棗莊市會(huì)議管理制度細(xì)則

棗莊市會(huì)議管理制度細(xì)則第一章總則

一、會(huì)議宗旨

為確保棗莊市各級(jí)會(huì)議的有序進(jìn)行，提高決策效率，加強(qiáng)各部門之間的溝通與合作，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，特制定本會(huì)議管理制度細(xì)則。

二、適用范圍

本制度適用于棗莊市各級(jí)單位、部門召開的各種形式的會(huì)議，包括但不限于：工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)、匯報(bào)會(huì)等。

三、會(huì)議原則

1.實(shí)事求是原則：會(huì)議討論內(nèi)容要真實(shí)、客觀、全面，嚴(yán)禁弄虛作假、虛報(bào)浮夸。

2.效率優(yōu)先原則：會(huì)議應(yīng)注重效率，盡量縮短會(huì)議時(shí)間，減少參會(huì)人員負(fù)擔(dān)。

3.民主集中制原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，集中正確意見，形成決策。

4.分類管理原則：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、內(nèi)容等不同特點(diǎn)，實(shí)行分類管理。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的召開應(yīng)由會(huì)議召集人提前向與會(huì)人員發(fā)出通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，指定專人擔(dān)任會(huì)議主持人，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格遵循會(huì)議議程，控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

4.各級(jí)單位、部門應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)議管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、協(xié)調(diào)等工作。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離場。

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，不得泄露會(huì)議討論情況。

4.與會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，踴躍發(fā)言，尊重他人意見，維護(hù)良好的會(huì)議氛圍。

六、本制度的解釋權(quán)歸棗莊市會(huì)議管理機(jī)構(gòu)所有。如遇特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

后續(xù)章節(jié)內(nèi)容待補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主要議題和目標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并報(bào)請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

3.發(fā)送會(huì)議通知：在會(huì)議召開前，通過書面形式通知與會(huì)人員，確保相關(guān)人員按時(shí)參加。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)等，整理成會(huì)議材料，提前發(fā)送給與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)與會(huì)人員的簽到工作，確保與會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人開場：會(huì)議主持人簡要介紹會(huì)議主題、議程和目的，明確會(huì)議要求。

3.按議程進(jìn)行討論：會(huì)議主持人按照既定議程逐項(xiàng)組織討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

4.會(huì)議發(fā)言：與會(huì)人員圍繞會(huì)議議題積極發(fā)言，提出意見和建議。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，形成決策或結(jié)論。

三、會(huì)議決策與表決

1.對(duì)于需要決策的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)組織與會(huì)人員進(jìn)行充分討論。

2.討論結(jié)束后，由會(huì)議主持人或指定人員提出決策方案。

3.與會(huì)人員進(jìn)行表決，表決方式可以是口頭表決、舉手表決或投票表決。

4.表決結(jié)果由會(huì)議主持人當(dāng)場公布，并根據(jù)表決結(jié)果形成會(huì)議決策。

四、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

4.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核后，及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員，以便落實(shí)會(huì)議決策。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)會(huì)議決策：各級(jí)單位、部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)會(huì)議決策。

2.反饋會(huì)議決策執(zhí)行情況：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，向會(huì)議管理機(jī)構(gòu)反饋會(huì)議決策的執(zhí)行情況。

3.評(píng)估會(huì)議效果：會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會(huì)議組織工作。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議流程，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，為棗莊市各級(jí)單位、部門提供參考。后續(xù)章節(jié)內(nèi)容待補(bǔ)充。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，明確記錄會(huì)議決策和任務(wù)分工。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人或指定責(zé)任人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。

3.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快通過郵件、公告或書面形式發(fā)送給所有與會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

4.對(duì)于涉及重大決策的會(huì)議紀(jì)要，必要時(shí)可進(jìn)行正式的簽署或蓋章程序，以增強(qiáng)其權(quán)威性。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議決策分解為具體的執(zhí)行任務(wù)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.對(duì)于復(fù)雜或跨部門的任務(wù)，應(yīng)指定協(xié)調(diào)人或建立工作小組，以促進(jìn)任務(wù)的有效執(zhí)行。

3.責(zé)任分配應(yīng)合理，確保每個(gè)責(zé)任人都有明確的職責(zé)范圍和執(zhí)行能力。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，立即著手執(zhí)行任務(wù)。

2.建立會(huì)議決策執(zhí)行情況的定期匯報(bào)制度，責(zé)任人應(yīng)按時(shí)向會(huì)議管理機(jī)構(gòu)匯報(bào)進(jìn)度。

3.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況的監(jiān)督，對(duì)執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

四、會(huì)議決策結(jié)果的反饋與評(píng)估

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議管理機(jī)構(gòu)反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，判斷是否達(dá)到了會(huì)議決策的目標(biāo)。

3.對(duì)于未達(dá)標(biāo)的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并重新分配責(zé)任，確保問題得到解決。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保會(huì)議紀(jì)要的透明性和可追溯性。

3.對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。

本章內(nèi)容著重強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，旨在確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行，提高棗莊市各級(jí)單位、部門的工作效率和執(zhí)行力。后續(xù)章節(jié)內(nèi)容待補(bǔ)充。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂：各級(jí)單位、部門應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會(huì)議室安排：會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.會(huì)議室使用：會(huì)議召開期間，與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議室管理規(guī)定。

二、會(huì)議室設(shè)施與設(shè)備管理

1.設(shè)施配置：會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，以滿足不同會(huì)議需求。

2.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.設(shè)備使用：使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，防止不當(dāng)操作導(dǎo)致的損壞。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生與安全管理

1.環(huán)境衛(wèi)生：保持會(huì)議室整潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生清潔，營造良好的會(huì)議環(huán)境。

2.安全管理：會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)安全管理，確保會(huì)議期間的人員安全。

-疏散通道暢通，明確疏散指示；

-定期檢查消防設(shè)施，確保消防設(shè)備正常；

-會(huì)議期間，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆等危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

2.會(huì)議期間，請(qǐng)勿大聲喧嘩，保持會(huì)場秩序。

3.會(huì)議室使用完畢后，責(zé)任人應(yīng)確保關(guān)閉所有設(shè)備電源，鎖好門窗，確保會(huì)議室安全。

五、會(huì)議室管理責(zé)任與監(jiān)督

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立健全的管理制度，明確管理責(zé)任。

2.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，必要時(shí)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

3.定期對(duì)會(huì)議室管理情況進(jìn)行檢查，對(duì)存在的問題及時(shí)整改，提高會(huì)議室使用效率。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范棗莊市各級(jí)單位、部門的會(huì)議室管理工作，為會(huì)議的順利召開提供良好的場所保障。后續(xù)章節(jié)內(nèi)容待補(bǔ)充。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸棗莊市會(huì)議