章附則

第二十七條制度解釋：

-本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)所有，具體解釋工作由企業(yè)辦公室或相關(guān)部門負責(zé)。

第二十八條施行日